APOTTI PSYKIATRIAN KYTTNOTTO 13 2 2019 Tero Laiho

APOTTI – PSYKIATRIAN KÄYTTÖÖNOTTO 13. 2. 2019 Tero Laiho

KÄYTTÖÖNOTON SUJUMINEN VANTAAN ALUEEN PSYKIATRIASSA • Vantaan kaupunki siirsi käyttöönottonsa vuoden 2019 puolelle • Käyttöönotto toteutettiin kahdessa vaiheessa • Ennakkokäyttöönotto 3 -4. 11. , jolloin vanhasta järjestelmästä siirrettiin tulevat ajanvaraukset ja työntekijät Apottiin • Ennakkokäyttöönottoon liittyvien virheiden korjaus työllisti 8 työntekijää viikonlopun aikana • Varsinainen käyttöönotto 10 -11. 11, jolloin järjestelmä vaihtui • Teknisen käyttöönoton jälkeen Apotti järjesti lähitukea 10. 11. 2018 -16. 1. 2019 • Lähitukena kouluttajat ja Apotti Asiantuntijat • 16. 1 jälkeen siirryttiin normaaliin tuotantomalliin 2 29. 10. 2020

TEKNINEN KÄYTTÖÖNOTTO • Sujui ongelmattomasti, ohjelma kaatui odotetusti pari kertaa, jonka jälkeen on ollut vakaa • Vantaan alueella ohjelma oli asennettu kaikkiin yksiköihin, ns. lukuoikeuskoneita ei ole edelleenkään asennettu kaikkiin niihin yksiköihin joihin niitä pyydettiin • Käyttöönoton yhteydessä työntekijöiden käyttäjäprofiileissa oli merkittäviä ongelmia, näiden korjauksessa oli hitautta koska samana viikonloppuna profiilihallinta siirtyi Atk-Apuun 3 29. 10. 2020

TOIMINNANMUUTOKSEEN VALMISTAUTUMINEN • Jo ennakkoon tiedettiin, että Apotti muuttaa kirjaamisen lisäksi toimintatapoja • Toiminnan muutokseen valmistautumista varten perustettiin Toimi. Va verkosto, jossa käytiin lävitse tulevia toiminnanmuutoskohtia • Toimi. Van materiaalit tuotettiin yhdessä Hus Apotti hanketoimiston ja Apotin työntekijöiden toimesta • Tapaamisia järjestettiin syksyllä joka toinen viikko • Toiminnan muutoksen jalkauttamisessa ei onnistuttu • Kliinikoiden osallistuminen heikkoa, eikä tapaamisissa käydyt asiat siirtyneet eteenpäin • Vastustuksen työstäminen ei edes käynnistynyt • Materiaali ei täysin vastannut tarvetta 4 29. 10. 2020

KOULUTUKSET • Kaikki työntekijät koulutettiin ohjelman käyttöön ennen käyttöönottoa • Koulutus toteutettiin Myyrmäen ja Tikkurilan poliklinikoilla, sekä Peijaksen sairaalassa. • Koulutuksissa oli periaatteena se, että substanssin osaavat hoitajataustaiset kouluttavat hoitajat ja lääkärit kouluttavat lääkäreitä • Valitettavasti koulutukset eivät vastanneet tarvetta • Työntekijät eivät hahmottaneet kokonaisuuksia • Perus vastaanoton kulku ohjelmassa ei hahmottunut 5 29. 10. 2020

LÄHITUKI • Noin kolmannes työntekijöistä koulutettiin tukihenkilöiksi ennen käyttöönottoja • Koulutus ei riittänyt kliinikoiden tukemiseen • Apotti järjesti lähituen Peijaksen sairaalaan, lähituen tarkoituksena oli tukea tukihenkilöitä • Psykiatriassa lähitukena toimi 2 psykiatrian Apotti kouluttajaa, 2 Psykiatrian Apotti Asiantuntijaa ja 2 Vantaan kaupungin Apotti Asiantuntijaa • Tuen tarve vaihteli työntekijöittäin • Tuen tarve oli suurimmillaan 6 viikkoa käyttöönotosta, jonka jälkeen se väheni nopeasti. Tammikuussa lähitukea jatkettiin, mutta tukipyyntöjä tuli joulun jälkeen 1 -2/päivä. • Tuki jatkuu osastotunneille osallistumisen muodossa 6 29. 10. 2020

KÄYTTÖÖNOTON VAIKUTUS HOIDETTAVIEN POTILAIDEN MÄÄRÄÄN • Vuodeosastoilla pyrittiin vähentämään hoidossa olevien potilaiden määrää ennen käyttöönottoa. Käyttöönoton aikaan potilaspaikat alkoivat täyttymään, joten käyttöönotto tapahtui lähes täysillä osastoilla ja nopeasti oltiin ylipaikkatilanteissa • Vuodeosastojen kirjaamisessa ei tullut merkittäviä päivittäiseen hoitoon liittyviä ongelmia, joten Apotti lähinnä hidasti kirjaamista ennen oppimista • Lääkkeenjako hidastui, koska samanaikaisesti siirryttiin kohti suljettua lääkekiertoa; laitteet eivät toimineet optimaalisesti, skannausprosessi hidastaa lääkkeenjakoa • Poliklinikoilla vastaanotettujen potilaiden määrä tipahti selvästi, mutta on suurimmassa osassa yksiköitä palautunut normaaliksi • Edelleen pari yksikköä joissa normaaleihin vastaanottomääriin ei ole päästy 7 29. 10. 2020

”APOTTI LISÄÄ TYÖTÄ” • Alun viestinnästä poiketen, Apotti ei tule nopeuttamaan kirjaamista • Jotta kirjaaminen olisi muidenkin hyödynnettävistä, ei ns. perinteinen sairaskertomusmerkintä enää palvele tarkoitusta • Kirjaaminen koetaan monimutkaiseksi, erityisesti koska nopeaa hyötyä ei saada • Potilaan taustatietojen kerääminen ja kirjaaminen vie aikaa, ja on osalla potilaista edelleen tekemättä • Työnjaosta ja kirjaamisesta ei ole sovittu • HUS tasolla on tavoitteena HIMMS 7, joka vaatii ohjelman käytöltä enemmän • Lääkäreiden pitää kirjata itse määräykset • Kaiken kirjaamisen pitää tapahtua rakenteisesti ohjelmaan 8 29. 10. 2020

NOPEAT KORJAUKSET JA VÄLIAIKAISRATKAISUT • Käyttöönoton aikana havaittiin suurempia ongelmia käytettävyydessä. Näiden ratkaisuja varten on käynnistetty ns. ratkaisusprintit, joiden tarkoitus on tuottaa korjausehdotus ja korjaus alkukevääseen mennessä • Lääkitys: Lääkityksen tuominen Reseptikeskuksesta on vaivalloista, vika sekä Reseptikeskuksessa että Apotin käytettävyydessä. Tästä syystä osa lääkityksestä on jäänyt tuomatta ja/tai vastaanottotahti hidastunut • Lomakkeet: Lomakesovellus on kankea, integraatio Kelan välityspalveluun ei toimi • Diagnoosit: Ohjelmassa diagnoosien kirjaaminen ei ole käyttäjän näkökulmasta selkeää • HUS alueella käytössä väliaikaisratkaisut potilassiirrossa ja lähetteiden kulussa • Hidastavat ja hankaloittavat työtä. Jonkin verran erikoisalan omia ratkaisuja tehty 9 29. 10. 2020

MAISA • Kansalaisportaali otettiin pois käytöstä HUS Tietohallinnon pyynnöstä käyttöönottoa edeltävänä yönä • Oli avoimena internetissä 2 viikkoa ennen käyttöönottoa, n. 200 rekisteröitynyttä kuntalaista • Käyttöönotto siirtyy kevääseen • Psykiatrialla suunnitelmissa pilotoida • Video/etävastaanotot • Potilaan oma ajanvarausmahdollisuus • Käyttöönoton siirtyminen lisää työtä • Oirekyselyt ja esitiedot pitää viedä käsin ohjelmaan • Ajanvaraus toteutuu puhelimitse 10 29. 10. 2020

TULEVAISUUS • Käyttöönotto oli opettava. Seuraavaan käyttöönottoon osataan valmistautua paremmin Apotin puolella. • Toimi. Va-työskentely ja muutoksen jalkautus? Kliinikkopuolella tuleva toiminnanmuutos? • Vastuu seuraavien käyttöönottojen onnistumisesta siirtyy enemmän tulosyksiköille • Kirjaamisen kehittäminen toteutuu kliinikkolähtöisesti, samoin toimintatapojen yhtenäistäminen • Vantaan käyttöönoton jälkeen päästään jatkamaan hoitoketjujen kehittämistä • Esim. masennuspotilaan hoidon kokonaisuus, lapsivuodemasennusyhteistyö pth/sos/esh 11 29. 10. 2020

• Yhteistyö esh/pth tulee parantumaan, kun potilaasta voidaan viestiä ohjelman sisällä ja kaikki hoitoon osallistuvat näkevät kaikki hoitoon liittyvät merkinnät, esim. annetut pitkävaikutteiset injektiot ja hoitosuunnitelmat • Kun kirjaaminen opitaan ja omaksutaan, vähenee saman asian kirjaus ja merkinnöissä keskitytään vain ajankohtaiseen tilanteeseen • Asiakkaan osallisuus lisääntyy Maisan käyttöönoton ja kehityksen myötä • Hoidon vaikuttavuuden seuranta tulee paranemaan • Ohjelma mahdollistaa kokonaisvaltaisemman huomioinnin (somaattinen, psykiatrinen ja sosiaalinen, tiedot samassa järjestelmässä) 12 29. 10. 2020