Archivische Bewertung Voraussetzungen und Verfahren Dr Stefan Flesch

Archivische Bewertung: Voraussetzungen und Verfahren Dr. Stefan Flesch LVR-Kulturzentrum Abtei Brauweiler 8. November 2016

Bewertung bedeutet … „einen Informationsverlust zu organisieren und optimal zu steuern. “ (Botho Brachmann, 1969) Oder (frei nach Luhmann): Sinnbildung liegt in der Reduktion von Komplexität. Bewertung entscheidet über die Archivwürdigkeit von Schriftgut (Übernahme oder Kassation) und bestimmt damit die Überlieferungsbildung. Die „Bewertungshoheit“ liegt bei den Archiven. Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Voraussetzungen ü Kenntnis der rechtlichen Vorgaben: -Einheitsaktenplan mit integriertem Kassationsplan ü Kontakt zu abgebenden Stellen ü Kenntnis der vorhandenen Überlieferung und eventueller Überlieferungslücken ü Ablauf definierter Aufbewahrungsfristen Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Voraussetzungen ü Kenntnis der rechtlichen Vorgaben: -Einheitsaktenplan mit integriertem Kassationsplan ü Kontakt zu abgebenden Stellen ü Kenntnis der vorhandenen Überlieferung und eventueller Überlieferungslücken ü Ablauf definierter Aufbewahrungsfristen Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Bewertungsverfahren ü regelmäßige Aussonderungen ü Listenabgleich auf der Grundlage von Aussonderungslisten (falls vorhanden…) ü Einzelbewertung mittels Autopsie am Regal ü in jedem Fall: keine Einzelblattkassationen! ü wünschenswert, aber meist nicht realisierbar: Entwicklung eines Dokumentationsprofils Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Bewertungskriterien ü weg vom „Fingerspitzengefühl“ hin zu objektivierbaren Kriterien ü Provenienzprinzip: Erhaltung der ursprünglichen Organisations- und Registraturzusammenhänge ü Inhalt oder Evidenz? ü Prinzip der Federführung ü generell Vermeidung von Doppel- und Mehrfachüberlieferung (z. B. Gremienprotokolle) Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Probleme bei der Bewertung ü Oft mangelnde Einbeziehung des Archivs im Vorfeld (Entstehung und Struktur des Schriftguts, Definition von Aufbewahrungsfristen, „wilde“ Kassationen in Eigenregie) ü Zeitdruck durch ad-hoc-Übernahmen, Kapitulation vor Massenschriftgut ü Einzelkämpfertum und Verantwortungsscheu Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland ü Bildung von K-Akten (z. B. bei Veranstaltungsplanung, Bau- und Personalakten) ü Wichtigster Bestandteil der gemeindlichen Archivberatung ü Handreichung „Wie werfe ich richtig weg? “ Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland ü Bildung von K-Akten (z. B. bei Veranstaltungsplanung, Bau- und Personalakten) ü Wichtigster Bestandteil der gemeindlichen Archivberatung ü Handreichung „Wie werfe ich richtig weg? “ Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Tipps für das konkrete Vorgehen ü Beachtung der (wenigen) formalen Vorgaben von § 257 HGB und § 147 AO ü Transparenz durch Kassationsprotokolle ü Vieraugenprinzip ü keine Kassationen von Schriftgut vor 1950 ü professionelle Entsorgung Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten ü Reduktion durch Sample-Bildung, z. B. - festgelegte prozentuale Stichprobe - Auswahl bestimmter Jahrgänge - Aufbewahrung bestimmter Anfangsbuchstaben bei Personennamen - Kombination dieser Verfahren Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Bewertung elektronischer Unterlagen ü Handling innerhalb vorhandener DMS-Systeme ü E-Mail-Accounts Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Inhalt • Voraussetzungen • Bewertungsverfahren • Bewertungskriterien • Probleme bei der Bewertung • Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland • Tipps für das konkrete Vorgehen • Massenhaft gleichförmige Einzelfallakten • Bewertung elektronischer Unterlagen • Ausblick Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Ausblick ü „Überlieferungsbildung im Verbund“ ü Novellierung der rechtlichen Vorgaben in Einzelbereichen (Baubereich und Personalwesen) ü Ersetzendes Scannen (TR des BSI, AG „Leichtes Gepäck“) E-Mail-Accounts Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Ausblick ü „Überlieferungsbildung im Verbund“ ü Novellierung der rechtlichen Vorgaben in Einzelbereichen (Baubereich und Personalwesen) ü Ersetzendes Scannen (TR des BSI, AG „Leichtes Gepäck“) E-Mail-Accounts Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Ausblick ü „Überlieferungsbildung im Verbund“ ü Novellierung der rechtlichen Vorgaben in Einzelbereichen (Baubereich und Personalwesen) ü Ersetzendes Scannen (TR des BSI, AG „Leichtes Gepäck“) E-Mail-Accounts ü Aufbewahrungs- und Kassationsrichtlinie der EKD von 2014 Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Ausblick ü Navigieren zwischen Totalkassation und Vollarchivierung Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016

Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Referent: Dr. Stefan Flesch Archiv der Ev. Kirche im Rheinland Hans-Böckler-Str. 7 40474 Düsseldorf Tel. : 0211/4562 -225 E-Mail: stefan. flesch@ekir-lka. de Blog: http: //blog. archiv. ekir. de Homepage: http: //archiv-ekir. de Dr. Stefan Flesch, 8. November 2016