Andi Kushermanto Action Control Action Control Action controls

Andi Kushermanto Action Control

Action Control �Action controls, merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan berkinerja (tidak berkinerja) serta memastikan karyawan melakukan tindakan yang bermanfaat atau berbahasya pada perusahaan.

Bentuk Action Conrol Four Basic Forms Behavioral Constraints Preactions Reviews Action Accountability Redundancy

�Behavioral constraints adalah bentuk negatif dari action control. Behavioral constraints bertujuan menjadikan karyawan tidak bisa melakukan sesuatu yang tidak seharusnya dilakukan. Behavioral Constraints Physical Administrativ ely Poka-Yokes

Contoh Behavioral Constraint �Locks on desks �Computer passwords �Limits on access to areas where valuable inventories and sensitive information are kept. �Some behavioral constraint devices are technically sophisticated and often expensive, such as magnetic identification card readers and fingerprint or eyeball pattern readers.

� Salah satu bentuk administrative control adalah batasan otoritas pengambilan keputusan, misal Manager pada tingkat bawah diberi kelonggaran pengeluaran sampai batas $1, 000 sampai $5, 000. � Bentuk lain dari administrative control adalah pemisahan tugas. Hal ini meliputi membagi tugas penting yang sensitive dan susah untuk dilakukan. Misalnya pemisahan bagian pencatatan dengan bagian pembayaran check harus dipisahkan. � Pemisahan tugas yang dimaksudkan oleh auditor adalah satu kebutuhan yang biasa disebut dengan internal conrol

� Poka-yoke adalah tahapan dalam sebuah proses untuk mencegah penyimpangan atas perintah yang benar � Standar Operasional Procedure � Contoh sederhana poka yoke pada sistem microwave � For example, some airlines have recently switched to laptops in the cockpit to replace manual preflight calculations that were error-prone. The software is idiot-proof as it does not slip up on the math and flashes a warning if a seriously wrong number is entered, such as a 10 -ton mistake in the weight of the plane or fuel load.

Preaction reviews �Preaction reviews meliputi kecermatan pengendalian dalam perencanaan tindakan karyawan �Reviewers dapat menyetujui atau tidak dengan mencari modifikasi secara hati-hati sebelum disetujui

Action accountability �Action accountability meliputi permintaan pertanggunjawaban tindakan karyawan yang mereka lakukan. �Implemetasi action accountability membutuhkan: 1. Definisi tindakan yang diterima (benar) atau tindakan yang tidak diterima 2. Komunikasi definisi diatas kepada karyawanan 3. Observasi penelusuran apa yang terlah terjadi 4. Beri Pengharagaan kepada yang berprestasi dan hukum bagi yang melanggar

Redundancy �Redundancy, meliputi penugasan kepada beberapa karyawan untuk tugas-tugas penting atau ada karyawan yang membackup atas tugas tersebut agar tugas dapat diselesaikan dengan memuaskan.

CONDITIONS DETERMINING THE EFFECTIVENESS OF ACTION CONTROLS Knowledge of desired actions Ability to ensure that desired actions are taken

PERSONNEL CONTROLS �Personnel controls adalah mengembankan/membangun kecenderungn karyawan secara alamiah untuk dikendalikan atau dimotivasi oleh mereka sendiri

� Tiga tujuan dasar Personnel controls 1. Personal control dapat membantu memastikan karyawan 2. 3. dalam memahami apa yang perusahaan inginkan dari mereka. Personal control membantu memamastikan bahwa karyawan mampu melakukan pekerjaan dengan baik dengan kemampuan yang mereka miliki (e. g. experience, intelligence) and resources (e. g. information and time) yang diperlukan untuk bekerja dengan baik. Personal control dapat meningkatkan self-monitoring ( kekuatan alamiah yang mendorong karyawan melakukan tindakan yang baik/good job terkait dengan tujuan organisasi ▪ Bentuk-bentuk self monitoring (self-control, intrinsic motivation, ethics and morality, trust, and loyalty)

Ada Tiga Bentuk Implementasi Personal Control Selection and placement Education, experience, past successes, and personality and social skills. Organizations primarily focus on matching job requirements with job applicants’ skills. Lengthy interviews with outside human resource service providers, or to take paperand-pencil tests, or both employees’ handwriting or using polygraph tests to try to weed out high-risk individuals

Trainings Training is another common way to help ensure that employees do a good job Training can provide useful information about what actions or results are expected and how the assigned tasks can best be performed It can also have positive motivational effects because employees can be given a greater sense of professionalism, and they are often more interested in performing well in jobs they understand better

Job design and provision of necessary resources Employees also need a particular set of resources available to them in order to do a good job.

CULTURAL CONTROLS �Cultural controls didesain untuk mendorong monitoring secara bersama; sebuah kekuatan tekanan kelompok terhadap individu yang menyimpang dari norma-norma atau nilai kelompok �Cultures dikembankan melalui tradisi, norma, nilai, idiologi, perilaku, dan cara bersikap.

�Untuk mengetahui budaya sebuah organisasi tanyakan kepada karyawan tentang �Apakah anda bangga bekerja disini? �Apa yang ingin dicapai kedepan? �Apakah anda bisa keluar dari masalah? �If a strong organizational culture exists, the vast majority of long-time employees will have consistent answers to these questions even when the answers are not written down.

shaping culture Kode Etik Group Reward Other Intraorganizational transfers or employee rotation Physical arrangements