Arkivutbildning Utbildningsmaterial Rtt ordning och reda bland personalhandlingar
Arkivutbildning Utbildningsmaterial - Rätt ordning och reda bland personalhandlingar 2018 Linköpings stadsarkiv Maria Dalbark Monica Klingberg 1 2021 -03 -02 maria. dalbark@linkoping. se, 013 -26 30 22 monica. klingberg@linkoping. se, 013 -20 73 84 Arkivutbildning personalhandlingar
Varför arkiverar vi? 2 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Varför arkiverar vi? • Offentlighetsprincipen – En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle. Vi har rätt till vår historia 3 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
03 -02 • Rättssäkerhet Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge • Verksamhetsnytta – Rätt information vid rätt tillfälle – Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut • Forskningens behov – Vårt kulturarv 4 Arkivutbildning personalhandlingar Rapport Arkiv
Dokumenthanteringsplan 5 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Dokumenthanteringsplan • Protokoll • Broschyrer, hemsida • Diarium och diarieförda handlingar • Rekrytering av tjänst • Personalakten • Tjänstgöringsuppgifter • Personalutveckling • Enkäter 6 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Handlingar rörande rekrytering Föreskrift Li. SA-F 2013: 11 handlar om ansökningshandlingar • Bevaras för den som fått tjänst • Gallras efter 2 år den som ej fått tjänst • Gallras omedelbart för spontanansökningar Föreskrift Li. SA-F 2015: 4 handlar om Testresultat från personlighets - och begåvningstester • Gallras omedelbart när anställning vunnit laga kraft Föreskrift Li. SA-F 2014: 3 • Ansökningar och lönesättning bevaras • Delegationslistor skickas till KS och bevaras 7 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Personalakter Föreskrift Li. SA-F 2015: 3 handlar om personalakter • Redovisar handlingar som ska bevaras • Aktuell främst vid anställningens upphörande, när akten lämnas till stadsarkivet 8 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Nytillkomna handlingar i Li. SA-F 2015: 3 Personalaktens innehåll - Beslut om avsked - Beslut om förbud av bisyssla - Beslut om fördelning arbetsmiljöansvar - Beslut om lönebidrag/nystartsbidrag - Checklista vid nyanställning (gällande när man tagit del av viktiga dokument) - Kursintyg - Löneväxling - 10 -årsgåva - 25 -årsgåva - Tystnadsplikt/försäkran/information om loggningskontroller - Utdrag ur belastningsregister - Överenskommelse om distansarbete 9 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Ordning i personalakt Kronologisk ordning i akten (enligt Li. SA-F 2015: 3) Handlingar som ska bevaras: - Anställningsförfarandet - Lönesättning - Avtal - Personalvårdshandlingar - Avgång från tjänst (uppsägning, pension) - Tjänstgöringsbetyg alt. -intyg 10 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Tjänstgöringsuppgifter Föreskrift Li. SA-F 2015: 5 handlar om anmälan av bisyssla • Gallras vid avslutad anställning Föreskrift Li. SA-F 2014: 3 handlar om Heroma • Redovisar vilka handlingar som kan gallras och hanteras i systemet • Bevarandehandlingar till pappersakten 11 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Personalutveckling Pro. Competence stängs 28 februari 2018. 12 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Enkäter Föreskrift Li. SA-F 2014: 2 handlar om enkäter • Sammanställningar av enkäter bevaras • Enkätunderlag gallras vid inaktualitet 13 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Förvaring av personalakter • Förvaras inlåst och skyddat mot brand • Hålla material som ska bevaras åtskilt från gallringsbart • Hängmappar för det material som ska bevaras • Handlingar som ska gallras kan förvaras i årsvisa pärmar, skriv vilket år pärmen kan gallras • Rehabakter, förvaras i igenklistrade kuvert i akten 14 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Var ska personalakten finnas? • Pågående anställning: Enheten (motsvarande) • Byte av enhet: Avlämnande enhet ser till att akten flyttas över till den nya • Byte av anställningsform utanför kommunen: Hänvisning görs i akten för respektive organisation. Behövs handlingarna i den nya anställningen tas kopior och originalen stannar hos kommunen. • Efter avslutad anställning: Stadsarkivet 15 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Kopior och dubbletter • Gallras bort vid inaktualitet med hänvisning till Li. SA-F 2014: 2 – tillfällig eller ringa betydelse • Under förutsättning att originalet finns kvar • Ska sorteras ut innan leverans till stadsarkivet 16 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Förstör utgallrade handlingar 17 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Beställa material • Aktomslag och arkivboxar beställs via Staples OBS! Arkivboxarna ska heta Svensk standard. • Artikelnummer för 500 st aktomslag 840690 • Mer information på www. linkoping. se/stadsarkiv 18 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Lathund vid arkivering Nu till praktisk hantering! www. linkoping. se/utforarwebben /arkiv/ 19 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Reversal för personalhandlingar 20 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Klart för leverans Kontrollpunkter: • Leveransen innehåller enbart bevarandehandlingar? • Materialet är rensat från nitar, gem, plastfickor etc. ? • Handlingarna ligger i aktomslag och arkivboxar? • Jag kan ansvara för att leveransen är korrekt efter gällande regler? • Det är någon annan som arkiverat handlingarna, men jag har kontrollerat att det är korrekt utfört? Allt okej! Inga leveranser utan reversaler och eskort! Boka tid med Ronny Andersson! 21 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
Kontroll vid mottagandet • Vid leverans kontrolleras att leveransen är i sin ordning och att det stämmer med reversalerna. Är det inte okej – görs en överenskommelse om att få göra i ordning leveransen på plats eller ta med den tillbaka! 22 2021 -03 -02 Är allting okej – skriver arkivredogöraren och mottagaren från stadsarkivet under att handlingarna överlämnas till stadsarkivet. Arkivutbildning personalhandlingar
Hantering av personalakter på stadsarkivet? • Sorteras i en enda serie – en akt för alla som varit anställda inom Linköpings kommun • Bolagens personalakter för sig • Förfrågningar till Birgitta Lindh 23 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
24 2021 -03 -02 Arkivutbildning personalhandlingar
- Slides: 24