ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTOWEJ Warszawa 18 grudnia 2019 r

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTOWEJ Warszawa, 18 grudnia 2019 r.

Akty prawa Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów w ramach FBW na podstawie poniższych przepisów: • art. 4 ust. 3 pkt 6, art. 71 -74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013 r. , poz. 330 ze zm. ); • art. 106 -112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm. ); • rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm. ); • podręcznik dla Beneficjenta projektu finansowanego w ramach Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego rozdział 5 pkt. 1 str. 29 • Porozumienie Finansowe § 5 ust. 2 pkt 7 i ust. 3 oraz § 16 ust. 2 2

Czas archiwizacji • Zgodnie z Porozumieniem Finansowym Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres nie krótszy niż 6 lat od zatwierdzenia przez Organ Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu • W przypadku gdy zakończenie okresu trwałości projektu przypada później niż wyżej wskazany termin, obowiązek poddania się kontroli i udostępnienia podmiotom kontrolującym dokumentów związanych z realizowanym projektem dotyczy przez cały okres jego trwałości, tj. 10 lat w okresie ustalonym zgodnie z zasadami pomocy publicznej (budowa infrastruktury, zakup samolotów itp. ). 3

Dokumentacja podlegająca archiwizacji • W przypadku projektu dofinansowanego ze środków FBW Beneficjent jest zobowiązany przechowywać dokumentację obejmującą wszystkie wydatki kwalifikowalne. • Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. 4

Dokumentacja podlegająca archiwizacji W przypadku projektu objętego wsparciem środków FBW dokumentacja związana z jego realizacją, która powinna być bezwzględnie przechowywana w terminach określonych w Porozumieniu Finansowym, obejmuje następujące grupy dokumentów: 1) dokumentacja ogólna projektu, 2) dokumentacja finansowo-księgowa projektu, 3) dokumentacja merytoryczna, 4) dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych, 5) dokumentacja przetargowa, 6) inne dokumenty dotyczące projektu. 5

Dziękuję za uwagę Katarzyna Solawa Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji www. copemswia. gov. pl 6