ARQUIVSTICA INTEGRADA conceitos origens e perspectivas Introduo Organizao

ARQUIVÍSTICA INTEGRADA: conceitos, origens e perspectivas. Introdução à Organização de Arquivos Elaborado por Cibele A. C. Marques dos Santos, Charley Luz, Francisco L. de Aguiar e Marcos U. Cavalheiro

Teoria das Três Idades • “Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário” (BRASIL, 2005, p. 160). • CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: “Sucessivas fases que passam os documentos de arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação” (BRASIL, 2005, p. 47).

Arquivos correntes • “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu ou recebeu, a quem compete a sua administração” (BRASIL, 2005, p. 29). • FASE ATIVA/CORRENTE/PRIMÁRIA: Refere-se ao período no qual os documentos formam os arquivos correntes, indispensáveis à manutenção das atividades de uma administração, devendo permanecer o mais próximo possível de seus usuários. • Devem ser conservados para responder aos objetivos da sua criação, considerando que possuem valor primário. • Cumprem valor administrativo, burocrático, jurídico e probatório.

Arquivos intermediários • “Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso menos frequente, e que aguardam destinação (guarda ou expurgo)” (BRASIL, 2005, p. 32). • FASE SEMIATIVA/INTERMEDIÁRIA: No período de semiatividade (arquivos intermediários), os documentos são conservados por motivos administrativos, financeiros ou legais, isto é, ainda são detentores de valor primário, mas não mais são utilizados para assegurar as atividades cotidianas da administração.

Arquivos permanentes • “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor secundário” (BRASIL, 2005, p. 34). • FASE INATIVA/HISTÓRICA/PERMANENTE: No período de inatividade, os documentos deixam de ter valor previsível para a administração da organização que os acumulou. Assim, podem ser eliminados ou conservados como arquivos definitivos (permanentes), desde que possuam valor de testemunho, patrimônio, memória, informação e conhecimento (valor secundário).

Valor Acesso Conservação Física Justificativa de conservação Volume Localização física Processamento Técnico Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Primário Secundário Restrito aos acumuladores ou com autorização Aberto Centralizada ou Descentralizada Centralizada Apoio às atividades cotidianas Razões administrativas, legais ou fiscais Pesquisa, administrativa 100% Sensível diminuição 5 -10% do total acumulado Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho Instituição arquivística Classificação, temporalidade Temporalidade Arranjo, descrição

Arquivística Integrada • A Arquivística Integrada é a única forma a propor a transformação da Arquivologia em uma disciplina científica, que se preocupa com o tratamento global das informações, da criação ao destino final (LOPES, 2008). • A Arquivística Integrada, desenvolvida no Canadá por Rousseau e Couture (1998), propõe uma Arquivística que se preocupa com o tratamento da informação da produção à destinação. Nesse sentido, é tratada como a disciplina que agrupa todos os princípios, normas e técnicas que regem as funções de gestão em arquivos, tais como a classificação, a avaliação, a descrição, a disseminação e a conservação, por exemplo.

A classificação na Arquivística Integrada • Segundo Rousseau e Couture (1998), através da classificação aplicada nos arquivos correntes, dinamiza-se a recuperação da informação, racionaliza-se seu armazenamento e, por conseguinte, sua conservação. • Qualquer procedimento relativo à classificação tem impacto sobre as demais tarefas arquivísticas de tratamento da informação (avaliação e descrição, por exemplo). • A classificação viabiliza uma avaliação coerente e o alcance dos objetivos estratégicos de preservar informações essenciais e descartar as supérfluas, bem como permite dar início a um programa de representação dessas informações salvaguardadas (descrição).

Plano de Classificação

A avaliação na Arquivística Integrada • A avaliação consiste em um processo, através do qual os documentos de arquivo são analisados, com vistas a estabelecer sua destinação, considerando os valores que lhes são atribuídos. • Como resultado desse processo, tem-se um instrumento básico, a tabela de temporalidade, para o gerenciamento da documentação arquivística, que permite não apenas a distinção das informações supérfluas das essenciais, como também o (re)aproveitamento dos espaços de armazenamento.

Tabela de Temporalidade

A descrição na Arquivística Integrada • Consiste no conjunto de procedimentos que, a partir dos elementos formais, de conteúdos e normas, permitem a identificação de documentos de arquivo e a elaboração de instrumentos de pesquisa e acesso à informação. • Dentro da perspectiva da Arquivística Integrada, a descrição começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específicos, no arquivo permanente (LOPES, 1998).

Princípios de descrição arquivística

A descrição na Arquivística Integrada • Um programa descritivo, deve, idealmente, iniciar-se com a classificação, cuja representação gráfica se dá por meio da confecção dos planos, esquemas ou quadros de classificação; o segundo deveria acontecer, pois, no estágio da avaliação, por meio do qual são elaboradas as tabelas de temporalidade; e o terceiro, e mais detalhado, ocorreria nos arquivos permanentes, com a criação dos instrumentos de pesquisa, tais como os guias (descrição do fundo), inventários (descrição das séries) , catálogos (descrição das unidades documentais), bases de dados etc.

Normas de descrição arquivística

Normas de descrição arquivística

Na Arquivística Integrada. . . • A Arquivologia e o arquivista não são vistos como meros guardiões da memória histórica e institucional; antes, participam, ativamente, na produção documental, intervindo com ações para a racionalização da informação, seus fluxos e processos. • Trata-se de uma transposição, do documento para a informação, o que significa afirmar que, na Arquivística Integrada, aproxima-se a área da Arquivologia com os postulados da Organização do Conhecimento (Knowledge Organization). O objeto da Arquivologia, nessa perspectiva integrada, além do documento de arquivo e do arquivo, passa a ser a informação (de arquivo, arquivística).

Na Arquivística Integrada. . . • A informação, em geral, um elemento fundamental para o funcionamento e desenvolvimento de qualquer organização e, por essa razão, deve ser gerida de forma eficaz. Emergem, portanto, os termos “informação orgânica” e “informação não-orgânica”. • A informação orgânica, que é sinônimo da informação arquivística, é aquela produzida ou recebida, relativa ou decorrente de uma atividade administrativa, de um processo de trabalho. A produção de uma ou mais informações orgânicas dá origem aos arquivos de uma entidade (TOGNOLI, 2010).

Na Arquivística Integrada. . . • Observamos que os conceitos de “documento de arquivo” e “documento bibliográfico” dão lugar, respectivamente, aos conceitos de “informação orgânica” e “informação nãoorgânica”. A “gestão de documentos”, por sua vez, dá lugar à “gestão da informação orgânica” (TOGNOLI, 2010).

Gestão Integrada da Informação Orgânica • Rousseau e Couture (1998) propõem a implantação de um programa que engloba três fases: • A primeira fase corresponde à produção, difusão e acesso à informação orgânica, na qual a informação é concebida de maneira estruturada e inteligível. • A segunda fase corresponde à classificação e à recuperação da informação orgânica. • A terceira fase centra-se na proteção e na conservação da informação orgânica. A informação bem protegida e conservada, segundo normas técnicas precisas, pode ser facilmente comunicada (p. 68).

Pressupostos da Arquivística Integrada • O acesso à informação para a administração é fundamental, pois ela é um instrumento de apoio à tomada de decisão, recurso indispensável para que possam gerir suas organizações com vistas ao seu desenvolvimento. • Por essa razão, para que sejam acessáveis e acessadas, constituindo-se como fontes de conhecimento, é preciso que essas informações estejam integradas em um conjunto sistemático, estruturado e organizado.

Arquivologia Contemporânea • As mudanças culturais, políticas, sociais econômicas e tecnológicas na contemporaneidade impactaram o cotidiano das organizações e das pessoas e, por conseguinte, o “fazer” e o “pensar” arquivísticos. • Nesse sentido, emergem, desde a década de 1980, diversos questionamentos para a Arquivologia em torno de alguns pontos, tais como as novas formas de produção, armazenamento e acesso, e o advento do documento eletrônico.

Arquivologia Contemporânea • Inaugura possibilidades de renovação de seu objeto de estudo, o qual, até então, era consensual: o documento de arquivo. • Surgem diversas propostas e abordagens para orientar o pensar e o fazer na Arquivologia: Arquivística Integrada, Arquivística Funcional, Arquivística Pós-Custodial, Diplomática Arquivística Contemporânea, etc.

Correntes Teóricas de Arquivologia Clássica • Europeia/Ibérica: Arquivos históricos administrados por arquivistas. • Norte-americana: Arquivos correntes; gestão de documentos incumbida aos records managers. • Brasileira: Desde a década de 1970, a Arquivologia Brasileira tem, em sua essência, aspectos de uma Arquivística Integrada, justamente por formar profissionais para lidar com todo o ciclo vital dos documentos.

A Arquivística Tradicional • A Arquivística Tradicional, com suas origens principalmente na França, Itália e Espanha, desenvolveu princípios teóricos e práticos para o tratamento dos arquivos definitivos, cuja função primordial é de tornar acessível documentos custodiados (TOGNOLI, 2010). • A Arquivística Tradicional “se recusa a questionar a origem, isto é, a criação, a utilização administrativa, técnica e jurídica dos arquivos, dos documentos recolhidos arquivos definitivos” (LOPES, 1998).

Records Management • A ideologia Records Management surge no período pós-guerra, nos Estados Unidos, quando conceitos e métodos da Arquivística Tradicional não davam conta da complexidade consequente ao aumento explosivo da quantidade de documentos produzidos a serem geridos (LOPES, 1996). • Foi traduzida pelos canadenses, franceses, espanhóis e outros como gestão documental, visando a intervenção da administração arquivística já na fase de produção e tramitação (primeira idade) dos documentos com a finalidade de aplicar métodos de economia e eficácia em seu gerenciamento (SILVA et. Al. , 1999).

Records Management • Os interesses defendidos por esta corrente diferem totalmente dos defendidos pela Arquivística Tradicional, considerando a sua visão administrativa e o estabelecimento de fronteiras entre os conceitos de records e de archives (TOGNOLI, 2010).

Arquivística Integrada • Quebec – Canadá, na década 1960 -1980. • Proposto por: Couture, Rousseau, Ducharme, Mathieu, Frenière, Gagnon-Arguin. • Arquivos para além do “cultural” reconhecimento do valor administrativo dos arquivos. • ARQUIVÍSTICA INTEGRADA = • Arquivística Europeia (arquivos históricos) + • Arquivística Norte-americana (arquivos correntes e intermediários).

Arquivística Integrada: considerações • A Arquivística Integrada é, portanto, a abordagem capaz de sustentar uma Arquivística Internacional (LOPES, 1997, p. 45, tradução nossa), pois engloba conceitos e metodologias de realidades distintas, uma característica comum entre as disciplinas da Ciência Contemporânea. • A Arquivística Integrada deve ser contemplada como um conjunto de procedimentos englobantes que levam a uma visão geral das informações orgânicas no âmbito de uma organização, dinamizando e possibilitando , através das tarefas arquivísticas, o rápido acesso às mesmas.

Referências • LOPES, L. C. A informação e os arquivos. Teorias e práticas. Niterói : Eduff, 1996. • ROUSSEAU, J. ; COUTURE, C. Os fundamentos da disciplina Arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. • TOGNOLI, N. B. A informação no contexto arquivístico: uma discussão a partir dos conceitos de informaçãocomo-coisa e informação orgânica. Informação Arquivística, Rio de Janeiro, RJ, v. 1, n. 1, p. 113 -122, jul. /dez. , 2012.