Anbefalt modell for administrasjonsenheten i nye Harstad kommune

Anbefalt modell for administrasjonsenheten i nye Harstad kommune Dato: 12. 6. 2012 Fagkoordinator: Thomas Schjelderup

Administrasjonsenheten i nye Harstad kommune: MANDAT: Skisser modell for organisering av støttetjenester tilhørende administrasjonsenheten i nye Harstad kommune når Bjarkøyforbindelsen er på plass. Om nødvendig skisser nødvendige interimsløsninger frem til Bjarkøyforbindelsen er på plass.

SAK OG ARKIVSYSTEM v BAKGRUNN: v Begge kommuner har papirbaserte arkiv v Ingen arkivlokaler på Bjarkøy er godkjent i henhold til arkivforskriften. Blant annet befinner det seg vannledninger på fjernarkivet (tilfluktsrom). v Hva kommunehuset på Bjarkøy skal benyttes til når Bjarkøy kommune legges ned er ikke avklart. v Harstad kommune har kapasitet og godkjente arkivlokaler i henhold til arkivforskriften.

v Saksbehandlingssystemene i begge kommuner er saksproduserende. v Harstad benytter e. Phorte i versjon 4. Bjarkøy kommune benytter en gammel versjon av Kontorsak 2000. v Begge kommuner har eget postmottak. v All post i Harstad digitaliseres i e. Phorte men kommunen har ikke fulldigitalt arkiv på grunn av manglende sikkerhetskopiering. v På Bjarkøy håndteres all post og arkivmateriale manuelt. v I Harstad er det ca 7 årsverk i tilknytning til sak og arkiv. v På Bjarkøy er det totalt 1, 5 årsverk som også omfatter politisk sekretariat og sentralbord.

ANALYSE: v Som følge av sammenslåingen må det opprettes en ny arkivdel for nye Harstad kommune med oppstart fra 1. 1. 2013. v Med tanke på hvordan arbeidsoppgaver og tjenester organiseres og løses i dag vil det være upraktisk og lite fleksibelt å etablere en papirbasert arkivdel på Bjarkøy og en i Harstad som totalt utgjør nye Harstad kommunes dagligarkiv. v Det er heller ikke økonomisk forsvarlig å oppgradere arkivlokalene på Bjarkøy slik at de blir godkjent i henhold til arkivforskriften dersom arkivet fortsatt skal være lokalisert på kommunehuset på Bjarkøy. v Om arkivlokalene ikke oppgraderes eller flyttes til et godkjent arkivlokale vil det medføre en betydelig risiko for tap av arkivmateriale.

v Begge kommuner har sak og arkivsystem som er utdatert. v Kontorsak 2000 er i en så gammel versjon at det ikke er mulig å konvertere det over til Norsk arkivstandard (NOARK). v Det er mulig å etablere en søkbar database med opplysninger slik at det vil være mulig å gjenfinne dokumenter. Dokumentene må så letes opp i papirarkivet. v e. Phorte i versjon 4 er et godkjent sak og arkivsystem klargjort for fulldigital lagring som er mulig å bruke i oppgradert versjon i nye Harstad kommune. v Imidlertid kan det ikke benyttes fulldigitalt før sikkerhetskopieringen er tilstrekkelig. I tillegg må det minst oppgraderes til versjon 2007 av Officepakken.

v Byggesaksarkivet i Bjarkøy kommune er ønsket digitalisert i nye Harstad kommune for å kunne opprettholde kommunale arbeidsplasser med hensyn til saksbehandling for tekniske tjenester. v I Harstad kommune er det gjort et forprosjekt i 2010 som tar for seg digitalisering av byggesaksarkivet i Harstad kommune. v På grunn av mangel på ressurser ble hovedprosjektet ikke igangsatt. v Med grunnlag i forprosjektrapporten er konklusjonen at å digitalisere byggesaksarkivet i Bjarkøy kommune medfører betydelig arbeid.

v Grunnarbeidet i prosjektet med å digitalisere byggesaksarkivet på Bjarkøy må sees i sammenheng med å tilrettelegge for å digitalisere byggesaksarkivet i Harstad kommune. v Om byggesaksarkivet fra Bjarkøy fulldigitaliseres vil det være tilgjengelig på Bjarkøy og i Harstad noe som muliggjør å opprettholde kontorarbeidsplasser for tekniske tjenester på Bjarkøy. v Ved å innføre fulldigitalt arkiv samt å sentralisere arkivtjenesten i Harstad vil det ikke være behov for post og arkivfunksjon på Bjarkøy.

KONKLUSJON: v Fjernarkiv og dagligarkiv på Bjarkøy (ca 265 hyllemeter) flyttes til arkivdepot og dagligarkiv i Harstad. v Nye Harstad kommune etablerer en felles sentral arkivtjeneste. v Nye Harstad kommune etablerer et felles postmottak som behandler og distribuerer post til alle enheter i den nye kommunen. v Postmottaket vil være lokalisert på rådhuset i Harstad. v All innkommende arkivverdig post bli digitalisert før den fordeles til enhetene via e. Phorte.

v Det etableres en ny elektronisk arkivplan for nye Harstad kommune. v Det etableres det en fulldigital serverplattform som er klar til bruk ved oppstart av ny arkivdel fra 1. 1. 2013. v Det settes et skarpt skille der arkivmateriale etter 1. 1. 2013 bare kan gjenfinnes digitalt. v Dette gjør at nye Harstad kommune vil være fulldigital fra samme dato. v Det installeres en ny versjon av e. Phorte (5) og e. Phorte i Sharepoint. v Begge systemer presenteres i grensesnitt som er moderne og lettfattelige.

e. Phorte i Sharepoint

e. Phorte 5

v Dette er løsninger som er fremtidsrettet og har støtte forenklet og forbedret saksbehandling. Løsningene er også tilrettelagt for interkommunalt samarbeid. v Integrasjon mot saksbehandling i Outlook (Harstad kommunes e-postsystem) vil gjøre opplæring av nye saksbehandlere fra Bjarkøy betydelig lettere i forhold til dagens løsning i Harstad kommune. v I tillegg vil integrasjon mot Harstad kommunes intranett som er basert på Sharepoint gjøre at saksbehandlere kan få en komplett oversikt på et skjermbilde. v e. Phorte 5 gir en ny og forbedret løsning for innsyn i saksdokumenter i sanntid for publikum og mulighet for integrasjon mot fagsystemer slik at disse benytter lagring basert på NOARK 5 standard.

e. Innsyn

v Et fulldigitalt arkiv er en forutsetning for å kunne opprettholde og utnytte administrative arbeidsplasser fullt ut på Bjarkøy. v Forutsetningen for oppgradert løsning til e. Phorte 5, Sharepoint og fulldigitalt byggesaksarkiv er en fulldigital serverplattform med tilstrekkelig sikkerhetskopiering. v En sikker fulldigital serverplattform vil også alle andre enheter som for eksempel regnskap, personal og kemner dra nytte av. v Per i dag bruker disse enhetene papirbasert arkiv selv om det aller meste skannes og kan gjenfinnes digitalt. v Papirarkivet kan avvikles når sikkerhetskopieringen er god nok

SENTRALBORD ANALYSE OG KONKLUSJON: v Harstad kommune har et moderne utbygd sentralbord (Telmax) og formidler samtaler til alle enheter i Harstad kommune. v I tillegg har sentralbordet oversikt over kalenderen til alle ansatte. v Sentralbordet på Bjarkøy (Astra) er utdatert. v I nye Harstad kommune integreres enheter i Bjarkøy kommune i Harstad kommunes sentralbordstjeneste.

SERVICETORG ANALYSE OG KONKLUSJON: v Harstad kommune har et servicetorg på rådhuset i Harstad. v Servicetorget yter førstelinjestøtte og formidler henvendelser fra publikum videre til enheter på rådhusene. v På Bjarkøy henvender man seg direkte til den man ønsker å komme i kontakt med. v I nye Harstad kommune integreres Bjarkøy i servicetorgtjenesten. v Det legges opp til økt bruk av elektronisk selvbetjening fra den nye kommunenes hjemmesider.

v Det kan være behov for at servicetorgtjenester for innbyggere på Bjarkøy som ikke har pc bør ivaretas av en person. v Denne merkantile tjenesten kan integreres i en stilling ved sykehjem, skole eller teknisk enhet.

POLITISK SEKRETARIAT ANALYSE OG KONKLUSJON: v Når Harstad og Bjarkøy kommune legges ned vil det bare være behov for ett politisk sekretariat. v I nye Harstad kommune vil dette være lokalisert på rådhuset i Harstad der politisk møtevirksomhet er samlet. KANTINE v Bjarkøy kommune har ingen kantine. Harstad kommune har kantine og den vil fortsette ordinær drift i nye Harstad kommune.

BESPARELSER ANALYSE OG KONKLUSJON: v På Bjarkøy er det 1, 5 årsverk som utfører alle tjenester som nevnt med unntak av kantinedrift. v Som følge av kommunesammenslåingen vil alle tjenester samordnes. v I innsparingsforslaget på 8, 6 mill kr fra Bjarkøy ligger det bare en innsparing på 0, 5 stilling som berører adm. enheten. Formannskapsekretær er ikke tatt med. v Effektiviseringsgevinsten ved at det opprettes fulldigitale arbeidsverktøy vil være at 1, 5 årsverk i kommuneadministrasjonen knyttet opp til disse funksjonene på Bjarkøy vil kunne spares.