ANUGERAH INOVASI PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PENJARA MALAYSIA PENJARA

ANUGERAH INOVASI PERKHIDMATAN AWAM …………………… JABATAN PENJARA MALAYSIA PENJARA KLUANG, JOHOR

PENGENALAN LATAR BELAKANG PENJARA KLUANG, JOHOR Penjara Kluang mempunyai keluasan 450 ekar yang terletak di Lot PTD (11021, 11294, 13872), Mukim Kluang, Johor termasuk keluasan tembok penjara seluas lebih kurang 60 ekar. Projek pembinaan Penjara Kluang termasuk dalam Rancangan Malaysia Ke 8 dengan kos pembinaan sebanyak RM 230 juta dan siap pada 31 Julai 2004. Kerja –kerja permeriksaan bangunan dan blok penempatan dilakukan pada 20 Ogos 2004. Manakala pada 27 Ogos 2004 Sijil Pengesahan Perakuan Kelayakan Menduduki Bangunan di terima daripada Majlis Perbandaran Kluang Johor. Kompleks Penjara Kluang telah di isytihar melalui pewartaan sebagai Penjara pada 15 Januari 2005. Penjara Kluang mempunyai kapasiti 2, 000 penghuni dengan 1, 900 penghuni lelaki dan 100 penghuni wanita. Mula beroperasi pada 01 Februari 2005 dengan menempatkan 40 orang kakitangan. Manakala pada 15 Februari 2005 telah mula menempatkan seramai 150 orang banduan yang dipindahkan dari Penjara Johor Bahru dan Penjara Simpang Renggam. Pengisian perjawatan telah dibuat secara berperingkat-peringkat dan sehingga Mac, 2008 sebanyak 593 anggota beruniform pelbagai pangkat dan 33 kakitangan awam telah ditempatkan di Penjara Kluang. Bagi bilangan banduan pula terus meningkat kepada 3, 400 penghuni pada tahun 2008.

Carta Organisasi Unit Urusetia Penjara Kluang PENGARAH KX 52 TIM. PENGARAH KX 48 INSPEKTOR PENJARA KX 27 PEGAWAI PENJARA KX 20 PEGAWAI PENJARA KX 17

Latarbelakang Ahli-ahli Inovasi Penjara Kluang Ketua: Helmi Bin Abd Zamani Unit: Keselamatan Fizikal, SKEB Khairul Anwar Bin Kamarudin Unit: Keselamatan Am Nor Azmi Bin Dardak Unit: Unit Kawalan dan Pencegahan (UKP)

PENGENALAN PROJEK INOVASI Sistem Pengurusan Kewangan Anggota “e-Bayar” Sejak beroperasinya Penjara Kluang terdapat beberapa perkhidmatan bayaran yang tidak boleh dibuat potongan gaji secara terus melalui Biro Angkasa. Kegagalan kakitangan Penjara Kluang membuat pembayaran akan mengakibatkan pengagihan wang kepada bahagian tertentu tidak dapat dilaksanakan. Ini akan mengakibatkan aktiviti yang ingin dijalankan oleh sesuatu persatuan terjejas akibat tiada tabungan wang didalam simpanan. Kegagalan pembayaran dibuat oleh kakitangan juga akan memberi impak kepada pusat pungutan pembayaran dimana ia akan mengakibatkan penggunaan wang kerajaan dibawah kod 23202 (bayaran bil air) bagi menjelaskan bil-bil yang tertunggak. Ianya secara tidak langsung akan menjejaskan imej dan prestasi intitusi Penjara Kluang.

PENGENALAN PROJEK INOVASI Justeru itu, kakitangan terpaksa membuat pembayaran secara manual. Pihak urusetia telah dipertanggungjawapkan memungut hasil bayaran dimana kakitangan hadir ke pejabat urusetia untuk menjelaskan bayaran bil mereka. Ini menyulitkan kerana kakitangan berpusu-pusu beratur menunggu giliran akibat daripada pencarian fail rekod bayaran yang tidak diurus dengan cekap. Lebih menyukarkan lagi keadaan apabila pihak urusetia tidak dapat nengenalpasti kakitangan yang tidak membuat bayaran. Dengan ini proses pembayaran tidak terurus dengan efisen. Oleh yang demikian, melalui pemerhatian yang dilakukan oleh pihak pentadbiran Penjara Kluang mendapati berlakunya sedikit kecacatan terhadap proses pembayaran tersebut yang difikirkan jika tidak sedia diperbaiki boleh menjejaskan imej dan prestasi Penjara Kluang. Rentetan daripada permasalahan tersebut “ebayar” diwujudkan sebagai pemudahcara kepada masalah yang timbul. Sistem ini diharap dapat menjadi pemangkin kearah merealisasikan hasrat kerajaan setanding negara maju berlandaskan penggunaan ICT.

SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN PERIHAL PERMASALAHAN Sebelum projek inovasi ini dilaksanakan, keseluruhan proses pembayaran dibuat dengan menggunakan kaedah manual yang memerlukan anggota mencari dan mengisi buku rekod pembayaran. beban tugas tertanggung oleh pihak urusetia semakin bertambah.

SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN Setelah menenemubual dan mendapatkan maklumbalas berhubung permasalahan yang dihadapi pihak urusetia, dapatlah dirumuskan bahawa terdapat beberapa permasalahan seperti yang disenaraikan di bawah: i. iii. iv. v. viii. ix. x. xi. Penulisan sukar dibaca; Kiraan secara manual; Susunan maklumat tidak teratur; Variasi dokumentasi; Tidak seragam; Tidak sistematik; Kesukaran mencari profail anggota; Tiada pengganti sekiranya kakitangan yang dipertanggung jawab bercuti; Berlaku kecuaian semasa membuat pengiraan; dan Beban tugas bertambah.

SOROTAN GAMBAR SEBELUM INOVASI Urusetia maklumat peribadi anggota bagi Anggota berjumpa denganmencari Unit Urusetia melihat jumlah pembayaran bil bulanan melalui bagi proses pembayaran bil bulanan salinan dokumen pembayaran bulanan

SOROTAN GAMBAR SEBELUM INOVASI Proses semakan yang memakan masa dan juga memerlukan penelitian terhadap sebarang potongan gaji anggota

SOROTAN GAMBAR SEBELUM INOVASI Bil yang diberikan kepada anggota tidak mempunyai salinan dan kerapkali terdedah kepada kesilapan terutamanya pada minggu pertama kemasukkan gaji

SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN LANGKAH MENGATASI Setelah dikaji masalah yang melibatkan perkhidmatan bayaran yang tidak boleh dibuat potongan gaji secara terus melalui Biro Angkasa yang tidak efisyen, maka diwujudkan sistem “e-Bayar” sebagai pemudahcara kepada masalah yang timbul. Sistem ini dapat mengurangkan masa menunggu kakitangan yang ingin membuat pembayaran. Ini secara tidak langsung dapat membantu pihak pentadbiran dalam menangani isu pembayaran bil yang tertunggak. Dengan ini masalah ini dapat diselesaikan secara efektif Paparan muka utama Sistem e-Bayar

FAEDAH-FAEDAH DARIPADA INOVASI YANG DIHASILKAN 1. Proses Potongan Gaji Anggota Lebih Selamat Jika sebelum ini, kaedah manual di mana lebih menggunakan pen dan kertas untuk tujuan rekod dan semakan didapati akan terdedah kepada manipulasi data secara insane atau bermaksud, jika dokumen pemotongan gaji tersebut jatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggungjawab, kemungkinan keselamatan maklumat akan terdedah kepada pengubahsuaian. Ini akan menimbulkan kerugian kepada pihak-pihak tertentu yang telah menyediakan perkhidmatan kepada anggota sebagai contoh Kelab kebajikan dan perkhidmatan pengangkutan bas dan kantin 2. Pengemaskinian Maklumat Dapat Dilakukan Dengan Pantas dan Selamat Sebarang pindaan terhadap proses bayaran biasanya akan melibatkan semakan teliti di samping memerlukan pengesahan dari pihak-pihak yang terlibat dalam proses potongan gaji anggota. Jika sebelum ini, kaedah manual didapati menimbulkan banyak kekeliruan apabila ada sesetengah anggota yang memaklumkan bahawa pembayaran telah dilakukan sekian masa dan membantah sebarang potongan gaji dikenakan terhadapnya. Ini merumitkan proses kerja dan lazimnya, berlaku percagaran pendapat di Unit Urusetia berhubung isu ini. Dengan menggunakan sistem, sebarang pegerakkan pembayaran, pemotongan akan direkodkan

FAEDAH-FAEDAH DARIPADA INOVASI YANG DIHASILKAN 3. Pencarian Maklumat Pembayaran Dapat Dilakukan Dengan Pantas Jika sebelum ini, proses untuk mencari anggota yang membuat pembayaran didapati mengambil masa terutamanya bila tiba pada waktu di mana pada awal minggu pertama gaji, kerana kebanyakkan anggota akan membuat bayaran awal sebelum amaun bil tersebut dipotong melalui bank. Dengan menggunakan sistem ini, Unit Urusetia hanya perlu memasukkan nombor patil anggota dan hanya dengan sekali klik, semua maklumat anggota tersebut akan terpapar. 4. Janaan Resit Bil Pantas, Dan Siap Untuk Dicetak Janaan resit pembayaran yang lebih pantas dan tidak secara manual iaitu tidak menggunakan tulisan tangan. Penjumlahan bil juga dilakukan secara automatik.

SOROTAN GAMBAR DAN PENERANGAN SISTEM INOVASI Paparan muka hadapan /muka utama Sistem e-Bayar Menu Utama ADMIN sistem

SOROTAN GAMBAR DAN PENERANGAN SISTEM INOVASI Menu untuk kemaskini maklumat anggota Janaan surat kepada pihak bank berhubung pemotongan gaji anggota secara automatik dihasilkan.

SOROTAN GAMBAR DAN PENERANGAN SISTEM INOVASI Janaan resit pembayaran secara automatik dan penjumlahan bil dikira terus secara automatik

PENUTUP / KESIMPULAN Sistem “e-Bayar” ini dapat membantu pihak pengurusan Penjara Kluang terutama pegawai urusetia dalam melaksanakan kutipan wang pembayaran bil-bil semasa kakitangan dengan cepat dan mengurangkan beban tugas anggota apabila sistem ini diguna pakai. Selaras dengan seruan kerajaan agar kakitangan kerajaan cerdik IT dimana sistem berkomputer dapat membantu segala urusan dan memberi manfaat kepada instutisi-institusi penjara yang lain dan mencapai Visi dan Misi Jabatan Penjara Malaysia.