ANKIRI KARATEKN NVERSTES KTPHANE VE DOKMANTASYON DARE BAKANLII

ÇANKIRI KARATEKİN ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI RESMİ YAZIŞMA KURALLARI Ömer KARACA omerkaraca@karatekin. edu. tr

RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS ve USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK BKK Tarihi : 15/12/2014 No : 2014/7074 02. 2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe girdi. Bu Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar. KDDB

NÜSHA SAYISI Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir. Genel evrak birimine gidecek ise üç nüsha olmalıdır. 1. Nüsha gideceği yere KDDB 2. Nüsha Genel Evraka 3. Nüsha birim arşivine (paraflı)

BELGENİN ŞEKLİ VE ÖZELLİKLERİ Belgelerin A 4 (210 x 297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir. A 4 (210 X 297 mm) 2, 5 cm. (Her taraftan) KDDB

YAZI ALANI Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2, 5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz. KDDB

2. 5 cm. YAZI ALANI KDDB 2. 5 cm.

YAZI TİPİ VE HARF BÜYÜKLÜĞÜ Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün; Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir. KDDB

BAŞLIK (antet) Belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Yazı alanının üst ortasına yerleştirilir Başlıkta; - Amblem, logo vb. - “T. C. ” kısaltması - Ana kuruluş (büyük harflerle) - Birim adı (İlk harfler büyük, diğer harfler küçük) yer alır. - Şehir adı yazılmaz. KDDB (Başlık 3 satırı geçemez)

BAŞLIK ÖRNEKLER: KDDB T. C. ÇANKIRI KARATEKİN ÜNİVERSİTESİ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı T. C. ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığı

BAŞLIK Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. T. C. KARAYOLLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 4. Bölge Müdürlüğü KDDB

BAŞLIK Doğrudan merkezî teşkilata bağlı taşra birimlerinde, başlıkta merkezî teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir T. C. GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI Diyarbakır Vergi Daiesi Başkanlığı Başlığın yazımında DETSİS’te (idari kimlik kodları) yer alan başlık kayıtları esas alınır. KDDB

DETSİS Türkiye Cumhuriyeti devlet teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak kayıt altına alındığı ve e-Devlet çalışmalarında esas alınmak üzere T. C. Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemdir. KDDB

SAYI Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı: ” sırasıyla; DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur. (Örnek: 69471265 -902 -4752). Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına “E. ” ibaresi konularak yazılır (Örnek: 69471265 -902 -E. 4752). Bu belgelerde sayı bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. KDDB

KDDB

TARİH Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Örnek: 26. 09. 2016 Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alabilir. KDDB

TARİH Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir. (Örnek: 01. 09. 2013, 04/09/2012). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz. (Örnek: 10 Ekim 2015, 09 OCAK 2016). KDDB

TARİH Elektronik ortamda oluşturulan Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır. KDDB

TARİH KDDB

KONU “Konu: ” yan başlığı, “Sayı: ” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satır “Konu: ” yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır. KDDB

KONU Konu: Mutlaka yazılmalıdır. - Başlıktaki T. C. Kısaltmasının hizasını geçmeyecek şekilde olmalıdır. KDDB

KONU T. C. BAŞBAKANLIK Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü 2 satır boşluk Sayı : 69471265 -902 -00536/3678 Konu : Personel Alımı KDDB 23. 10. 2014

MUHATAP Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır. Muhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı büyük harflerle yazılır. Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS’te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulması hâlinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır. Başbakan yardımcısını muhatap belgelerde önce “BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA” ibaresi yazılır, bir alt satırda ise parantez içinde “Sayın” ibaresinden sonra başbakan yardımcısının adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. İdare tarafından gerekli görüldüğü hâllerde dağıtımlı belgelerin muhatap KDDB bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılabilir.

MUHATAP KDDB

KDDB

İLGİ İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. “İlgi” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “: ” işareti aynı hizada yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. KDDB

İLGİ İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belge, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmez. İlgide, “… tarihli ve … sayılı …” ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “. . . ’ın ……. tarihli başvurusu. ” biçiminde yazılır. KDDB

İLGİ ÖRNEK KDDB

METİN Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. "İlgi"nin son satırından itibaren 1 satır, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra 2 satır boşluk bırakılarak başlanır. Yazıda, TDK tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınır. Dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Paragraflara 1. 25 cm. içeriden başlanır. (7 karakter) Noktalama işaretleri sonrasında bir vuruş boşluk bırakılır. Sayılar rakamla veya yazıyla yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir. Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. Örn: (12. 445. 630) KDDB

METİN Kesirleri ayırmak için virgül kullanılır. Örn: (25, 21) Kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” KDDB Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim”

METİN Gerçek kişilere muhatap yazışmalarda “Saygılarımla” “İyi dileklerimle” “Bilgilerinize sunulur” İbareleriyle bitirilebilir. KDDB

KDDB

İMZA Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılır. Makam sahibinin adı- soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. İmzalayanın adı ilk harf büyük olmak üzere küçük soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ilk harf büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin önüne küçük harflerle ve kısaltarak yazılır. KDDB

İMZA ÖRNEK : (Yetkili Makam) (İmza) Melih GÖKÇEK Ankara Büyükşehir Belediye Başkanı ÖRNEK : (Yetki Devri Halinde) (İmza) Fehmi Baycan Başkan a. Genel Sekreter ÖRNEK : (Vekalet Halinde) KDDB (İmza) Fatma YILDIZ Mali Hizmetler Müdür V.

İMZA Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda ise üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda olmak üzere ÖRNEK : (İki Yetkilinin İmzaladığı Belge) (İmza) Adı SOYADI Genel Müdür Yardımcısı KDDB (İmza) Adı SOYADI Genel Müdür

İMZA İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise yetkililer makam sırasına göre soldan sağa sıralanırlar. ÖRNEK : (İki Yetkilinin İmzaladığı Belge) (İmza) Adı SOYADI Genel Müdür KDDB (İmza) Adı SOYADI Genel Müdür Yardımcısı (İmza) Adı SOYADI Daire Başkanı

ONAY/OLUR İlgili birim tarafından teklif edilir. Yetkili makam tarafından imzalanır. Makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boşluk bırakılır. Yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılır. Tarih ve imza için uygun boşluk bırakılır. İmzalayanın Adı SOYADI yazılır. Alt satıra unvanı yazılır. KDDB

ONAY/OLUR REKTÖRLÜK MAKAMINA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . olurlarınıza arz ederim. (İmza) Sadık YILMAZ Genel Sekreter OLUR 10/03/2015 ( İmza ) İbrahim AYDINLI Rektör V. KDDB

ONAY/OLUR Teklif eden makamla onaylayan makam arasında başka makamlara varsa bunlar “Uygun görüşle arz ederim. ” ifadesiyle olura katılabilir Bu ifade teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile OLUR ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alır. KDDB

ONAY/OLUR BAŞKANLIK MAKAMINA. . . . . . . . . . . . . . (İmza) Cevdet ŞAHİN Mali Hizmetler Müdürü Uygun görüşle arz ederim. 10/03/2015 (İmza) Hasan AKÇA Genel Sekreter Yardımcısı OLUR 10/03/2015 KDDB (İmza) Bekir SAKARYALI Genel Sekreter

KDDB

EK/EKLER - İMZA BÖLÜMÜNDEN SONRA YAZILIR. - FAZLA SAYIDA ISE NUMARALANDIRILIR. - LISTE ŞEKLINDE ISE AYRI SAYFA YAPILIR. - EKLERIN NERELERE GÖNDERILDIĞI DAĞITIM BÖLÜMÜNDE AYRICA GÖSTERILIR. ÖRNEK: EKLER : 1 - Yazı Örneği (…. sayfa) 2 - Yönetmelik (…. sayfa) KDDB 3 - Disket (…. adet)

KDDB

DAĞITIM Ek yoksa, DAĞITIM eklerin yerine yazılır. Gereğini yerine getirecekler ile bilgi edinmesi istenenler ayrı belirtilebilir. EKLER’in nerelere gönderildiği DAĞITIM’da görülebilir. KDDB

DAĞITIM ÖRNEKLER: 1 - Genel Dağıtım: DAĞITIM : Tüm Birimler 2 - Gereği DAĞITIM : Gereği : İçişleri Bakanlığına Bilgi: Sivas Valiliğine 3 - Ekleri Açıklayan Dağıtım: DAĞITIM: Başbakanlığa İçişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı) Çevre ve Şehircilik Bakanlığına (Ek- konulmadı) KDDB Ekonomi Bakanlığına (Ek-2 konulmadı)

KDDB

PARAF - Yazının kurumda (birimde) kalan nüshası paraflıdır. - En fazla 5 kişi tarafından paraf edilir. - Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. - Unvanlar kısa yazılabilir. - Tarih, el yazısı ile paraflayan tarafından atılır. KDDB 46

PARAF ÖRNEK: . . /2015 Uzman. . /2015 Personel Müdürü. . /2015 Daire Bşk. . /2015 Genel Sek. Yrd : A. UTKU : İ. E. GAYRETLİ : H. İ. AZAK : C. SÖKMEN (. . . ) Koordinasyon: . . /2015 Hukuk Müdürü : Z. MERCİMEK (…. . ) KDDB

KDDB

KOORDİNASYON Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon: ” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. KDDB

KOORDİNASYON ÖRNEK: . . /2015 Uzman. . /2015 Personel Müdürü. . /2015 Daire Bşk. . /2015 Genel Sek. Yrd : A. UTKU : İ. E. GAYRETLİ : H. İ. AZAK : C. SÖKMEN (. . . ) Koordinasyon: . . /2015 Hukuk Müdürü : Z. MERCİMEK (…. . ) KDDB

KOORDİNASYON KDDB

KDDB

İLETİŞİM BİLGİLERİ YAZIYI GÖNDEREN KURUM VE KURULUŞUN İLETİŞİM BİLGİLERİNİ İÇERİR. YAZI ALANININ SINIRLARI İÇİNDE YAZILIR. KDDB

ÖRNEK KDDB

İLETİŞİM BİLGİSİ ÖRNEK

GİZLİ YAZILAR Çok Gizli, Özel ve Hizmete Özel olarak düzenlenir. Belgenin üst ve alt ortasında kırmızı renkli olarak belirtilir. KDDB

SÜRELİ YAZIŞMALAR Süreli resmî yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. “ACELE” ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle, “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye belgede belirtilen süre içinde cevap verilir. Süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine belge üstverisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir. KDDB

SAYFA NUMARASI - İletişim bilgilerinin altında yazı alanının ortasına yazılır. - Toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. ÖRNEK: 1/9, 2/7, 5/32 gibi KDDB

BELGELERİN ÇOĞALTILMASI Bir yazıdan örnek çıkartılacağı zaman kullanılır. Örneğin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ifadesi yazılarak, mühürlenir. KDDB

KAYIT KAŞESİ Kamu kurum ve kuruluşları kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Gelen evrakın ilk sayfasının ön ya da arka yüzüne Asgari şart KDDB

YAZILARIN GÖNDERİLMESİ - Yazıyı gönderenin adresi, tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesinde yer alır. - Gideceği yerin adresi zarfın ortasına yazılır. - Gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına kırmızı renkle belirtilir. - İvedilik derecesi sağ üst köşede ve kırmızı renkle büyük harflerle belirtilir. - Çok Gizli ibareli yazılar çift zarfla gönderilir. KDDB

GİZLİ ACELE

YAZILARIN GÖNDERİLMESİ “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan zarf veya belgeler açılmadan ilgiliye teslim edilmek üzere alınır. “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi olmadan kayda alınmaz. Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin; “… arz ederim. ” şeklinde bitirilmemesi veya “… rica ederim. ” ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir. KDDB

BELGELERİN İADE EDİLMESİ İdareye muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir. İdareye muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir. KDDB

GÖRÜŞ, BİLGİ VE BELGE TALEPLERİNDE SÜRE İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç onbeş iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen yazılar için genel evrak kayıtlarına girdiği zamanı; elektronik ortamda gelen yızılar için EBYS’ye giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder. İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla onbeş iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir. KDDB

TEKİT YAZISI Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir. KDDB

Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır. • Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. • Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. • Acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır. KDDB

ÖNEMLİ � Yazıyı hazırlayan, metni okunaklı yazmalı ve son şeklini vermelidir. � Yazı, dilbilgisi ve imla kurallarına uygun olmalıdır. � Yazılarda silinti ve kazıntısız, hatasız ve temiz olmalıdır. � Aynı nitelikteki yazılar için standart formlar geliştirilmelidir. � Yazıların önem ve öncelik derecelerine dikkat edilmelidir. KDDB

ÇOK ÖNEMLİ Hazırladığınız Yazıları Lütfen Tekrar Okuyunuz. KDDB

İYİ BİR YAZI - Kısa - Açık - Doğru - Uygun bir dil kullanılarak hazırlanmalıdır. KDDB

BİR YAZI - Gereksiz tekrarlar barındırmaz. - Çabuk ve kolay anlaşılır. - Yanlış anlamalara yol açmaz. - Yazıyı okuyacakların kültür seviyesini dikkate alır. - Sade ve herkesçe bilinen kelimeleri taşır. KDDB

SLAYT SONA ERDİ. TEŞEKKÜRLER.