ARKISTOINTI jrjestmist ja silyttmist Yhdistyksen arkinnoista yleens Vastuu

ARKISTOINTI – järjestämistä ja säilyttämistä

Yhdistyksen arkinnoista yleensä Vastuu arkistoinnista on hallituksella • Hyvän arkistointikäytännön mukaan yhdistyksen paperit säilytetään yhdessä paikassa. • • Säilytä paperit sellaisissa olosuhteissa, missä itsekin viihdyt • Suurimmat uhat ovat muutto, arkiston säilyttäjän kuolema ja tulipalo. Yhdistyksen arkisto on eri asia kuin yhdistyksen kirjasto. • Esimerkiksi piirin historiikki ei kuulu yhdistyksen arkistoon. Muiden kirjoittamat jutut kuuluvat muualle kuin yhdistyksen pysyvään arkistoon.

Mitä materiaaleja pitää säilyttää? Määräajan säilytettävät (lain velvoittamat): • Tositteet 6 vuotta • Muu taloudenhoitoon liittyvä aineisto 10 vuotta • Palkkaukseen liittyvät asiat 50 vuotta Pysyvästi säilytettävät: • Pöytäkirjat, päiväkirjat, jäsenluettelot, tilinpäätökset, historiikki, itse tuotettu aineisto ylipäätään

Poikkeus edellä mainittuun pääsääntöön Seuraavat säilytetään kaikki: • Sota-ajan paperit • Yhdistyksen perustamis-/lakkauttamisvuoden sekä kriisiaikojen paperit • Ennen v. 1930 paperit • Huom! Säilytetään myös kuitit

Tee arkistoinnista rutiini Säilytä pysyvästi säilytettävät asiakirjat erillään muista papereista. Tallenna kutakin asiakirjaa vain yksi kappale. • Säilytä luonnokset, kaksoiskappaleet, määräajan säilytettävät ym. Erikseen. • Tallenna tilikauden päätyttyä edellisen vuoden kuitit suljettuun kirjekuoreen tai laatikkoon. Kirjoita laatikon päälle hävityspäivä. • Vuosikokouksen jälkeen poista kaikki vuoden aikana kertynyt hävitettävä materiaali, kuten 6 vuotta vanhat kuitit. • • Kun arkistointivastaava (tai puheenjohtaja tai sihteeri) vaihtuu, pyydä yhdistykselle kuuluvat paperit yhdistyksen arkistoon.

Lisätietoa Marttojen järjestökansio, luku 11 https: //www. martat. fi/wp-content/uploads/2016/11/jrjestkansio 2016. pdf •