ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA PENGANTAR IMPLEMENTASI SIKD PENGUATAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA PENGANTAR IMPLEMENTASI SIKD PENGUATAN 4 INSTRUMEN Oleh: Multi Siswati
RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN �PENETAPAN KEBIJAKAN; �PEMBINAAN KEARSIPAN; �PENGELOLAAN ARSIP DALAM SKN YANG DIDUKUNG OLEH SDM, PRASARANA DAN SARANA SERTA SUMBER DAYA LAIN; (PS. 5/UU 43)
KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN UU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7 � PEMBINAAN TERHADAP PENCIPTA ARSIP PUSAT DAN DAERAH, LEMBAGA KEARSIPAN PROPINSI, KABUPATEN/KOTA, DAN PERGURUAN TINGGI; � PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS; � PEMBANGUNAN SKN, SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN; � ORGANISASI YANG TERDIRI DARI UNIT KEARSIPAN PADA PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARSIPAN; � PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN; � PENGEMBANGAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN; � PENYELENGGARAAN PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP; � PELAKSANAAN SOSIALISASI KEARSIPAN; � PELAKSANAAN KERJASAMA DAN PENDANAAN
PENGELOLAAN ARSIP �PENGELOLAAN ARSIP MELIPUTI: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS; �PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF; �PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TANGGUNGJAWAB PENCIPTA ARSIP (PASAL 9)
ARSIP VITAL ARSIP YANG KEBERADAANNYA MERUPAKAN PERSYARATAN DASAR BAGI KELANGSUNGAN OPERASIONAL PENCIPTA ARSIP; JIKA HILANG ATAU RUSAK TIDAK TERGANTIKAN DAN TIDAK DAPAT DIPERBAHARUI
PERLINDUNGAN ARSIP VITAL � ALIH MEDIA KE BENTUK LAIN SEPERTI MICROFILM, CD-ROM; � MENYIMPAN SALINAN PADA BEBERAPA TEMPAT (DISPERSAL/PEMENCARAN); � MEMBUAT DUPLIKAT; � MENYIMPAN PADA RUANGAN DAN PERALATAN KHUSUS (VAULTING), SEPERTI LEMARI BESI, LEMARI TAHAN API, BUNKER; � MENYIMPAN ASLINYA PADA PUSAT PENYIMPANAN ARSIP VITAL;
JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN/STATIS 1. Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat pusat atau daerah; 2. Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi (struktur, tugas fungsi, job des, pendirian organisasi) 3. Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (Pesawat CN-235, sosro bahu, cakar ayam; 4. Arsip tentang bangunan monumental; 5. Arsip tentang batas wilayah 6. Arsip tentang hak patent, formula, resep dan copy right 7. Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, tempat gempa Liwa, Org. Golkar, LPU, Fenomena kejahatan, peristiwa Malari, dll.
CONTOH ARSIP YANG DAPAT DIBUKA SETELAH 30 TAHUN ARSIP TERTEMBAKNYA KENNEDY TAHUN 1963, SUDAH DIBUKA TAHUN 1993; • ARSIP PERISTIWA PKI TAHUN 1965, DIBUKAN DI ARSIP NASIONAL AS TAHUN 1995, TAPI KEMUDIAN DINYATAKAN CLOSE KEMBALI; • TAPI SEBAGIAN ARSIP/DOKUMEN PD I TAHUN 1917 -1918 BARU DIBUKA CIA 20 APRIL 2011, KEGIATAN MATA 2/INTELIJEN SEPERTI TINTA RAHASIA YANG TULISANNYA TIDAK TERLIHAT, TEKNIK MEMBUKA DAN MEMBACA SURAT TANPA DIKETAHUI PEMILIK, PEMBUATAN TINTA DARURAT YANG HANYA BISA DIBACA KETIKA BAHAN DIRENDAM DENGAN CAIRAN NITRAT, SODA DAN KANJI •
PENGELOLAAN ARSIP �PENGELOLAAN ARSIP BAIK DINAMIS MAUPUN STATIS DAPAT DILAKUKAN SECARA MANUAL MAUPUN SECARA ELEKTRONIK; �PENGELOLAAN ARSIP DILAKUKAN DARI TAHAP PENCIPTAAN, PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN SERTA PENYUSUTAN; �PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS SECARA ELEKTRONIS DILAKUKAN DENGAN SIKD DAN SIKS DENGAN MEMANFAATKAN TI
ISI MANUAL KEARSIPAN (PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS) I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang; 2. Dasar Hukum; 3. Ruang Lingkup; 4. Tujuan; 5. Pengertian Umum; II. ORGANISASI KEARSIPAN 1. Azas Kearsipan; 2. Kebijakan Kearsipan; 3. Unit Kearsipan, tugas dan tanggung jawab, dan kewenangan; 4. Unit Kerja, tugas dan kewenangan; III. MANAJEMEN SURAT 1. Azas pengelolaan surat; 2. Sarana; 3. Pengelolaan Surat Masuk; 4. Pengelolaan Surat Keluar IV. MANAJEMEN BERKAS 1. Berkas Aktif; a. Azas penyimpanan; b. Tujuan; c. Sarana; d. Jenis Pemberkasan; e. Penemuan dan peminjaman; f. Pengelolaan Arsip Vital; 2. Berkas Inaktif V. MANAJEMEN PENYUSUTAN 1. Azas penyusutan; 2. Tujuan; 3. Prosedur Penyusutan (Pemindahan, Pemusnahan, Penyerahan) LAMPIRAN : 1. Tata Naskah Dinas 2. Pola Klasifikasi; 3. JRA; 4. Klasifikasi keamanan dan akses
PROSES SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI Caraka / Pos (masuk) Pejabat/Unit Kerja Pemberkasan Arsip Konvensional Pemindaian/ Scanning Caraka / Pos copy i t f o s aian h melalu p m sip a a l r y o n A ng Pe si it pe AN” a n r u t p “L ke rsi gis e A R ri ca Komunikasi n Me kedinasan Kontrol Operasi secara APLIKASI elektronik Registrasi Arsip melalui LAN Me n Re gis cari Ar tra Unit Peng s i A sip irima n su rsi Kearsipan p konv rat / dok ensio umen nal INTERNET Surat elektronik (e-mail) Pejabat/Unit Kerja
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS �MELIPUTI PENCIPTAAN, PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN; �PENCIPTA ARSIP MEMBUAT TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI, JRA, KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES; �PENCIPTA MEMBUAT DAFTAR BERDASAR KATAGORI ARSIP TERJAGA DAN ARSIP UMUM;
ARSIP TERJAGA ARSIP NEGARA YANG BERKAITAN DENGAN KEBERADAAN DAN KELANGSUNGAN HIDUP BANGSA DAN NEGARA YANG HARUS DIJAGA KEUTUHAN, KEAMANAN DAN KESELAMATANNYA ; • MISALNYA TENTANG KEPENDUDUKAN, KEWILAYAHAN, KEPULAUAN, PERBATASAN, PERJANJIAN INTERNASIONAL, KONTRAK KARYA DAN MASALAH PEMERINTAHAN YANG STRATEGIS DARI BENCANA ALAM, BENCANA SOSIAL, PERANG, TINDAKAN KRIMINAL, SABOTASE, SPIONASE DAN TERORISME •
PERBEDAAN VITAL DAN TERJAGA �VITAL ADALAH ARSIP DINAMIS SEBAGAI PERSYARATAN OPERASIONAL DAN KELANGSUNGAN HIDUP ORGANISASI; �TERJAGA, ARSIP YANG PERLU PENGAMANAN KHUSUS DAN PERLU DIJAGA KEUTUHAN, KESELAMATAN SERTA KEAMANANNYA KARENA MENYANGKUT MASALAH KELANGSUNGAN HIDUP BANGSA DAN NEGARA
CONTOH JENIS ARSIP TERJAGA � KEPENDUDUKAN, MISALNYA DATA BASE KEPENDUDUKAN, ARSIP KEWARGANEGARAAN; � KEWILAYAHAN, MISAL DASAR PENETAPAN WILAYAH NKRI, PENGAKUAN DUNIA INTERNASIONAL TENTANG BATAS WILAYAH NKRI, BATAS PERAIRAN INDONESIA; � KEPULAUAN, MISAL POTENSI SDA PULAU, ARSIP TENTANG BESAR DAN LUAS KEPULAUAN, JUMLAH PULAU TERLUAR DAN KEPENDUDUKANNYA; � PERBATASAN, MISAL ARSIP BATAS DARAT, LAUT, ZEE, LANDAS KONTINENTAL, KAWASAN PERBATASAN DARAT, LAUT
CONTOH JENIS ARSIP TERJAGA LANJUTAN � PERJANJIAN INTERNASIONAL (PI), MISAL ARSIP TENTANG PROSES PENYUSUNAN PI DARI PENGUSUL, ARSIP TENTANG PROSES KONSULTASI DAN KOORDINASI DGN KEMLU, PERKEMBANGAN DRAFT PI, PERTUKARAN NOTA DIPLOMASI, RATIFIKASI PI; � KONTRAK KARYA, MELIPUTI 4 BIDANG: KELISTRIKAN, MIGAS, BATUBARA, PANAS BUMI, MISALNYA ARSIP PENETAPAN WILAYAH KERJA PERTAMBANGAN PANAS BUMI, IJIN USAHA KETENAGALISTRIKAN UNTUK KEPENTINGAN UMUM, PENETAPAN WILAYAH KERJA GAS METANA- BATUBARA
4 KEWAJIBAN �KEWAJIBAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP TERJAGA; �KEWAJIBAN PEMBERKASAN ARSIP TERJAGA; �KEWAJIBAN PELAPORAN ARSIP TERJAGA; �KEWAJIBAN PENYERAHAN ARSIP TERJAGA, BERDASARKAN 4 KEWAJIBAN TERSEBUT MAKA DIBUATLAH TATA CARA UNTUK MEMUDAHKAN DALAM PELAKSANAANNYA
INSTRUMEN pengelolaan KEARSIPAN DINAMIS BERBASIS TIK
TATA NASKAH DINAS
TATA NASKAH DINAS � Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan
KLASIFIKASI ARSIP
KLASIFIKASI ARSIP • PENGELOMPOKAN ARSIP MENURUT URUSAN ATAU MASALAH SECARA LOGIS, KRONOLOGIS DAN SISTEMATIS BERDASARKAN FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASI PENCIPTA • SUATU PROSES DIMANA ARSIP ORGANISASI DAPAT DIKELOMPOKKAN UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI
CONTOH KLASIFIKASI 1. KP (KEPEGAWAIAN) 01. FORMASI PEGAWAI 02. PENGADAAN PEGAWAI 03. PENGANGKATAN PEGAWAI 01. TETAP; 02. TIDAK TETAP/HONORER 04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 01. DATA PEGAWAI; KERJA 02. IJIN/DISPENSASI; 03. ABSENSI; 04. SURAT PERINTAH 05. MUTASI 01. PERPINDAHAN ANTAR UNIT; 02. PROMOSI; 03. DEMOSI; 04. KENAIKAN PANGKAT; 06. PEMBINAAN 01. PENILAIAN; 02. PENGHARGAAN; 03. HUKUMAN; 07. PELIMPAHAN WEWENANG 08. KESEJAHTERAAN 01. CUTI; 02. KESEHATAN; 03. PERUMAHAN; 04. BANTUAN/SUMBANGAN 09. PEMUTUSAN HUBUNGAN
JADWAL RETENSI ARSIP
JADWAL RETENSI ARSIP SUATU DAFTAR YANG BERISI SEKURANGNYA JENIS ARSIP BESERTA JANGKA WAKTU PENYIMPANANNYA SESUAI DENGAN NILAI KEGUNAAN DIGUNAKAN UNTUK PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP
�NILAI GUNA BAGI PENGGUNA BAIK BAGI UNIT KERJA KETIKA MASIH AKTIF, UNIT KEARSIPAN KETIKA MENJADI INAKTIF DAN NATIONAL ACCOUNTABILITY SEBAGAI ARSIP STATIS; �PERATURAN PERUDANGAN, MISALNYA UNDANG-UNDANG PERPAJAKAN, DOKUMEN PERUSAHAAN, DLL; DASAR PENENTUAN RETENSI �NILAI EKONOMIS DAN RESIKO; �KEUNIKAN DARI ARSIP
JENIS JRA BERDASAR ISI/MUATAN �JRA Fasilitatif (Genaral Disposal Authority) Untuk Kegiatan Yang Bersifat Housekeeping Activities/Pendukung; �JRA Substantif (Records Disposal Authority), Untuk Kegiatan Yang Bersifat Utama/Pokok
RINCIAN SUBYEK/FUNGSI FASILITATIF � � � Kepegawaian; Keuangan; Hukum; Kehumasan Organisasi Tata Laksana; Pendidikan Dan Latihan; Penelitian Dan Pengembangan; Pengawasan; Perencanaan; Perlengkapan; Tata Usaha Dan Rumah Tangga (Kesekretariatan); Manajemen Informasi: A. Sistem Informasi; B. Kearsipan; C. Perpustakaan; D. Persandian
CONTOH SUBYEK/FUNGSI SUBSTANTIF �untuk lembaga pendidikan seperti kemahasiswaan, akademis; �untuk perusahaan seperti pemasaran, produksi; �untuk perbankan seperti nasabah, transfer; �untuk rumah sakit seperti layanan medis, dll
CONTOH JRA KEPEGAWAIAN JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS ARSIP 1 2 1. FORMASI PEG 2. PENGADAAN PEG 3. CUTI 4. KESEJAHTERAAN PEGAWAI BERKAS PERORANGAN PEJABAT NEGARA 5. AKTIF 3 2 THN SETELAH THN ANGGARAN 2 THN SETELAH SEMUA DIANGKAT 1 THN SETELAH SK 2 TAHUN 1 THN SETELAH PENSIUN INAKTIF KETERANGAN 4 5 2 TAHUN MUSNAH --- MUSNAH 2 THN SETELAH HAK/KEWAJIB AN HABIS PERMANEN
KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS
DASAR �PASAL 42 (1) UU NO. 43/2009 : “PENCIPTA ARSIP WAJIB MENYEDIAKAN ARSIP DINAMIS BAGI PENGGUNA ARSIP YANG BERHAK” �PASAL 2 (1) UU NO. 14/2008 : SETIAP INFORMASI PUBLIK BERSIFAT TERBUKA DAN DAPAT DIAKSES OLEH SETIAP PENGGUNA INFORMASI PUBLIK” �SEBAGAI DASAR UNTUK MELINDUNGI HAK DAN KEWAJIBAN PENCIPTA ARSIP DAN PUBLIK TERHADAP AKSES ARSIP
PENGERTIAN UMUM � KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP DINAMIS ADALAH PENGGOLONGAN ARSIP DINAMIS BERDASARKAN PADA TINGKAT KESERIUSAN DAMPAK YANG DITIMBULKAN TERHADAP KEPENTINGAN DAN KEAMANAN NEGARA, PUBLIK DAN PERORANGAN; � KLASIFIKASI AKSES ARSIP DINAMIS ADALAH PENGKATAGORIAN PENGATURAN KETERSEDIAAN ARSIP DINAMIS SEBAGAI HASIL DARI KEWENANGAN HUKUM DAN OTORITAS LEGAL PENCIPTA ARSIP UNTUK MEMPERMUDAH PEMANFAATAN ARSIP
KATAGORI KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP � SANGAT RAHASIA, JIKA DIKETAHUI OLEH YANG TIDAK BERHAK DAPAT MEMBAHAYAKAN KEDAULATAN NEGARA, KEUTUHAN WILAYAH NKRI DAN KESELAMATAN BANGSA (NASIONAL); � RAHASIA, JIKA DIKETAHUI OLEH PIHAK YANG TIDAK BERHAK DAPAT TERGANGGUNYA FUNGSI PENYELENGGARAAN NEGARA, SUMBER DAYA NASIONAL, KETERTIBAN UMUM (INSTANSIONAL); � TERBATAS, YANG DAPAT MENGGANGGU PELAKSANAAN FUNGSI DAN TUGAS LEMBAGA PEMERINTAHAN (UNIT/INDIVIDU); � BIASA, TIDAK MEMBAWA DAMPAK YANG LUAS
KEBIJAKAN DAN PRINSIP � KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DITETAPKAN OLEH PIMPINAN LEMBAGA PENCIPTA; � PRINSIP KEAMANAN, HARUS DILIHAT DARI TINGKAT KESERIUSAN DARI DAMPAK YANG TIMBUL JIKA DISALAHGUNAKAN OLEH YANG TIDAK BERHAK; � PRINSIP AKSES, HANYA DILAKUKAN OLEH PEJABAT/STAF YANG MEMPUNYAI KEWENANGAN, PEJABAT YANG LEBIH TINGGI SESUAI HIERARKI KEWENANGAN.
SIFAT INFORMASI PUBLIK � SETIAP INFORMASI PUBLIK BERSIFAT TERBUKA DAN DAPAT DIAKSES OLEH SETIAP PENGGUNA INFORMASI PUBLIK; � INFORMASI PUBLIK YANG TIDAK DAPAT DIBERIKAN OLEH BADAN PUBLIK SEPERTI INFORMASI YANG DAPAT MEMBAHAYAKAN NEGARA, INFORMASI TENTANG PERLINDUNGAN USAHA DARI PERSAINGAN USAHA TIDAK SEHAT, INFORMASI TENTANG HAK-HAK PRIBADI, INFORMASI TENTANG RAHASIA JABATAN DAN INFORMASI YANG BELUM DIKUASAI/DIDOKUMENTASIKAN � ADA BEBERAPA INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN YANG BERSIFAT TERTUTUP;
KRITERIA ARSIP YANG TERTUTUP/ INFORMASI YANG DIKECUALIKAN a. b. c. d. e. f. g. h. i. Menghambat proses penegakan hukum; Mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; Membahayakan pertahanan dan keamanan negara; Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; Merugikankepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; Mengungkapkanisi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang; Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menuntut sifatnya perlu dirahasiakan.
INFORMASI WAJIB DISEDIAKAN DIUMUMKAN � INFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA BERKALA, YAITU INFORMASI YANG BERKAITAN DENGAN BADAN PUBLIK, I NFORMASI MENGENAI KEGIATAN DAN KINERJA BADAN PUBLIK, INFORMASI MENEGNAI LAPORAN KEUANGAN, INFORMASI LAIN SESUAI ATURAN PERUNDANGAN; � INFORMASI TERSEBUT DISAMPAIKAN PALING SINGKAT 6 BULAN SEKALI;
INFORMASI WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA MERTA � � INFORMASI YANG DAPAT MENGANCAM HAJAT HIDUP ORANG BANYAK DAN KETERTIBAN UMUM; PENYEBARLUASAN INFORMASI TERSEBUT DENGAN CARA YANG MUDAH DAN BAHASA YANG MUDAH
CONTOH ARSIP RAHASIA �SUBSTANTIF, ARSIP SUKU CADANG PERALATAN PERTAHANAN, ARSIP POTENSI KEKAYAAN SEPERTI ARSIP PEMETAAN MIGAS, PANAS BUMI, MINERAL, ARSIP TENTANG DAFTAR SITUS INTERNET TEKAIT JARINGAN TERORIS; �FASILITATIF, ARSIP ADMINISTRASI PEMBAYARAN GAJI, DAFTAR GAJI, PERSONAL FILES
HAK AKSES ARSIP DINAMIS TKT KLASIFIKA SI BIASA PENENTU KEBIJAKAN X PELAKSANA PENGAWA S PUBLIK PENEGA K HUKUM X X TERBATAS X - X RAHASIA X - X SANGAT RAHASIA X - X
KODE KLAS JENIS ARSIP KLAS KEAMAN AN HAK AKSES PERTIMBANGAN PENGOLAH KP. 01 FORMASI BIASA SEMUA BISA - KEPEG. KP. 02 PENGAD A AN PEG. BIASA SEMUA BISA - KEPEG. -- PERSO- RAHASIA PENENT HAK KEPEG. DAFTAR ARSIP U, BERDASAR NAL FILE PRIVASI PENGAW DAN AKSES KLASIFIKASI KEAMANAN AS, PENE -
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS BERBASIS TIK
LANGKAH PENERAPAN SIKD BERBASIS TIK 1. SURVEY AWAL TERHADAP KESIAPAN INSTRUMEN DAN INFRASTRUKTUR; 2. PERANCANGAN SISTEM SESUAI KEBUTUHAN INSTANSI; 3. PENYERAHAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM; 4. EVALUASI
DATA YANG DISURVEY � BIDANG IT BAIK HARDWARE, SEPERTI SPESIFIKASI SERVER, CLIENT, SCANNER, JARINGAN SISTEM BACK UP; SOFTWARE SEPERTI SISTEM OPERASI SERVER, APLIKASI; DAN SDM IT; � BIDANG KEARSIPAN MELIPUTI, SITUPOK, KEBIJAKAN KEARSIPAN, PENGELOLAAN KEARSIPAN, PROSES PENGELOLAAN ARSIP DARI PENCIPTAAN HINGGA PENYUSUTAN, SARAN PENGELOLAAN ARSIP, UNIT TIK SERTA PENERAPAN TIK BIDANG KEARSIPAN;
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI �Data hasil survey dirancang kedalam sistem (sikd); �Data kearsipan seperti tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jra, dan klasifikasi keamanan diimplemetasikan kedalam sistem (sikd)
- Slides: 47