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Archivo Documentos Electrónicos Obligación legal de Implantar la Administracion-e Sistemas y Aplicaciones de la Red Provincial Admón-e Régimen Jurídico de los Archivos-e Documentos y Soportes Documentales Expediente Electrónico Archivo Electrónico Comisión Técnica art. 29 Reglamento Admón-e Integridad, Disponibilidad, Confidencialidad, Conservación Sistemas de gestion documental: Alfresco Normas Técnicas Interoperabilidad

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones ADMON-e UNA OBLIGACIÓN LEGAL - La Admón-e , no sólo una exigencia ciudadana. Es una Obligación Legal. - “Las Entidades Locales y especialmente los Municipios deberán impulsar la utilización interactiva de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para facilitar la participación y la comunicación con los vecinos, para la presentación de documentos y para la realización de trámites administrativos, encuestas y consultas” Artículo 70 bis. 3 Ley 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del régimen Local, adicionado por Ley 57/2003 - “Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias ” Artículo 45 Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones ADMON-e UNA OBLIGACIÓN LEGAL - Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. - Aplicable a las Entidades que integran la Administración Local, así como las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de las mismas (art. 2) - Contribuir al desarrollo de la SI en el ámbito de las Administraciones Públicas y a través de éste en la sociedad en general (art. 3. 7) - Reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos previstos en el art. 35 de la Ley 30/1992 (art. 6. 1) - A acceder a los servicios y prestaciones públicas a través del canal o medio de su elección … (art. 6. 2) Las Administraciones Públicas deberán habilitar al menos los siguientes: Oficinas de Atención presencial, Puntos de acceso electrónico (Sede electrónica) y Servicios de Atención telefónica (art. 8)

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones ADMON-e UNA OBLIGACIÓN LEGAL - Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, (norma básica, especial y transversal). - El Título II regula el Régimen Jurídico de la Administración Electrónica: Sede electrónica, publicaciones y tablones electrónicos, identificación y autenticación, registros y notificaciones electrónicas y documentos y archivos electrónicos - El Título III de la Gestión Electrónica de los Procedimientos: utilización de medios electrónicos en la tramitación, acceso de los usuarios a la información sobre estado de tramitación, … - El Título IV de la Cooperación entre Administraciones para el impulso de la Administración Electrónica - Art. 34 exige que “…La aplicacion de medios electronicos a la gestion de los procedimientos, procesos y servicios ira siempre precedida de la realizacion de un analisis de rediseño funcional y simplificacion del procedimiento, proceso o servicio. . ”

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones ADMON-e UNA OBLIGACIÓN LEGAL DISPOSICIÓN FINAL TERCERA (Ley 11/2007 modificada Ley 2/2011). Adaptación de las Administraciones Públicas para el ejercicio de derechos. 1. Las Comunidades Autónomas y las Entidades integradas en la Administración Local en las que no puedan ser ejercidos a partir del 31 de diciembre de 2009 los derechos reconocidos en el artículo 6 de la presente Ley, en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de su competencia, deberán aprobar y hacer públicos los programas y calendarios de trabajo precisos para ello, atendiendo a las respectivas previsiones presupuestarias, con mención particularizada de las fases en las que los diversos derechos serán exigibles por los ciudadanos. Los anteriores programas podrán referirse a una pluralidad de municipios cuando se deban ejecutar en aplicación de los supuestos de colaboración. . .

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones ADMON-e UNA OBLIGACIÓN LEGAL DISPOSICIÓN ADICIONAL CUARTA. Procedimientos Especiales. La aplicación de lo dispuesto en el Título Tercero de esta ley a los procedimientos en materia tributaria, de seguridad social y desempleo y de régimen jurídico de los extranjeros en España, se efectuará de conformidad con lo establecido en las disposiciones adicionales quinta, sexta, séptima y decimonovena de la Ley 30/1992, (materia tributaria, seguridad social y desempleo y extranjería). Asimismo, en la aplicación de esta ley habrán de ser tenidas en cuenta las especificidades en materia de contratación pública, conforme a lo preceptuado en la disposición adicional séptima del Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio (Hoy TR RDL 3/2011).

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones SITUACIÓN ACTUAL ¿Qué ocurre si la Administración no pone en marcha la Admón-e? * Exigencia de Responsabilidad patrimonial por el funcionamiento anormal o falta de actividad esperable AAPP. Da lugar a Indemnización. La reiteración originaría la necesidad de la prestación. * Reclamación por inactividad de la Admón art. 29. 1 LJCA sólo para servicios-e implantados (AGE todos desde 1/1/2010 D. Final 3ª En Administraciones Locales, desde que los implanten, según el Plan que la Ley 11/2007, modificada por Ley 2/2011 exige).

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones SITUACIÓN ACTUAL ¿En que situación Estamos? 6/09/2011. FECHA LIMITE PARA HACER EL PLAN (Disp. Ad. Septima Ley 2/2011 Economía Sostenible) La Comisión Permanente del 23/05/2012 APROBÓ PLAN (ratificado en la Asamblea General celebrada en Almócita el 29/11/2012): * Objetivo: Administración Sin Papeles en 2015. * Directrices para conseguirlo (Concretadas anualmente asignándole recursos): - 2012. Registro Telemático. 5 Trámites. - 2013. Eliminar papel comunicaciones Entidades Red Provincial Implantar 20 Trámites. - 2014. Aprobar Relación totalidad Trámites-e a Normalizar. Disponibilidad 50% de los trámites. - 2015. Disponibilidad 100% de los trámites.

SISTEMAS Y APLICACIONES DISPONIBLES EN LA RPC * Disponible Certificados de ID * Disponible Principales “herramientas” Utilizadas en la RPC * Instalado/Implantándose Archivo Electrónico (Alfresco) Portafirmas * Disponible Registro E/S - Expediente * Disponible Moad Ti-work Tramitadores (flujo) * Disponible TPV Pasarelas de Pago * Disponible Sede Electrónica (Web oficial ) Reglamento AE

Archivo Documentos Electrónicos Normas (régimen jurídico) que Deberemos tener presentes: Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre Reutilización de la Información del Sector Público. Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía. Ley 59/2003, de Firma Electrónica En especial: Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. (y sus normas técnicas de desarrollo que veremos más tarde). Reglamento Regulador de la Administración Electrónica en la Red Provincial de Almería. (BOP 24/03/2009 y 15/01/2010)

Archivo Documentos Electrónicos Documento Electrónico (1) Existen tantas definiciones de documento electrónico y de conservación a largo plazo como paradigmas, escuelas de pensamiento o corrientes de práctica y normas existen. Para la Real Academia Española documento es "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo”. La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos”. La Ley 30/1992 RJPAC, define al documento público administrativo como todo aquél válidamente emitido por los órganos de las Administraciones Públicas, que producen efectos frente a terceros o en la propia Administración y que serán válidos si cumplen una serie de requisitos formales y sustantivos exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

Archivo Documentos Electrónicos Documento Electrónico (2) Se define en la Ley 11/2007 como Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos, al igual que los datos y otras informaciones y servicios gestionados con las tecnologías de la información, deberán cumplir los requerimientos que se establecen en el art. 1 de la LAECSP: Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias. Y deberán cumplir los Criterios de Seguridad, Normalización y Conservación de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades, que establecen el ENS y el ENI

Archivo Documentos Electrónicos Tipos de documentos electrónicos Documentos nativos electrónicos: Bases de Datos (Registro, contabilidad, etc. . . ) Ficheros temporales cuyos datos se están modificando. Correos electrónicos (especialmente los firmados) Ficheros de formatos especiales: hojas de cálculo, gráficos, información web, imágenes, etc. . . Documentos digitalizados: Pergaminos. Papeles Libros de actas, Mapas, Fotografías Audiovisuales Según el origen: Aportados por los Ciudadanos Creados por la Administración

Archivo Documentos Electrónicos Expediente Electrónico El art. 32 de la LAECSP establece que: 1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Ello significa que, atendiendo a la propia definición de documento electrónico, el expediente podrá estar constituido por “documentos” de muy diversas características: � �objetos tales como los conceptualizamos en el mundo en papel –PDF, Word, etc. � �informaciones asociadas a los documentos: datos o metadatos, firmas, sellos de tiempo, registros de transmisión… � �datos estructurados: en bases de datos, en formato xml… � �documentos electrónicos gráficos, audiovisuales, sonoros… � �diligencias relativas a la presentación de pruebas en soporte electrónico (que serán documentos relacionados)… La formación y gestión de los expedientes electrónicos, la relación entre las aplicaciones que permiten la tramitación por medios informáticos y los documentos asociados al trámite serán elementos claves para hacer posible la adaptación a la Ley, y requieren un análisis previo detallado que vaya más allá del proceso y contemple el enfoque documental.

Archivo Documentos Electrónicos Archivo Electrónico Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R. A. L. E. : Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares) Conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc. , donde se colocan). Institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichos conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados. El artículo 59. 1 de la Ley del Patrimonio Histórico Español establece que son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

Archivo Documentos Electrónicos Según Ley 11/2007 de AECSP, el Archivo Electrónico (art. 31) Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todo documento electrónico que forme parte de un expediente y/o que afecte a derechos o intereses de los ciudadanos Deberá tener en cuenta que el interesado o las AAPP podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original. El almacenamiento debe ser seguro (archivo securizado). En particular se deberá asegurar la identificación y el control de accesos. El almacenamiento de los documentos deberá ser en un soporte que se pueda convertir a otros formatos accesible desde distintas aplicaciones. Deberá entender como expediente al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento. Debe ser posible que un documento pueda formar parte de distintos expedientes electrónicos. Deberá tener en cuenta que los expedientes deberán llevar un índice electrónico firmado por la Administración.

Archivo Documentos Electrónicos PROBLEMAS TECNOLÓGICOS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS Facilidad de modificar su contenido Diversidad y obsolescencia de programas, formatos y hw Dependencia tecnológica para su lectura Estándares poco asentados (salvo el pdf/a, en estos momentos) Ya que el ciudadano tiene el derecho de elegir el formato, podremos encontrarnos con expedientes mixtos: con documentos en formato papel y electrónico. PROBLEMAS ORGANIZATIVOS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS Dispersión en su Creación y Producción Evolución de los sistemas informáticos: centralizados, distribuidos, interconectados. Gestión electrónica más orientada al dato que al expediente. NECESIDAD DE EQUIPO MULTIDISCIPLINARES RESOLUCIÓN DE LOS PROBLEMAS. Juristas y Administrativos Gestores Documentales y Archiveros. Informáticos. PARA LA

Archivo Documentos Electrónicos Comisión Técnica Informe Criterios de las políticas de Creación y conservación del Archivo digital, que apruebe la Diputación de conformidad con la Comisión Permanente de la Red Provincial, según el art. 29 del RAE, deberá contener normas sobre: Captura de documentos. Escaneado. Creación por sistemas informáticos Metadatos de archivo Procedimientos de consulta autenticados. Niveles de visibilidad, Procedimientos de copia autenticada (salida). Transmisión de Ficheros y documentos. Criterios de retención de la documentación. Criterios de destrucción de documentación. Sistema de Copia de Seguridad y Recuperación. Mantenimiento y disponibilidad del Sistema y Seguridad de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad. Condiciones de utilización de Servicios Externos si fueran necesarios. Ciclo de vida de los documentos y expedientes. Transferencias. Migración de formatos en el largo plazo. ISO/TR 18492: 2005 ISO 19005 -1: 2005: PDF/A-1 … Veremos con las Normas Técnicas de Interoperabilidad

Archivo Documentos Electrónicos Artículo 29 del Reglamento de Administración Electrónica Último párrafo La Diputación Provincial, como entidad gestora de la Red Provincial, establecerá las políticas de creación y conservación del archivo digital, así como los criterios de migración de los datos, de renovación de los soportes, actualización de los programas y estrategias para garantizar la lectura de los documentos electrónicos con el transcurso del tiempo, previo informe técnico emitido conjuntamente por los servicios informáticos y encargados del archivo de la Diputación, con posible participación de técnicos representantes de las entidades adheridas a la Red Provincial, aceptado por la Comisión Permanente del Convenio Marco. Objetivo para 2013: La Asamblea General del Convenio Marco de la Red Provincial, celebrada en Almócita el 28/11/2012, ha aprobado como objetivo para el 2013, la creación de la Comisión técnica de Archivo, prevista en el artículo 29 del Reglamento de Administración Electrónica.

Archivo Documentos Electrónicos Integridad Para que un documento electrónico sea válido como evidencia, debe garantizarse su integridad. La integridad hace referencia al carácter completo e inalterado de los documentos, lo que significa que deben estar protegidos contra modificaciones no autorizadas. Habrá que poner los medios necesarios para garantizar la integridad: En los sistemas en los que se gestionan y almacenan, los documentos recibidos o los documentos internos definitivos no podrán ser alterados. Ello deberá ser demostrable y auditable. Cuando se realizan procesos de digitalización para la conversión de documentos en papel a documentos electrónicos, se debe garantizar la no manipulación ni alteración de la información de dichos documentos. • Cuando se realicen migraciones, conversiones o cambios de soporte electrónico, igualmente se debe garantizar la no manipulación ni alteración de las informaciones contenidas en dichos documentos.

Archivo Documentos Electrónicos Integridad (2) Esto significa en la práctica: a) que las aplicaciones en las que se gestionan y archivan los documentos electrónicos puedan garantizar la no manipulación de dichos documentos cuando están o han llegado al estado definitivo. Hay soluciones de software y repositorios especializados en el mantenimiento de la integridad documental. b) que determinados documentos deberán contar con unos elementos como la firma, huella y/o el sello electrónico o código seguro de verificación para garantizar su integridad. c) que en los procesos de digitalización garantizada no pueda haber intervención manual que posibilite la alteración. d) que en los procesos de cambio de formato o soporte no pueda haber intervención manual que posibilite la alteración de los documentos. e) que se establezcan los medios para garantizar que las informaciones contenidas en los documentos no han sufrido alteraciones durante la transmisión entre distintos sistemas dentro del mismo organismo en que se generó el documento, o cuando se transmite a través de redes públicas o privadas a otros organismos o personas físicas o jurídicas

Archivo Documentos Electrónicos Disponibilidad Un documento disponible es aquél que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado cuando el usuario lo necesita. • Para la localización y recuperación del documento éste deberá estar debidamente identificado. • Debe ser legible para lo que se deben poner los medios técnicos necesarios para garantizar que los documentos estén en soportes que pervivan (código abierto). • Debe ser comprensible: la presentación debería mostrar la actividad u operación que lo produjo para que el ciudadano de hoy o del futuro pueda comprender el contexto en que se creó: organismo y dependencia productora, fecha, remitente en su caso, procedimiento o acto administrativo al que corresponde, la fecha, datos de quien firma, etc. • Debe mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades, algo especialmente importante en el caso de los expedientes electrónicos. • Debe estar técnicamente disponible, lo que significa que las aplicaciones y medios informáticos que permiten el acceso funcionen correctamente, para prestar unos servicios multicanal 24 h x 365 d.

Archivo Documentos Electrónicos Confidencialidad “propiedad de la información que impide que ésta esté disponible o sea revelada a individuos o procesos no autorizados” Habrá que poner los medios para impedir el acceso indebido a la documentación y garantizar la seguridad de aquellos documentos que se declaren confidenciales o que puedan estar clasificados en los términos establecidos por la Ley de Secretos Oficiales. Las Administraciones deberán garantizar la confidencialidad en las transacciones y transmisión de comunicaciones que se realicen por medios telemáticos, en especial por Internet. Estas garantías son un derecho de los ciudadanos, y deben ser aplicadas por los organismos en los medios y sistemas informáticos en los que se almacenen documentos. Habrá que prestar especial atención a la información y documentos que afecten a la protección de los datos personales y el derecho a la intimidad. Se deberá establecer de forma razonada qué documentos son confidenciales y el periodo en el que se mantiene dicha confidencialidad, pues esta debe cambiar a lo largo del tiempo.

Archivo Documentos Electrónicos Conservación El documento electrónico por sus características “inmateriales” puede tener mayores posibilidades de pérdida de integridad, destrucción o descontextualización que los documentos en papel. Es por ello que la Ley hace un reconocimiento expreso de la importancia de la conservación de los documentos electrónicos y, en general, de las fuentes de información; ya que muchas veces no nos encontramos documentos en el sentido estricto sino ante registros conservados en bases de datos. Art. 1 2. Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias. La conservación se reconoce como un derecho del ciudadano Art. 6 f. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. La LAECSP no establece otras previsiones específicas sobre conservación, que la remisión al Esquema Nacional de Interoperabilidad, que en su artículo 24 recoge las condiciones para la conservación de documentos.

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones SISTEMAS Y APLICACIONES DISPONIBLES EN LA RPC Registro E/S - Expedientes Es la pieza esencial para integrar documentos en formato papel y documentos electrónicos. Entendemos por expediente, la agrupación de documentos y actuaciones encaminadas a la obtención de una resolución final así como su ejecución y también, la simple agrupación de documentos (forma parte de una tipología determinada, y tiene información sobre interesados y estado): • Documentos asociados a un Registro de E o S. • Documentos anexados directamente al expediente • Documentos enlazados con la BD en que se encuentren (portafirmas).

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones SISTEMAS Y APLICACIONES DISPONIBLES EN LA RPC Registro E/S - Expedientes Registro de Entrada Oficina Telemática (Documento-e) Registro de Entrada Oficina Presencial (Papel) Solicitud Particular Solicitud General ? Órgano con Bandeja de Distribución Rechaza Acepta Reenvía Registro Imprime Órgano sin Bandeja de Distribución Incluye en, o nuevo Expediente Consulta interesados

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones SISTEMAS Y APLICACIONES DISPONIBLES EN LA RPC Registro E/S - Expedientes Registro de Salida Notificación (Documento-e) Tramitador Electrónico Deposita en bandeja Oficina Virtual Registro de Salida Notificación (Papel) Órgano Registra Salida Con Referencia Expediente Órgano Registra Salida Sin Referencia Expediente Estafeta Transportista AR Recibido (consulta) Rechaza (>10 días) Destinatario Consulta interesados

Obligación legal de implantar la Admón-e, situación actual y propuesta de soluciones SISTEMAS Y APLICACIONES DISPONIBLES EN LA RPC Consulta Expedientes Por interesados I. Digital I N D I C E V I S I B I L I D A D Privada Restringida No CIF Restringida Si CIF Pública