Aparatul informatic n sistemul de management al organizaiei

Aparatul informatic în sistemul de management al organizaţiei

(Sub)sistemul informatic (1) Definiţie: Este o componenta sistemică a sistemului informaţional, care include echipamente electronice de calcul şi comunicaţie, procese şi proceduri automatizate, aflate în interacţiune în vederea asigurării prelucrării automate a datelor şi a informaţiilor.

(Sub)sistemul informatic (2) Principii de realizare: 1. “Începeţi cu gândul îndreptat la final!” Principiul viitor – trecut: conceperea sistemului informatic trebuie să pornească de la conţinutul cerinţelor informaţionale utilizatorilor, urmărind o succesiune de tipul: analiza output-urilor definirea modelelor pentru conducere elaborarea tehnicilor de organizare a BD şi a procedurilor automate determinarea configuraţiei hardware.

(Sub)sistemul informatic (3) Principii de realizare: 2. Asigurarea unei compatibilităţi între definirea globală a sistemelor informatice şi realizarea lor progresivă. Definirea globala a S. I. (top-down) asigură: - corelarea proiectelor informatice dintr-o organizatie; - alocarea adecvată a resurselor; - identificarea limitelor funcţionale aplicaţiilor. Realizarea progresivă (down-top) permite: - elaborarea şi integrarea aplicaţiilor într-o viziune unitară; - minimizarea riscurilor potenţiale.

(Sub)sistemul informatic (4) Principii de realizare: 3. Asigurarea independenţei structurii sistemului informatic de structura sistemului organizatoric. Un sistem informatic bine conceput şi elaborat va “supravieţui”, chiar dacă apar sau dispar birouri şi compartimente, se cumulează sau înfiinţează noi posturi în cadrul organizaţiei.

Aparatul informatic în sistemul de management al organizaţiei Planuri de analiză: A. Procesul decizional B. Procesul de informatizare

Procesul decizional (1) Definiţie: Succesiunea logică a fazelor prin intermediul cărora se defineşte, adoptă, aplică şi evaluează decizia managerială. Pârghii esenţiale pentru derularea procesului decizional: - Funcţiile managementului - Metode şi tehnici de management - Metode şi tehnici de fundamentare a deciziei

Procesul decizional (2) Funcţiile managementului: 1. Previziunea – “Ce trebuie să realizam? ” 2. Organizarea – “Cine realizează şi cum? ” 3. Coordonarea – “Cum comunicaţi cu angajaţii? ” 4. Antrenarea – “Cum motivaţi personalul? ” 5. Control-evaluare – “Cu ce rezultate aţi ajuns la final? ”

Procesul decizional (3) Metode şi tehnici de management CENTRAREA PE: OBIECTIVE (MPO) VENITURI CHELTUIELI (MPB) PROIECTE (MPP) ZONE “CHEIE” (MPE)

Procesul decizional (4) Metode şi tehnici pentru fundamentarea deciziei Situaţie decizională Probabilitatea realizării obiectivului Tipul variabilelor Metode (tehnici) pentru fundamentarea deciziei Certitudine Maximă Controlabile Mulţimi fuzzy, Laplace Incertitudine Mare Incontrolabile / greu de anticipat Metode utilităţi globale; Metoda pesimistă / optimistă; Metoda minimizării regretelor Risc Acceptabilă Aleatoare, incerte, imprecise Metode euristice

Procesul decizional (5) R PROBLEME DE DECIZIE (p 1, p 2, p 3, …pn) E CO T AN R AR N E RE ONA D R O EVALUARE CO ARE O NT R ORGANIZ V IZI METODE ŞI TEHNICI DE MANAGEMENT FUNDAMENTARE DECIZIE L– E E PR EV MODELAREA FENOMENULUI REAL A L U AR UN E IDENTIFICAREA PROBLEMEI DE DECIZIE R NU SATISFĂCĂTOR DA APLICARE DECIZIE

Procesul de informatizare a organizaţiei (1) • Ce aşteaptă managerii de la “informatizare”? - Procese de informare la parametri optimali. Asistenţă în fundamentarea deciziei. Coerenţă în procesele manageriale şi de execuţie Performanţă şi competitivitate.

Procesul de informatizare a organizaţiei (2) Cum începem informatizarea? 1. Elaborarea strategiei în domeniul informatic. 2. Planificarea acţiunilor specifice. 3. Identificarea proiectelor informatice majore. 4. Detalierea în sisteme informatice ce urmează a fi dezvoltate. 5. Proiectarea şi realizarea aplicaţiilor, prin soluţii software integrate ( ex: ERP).

Procesul de informatizare a organizaţiei (3) • Strategia informatică – componenta sistemică a strategiei de ansamblu a organizaţiei. • Definiţie: ansamblul obiectivelor majore de informatizare pe termen lung, împreună cu mijloacele de realizare a acestora, resursele şi termenele alocate, în scopul obţinerii avantajului competitiv.

Procesul de informatizare a organizaţiei (4) Particularităţi ale strategiei informatice: • Se situează în avant-postul altor schimbări şi evoluţii din viaţa organizaţiei. • Influenţează şi este influenţată în mod implicit, de cultura organizaţională. • Are un puternic caracter novator, aflat de multe ori în contradicţie cu inerţia şi tradiţionalismul sistemului administrativ.

Procesul de informatizare a organizaţiei (5) • Politica informatică - totalitatea obiectivelor pe termen mediu, care privesc acţiunile specifice pentru dezvoltarea şi consolidarea infrastructurii informaţionale, informatice şi de comunicaţie a organizaţiei. • Particularităţi: - Grad mare de detaliere. - Asigură flexibilitatea şi adaptarea organizaţiei la dinamica evoluţiei tehnologiei informaţiei.

Procesul de informatizare a organizaţiei (6) Planificarea acţiunilor de informatizare CE ESTE? . . . un ansamblu de activităţi prin care se studiază alternativele ce trebuie urmate, corespunzător unor previziuni determinate ştiinţific. CE URMĂREŞTE? . . . Să răspundă la: PENTRU CE avem nevoie de sisteme informatice? CUM organizăm elaborarea şi controlul lor?

Procesul de informatizare a organizaţiei (7) • CE ASTEAPTĂ MANAGERUL? . . . Sisteme informatice performante EFECTELE! • CE TREBUIE SĂ ÎNŢELEAGĂ MANAGERUL? . . . că planificarea în domeniul informatic este CAUZA! NOTA BENE! “Fiecare organizaţie are sistemele informatice pe care le merită!”

Procesul de informatizare a organizaţiei (8) Planul director de informatizare (PDI) – instrument al planificării Definiţie: reprezintă un instrument în procesul de planificare, care permite organizaţiei să definească şi să amplaseze proiectele sale informatice şi de comunicaţie, într-un anumit orizont de timp.

Procesul de informatizare a organizaţiei (9) Componente ale PDI: 1. Un portofoliu al proiectelor informatice considerate a fi necesare organizaţiei. 2. Planuri de acţiune asociate fiecărui proiect. 3. Mijloacelor de realizare şi resursele implicate. 4. Termene de finalizare a proiectelor informatice.

Procesul de informatizare a organizaţiei (10) Caracteristicile unui PDI: 1. Instrument pentru exercitarea atributului de previziune. 2. Permite automatizarea progresivă a proceselor de execuţie şi a celor decizionale. 3. Asigură dezvoltarea omogena a infrastructurii informaţionale şi informatice. 4. Stabileşte o ordine de priorităţi în abordarea proiectelor informatice.

Procesul de informatizare a organizaţiei (11) STRATEGIA GENERALĂ STRATEGIA INFORMATICĂ ACŢIUNI DE PLANIFICARE ÎN DOMENIUL INFORMATIC PDI PROIECTARE, ELABORARE, IMPLEMENTARE APLICAŢII INFORMATICE

Procesul de informatizare a organizaţiei (12) Proiectarea şi realizarea sistemului informatic integrat pentru management (SIM). Etape metodologice: 1. Analiza de sistem (globală şi detaliată). 2. Proiectarea viitorului sistem (logică şi tehnică). 3. Realizarea şi testarea modulelor componente. 4. Implementarea sistemului. 5. Exploatarea, întreţinerea şi menţinerea în funcţiune.

Proiectarea şi realizarea SIM (1) • DE CE sistem informatic integrat? • PENTRU CĂ: – Asigura coerenţa informaţională şi a prelucrării automate a datelor, pe orizontala şi verticala structurii organizatorice. – Optimizează procesul decizional prin furnizarea de informaţii pertinente (complete, oportune, exacte). – Gestionează o bază de date unică, în care informaţia se preia o singură dată.

Proiectarea şi realizarea SIM (2) SOLUŢIĂ POSIBILĂ: ERP (Entreprise Resource Planning) Ce este ERP? Soluţie software multi-modulară de gestiune integrată şi planificare a: > ansamblului de fluxuri ale organizaţiei (materii prime, produse, financiare, logistice, informaţionale); > ansamblului de funcţiuni clasice (contabilitate, comercială, producţie, resurse umane).

Proiectarea şi realizarea SIM (3) Ce face ERP? - Gestiunea stocurilor. - Controlul proceselor tehnologice. - Gestiunea relaţiilor cu clienţii. - Urmărirea consumurilor. - Urmărirea costurilor şi a abaterilor de la nivelele planificate (analiza cauzală). - Gestiunea financiară şi a resurselor umane.

Proiectarea şi realizarea SIM (4) Cum lucrează ERP? ü Uneşte toate practicile economice într-o singură familie de module software. ü Fluidizează schimbul de date între verigile organizatorice. ü Optimizează relaţiile cu clienţii, într-un lanţ eficient comanda – facturare – livrare.

Proiectarea şi realizarea SIM (5) Ce tehnologii include un ERP? § Workflow, workgroup – organizarea fluxurilor informaţionale, managementul documentelor etc. § Internet, Intranet. § Schimb informatizat de date – în reţeaua operatorilor de servicii de alimentare cu apa, sau alte servicii publice. § Data Warehouse – mega-depozite de date.

În loc de concluzii… • Informatica! O modă, o provocare sau o necesitate? . . .

Ce trebuie să ştie managerii? Faptul că: Ø Nici o organizaţie nu va supravieţui pentru multă vreme, fără să investească în tehnologiile informatice şi de comunicaţie. Ø Deciziile în sfera informatică trebuie adoptate nu acum, pentru prezent, ci acum pentru viitor. Ø Folosirea aparatului informatic schimbă un mod de lucru tradiţional al managerilor.

Ce trebuie să ştie managerii? Ce spun clasicii şi contemporanii? . . . “Lucrurile de mare însemnătate nu trebuie niciodată lăsate în voia lucrurilor neînsemnate. ” (Goethe). “Managerul de succes face lucrurile pe care rataţii le ocolesc. Nu se poate afirma că le-ar face plăcere. Dar au tăria de a aşeza obiectivul mai presus de neplăcere. ” (Stephen Covey)