Apotheke des Universittsklinikums Erlangen Projekt der Apotheke des

Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen Projekt der Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen zur Implementierung eines elektronischen Online-Bestell- und Dokumentationssystemes für Arzneimittel Dr. S. Krebs, Dr. F. Dörje Satellitensymposium 9. ADKA-Fachtagung Mannheim 14. 06. 2003

IST-Situation 2002 Versorgung von 134 Verbrauchsstellen des Universitätsklinikums Erlangen sowie 19 Verbrauchsstellen der Fachklinik Herzogenaurach mit Arzneimitteln in einer 2 -3 maligen Belieferungsfrequenz pro Woche: papiergebundene Bestellung per handschriftlicher Eintragung in ein Bestellbuch Transport der Bestellbücher in vorwiegend namentlich bezeichneten Stationskisten zur Apotheke Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln von der Apotheke und der Abt. Transfusionsmedizin kein einheitliches (elektronisches) Dokumentationsverfahren für chargendokumentationspflichtige Arzneimittel kein Verfahren zur patientenbezogenen Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes (DRG)

IST-Situation 2002 Bestell-Vorgang Probleme auf Station: Probleme in der Apotheke: Transparenz und Aktualität handschriftliche Bestellung • mangelnde Transparenz • fehlende Bestellhistorie • Status der Bestellung/Lieferung • Fehlen einer stationsbezogenen Hitliste • Arzneimittel-Hausliste Handschriftliche Bestellung = Quelle von Bestellfehlern hoher Zeitbedarf für den Bestellvorgang • „Entcodierung“ der Bestellung • mangelhafte formale Qualität mangelnde Transparenz zeitraubende und kostenträchtige Transportvorgänge Unterschriftsberechtigung

IST-Situation 2002 Chargen-Dokumentation Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen AM durch die Apotheke stationsbezogene Ausgabe Transfusionsmedizin nur patientenbezogene Ausgabe (keine patientenbezogene Dokumentation) Bestellung vorab oder bei Bedarf Bestellung nur bei Bedarf Dokumentation in der Krankenakte und per „Blutbuch“ auf Station in der Transfusionsmedizin (handschriftlich) ABER: (handschriftlich + elektronische Tabellen) Weitergabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln an andere Stationen und Patienten!! Mangelhafte Recherchemöglichkeiten!

Ziele für das Klinikum Erfüllung der qualitativen Aufgaben der Arzneimittelkommission • verbesserte Umsetzung der Arzneimittel-Hausliste • Sonderbestellungen: Reduktion der Sonderbestellungen durch aut-idem Substitution automatische Umleitung der Bestellung in elektronisches Sonderrezept patientenbezogene Dokumentation definierter Arzneimittel • Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes durch Umsetzung eines lückenlosen patientenbezogenen (Bestell- und) Dokumentationsverfahrens • Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten • neue und verbesserte Analyse- und Rechercheverfahren • DRG-relevante Kostenträgerrechnung für ausgewählte z. B. hochpreisige AM Erweiterungsmöglichkeiten: • Verbesserte Insourcing-Potentiale durch Verwendung der Webtechnologie • Anbindung an eine (halb-)automatische Kommissionierung

Ziele für die Stationen und die Apotheke qualitative Verbesserung des Bestellprozesses und erhöhte Transparenz • Bestellung aus der elektronischen Arzneimittel-Hausliste • Verfügbarkeit von Bestellhistorie, Stations-Hitlisten und Bestellstatus • erhöhte Flexibilität beim Bestellvorgang Fehlerreduktion bei Bestellung und Kommissionierung Lageroptimierung: • Warenwirtschaftliche Analysemöglichkeiten für die Stationsapotheken • Reduktion der Stations-Lagervorräte und der Anzahl verfallener Arzneimittel Wirtschaftlichkeit durch Wegfall zeitraubender Transporte Entlastung des Personals bei Bestellung und Dokumentation

Module des Programms • jw. Apotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln • jweb. Stationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station • jweb. Patientenabgabe: web-basierte, SAP R/3 integrierte patientenbezogene Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes („frei definierbare Arzneimittel“) • PLC-Anbindung: elektronische Bestellübermittlung zu den Lieferanten aus SAP R/3

Datenfluss bei der Bestellung EDV-ONLINE-Bestellung Web-Server SAP-Server Buchung und Aufbau eines Chargenpools Station Transport der Apothekengüter in Mehrwegkisten Apotheke TF

Datenfluss bei der Dokumentation Patient Scanner- oder manuelle Eingabe Station Plausibilitätsprüfung Web-Server Archivierung Chargenpool SAP-Server Kontrolle der Daten Analysen Recherchen Sonderentgeltabrechnung Fehlerkorrektur Datenweitergabe Apotheke TF

Technische Voraussetzungen Systeme: zentral: lokal: für Webanbindung: SAP R/3 -Installation IS-H -Installation (nicht essentiell) Datenbank (Oracle oder My. SQL) Webserver (Apache) (Station) MS Internet Explorer 5. 5 oder höher FTP (für Anbindung der Barcode-Lesegeräte) direkter SAP-Zugriff: SAP-GUI (Apotheke) Erfassungsgeräte: Barcode-Lesegerät (nicht essentiell)

Projektplan Kickoff Pilotphase Chirurgische Klinik 01. 09. 02 15. 10. 02 15. 12. 02 Meilensteine Feinkonzept Prototyp 31. 03 Start Produktivbetrieb Bestellung 31. 03. 04 Implementierung auf den Stationen Start Produktivbetrieb Doku Bildung einer Projektgruppe: Projektleitung Apotheke Mitarbeit im Projektteam: Firma jwconsulting Dezernat M MIK Pflege (IT-Beauftragter, Pflegeleitung, Stationsleitung) Transfusionsmedizin

jweb. Patientenabgabe Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln Ziele und Nutzen: hohe Qualität der Dokumentation größere Sicherheit durchgängige Chargenverfolgung verbesserte und vereinfachte Recherche bei Rückrufaktionen lückenlose Kontrolle, Dokumentation und Archivierung der Abläufe bei der chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln Vereinfachte Arbeitsabläufe: Erfassung mittels Barcodetechnik Daten werden nur einmal erfasst vereinfachte und neue Analysemöglichkeiten (z. B. Audit der Station)

jweb. Patientenabgabe Leistungsumfang patientenbezogenen Chargendokumentation zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes Ermöglichung der DRG-relevanten Kostenträgerrechnung Implementierung von Analyse- und Rechercheverfahren zur Chargenrückverfolgung (Recherchefunktion über alle Feldeinträge) Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten Unterstützung bei der jährlichen Meldung ans Paul-Ehrlich-Institut Auswertung im WEB mittels Selektionsmaske über Patient, Fallnummer, Arzneimittel, Charge, Station Eingabeunterstützung durch spezielle Suchhilfen Eingabe über Barcodelesegeräte Materialsuche über PZN-Nummer oder Materialnamen Patientenzuordnung: namentlich oder über IS-H-Patientennummer Zuordnung von Hämostasekriterien (ICD 10 -Werte)

jweb. Patientenabgabe Voraussetzungen essentiell: Kennzeichnung der Arzneimittel im SAP-Materialstamm als dokumentationspflichtig (TFG, DRG oder beides) für die eindeutige Chargenverfolgung zusätzlich • Pflege der Chargennummer in SAP • korrekte Chargenzuordnung im Wareneingang hilfreich: • IS-H-Installation: Unterstützung bei der Eingabe der Patientendaten • scannbare Patientenfallnummer • scannbare Chargennummer (wird von führenden Herstellern als Barcode geliefert)

jweb. Patientenabgabe Dokumentation auf den Stationen 1. manuelle Eingabe im Web-Frontend von Patient, Medikament, Charge (diese wird vom System auf Plausibilität überprüft), Menge, Datum, Arzt. Eingabehilfen: Auswahlfunktion für Medikament und Hämostasestörung (ICD 10) Suchfunktion für Patient/Fallnummer oder Eingabe per Scanner: Patientenfallnummer + PZN + Charge + manuelle Eingabe der Menge am Scanner (Eingabe des verantwortlichen Arztes per Barcode oder manuell am Scanner möglich) Weiterbearbeitung der Daten im Web-Frontend 2. Senden der Daten an SAP automatisch bereitgestellt werden: • Informationen zur Station über Eingabe der Org. -Einheit am Scanner und am Web-Frontend • Datum und Uhrzeit

jweb. Patientenabgabe

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jweb. Patientenabgabe Kontrolle der Daten und Fehlerbearbeitung grundsätzlich im SAP R/3 System • über eine spezielle Selektionsmaske • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid • direkte Verknüpfung mit der Maske „Dokumentation Patientenabgabe“ zur Bearbeitung der fehlerhaften oder unvollständigen Datensätze verantwortlich: Apotheke Transfusionsmedizin

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jweb. Patientenabgabe Auswertungen SAP: • über Selektionsmasken • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid • Einrichtung von verschiedenen Anzeigevarianten möglich • Export der Daten möglich z. B. in Excel, Word WEB: • über Selektionsmasken • Präsentation des Selektionsergebnis als Tabelle Selektionsparameter: Arzneimittel und Chargennummer Klinik, Station Patientennummer, Fallnummer, Name Abgabedatum/Zeit verordnender Arzt Erfassungsdatum und Erfasser

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Zusammenfassung jw. Apotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online. Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln jweb. Stationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station jweb. Patientenabgabe: Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln

Projektteam Apotheke: Herr Dr. Dörje Frau Dr. Krebs MIK: Herr Dr. Wentz Herr Hoch Herr Löhr Frau Rabenstein Herr Emmert Herr Gronemann Dezernat M Pflege: Transfusionsmedizin: Chirurgie: jw. Consulting: Herr Fix Frau Gaede Frau Kramer Herr Schrüfer Herr PD Dr. Zimmerman Herr PD Dr. Haupt Herr Baier (SAP) Herr Ficzel (SAP) Herr Dr. Späth (Web)