Aplikasi Sistem Informasi Dalam Fungsi Fungsi Organisasi Sistem

Aplikasi Sistem Informasi Dalam Fungsi – Fungsi Organisasi

� Sistem Informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. � Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pelanggan. � Secara internal, sistem informasi dapat diterapkan didalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan organisasi. � Ditujukan untuk menyediakan infomasi kepada manajer -manajer fungsi dalam sebuah perusahaan

1. Transaksi Keuangan Transaksi-transaksi bisnis keuangan operasional ini ditangani oleh TPS sistem informasi akuntansi 2. Transaksi Non-Keuangan Transaksi-transaksi bisnis non-keuangan operasional ini ditangani oleh TPS masing-masing sistem informasinya

Pihak yang bertransaksi Data Transaksi bisnis TPS Stake Holder Laporan Lower Manajer Basis data

Pihak yang bertransaksi Data Transaksi bisnis TPS Laporan Stake Holder Basis data Lower Manajer Data Transaksi bisnis SIM-Fungsional (Pemasaran, Keuangan, Akuntansi, Keuangan, Produksi, SDM) Midle and Top Manajer Laporan

� Sistem Informasi akuntansi adalah sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan.

�Sistem informasi pemasaran adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising, dan promosi

�Sistem Informasi Produksi adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan penyelesaian proses manufaktur

� Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sistem informasi yang mendukung aktivitas manajemen seperti perekrutan, seleksi, penerimaan, penempatan, dan penilaian performa, dan pelatihan dan pengembangan.

� Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang mendukung manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya keuangan.

Sistem Informasi akuntansi adalah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. Tujuan Sistem Informasi akuntansi : 1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari 2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen 3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban

Sistem Informasi sumber daya manusia Sistem Informasi produksi Sistem Informasi pemasaran Sistem Informasi Keuangan Manajer Atas Manajer Menengah Fungsional Organisasi (Lower management) Sistem Informasi Akuntansi

Siklus akuntansi menunjukan prosedur akuntansi dari sumber data sampai ke proses pencatatan atau pengolahan akuntansinya. Siklus akuntansi merupakan prosedur yang juga berfungsi sebagai penghubung atara fungsi-fungsi di organisasi. Siklus-siklus akuntansi yaitu : - Siklus pendapatan - Siklus pengeluaran kas - Siklus konversi - Siklus manajemen sumber daya manusia - Siklus buku besar dan pelaporan keuangan

� Sistem Infromasi Pemasaran adalah sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran. Simpem mempunyai enam komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum yaitu komponen-komponen input, model, output, basis data, teknologi, dan kontrol. Input Pemasaran Data eksternal. Internal dan SIA Model Pemasaran Basis Data Output pemasaran (Informasi 4 P)

� Lima kelompok informasi umumnya dibutuhkan oleh manajemen di fungsi pemasaran. Kelima kelompok output ini dikenal dengan istilah 4 P dan 1 Integration Mix. � Keempat P adalah product (produk), place (tempat), promotion (promosi), dan price (harga). � Sistem informasi pemasaran menghasilkan kelima macam kelompok output ini untuk mendukung semua tingkatan manajemen pemasaran.

� Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. � Model pada Sistem Informasi Pemasaran banyak digunakan untuk menghasilkan laporan untuk keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama, penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.

� Basis data pemasaran dibutuhkan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh semua manajer pemasaran. � Basis data ini dibentuk dari input yang dimasukkan ke sistem informasi ini. � Basis data pemasaran terdiri data riset pemasaran, data eksternal pemasaran data keuangan pemasaran.

Data dari sistem informasi pemasaran diperoleh dari dua sumber, yaitu sumber internal dan sumber eksternal. � Sumber eksternal dibutuhkan untuk informasi-informasi manajemen tingkatan atas. � Sumber data pemasaran eksternal disebut juga dengan data pesaing, industri, aturan-aturan pemerintah. � Data eksternal dapat dibeli dari pihak lain yang menjual basis data baik secara off-line atau online atau dapat dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.

Pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pemasaran adalah manajer – manajer yang berada dalam fungsi pemasaran. Riset menunjukan bahwa informasi 4 P dan 1 Mix digunakan oleh manajer pemasaran, eksekutif lainnya, manajer cabang, dan manajer iklan hanya menggunakan informasi produk, tempat, promosi dan harga, sedang manajer distribusi hanya menggunakan informasi tempat.

Sistem produksi terdiri dari dua macam yaitu Produksi fisik dan Sistem informasinya. Sistem produksi fisik : Merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat – alat poduksi. Sistem ini disebut juga dengan Sistem pengendalian produksi atau PCS (Production Control System). PCS terdiri dari : CAD, CAM, Robot, dan CIM. • CAD (Computer Aided Design) merupakan sistem komputer yang digunakan untuk membantu proses perancangan, misalnya perancangan produk. • CAM (Computer Assisted Manufacturing) merupakan sistem komputer yang membantu proses produksi supaya lebih efisien dan efektif. • Robot : digunakan untuk menggantikan manusia dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dan pekerjaan – pekerjaan bahaya. • CIM (Computer Integrated Manufacturing) merupakan sistem- sistem gabungan terintegrasi antara sistem produksi fisik (CAM, robot) dengan sistem informasi produksinya.

� Berbeda dengan PCS, sistem informasi produksi menghasilkan informasi kepada manajer – manajer di fungsi produksi.

1. 2. 3. 4. Informasi – informasi tentang proses produksi. Infomasi – informasi tentang persediaan. Informasi – informasi tentang kualitas produk. Informasi – informasi tentang biaya produksinya.

� Model matematis titik pemesanan kembali (reorder point) � Pemesanan kuantitas ekonomis (economic order quantity) � Dan perencanaan kebutuhan material (material requirements planning atau MRP)

Basis data produksi ini dibentuk dari tiga sumber input, yaitu data eksternal produksi, data internal riset produksi dan data internal keuangan produksi

Data produksi eksternal berhubungan dengan data dari lingkungan luar seperti pemasok, serikat pekerja dan pemerintah. Data pemasok merupakan data bahan mentah yang tersedia. Data serikat pekerja yang dibutuhkan misalnya adalah kontrak – kontrak kerja dengan serikat pekerja serta aturan – aturan yang disyaratkan oleh serikat pekerja. Data pemerintah berupa aturan – aturan pemerintah seperti kuota produksi, harga yang ditentukan dan lain sebagainya. Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian, yaitu data keuangan data non-keuangan. Data keuangan dapat diambilkan dari basis data akuntansi. Data produksi nonkeuangan diperoleh melalui riset produksi, misalnya data standar melakukan produksi, seperti standar waktu tenaga kerja, pemakaian mesin, dll.

Pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi produksi adalah manajer – manajer yang berada di dalam fungsi produksi dan manajer – manajer lainnya yang berkaitan seperti manajer pemasaran, keuangan dan akuntansi. v Manajer produksi dan eksekutif lainnya membutuhkan keempat kelompok informasi yang dihasilkan oleh SIMPRO. v Pengawas pabrik membutuhkan informasi proses produksi yang diawasi, sediaan yang diawasi dan kualitas produksinya, tetapi tidak membutuhkan informasi tentang biaya. v Manajer perencanaan dan kontrol berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian kualitas kebutuhan informasi tentang kualitas. v Manajer pembelian dan manajer pengendalian sediaan membutuhkan informasi tentang sediaan barang. Dan manajer lainnya banyak berhubungan dengan keempat informasi tersebut.

� Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) atau human resource information system (HIRS) merupakan sistem informasi yang digunakan untuk membantu kegiatan manajer di fungsi atau departemen personalia.

MODEL DARI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA (SIMSDM)

1. 2. 3. 4. 5. 6. informasi informasi tentang tentang perencanaan tenaga kerja pengadaan tenaga kerja atau recruitmen pengelolaan tenaga kerja kompensasi benefit lingkungan kerja

Beberapa model yang digunakan misalnya Model matematis untuk menghitung gaji, bonus, menentukan kompensasi, menentukan besarnya benefit. Model perhitungan gaji merupakan model yang paling sederhana, yaitu setiap gaji karyawan dihitung berupa gaji pokok ditambah gaji variabel. Model kompensasi misalnya kompensasi salesman. Model kompensasi yang rumit misalnya adalah model kompensasi yang disebut truth inducing scheme. Sedangkan Model benefit yang sederhana yaitu defined

� File basis data SDM dibentuk dari tiga sumber input, yaitu : 1. Data Eksternal SDM 2. Data Internal riset SDM 3. Data Keuangan SDM

Terdiri dari 3 bagian yaitu : dua bagian untuk mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal. Sumber data eksternal SDM disebut juga dengan human resource intelligent data. Komponen input SDM sama dengan komponen input produksi. Hanya bedanya jika SDM berhubungan dengan human/manusianya atau pelaku.

Pemakai informasi sistem informasi SDM adalah manajer – manajer yang berada di dalam fungsi dan manajer – manajer lainnya yang berkaitan.

1. Informasi tentang forecast keuangan 2. Informasi tentang modal kerja 3. 4. 5. 6. 7. Informasi Informasi tentang tentang Investasi pendanaan (financing) budget modal (capital budgeting) kinerja keuangan ( financial performance) anggara keuangan ( financial budget)

� Model – model net present value (nilai sekarang bersih), � Payback period ( periode pengembalian) � Internal rate of return (tingkat kembalikan internal) digunakan untuk analisis capital budgeting.

� � File –file basis data keuangan juga dibentuk dari tiga sumber input, yaitu: data eksternal keuangan, data internal kebijakan keuangan data internal keuangan.