ANALISIS PROSES BISNIS Purchasing Department Manufacturing Department Engineering

ANALISIS PROSES BISNIS Purchasing Department Manufacturing Department Engineering Department Process Inbound Logistics Order Handling Product Development Finance Department

Pikirkan sebuah produk/servis yang anda gunakan! p Proses apa saja yang terlibat dalam menghantarkan produk/servis tersebut pada anda? p Puaskah anda akan produk/servis tersebut? p

Gambaran Umum Perkuliahan p TUJUAN : n n p p Mahasiswa memahami dan mampu mengidentifikasi proses bisnis dalam sebuah organisasi Mahasiswa mengenal dan mampu mengaplikasikan alat untuk perbaikan kinerja Metode pembelajaran: kuliah, diskusi, latihan, tugas Evaluasi: n UTS 30% n UAS 30% n Tugas 20% n Keaktifan 20%

Buku p Andersen, Bjorn (1999), Business Process Improvement Toolbox, ASQ Quality Press, Milwaukee, Wisconsin

Materi Perkuliahan Minggu Minggu I II IV V VI VIII Minggu Minggu IX X XI XIII XIV XV : : : : Pendahuluan Dokumentasi proses Pengukuran kinerja Self assessment dan rencana perbaikan Alat untuk memahami permasalahan Alat untuk menganalisa permasalahan Alat untuk mencari ide dan solusi konsensus Ujian Tengah Semester : Alat untuk perbaikan (1) : Alat untuk perbaikan (2) : Alat organisasi : Alat untuk implementasi : Menggunakan alat : Presentasi Ujian Akhir Semester

Pendahuluan Apakah sebuah perusahaan terdiri dari departemen atau proses?

Persaingan Usaha

Kualiatas Produk

Kepuasan Pelanggan

Berawal dari Proses p p Manusia mulai mengkoordinasikan tindakannya untuk dapat melakukan tugas-tugas yang kompleks yang tidak dapat dikerjakan sendiri Koordinasi ini, yang bisa disebut dengan perusahaan, diawali oleh sebuah permintaan Fokusnya adalah untuk memenuhi permintaan dengan melakukan tugas-tugas yang harus dikerjakan Dengan kata lain, fokus dari tindakan adalah proses tenaga kerja tidak dibagi-bagi tetapi disewa untuk melaksanakan tugas yang perlu dilakukan

Munculnya Departemen Selanjutnya. . kompleksitas pekerjaan berkembang dan jumlah pekerja bertambah p Dalam sebuah perusahaan tidak mungkin lagi setiap orang melakukan setiap pekerjaan p Pekerjaan terlalu kompleks sehingga setiap pekerja harus memiliki spesialisasi p Langkah logisnya adalah membentuk departemen yang terdiri dari individu dengan keahlian yang serupa p

Kelebihan pengaturan berdasarkan departemen Tenaga kerja diberi kesempatan untuk menjadi sangat spesialis dalam bidangnya p Biaya-biaya untuk sentralisasi berbagai fungsi menjadi menurun p Tempat kerja menjadi lebih aman, setiap orang tahu dimana mereka harus bekerja dan pekerjaan yang harus dilakukan p Struktur organisasi terdefinisi dengan lebih jelas dan dapat dengan mudah digambarkan ditampilkan p

Departemen berdasarkan fungsi p Perusahaan modern terdiri dari departemen berdasarkan fungsi, dan pada saat yang sama melakukan proses Gambar 1 menunjukkan perusahaan dengan departemen vertikal dan proses-proses horisontal yang melalui departemen-departemen ini. Purchasing Department Manufacturing Department Engineering Department Inbound Logistics Process p Order Handling Product Development Finance Department

Diskusi Apa permasalahan yang mungkin timbul dari organisasi berdasarkan departemen…?

p Begitu pekerja ditempatkan di dalam “kotak” struktur organisasi seperti yang ditunjukkan pada gambar 1, maka ia seringkali menganggap bahwa “kotak” tersebut merupakan batasan dimana ia harus berada!

Masalahnya… Komunikasi keluar “kotak” sangat terbatas p Anggota departemen hanya melakukan tugas yang menjadi tanggung jawab departemennya p Setiap departemen berusaha memaksimalkan pengaruh dan otoritasnya sementara pada saat yang bersamaan mengoptimalkan kinerjanya p Apa yang akan terjadi?

Role Play “Functional Silos” p Bentuk 6 Kelompok dengan peran: n n n Pelanggan Bagian Pemasaran Bagian Perencanaan Bagian Produksi General Manager Pembahas

p Fenomena ini dikenal dengan Functional Silos p Kesimpulan apa yang dapat anda tarik dari Role Play tersebut? p Bagaimana sebaiknya fokus dari perusahaan?

Saat ini telah terjadi perubahan dari memandang sebuah perusahaan sebagai beberapa departemen menjadi fokus pada proses bisnis yang dilakukan.

Dari Departemen ke Proses Bisnis Beberapa isu yang mendukung hal ini: p Setiap proses memiliki pelanggan, fokus pada proses berarti lebih fokus pada pelanggan! p Pembentukan nilai yang terkait dengan produk akhir terjadi pada proses horisontal p Dengan menentukan batasan proses, pelanggan dan pemasok dari proses (gambar 2), maka kebutuhan yang dan komunikasi yang lebih jelas dapat tercapai Input Supplier Requirements and feedback Output Process Customer Requirements and feedback

Isu lain yang mendorong orientasi pada proses Dengan mengelola keseluruhan proses yang melalui banyak departemen maka resiko dari optimasi yang tidak maksimal akan lebih rendah dibandingkan dengan mengelola masing-masing departemen p Dengan menunjuk, process owners, yang bertanggung jawab untuk proses, fragmentasi tanggung jawab yang umum ditemui dalam organisasi fungsional dapat dihindari p Mengelola proses memberikan pondasi yang lebih baik untuk mengelola waktu dan sumber daya p

Definisi Proses Bisnis Proses: sebuah rangkaian logis transaksi terkait yang mengubah input menjadi hasil atau output p Proses bisnis adalah: p n n n Sebuah rantai aktivitas berulang yang berhubungan secara logis yang Menggunakan sumber daya perusahaan untuk Mengolah sebuah obyek (fisik atau mental) Dengan tujuan untuk mencapai produk atau hasil yang terukur dan telah ditentukan untuk Pelanggan internal atau eksternal

Klasifikasi Proses Bisnis p p Terdapat berbagai cara mengklasifikasikan proses bisnis Salah satu cara adalah TOPP Program, yang mengelompokkan proses bisnis menjadi: n n n Proses Utama (Primary processes): proses-proses yang menghasilkan nilai dalam perusahaan mulai dari penerimaan material dari supplier sampai aktivitas di pihak pelanggan Proses Pendukung (Support processes): proses-proses yang tidak langsung menghasilkan nilai tetapi diperlukan untuk mendukung proses utama. Meliputi aktivitas seperti finansial dan manajemen personalia. Proses Pengembangan (Development processes): proses -proses untuk meningkatkan kinerja rantai nilai dengan proses utama dan pendukung. Misalnya: pengembangan produk dan supplier.

Proses Bisnis menurut European Network for Advanced Performance Studies (ENAPS) ENAPS Generic Framework Business Processes Product Development • Product research • Product engineering and design • Process engineering and design • Co-engineering Obtaining Customer Commitment • Market development • Marketing and sales • Tendering Order Fulfillment • Procurement and inbound logistics • Production planning and control • Manufacturing and Assembly • Distribution and outbound logistics Customer Service • After-sales service • Product take back Secondary Processes Support • Financial management • Human resource management • Information management • Maintenance • Internal control of health, environment and safety Evolution • Continuous business process improvement • Product research • Production technology research • Human resource development • Supplier base development • Development of external relations • Strategic planning

Pentingnya Peningkatan Kinerja

kinerja? p Banyak isu baik eksternal maupun internal yang menyebabkan perlunya dilakukan improvement. q q Performance level pada semua proses mempunyai tendensi menurun, diperlukan perawatan (maintenance) untuk mengembalikan pada kondisi standar. Jika perusahaan tidak melakukan peningkatan (improvement), akan mengalami kekalahan persaingan dengan para kompetitor. Konsumen semakin banyak harapan yang ditujukan pada perusahaan. Perusahaan perlu memanjakan konsumen sehingga memberikan pelayanan yang melebihi harapan. Untuk itu perusahaan harus melakukan terobosan (breakthrough) Perusahaan pada umumnya melakukan continuous improvement dalam menjaga performance level, dan kadang-kadang melakukan breakthrough

p Tanpa usaha pemeliharaan dan perbaikan, kinerja perusahaan akan menurun Performance level Breakthrough Maintenance No effort time

Model peningkatan kinerja (Bredrup, 1955) PLAN Performance Planning Performance priorities (Key success factors) ACT DO Performance Improvement Continuous improvement Reengineering CHECK Performance Review Performance measurement Performance gaps Performance evaluation External requirement - Vision strategy -Stakeholder -(customers, owner, partner) Performance Reference -Competitive benchmarking -External audit -Customer survey -Competitor analysis Self Audit -Key business process assessment

(1986) ACT CHECK PLAN DO

Mengorganisasikan perbaikan Top management bertanggung jawab untuk high level evaluation pada tingkat performansi organisasi. p Top management menentukan assessment tool dan memberikan inisiatif awal pengukuran performansi. p

Tim perbaikan kinerja p Pada proyek perbaikan yang spesifik bisa dilakukan oleh sebuah tim. Tim tersebut memiliki tugas; Ø Ø Ø Sebagai team leader Pemegang otoritas dari menejemen perusahaan dalam hal pengukuran performansi Memperhatikan kepentingan konsumen internal dan eksternal Memperhatikan supplier internal dan eksternal Merekomendasikan kebutuhan external assistane and expert

Organisasi kuliah… p Mengikuti organisasi peningkatan kinerja Process Documentation Performance Measurement Self assessment & Performance Evaluation Improvement Planning Improvement

p sistem pembayaran pada RSIA Sitti Aisyah yang telah ada masih berbelit-belit dan melalui banyak prosedur yang harus dipenuhi oleh pelanggan. Selain itu sistem pembayaran juga masih dilakukan secara manual dimana berkas pasien masih ditulis tangan database belum terintegrasi dengan baik sehingga kemungkinan data hilang dan redundan sangat besar. Hal ini akan menimbulkan permasalahan lagi terhadap sistem kerja karyawan yang semakin berat dikarenakan harus melakukan pencatatan data berulang kali.

Proses pembayaran yang lama dan berbelit ini mengakibatkan kerugian juga bagi pelanggan karena menyita banyak tenaga dan waktu. Adapun masalah-masalah pada penelitian kami dapat dirumuskan sebagai berikut : p Bagaimana billing system pada RSIA Sitti Aisyah Surabaya ? p Apa sajakah kendala yang muncul pada proses billing system RSIA Sitti Aisyah Surabaya ?

p p p Apakah alasan pihak RSIA Sitti Aisyah Surabaya menerapkan billing system yang saat ini digunakan ? Apa saja kah kelemahan dari billing system yang diterapkan oleh RSIA Sitti Aisyah Surabaya ? Bagaimana solusi untuk meningkatkan billing system RSIA Sitti Aisyah Surabaya