Arkivutbildning Utbildningsmaterial Rtt ordning och reda bland personalhandlingar

Arkivutbildning Utbildningsmaterial - Rätt ordning och reda bland personalhandlingar Februari 2017 Linköpings stadsarkiv Maria Dalbark Monica Klingberg 1 2021 -03 -07 maria. dalbark@linkoping. se, 013 -26 30 22 monica. klingberg@linkoping. se, 013 -20 73 84 Arkivutbildning personalhandlingar

Varför arkiverar vi? 2 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Varför arkiverar vi? • Offentlighetsprincipen – En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle. Vi har rätt till vår historia 3 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

• Rättssäkerhet Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge • Verksamhetsnytta – Rätt information vid rätt tillfälle – Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut • Forskningens behov – Vårt kulturarv 4 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Dokumenthanteringsplan 5 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Dokumenthanteringsplan • Protokoll • Broschyrer, hemsida • Diarium och diarieförda handlingar • Rekrytering av tjänst • Personalakten • Tjänstgöringsuppgifter • Personalutveckling • Enkäter 6 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Föreskrifter som styr hantering av personalhandlingar • Rekrytering av tjänst framgår i Li. SA-F 2013: 11, Li. SA-F 2015: 4 och Li. SA-F 2014: 3 • Anställningens upphörande framgår i Li. SA-F 2015: 3 • Tjänstgöringsuppgifter Li. SA-F 2014: 3 och Li. SA-F 2015: 5 • Handlingar rörande personalutveckling Li. SA-F 2010: 4 • Enkäter Li. SA-F 2014: 2 7 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Personalakt • Ny föreskrift om personalakter Li. SA-F 2015: 3 • Föreskrift enbart för handlingar som ska bevaras 8 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Nytillkomna handlingar i Li. SA-F 2015: 3 Personalaktens innehåll - Beslut om avsked - Beslut om förbud av bisyssla - Beslut om fördelning arbetsmiljöansvar - Beslut om lönebidrag/nystartsbidrag - Checklista vid nyanställning (gällande när man tagit del av viktiga dokument) - Kursintyg - Löneväxling - 10 -årsgåva - 25 -årsgåva - Tystnadsplikt/försäkran/information om loggningskontroller - Utdrag ur belastningsregister - Överenskommelse om distansarbete 9 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Ordning i personalakt Kronologisk ordning i akten (enligt Li. SA-F 2015: 3) Handlingar som ska bevaras: - Anställningsförfarandet - Lönesättning - Avtal - Personalvårdshandlingar - Avgång från tjänst (uppsägning, pension) - Tjänstgöringsbetyg alt. -intyg 10 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Tjänstgöringsuppgifter • Ny föreskrift Li. SA-F 2015: 5 • Handlar om anmälan av bisyssla • Gallras vid avslutad anställning 11 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Handlingar rörande rekrytering • Ny föreskrift Li. SA-F 2015: 4 • Handlar om Testresultat från personlighets- och begåvningstester • Gallras omedelbart när anställning vunnit laga kraft 12 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Förvaring av personalakter • Förvaras inlåst och skyddat mot brand • Hålla material som ska bevaras åtskilt från gallringsbart • Hängmappar för det material som ska bevaras • Handlingar som ska gallras kan förvaras i årsvisa pärmar, skriv vilket år pärmen kan gallras • Rehabakter, förvaras i igenklistrade kuvert i akten 13 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Var ska personalakten finnas? • Pågående anställning: Enheten (motsvarande) • Byte av enhet: Avlämnande enhet ser till att akten flyttas över till den nya • Byte av anställningsform utanför kommunen: Hänvisning görs i akten för respektive organisation. Behövs handlingarna i den nya anställningen tas kopior och originalen stannar hos kommunen. • Efter avslutad anställning: Stadsarkivet 14 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Kopior och dubbletter • Gallras bort vid inaktualitet med hänvisning till Li. SA-F 2014: 2 – tillfällig eller ringa betydelse • Under förutsättning att originalet finns kvar • Ska sorteras ut innan leverans till stadsarkivet 15 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Förstör utgallrade handlingar 16 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Beställa material • Aktomslag och arkivboxar beställs via Kontorab OBS! Arkivboxarna ska heta Svensk standard. • Artikelnummer för aktomslag 1057490 • Mer information på www. linkoping. se/stadsarkiv 17 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Lathund vid arkivering Nu till praktisk hantering! 18 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Reversal för personalhandlingar 19 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Klart för leverans Kontrollpunkter: • Leveransen innehåller enbart bevarandehandlingar? • Materialet är rensat från nitar, gem, plastfickor etc. ? • Handlingarna ligger i aktomslag och arkivboxar? • Jag kan ansvara för att leveransen är korrekt efter gällande regler? • Det är någon annan som arkiverat handlingarna, men jag har kontrollerat att det är korrekt utfört? Allt okej! Inga leveranser utan reversaler och eskort! Enbart Personalakter, kontakta Birgitta Lindh, 26 32 18 Även andra handlingar, kontakta Ronny Andersson, 20 65 34 20 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

Kontroll vid mottagandet • Vid leverans kontrolleras att leveransen är i sin ordning och att det stämmer med reversalerna. Är det inte okej – görs en överenskommelse om att få göra i ordning leveransen på plats eller ta med den tillbaka! 21 2021 -03 -07 Är allting okej – skriver arkivredogöraren och mottagaren från stadsarkivet under att handlingarna överlämnas till stadsarkivet. Arkivutbildning personalhandlingar

Hantering av personalakter på stadsarkivet? • Sorteras i en enda serie – en akt för alla som varit anställda inom Linköpings kommun • Bolagens personalakter för sig • Förfrågningar till Birgitta Lindh 22 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar

23 2021 -03 -07 Arkivutbildning personalhandlingar