ARKIVLEDERFORUM Agenda Informasjon fra IKA stfold Styrking av

ARKIVLEDERFORUM

Agenda • • Informasjon fra IKA Østfold Styrking av IKA Østfold, hva trenger eierne? Arkivdepot Katalogisering

ASTA • Jobber med å få på plass en Asta-løsning. • Eierne av IKA Østfold kan benytte seg av samme løsning som Sarpsborg kommune mot en kostnad for tilrettelegging.

Lagring i skyen - Datatilsynet • Virksomheter i Norge kan fortsatt bruke skytjenester som innebærer at personopplysninger overføres til bedrifter i USA. Forutsetningen er blant annet at den amerikanske tjenestetilbyderen er sertifisert etter Safe Harbor-prinsippene.

• I et brev til Telenor konkluderer Datatilsynet med at norske virksomheter fremdeles kan overføre personopplysninger til sertifiserte bedrifter i USA, uten at det bryter med personvernreglene.

• Man må gjennomføre grundige ros-analyser i forkant. Ledelsen må spørre seg selv om hva som kan gå galt, og hvilke følger det i så fall kan få for personvernet til de registrerte. • Må jevnlig revidere bruken av tjenestene, og gjennomføre sikkerhetsrevisjoner. • Skykunden må også informerer de registrerte at opplysninger om dem blir overført til USA.

Nei til sentralnettskyer – Thomas Sødring • En norsk kommune som tar i bruk en skytjeneste har ansvaret for å følge personopplysningsloven. • Bør ikke legge opp til bindinger mot en bestemt leverandør, må skje på forvaltningens premisser. • Må være lett å integrere med andre løsninger • IKA Kongsberg har tatt initiativ til å utvikle en lokal skyløsning for sine kommuner. En nettbasert Noark-5 kjerne som skal utvikles for å støtte dokumentasjonsbehovet for kommunale fagområder

Arkivloven § 9 b • Uten særskilt samtykke fra Riksarkivaren kan arkivmateriale ikke føres ut av landet dersom dette ikke representerer en nødvendig del av den forvaltningsmessige eller rettslige bruken av dokumentene.

Bevarings- og kassasjonsregler • Nye regler har trådt i kraft fra 1. februar 2014. • Utgjør et minimumskrav og angir hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. • Sikre at arkivmateriale ikke blir kassert før dokumentasjonsbehovene er bortfalt.

Virkeområde • Gjelder for kommuner og fylkeskommuner • Forskriften gjelder for det som er konkret beskrevet • Gjelder for arkivmateriale som er skapt etter 1950

• Man må fastsette kassasjonsfrister slik at arkivmateriale ikke blir kassert før det skal. • Kassasjonsfristene skal nedfelles skriftlig. • Det er opp til den enkelte å vurdere om man ønsker å bevare mer dokumentasjon enn forskriften pålegger

• Bestemmelsen i denne forskriften gjelder selv om det er fastsatt regler om sletting av samme materiale i eller i medhold av andre lover. • Sletting skal altså kun skje i samsvar med arkivloven § 9 c.

• Må lage lokale regler – må utarbeide kassasjonsfrister for ulike arkivserier og dokumenter – blir viktig for at man i det hele tatt skal kunne få kassert noe, men også at arkivdepotet ikke bør ta i mot kassabelt materiale.

Regnskapsbilag • Nye kassasjonsregler når det gjelder regnskapsbilag – 10 år til 5 år, men foreløpig må man vente litt. • Før jul ble vedtaket banket i gjennom i Stortinget, men formelle feil i prosessen gjør at man må vente med å kaste bilagene som er eldre enn fem år. Ble ikke tatt med i den kongelige resolusjonen som sanksjonerte lovvedtaket, en inkurie som vil bli rettet opp så snart som mulig.

Arkivene etter Overformynderiene • Hvordan står det til i din kommune? • Disse arkivene kan egentlig klargjøres for arkivdepot. • Sørge for at de som har skapt disse arkivene også ordner dem. • IKA kan gi bistand og veiledning.

Styrking av IKA Østfold • Brev som blir sendt ut til eierkommunene etter dette møtet – informasjon om hva som trengs i IKA Østfold for 2015 og framover.

Arkivdepot i Østfold • Status arkivdepot i Østfold • Ordningsarbeidet gir resultater • Fortsatt en stor jobb igjen når det gjelder ordning. • Kan ikke ta imot masse arkivmateriale som ikke er ordnet.

Katalogisering • Dette har de fleste fått tilbakemelding på i forbindelse med tilsynene som Statsarkivet har gjennomført.