Archiver signaler diffuser les thses de doctorat franaises

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale Séminaire MMSH : La thèse, entre littérature grise et données de la recherche Maïté Roux (m. roux@abes. fr)

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 La thèse : objet juridique complexe § Une thèse est une œuvre de l’esprit, régie par le Code de la propriété intellectuelle. § Une thèse est un document administratif, régi par le Code des relations entre le public et l’administration. § Une thèse est une archive publique, régie par le Code du patrimoine. § Aujourd’hui, la thèse devient donnée de la recherche => les corpus de thèse sont étudiés en tant qu’objet historique, sociologique, scientifique, etc. 2

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 [1923, Poste centrale, rue du Louvre] : [photographie de presse] / [Agence Rol], sur Gallica Une brève histoire du dépôt et de la diffusion des thèses en France 3

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Le circuit de dépôt des thèses avant 1968 4

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Le circuit de dépôt des thèses 1968 -1985 5

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Le circuit de dépôt des thèses 1985 -2006 6

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Le circuit de dépôt des thèses 2006 -2011 7

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Le circuit de dépôt des thèses 2011 -2016 8

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Image par dlhoner de Pixabay Le dépôt et de la diffusion des thèses aujourd’hui 9

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Le circuit de dépôt des thèses en France § § § § § Arrêté du 25 mai 2016, articles 24 et 25. Le dépôt électronique des thèses est généralisé. Le dépôt des thèses un mois avant la soutenance est obligatoire. Si le jury demande des corrections, le candidat dispose d’un délai de 3 mois, après la soutenance, pour les apporter. L’archivage des thèses de doctorat au CINES est obligatoire. Le signalement des thèses de doctorat dans le Sudoc et dans theses. fr est obligatoire. La diffusion en ligne est facultative et soumise à l’autorisation de l’auteur. La diffusion au sein de la communauté universitaire est obligatoire, sauf confidentialité. Le signalement des sujets de thèses en préparation est facultatif : les doctorants peuvent demander à ce que leur sujet de thèse soit dépublié de theses. fr. 10

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Le circuit de dépôt des thèses en France 11

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Focus sur l’alimentation de STEP et STAR 12

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Focus sur theses. fr 13

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Affichage des « familles » dans theses. fr 14

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 La diffusion des thèses en France § § Les thèses sont diffusables, a minima, dans l’enceinte de la communauté universitaire, sauf confidentialité : – En tant qu’auteur de la thèse, je ne peux pas m’y opposer. La diffusion de ma thèse sur internet est soumise à mon autorisation. Je peux choisir de différer la diffusion de ma thèse en apposant un embargo. – Une thèse sous embargo n’est pas diffusable sur internet. – Une thèse sous embargo est diffusable sur intranet. – L’embargo est provisoire. Il permet de différer la diffusion en ligne de la thèse. Je peux fournir à mon établissement deux versions de ma thèse : – une version complète, archivable et diffusable dans l’enceinte de l’ESR. – une version incomplète, diffusable sur internet, expurgée des éléments que je ne veux/peux pas diffuser en ligne (éléments sous droit, remerciements, etc). – si je retire des éléments de ma thèse, je les remplace par des aplats noirs ou gris, pour indiquer aux lecteurs que des éléments ont été retirés. 15

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Quelques statistiques § La diffusion des thèses de doctorat électroniques françaises – Bilan statistique 2020 16

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Et si on me plagie ? § Je ne veux pas qu’on me plagie. – dépôt d'un texte dans une archive ouverte = publication/divulgation • permet de prouver facilement, et publiquement, la paternité et l'antériorité du contenu de la thèse • permet de défendre efficacement ses droits • Il est plus difficile de dissimuler un plagiat si le texte plagié est diffusé sur internet – logiciels anti-plagiat • les établissements se dotent de logiciels anti-plagiat pour contrôler le contenu des travaux, thèses ou mémoires des étudiants et les doctorants. • Idem pour les éditeurs. • Les logiciels anti-plagiat, qui comparent des contenus, ne peuvent identifier les plagiats que si le texte plagié est disponible en ligne ou dans la base de données du logiciel. Un texte exposé, publié dans une archive ouverte, sera donc davantage protégé qu'un texte disponible uniquement au format imprimé ou en accès restreint sur l'intranet d'un établissement. 17

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Et si je veux faire éditer ma thèse ? § Je veux publier les résultats de mes recherches dans une revue ou publier ma thèse chez un éditeur. – possibilité de différer la publication en ligne de la thèse le temps de publier = thèse sous embargo – les éditeurs ne s’opposent pas forcément de la diffusion des travaux publiés sur une archive ouverte : voir la politique des éditeurs sur Sherpa/Ro. Meo. – version de soutenance de ma thèse = version preprint. L’éditeur doit s’opposer explicitement à la publication du preprint sur une archive ouverte dans le contrat. – Attention, le nombre de thèses qui donnent lieu à une publication sous forme de livre est faible : • en 2018, sur 80 000 thèses déposées au format électronique, 1400 avaient donné lieu à une publication sous forme de livre (principalement en droit). • https: //punktokomo. abes. fr/2018/07/11/utiliser-un-webservice-de-labes-sans-etredeveloppeur-vers-linfini-et-au-dela/ 18

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Image par Tayeb. MEZAHDIA de Pixabay La confidentialité des thèses 19

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Confidentialité § ≠ embargo § Une thèse confidentielle n’est diffusable ni sur internet, ni sur intranet. § La confidentialité doit être justifiée. § La confidentialité est limitée dans le temps. § C’est l’administration qui décide de la confidentialité de la thèse et non l’auteur. § Une thèse confidentielle doit être archivée au CINES et signalée dans le Sudoc et dans theses. fr. 20

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Motif et durée de la confidentialité § § Les motifs qui justifient de la confidentialité d’une thèse sont édictés par – le Code du Patrimoine, article L 213 -2. – le Code des relations entre le public et l’administration, article L 311 -5. – le Code des relations entre le public et l’administration, article L 311 -6. La durée maximale de la confidentialité dépend du motif de confidentialité et est édictée par le Code du Patrimoine, article L 213 -2. – Elle peut aller de 25 à 100 ans, à partir de la date d’émission du document, ou de décès de la personne (secret médical) – Ex : secret industriel et commercial = 25 ans max de confidentialité – Une confidentialité infinie ? Oui, seulement si la communication du document « est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d'un niveau analogue. » § La CADA propose un tableau récapitulatif : https: //www. cada. fr/administration/archives-publiques 21

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Les brevets § § Attention, des consultants en propriété intellectuelle cherchent à faire sauter les brevets contenus dans les thèses en s’appuyant sur : – La date de catalogage – La date de mise à disposition du public – La date de soutenance Pour protéger un brevet, une demande de dépôt de brevet doit être adressée à l’INPI. – Brevet d’invention = 20 ans de protection • Prolongation possible pour les produits pharmaceutiques (+ 7 ans) § § – Certificat d’utilité = 10 ans de protection. – Voir le Code de la Propriété Intellectuelle (Articles L 611 -1 à L 615 -22) Il est préférable d’envoyer la demande avant la soutenance de la thèse, qui peut être considérée comme un acte de divulgation. Ou soutenir la thèse à huis clos. 22

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Cas particuliers § § § La « diffusion restreinte » est régie par l’Instruction interministérielle n° 1300 et par l’Instruction interministérielle n° 901. – Le diffusion restreinte est édicté par l’administration, pas par l’auteur. – C’est une confidentialité + : les services informatiques qui hébergent ces documents doivent répondre à des exigences de sécurité très élevées. – Les documents sont chiffrés : un nombre limité de personnes disposent de la clé de chiffrement. Le secret défense est régi par l’Instruction interministérielle n° 1300. – Le secret défense est édicté par un officier de sécurité, pas par l’auteur. Pour l’instant, ces thèses ne peuvent pas être gérées via le circuit de dépôt national – Les docteurs doivent informer leur correspondant STAR, qui prend contact avec l’Abes. – La thèse est archivée dans l’enceinte de l’établissement qui a édicté la « diffusion restreinte » ou le « secret défense » . – L’Abes assure le suivi de ces thèses pour garantir leur retour au sein des archives publiques. 23

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Image par PDPics de Pixabay Les œuvres sous droit dans les thèses 24

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Respecter le droit d’auteur § § Les thèses sont destinées à être diffusées, a minima dans l’enceinte de l’ESR. Leur contenu doit respecter le droit d'auteur. Code de la propriété intellectuelle, article L 122 -5 : un auteur ne peut pas interdire l’utilisation d’une œuvre divulguée dans les cas suivants : – § 3. a) : analyses et courtes citations – § 3. e) : exception pédagogique et de recherche « La représentation ou la reproduction d'extraits d'œuvres, sous réserve des œuvres conçues à des fins pédagogiques et des partitions de musique, à des fins exclusives d'illustration dans le cadre de l'enseignement et de la recherche, y compris pour l'élaboration et la diffusion de sujets d'examens ou de concours organisés dans la prolongation des enseignements à l'exclusion de toute activité ludique ou récréative, dès lors que cette représentation ou cette reproduction est destinée, notamment au moyen d'un espace numérique de travail, à un public composé majoritairement d'élèves, d'étudiants, d'enseignants ou de chercheurs directement concernés par l'acte d'enseignement, de formation ou l'activité de recherche nécessitant cette représentation ou cette reproduction, qu'elle ne fait l'objet d'aucune publication ou diffusion à un tiers au public ainsi constitué, que l'utilisation de cette représentation ou cette reproduction ne donne lieu à aucune exploitation commerciale et qu'elle est compensée par une rémunération négociée sur une base forfaitaire sans préjudice de la cession du droit de reproduction par reprographie mentionnée à l'article L. 122 -10 ; » 25

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 L’exception pédagogique et de recherche § L’exception pédagogique et de recherche s’applique : – Si le public est strictement limité aux étudiants, enseignants et chercheurs ; – Si l’utilisation des œuvres ne donne lieu à aucune exploitation commerciale ; – Si la représentation et la reproduction des œuvres donne lieu à une rémunération. § L’exception pédagogique et de recherche ne s’applique pas : – – Aux partitions ; Aux œuvres des arts visuels ; Aux œuvres conçues à des fins pédagogiques. L’utilisation des œuvres précitées est régie par des protocoles d’accord particuliers (voir diapos suivantes). 26

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 L’exception pédagogique et de recherche § Les conditions de mise en œuvre de l'exception pédagogique (et la rémunération des auteurs) sont précisées dans trois contrats passés entre l'Etat et les sociétés de gestion des droits d'auteur : – l’Accord sur l'interprétation vivante d'œuvres musicales, l'utilisation d'enregistrements sonores d'œuvres musicales et l'utilisation de vidéo-musiques à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche, reconductible automatiquement tous les 3 ans. – l’Accord sur l'utilisation des œuvres cinématographiques et audiovisuelles à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche, reconductible automatiquement tous les 3 ans. – le Protocole d’accord sur l’utilisation et la reproduction des livres, des œuvres musicales éditées, des publications périodiques et des œuvres des arts visuels à des fins d’illustration des activités d’enseignement et de recherche, qui donne lieu à des renégociations régulières. Le dernier protocole portait sur la période 2016 -2019. En décembre 2019, il a été renouvelé sans correctif, pour 12 mois renouvelables tacitement 3 fois (48 mois max). 27

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Les œuvres musicales et enregistrements § § § § œuvres musicale = « œuvres faisant partie du répertoire de la SACEM, de la SACD et de la SDRM, […] fixées sur des [enregistrements musicaux] ou faisant l’objet d’une interprétation vivante. » ≠ enregistrements musicaux = « enregistrements sonores ou vidéo-musiques faisant partie, pour leurs droits respectifs, du répertoire de l'ADAMI, de la SCPP, de la SPPF, de la SPRE et de la SPEDIDAM » Je peux diffuser sur l’intranet de mon établissement un « extrait » , c’est-à-dire : – 30 secondes d’enregistrement – Moins du dixième de la durée totale de l’œuvre intégrale – Si on utilise plusieurs extraits : la durée totale de ces extraits doit être inférieure à 15% de la durée totale de l’œuvre Doivent être cités : l’auteur et le titre de l’œuvre, les artistes-interprètes et l’éditeur de l’enregistrement. Aucune exploitation commerciale n’est autorisée. Les œuvres musicales et les enregistrements musicaux cités doivent avoir été acquis légalement. La constitution de bases de données d’œuvres musicales protégées ou d’extraits d’œuvres protégées est interdite. 28

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Les œuvres cinématographiques § § § Je peux diffuser sur l’intranet de mon établissement un « extrait » , c’est-àdire : – 6 minutes – Moins du dixième de la durée totale de l’œuvre intégrale – Si on utilise plusieurs extraits : la durée totale de ces extraits doit être inférieure à 15% de la durée totale de l’œuvre Doivent être cités : l’auteur et le titre de l’œuvre. Aucune exploitation commerciale n’est autorisée. Les œuvres cinématographiques et audiovisuelles citées doivent avoir été acquises légalement. La constitution de bases de données d’œuvres cinématographiques/audiovisuelles protégées ou d’extraits d’œuvres protégées est interdite. 29

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Les œuvres textuelles et partitions § § § Je peux diffuser sur l’intranet de mon établissement un « extrait » , c’est-àdire : – une partie ou un fragment d'une œuvre d'ampleur raisonnable, non substituable à la création dans son ensemble – dans le cas des œuvres conçues à des fins pédagogiques (OCFP = manuels scolaires) sous forme de livre = 4 pages consécutives maximum, 10 % de la pagination de la publication. – dans le cas des œuvres conçues à des fins pédagogiques sous forme de périodique= 2 articles d’une même parution, 10 % de la pagination de la publication. – dans le cas des œuvres musicales éditées = 3 pages consécutives maximum, 10 % de la pagination de la publication. Dans le cas d’œuvres courtes (ex : poèmes) : je peux diffuser l’intégralité de l’œuvre sur intranet. Doivent être cités : l’auteur, le titre et l’éditeur de l’œuvre. Aucune exploitation commerciale n’est autorisée. Les œuvres doivent avoir été acquises légalement. 30

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Les œuvres des arts visuels § § § § « arts visuels » = arts graphiques, plastiques, photographiques, architecturaux, etc. . . Je peux diffuser sur l’intranet de mon établissement les œuvres des arts visuels en intégralité. Le nombre d’œuvres que je peux reproduire est limité à 20. La résolution des image est limitée à 72 dpi, la définition à 400 x 400 pixels. Doivent être cités : l’auteur, le titre et l’éditeur de l’œuvre. Aucune exploitation commerciale n’est autorisée. Les œuvres doivent avoir été acquises légalement. 31

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Dans les thèses § Est autorisée la mise en ligne sur intranet : – voir diapos précédentes § Est également autorisée la mise en ligne sur internet : – D’extraits d’enregistrements musicaux (voir définition dans les diapos précédentes) ; – D’extraits d’œuvres cinématographiques ou audiovisuelles (voir définition dans les diapos précédentes) ; – D’extraits d'œuvres (voir définition dans les diapos précédentes) ou, dans leur forme intégrale, d’œuvres des arts visuels (voir limitations dans les diapos précédentes) , à l'exception des œuvres musicales éditées (partitions), en l'absence de toute utilisation commerciale, à la double condition que : • les œuvres ou extraits d'œuvres ne puissent pas être extraits, en tant que tels, du document ; • que l'auteur de la thèse n'ait pas conclu, avant la mise en ligne, un contrat d'édition. 32

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Dans les thèses § § Pour les thèses, les autorisations pour la diffusion sur internet sont quasiment les mêmes que pour la diffusion sur intranet. Différences pour la diffusion sur internet : – J’ai le droit de diffuser sur internet des extraits d’enregistrements musicaux, donc pas toutes les œuvres musicales (notion plus large qui inclut les œuvres faisant l’objet d’une interprétation vivante). Les enregistrements musicaux font partie du répertoire de l'ADAMI, de la SCPP, de la SPPF, de la SPRE et de la SPEDIDAM. – Je dois empêcher l’extraction des extraits d’œuvres textuelles et des œuvres des arts visuels. – Si ma thèse contient des extraits d’œuvres textuelles ou des œuvres des arts visuels, je ne dois pas avoir signé de contrat en vue de la faire éditer (je peux signer un contrat après la mise en ligne de ma thèse). § Si ma thèse contient des extraits d’œuvres textuelles ou des œuvres des arts visuels : – Je fournis à ma BU un fichier de thèse « protégé » , qui empêche les lecteurs de copiercoller les œuvres ou extraits d’œuvres que contient ma thèse. – Je fournis à ma BU un fichier de thèse « non protégé » qui sera archivé au CINES. 33

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Au-delà de l’exception pédagogique § § § Si je veux aller au-delà de ce que me permet l’exception pédagogique, je dois demander l’autorisation de diffusion, sur intranet et/ou sur internet à l’auteur ou ses ayants droits. Je peux utiliser librement des œuvres du domaine public. Je peux utiliser des œuvres diffusées sur internet à la condition de respecter les licences d’utilisation auxquelles ces œuvres sont soumises. 34

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Pour aller plus loin § Voir la série de billets de blog d’Anne-Laure Stérin sur Questions éthique & droit en SHS : – – – – – Le chercheur utilise une photo ou une vidéo où apparaît une œuvre, à titre accessoire Le chercheur prend une photo Le chercheur dessine (une carte, un relevé de terrain, un bâtiment…) La chercheuse enregistre une œuvre issue de la tradition orale Le chercheur enregistre un chant, une musique, un conte Le chercheur enregistre une conférence ou un débat Le chercheur mène un entretien enregistré Le chercheur tourne un film Le chercheur mène une enquête par questionnaire Et bien d’autres… 35

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 A venir § § L’Abes va préparer une fiche pratique concernant le respect des droits d’auteur dans les thèses. Les informations seront mises à la disposition : – des doctorants et des docteurs, sur leur portail documentaire Abes : http: //documentation. abes. fr/aidetheses/Profil. Doctorant. html – des établissements, sur leur portail documentaire Abes : http: //documentation. abes. fr/aidetheses/Profil. Coordi. Theses. html 36

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Image par Tumisu de Pixabay Les données personnelles dans les thèses 37

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 La collecte des données § La collecte des données personnelles à des fins de recherche doit respecter : – Le RGPD – La loi n° 78 -17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés • Article 4 • Article 78 et article 79 • Pour les données de santé : articles 64 à 77 § La réglementation est complexe : – Contacter le DPO de votre établissement – Contacter le comité d’éthique de votre établissement 38

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Quelques documents utiles § Quinze recommandations aux chercheurs, par Sup. DPO : https: //reseau. supdpo. fr/wpcontent/uploads/2020/01/Sup. DPO-Recommandationschercheurs-v 1. pdf § Les sciences humaines et sociales et la protection des données à caractère personnel dans le contexte de la science ouverte – Guide pour la recherche, par le CNRS (INSHS) : https: //www. inshs. cnrs. fr/sites/institut_inshs/files/pdf/guidergpd_2. pdf § Fiches pratiques sur le RGPD, par Paris Nanterre, Paris 8 et l’Université Paris Lumières (Com. UE) : https: //recherche. parisnanterre. fr/fiches-pratiques-sur-lereglement-general-pour-la-protection-des-donnees-rgpd 2019 -894839. kjsp 39

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Archiver des données personnelles § Article 4, § 5 de la Loi n° 78 -17 : – « Les données à caractère personnel doivent être : […] 5° Conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles sont traitées. Toutefois, les données à caractère personnel peuvent être conservées au-delà de cette durée dans la mesure où elles sont traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques. Le choix des données conservées à des fins archivistiques dans l'intérêt public est opéré dans les conditions prévues à l'article L. 212 -3 du code du patrimoine ; » § Je peux conserver les données personnelles que j’ai collectées tant que j’en ai besoin dans le cadre de mes recherches. § A la fin de mes recherches : – Je détruis les données collectées si je n’en ai plus besoin – OU Je les confie à un service d’archive – OU Je les réutilise dans le cadre d’autres recherches 40

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Archiver des données personnelles § Article L 212 -3 du Code du Patrimoine : – « Lorsque les archives publiques comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi n° 7817 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données font l'objet, à l'expiration de la durée prévue au 5° de l'article 4 de ladite loi, d'une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d'utilité administrative ou d'intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées. – Les catégories de données destinées à l'élimination ainsi que les conditions de cette élimination sont fixées par accord entre l'autorité qui a produit ou reçu ces données et l'administration des archives. » § Si les données personnelles collectées sont archivées, on opère une sélection : ne sont archivées que les données qui ont une « utilité scientifique » . Les données personnelles non essentielles sont détruites. 41

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Diffuser des données personnelles § Article 116 du décret n° 2019 -536 du 29 mai 2019 pris pour l'application de la loi n° 78 -17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés : – « […] Ces données ne peuvent pas être diffusées sans avoir été préalablement anonymisées sauf si l'intérêt des tiers à cette diffusion prévaut sur les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée. Pour les résultats de la recherche, cette diffusion doit être absolument nécessaire à sa présentation. Les données diffusées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles sont traitées. – La diffusion de données à caractère personnel figurant dans des documents consultés en application de l'article L. 213 -3 du code du patrimoine ne peut intervenir qu'après autorisation de l'administration des archives, après accord de l'autorité dont émanent les documents et avis du comité du secret statistique institué par l'article 6 bis de la loi n° 51 -711 du 7 juin 1951 sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques en ce qui concerne les données couvertes par le secret en matière de statistiques. » § § Si on souhaite diffuser des données personnelles, il faut les anonymiser. La diffusion doit être justifiée et les données diffusées limitées au strict nécessaire. 42

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Archiver et diffuser sa thèse § § § Etape 1 : je collecte et conserve des données personnelles dans le cadre de mes recherches. Etape 2 : mes recherches sont achevées, je rédige et soutiens ma thèse. Je garde à l’esprit que : § Quand je rédige ma thèse et que je prépare mes annexes : § Attention : – Ma thèse et ses annexes sont destinées à être archivées de manière pérenne, et ce immédiatement après la soutenance, dans l’état dans lequel elles ont été proposées au jury (sauf corrections demandées par le jury). – Ma thèse et ses annexes sont destinées à être diffusées a minima dans l’enceinte de l’ESR. – Je sélectionne les données personnelles qui peuvent être conservées et diffusées. – Je minimise les données : je ne conserve et ne diffuse que les données essentielles, pertinentes, absolument nécessaires, qui ont une utilité scientifique. – J’anonymise ou je pseudonymise. – Je consulte mon DPO pour valider la sélection des données et leur anonymisation. – archiver et diffuser sa thèse ≠ archiver et diffuser son set de données – annexes ≠ set de données 43

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Anonymisation ou pseudonymisation § Pseudonymisation : – Article 4 du RGPD : « le traitement de données à caractère personnel de telle façon que cellesci ne puissent plus être attribuées à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, pour autant que ces informations supplémentaires soient conservées séparément et soumises à des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir que les données à caractère personnel ne sont pas attribuées à une personne physique identifiée ou identifiable. » – Définition de la CNIL : « La pseudonymisation est un traitement de données personnelles réalisé de manière à ce qu'on ne puisse plus attribuer les données relatives à une personne physique sans information supplémentaire. En pratique, la pseudonymisation consiste à remplacer les données directement identifiantes (nom, prénom, etc. ) d’un jeu de données par des données indirectement identifiantes (alias, numéro séquentiel, etc. ). » – Les données pseudonymisées restent soumises au RGPD. § Anonymisation : – Définition de la CNIL : « L’anonymisation rend impossible l’identification d’une personne à partir d’un jeu de données et permet, ainsi, de respecter sa vie privée » – Documentation de la CNIL : https: //www. cnil. fr/fr/lanonymisation-de-donnees-personnelles – Les données anonymisées ne sont plus soumises au RGPD. 44

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 A venir § § § L’Abes va préparer une fiche pratique concernant la gestion des données personnelles dans les thèses. L’Abes va solliciter l’aide du réseau Sup. DPO. Les informations seront mises à la disposition : – des doctorants et des docteurs, sur leur portail documentaire Abes : http: //documentation. abes. fr/aidetheses/Profil. Doctorant. html – des établissements, sur leur portail documentaire Abes : http: //documentation. abes. fr/aidetheses/Profil. Coordi. Theses. html 45

Archiver, signaler, diffuser les thèses de doctorat françaises : une mission nationale 03/12/2020 Nous contacter § Le guichet d’assistance de l’Abes : § § – Step : https: //stp. abes. fr/node/3? origine=STEP – Star : https: //stp. abes. fr/node/3? origine=STAR – Theses. fr : https: //stp. abes. fr/node/3? origine=theses. Fr m. roux@abes. fr Sur twitter : @Mrx. Theses. ABES 46

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