ARQUIVO CENTRAL SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP ENCERRAMENTO

ARQUIVO CENTRAL SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP ENCERRAMENTO E TRANSFERÊNCIA DE PROCESSOS OFICINA 2/2001

Objetivos da Oficina n n n Preparar o arquivo setorial das Unidades para entrada de novos documentos; Dirimir dúvidas mais freqüentes com relação a série documental, trâmite, encerramento, arquivamento e transferência de processos; Conscientizar os técnicos de arquivos sobre a importância do encerramento, da constituição de arquivos ativos e semi-ativos e da conservação de documentos;

Objetivos da Oficina n n Estabelecer procedimentos para a organização de arquivos ativos nos Arquivos Setoriais das Unidades; Estabelecer procedimentos para a organização de arquivos semi-ativos nos Arquivos Setoriais das Unidades.

Autuação/Série n Conjunto de documentos gerados ou recebidos para o cumprimento da mesma ação, atividade ou função. – Exemplos: • Aquisição de Material de Consumo – Reúne documentos de diversas espécies e gêneros para a o cumprimento da ação de comprar materiais de consumo (assuntos: material de escritório, de limpeza, gêneros alimentícios. . . ) • Movimento Financeiro de Almoxarifado

Autuação/Série n A cada série documental tem associado, no Sistema, um prazo de arquivamento e o tipo de destinação final. bpermite o gerenciamento automático das eliminações e dos recolhimentos ao Arquivo Permanente

Trâmite n Ato de registrar no Sistema de Protocolo a circulação/empréstimo de processos entre as unidades/órgãos através de: bencaminhamento brecebimento

Trâmite - objetivos n n Requisitar processos Controlar entrada e saída de processos do órgão Examinar a sequência de andamento de processos pelos diversos órgãos Evitar problemas de extravio (sindicância)

Encerramento n Despacho que atesta que as decisões e providências esperadas em relação a ação, atividade ou função objeto, tenham sido todas tomadas e registradas à luz da documentação disponível até o momento.

Encerramento n Deve ser expresso na última folha do último volume em curso através da lavratura de termo apropriado: n Ex. : "Processo Encerrado - Arquive-se"

Encerramento n Movimentação: Poderão ser registrados despachos e juntados documentos recebidos tardiamente, que não altere o contexto das decisões já tomadas e registradas (ratificações).

Encerramento Reativação: o processo poderá ser reativado quando da necessidade de novas providências e juntadas de documentos, formalizado através de ato. n Despacho: "O presente processo foi considerado reativado nesta data tendo em vista. . (motivo). Data, Unidade/Órgão, carimbo e assinatura do responsável. "

Quem deve encerrar? n n Cabe ao responsável pela ação objeto do processo, da Unidade/Órgão de procedência efetuar o encerramento dos mesmo através de despacho apropriado; Exceto no caso que tratem de ações sujeitas a normatização centralizada num órgão da Reitoria (DGA, DGRH, SG. . . ).

Quando encerrar no Sistema? n O operador do Sistema de Protocolo deverá registrar a data constante no despacho do responsável pelo processo; Entrar nos menus Regularização e Encerramento; Utilizar a opção “Encerra” e preencher.

Quando encerrar no Sistema? n Poderá ainda registrar a data constante na Tabela de Datas de quitação das contas pelo T. C. E. para as seguintes séries documentais: – Recursos Orçamentários: · Aquisição de Material de Consumo (04) · Movimento Financeiro de Almoxarifado (53) · Adiantamento/Prestação de Contas/Suprimentos (21)

Por que Encerrar no Sistema? Permitir o gerenciamento das transferências entre os arquivos ativos, semi-ativos/encerrados e o Central n Permitir o gerenciamento da contagem dos prazos de arquivamento para eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente/Siarq n

Transferência n Ato de encaminhar os documentos de um arquivo para outro, após o despacho de encerramento. Entre: • o Arquivo Ativo e o Semi-Ativo / Encerrado da Unidade/Órgão • o Arquivo Semi-Ativo/Unidade Órgão e o Arquivo Central/SIARQ

Transferência n No Sistema de Protocolo • Ato que registra a incorporação dos processos encerrados ao Arquivo Intermediário do Arquivo Central/SIARQ para a guarda.

Finalidades da Transferência n n Otimizar o acesso aos arquivos de uso muito frequente; Otimizar espaços para entrada de novos documentos; Separar os documentos vigentes de uso pouco frequente; Facilitar a Avaliação para efeitos de eliminação e/ou para guarda permanente (uso de Tabelas de Temporalidade de Documentos).

O que transferir para o Arquivo Central? n Todos os processos encerrados em 1994 e 1995 • avaliação » eliminação » preservação

Como Transferir? 1. Proceder o encerramento (despacho e no sistema) 2. Acondicionar em caixas 3. Identificar com etiqueta • nome da Unidade/Órgão • série • ano abrangido

Como Transferir? 4. Fazer o trâmite de remessa pelo Sistema 5. Encaminhar pelo malote ou transporte especial

Propostas para Organização do Arquivo Setorial I - Reorganização Geral 1) separar, em todo o arquivo os processos ativos dos encerrados 2) proceder o encerramento nos processos e no sistema 3) criar duas classes de arquivos: Ativos Semi-Ativos/Encerrados

Propostas para Organização do Arquivo Setorial 4) Dentro destes conjuntos separar: Grupo - Pessoal (1) Ativo Ex. : 03 -H-1 -A 01 Semi-Ativo/Encerrado Ex. : 03 -H-1 -E 01

Propostas para Organização do Arquivo Setorial Grupo - Administrativo (2) Ativo (A) Ex. : 03 -H-2 -A 01

Propostas para Organização do Arquivo Setorial Grupo - Administrativo (2) Semi-Ativo/Encerrado (E) Séries - Adm. Geral Ex. : 03 -H-2 -E 01

Propostas para Organização do Arquivo Setorial Séries - TCE 04 Aquisição mat. consumo Ex. : 03 -H-2 -E 04 -01 21 Adiant. /Prest. Contas/Supr. Ex. : 03 -H-2 -E 21 -01 53 Movim. Fin. Almoxarifado Ex. : 03 -H-2 -E 53 -01

Propostas para Organização do Arquivo Setorial 5) estabelecer notação (cota) Ex: Unidade/Órgão Processos Ativos Ano 6) proceder identificação de etiquetas nas caixas e no sistema 7) separar as seções dentro do depósito ou arquivo

Propostas para Organização do Arquivo Setorial II - Organização Parcial 1) separar a partir de 2002, os processos encerrados ativos 2) conforme os processos “emprestados” retornarem encerrados

Propostas para Organização do Arquivo Setorial III - Organização em Séries 1) os arquivos Semi-Ativos deverão ser organizados de acordo com as seguintes séries: • Prestação de Contas • Movimento Financeiro • Aquisição de Material de Consumo » Orçamentário » Extra-orçamentário

Conservação n n n Manter as capas de processo em ordem Trocar sempre que for necessário Não usar grampo para fixar relações de remessa Não escrever ou colar recados ou lembretes Evitar o uso de fitas adesivas

Conservação n n n Amarrar os pacotes de processos com fitas apropriadas Evitar deixar os pacotes e o malote em qualquer lugar para aguardar o transporte Procurar entregar em mãos ao mensageiro/malote

Dúvidas? ? www. unicamp. br/siarq@unicamp. br fone: 3788 -6439