ANALISIS PERANCANGAN SISTEM Pertemuan 2 Konsep Sistem 1

ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM Pertemuan 2 – Konsep Sistem

1. DEFINISI SISTEM Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. Menurut ANATOL RAPOROT Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. Menurut L. ACKOF Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

● Menurut Gordon B. Davis (1984) “Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. “ Menurut Scott (1996) Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukkan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).

● Menurut Raymond Mcleod (2001) “Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu. “

Tujuan Sistem • Suatu sistem yang dibuat tentunya memiliki maksud tertentu. Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan sasaran (objective). • Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran biasanya dalam ruang lingkup yang lebih sempit. • Tiga tujuan utama yang berhubungan dengan Sistem Informasi: untuk mendukung fungsi manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan

Tujuan Sistem Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani. Bank? Pasar Swalayan? Toko Buku Online?

Syarat-syarat sistem : 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan 2. 3. 4. 5. masalah Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan Adanya hubungan diantara elemen sistem Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen

Model Umum Sistem Model sistem sederhana Contoh : Program perhitungan basic kita masukkan, setelah dijalankan kita dapatkan hasilnya. Data mahasiswa (nama, nilai) diproses menjadi daftar nilai semester (berupa laporan).

Contoh : Matriks masukannya banyak, keluarannya pun banyak

2. KARAKTERISTIK SISTEM Suatu sistem mempunyai karakteriktik atau sifat tertentu yaitu : Komponen (Component) Batasan / batas (Boundary) Lingkungan luar (Environment) Penghubung (Interface) Masukkan (Input) Pengolahan (Process) Keluaran (Output) Tujuan dan sasaran

Komponen Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Batasan • Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. • Batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi, sehingga akan mengubah perilaku sistem. Perush A Perush B Borderless Enterprise

Lingkungan Luar Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem atau segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dapat juga bersifat merugikan. Perush. A Lingkungan

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsitem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya.

Masukan Segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukkan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan). Pada sistem informasi, masukkan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya surat pemberitahuan).

Pengolahan Bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran. Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan seperti: Meringkas data, Melakukan perhitungan, Mengurutkan data, dll

Keluaran Merupakan hasil dari pemrosesan Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa : - suatu informasi saran cetakan laporan dan sebagainya

Tujuan suatu tujuan yang ingin dicapai oleh suatu sistem

Subsistem § Sebuah sistem umumnya tersusun atas sejumlah sistem-sistem yang lebih kecil. § Sistem-sistem yang berada dalam sebuah sistem disebut subsistem.

Contoh Sistem dan Subsistem

Super Sistem

Antarmuka Subsistem

Contoh Antarmuka Subsistem

Selain karakteristik di atas sistem dapat dilihat dari hal-hal berikut : a. Organisasi b. Interaksi c. Interdependensi d. Integrasi e. Tujuan pokok

a. Organisasi Mencakup struktur dan fungsi organisasi. Contoh : Struktur

Fungsi Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap bagian maupun sub bagian. Contoh : - Fungsi direktur utama Bertanggung jawab penuh terhadap mati atau hidupnya perusahaan yang dipimpinnya - Fungsi departemen marketing Bertanggung jawab penuh atas kelancaran pembuatan produk dengan jalan mencari langganan pembeli - Fungsi departemen keuangan dan administrasi Bertanggung jawab atas kelancaran pengeluaran keuangan perusahaan

b. Interaksi Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya. Contoh : SA dengan P dengan DE dan sebaliknya. SA : Sistem Analis, P : Programmer, DE : Data entry. c. Interdependensi Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya Contoh : Bagian marketing saling bergantung dengan bagian produksi dan bagian keuangan dan administrasi dalam hal penagihan pada customer

d. Integritas Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan. Contoh : Bagian marketing mendapat pesanan 100 buah mobil tapi hanya mampu menyediakan 50 unit. Untuk menangani masalah ini diadakan kerjasama dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama. e. Tujuan Pokok Pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem. Contoh : Suatu perusahaan memerlukan pemusatan tujuan

3. KLASIFIKASI SISTEM Pada dasarnya ada dua jenis sistem yaitu: 1. Sistem Alami (Natural System) adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia“, seperti: sistem tata surya, sistem galaksi, sistem reproduksi, dsb

2. Sistem buatan manusia (Human Made System), adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. “ Contoh : Sistem Informasi

3. Sistem Fisik (Physical System) Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya atau "sistem yang ada secara fisik. ” Contoh : Sistem transportasi, elemen : petugas, mesin, organisasi yang menjalankan transportasi Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk menjalankan pengolahan data

4. Sistem Abstrak (Abstract System) Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya. Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan

A. Sistem Tertentu (Deterministic System) Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti. Contoh : - Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya - Sistem penggajian B. Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem). Contoh : - Sistem penilaian ujian - Sistem pemasaran

C. Sistem Terbuka (Open System) Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Contoh : Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi. (Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir). D. Sistem Tertutup (Closed Syste) Sistem di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Contoh : reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

E. Relatively Closed System Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu. Contoh : Sistem komputer. (Sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).

F. Sistem Tiruan (Artificial System) Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. Contoh : - Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir - Sistem robotika - Jaringan neutral network

G. MANNED SISTEM Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut : 1. Sistem Manusia - Manusia Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia. 2. Sistem Manusia - Mesin Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan. 3. Sistem Mesin - Mesin Sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " Relatively Closed dan Deterministic System ", karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi. Contoh : Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program komputer biasanya "Relatively Closed dan Deterministik", tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah " Open dan Probabilistic System ".

Klasifikasi Sistem Menurut Arsitektur Sistem : Sistem komputer pribadi (PC) tunggal Sistem berbasis mainframe Sistem tersebar atau sistem komputasi jaringan

4. METODE SISTEM A. BLACKBOX APPROACH Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah. Contoh : bagian pencetakan uang, proses pencernaan

B. ANALITYC SISTEM Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini : a. Menentukan identitas dari sistem. - sistem apa yang diterapkan - batasannya - apa yang dilaksanakan sistem tersebut b. Menentukan tujuan dari sistem. - output yang dihasilkan dari isi sistem - fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan

c. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut. - tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas. - cara apa yang digunakan dengan subsistem lain subsistem untuk berhubungan d. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu berhubungan menjadi satu kesatuan. saling

5. SISTEM INFORMASI Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi 2, sistem informasi manual dan sistem informasi berbasis komputer (CBIS). CBIS atau selanjutnya disebut sistem informasi (SI) saja adalah jenis sistem informasi yang menggunakan komputer.

Apakah Sistem Informasi Itu?

Mcleod (1992) mengemukan pendapat mengenai sistem informasi, yaitu: “Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi”. Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Management Information System, mengemukan pendapatnya sbb; “Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi”.

Apakah Sistem Informasi Itu?

Contoh Sistem Informasi o Sistem reservasi pesawat terbang o Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraan bermotor o Sistem biometrik

Contoh Sistem Informasi (Lanjutan…) o Sistem POS (Point-of-Sale) o Sistem Telemetri o Sistem berbasiskan kartu cerdas (Smart Card)

Contoh Sistem Informasi (Lanjutan…) o Sistem yang dipasang pada tempat-tempat publik yang memungkinkan seseorang mendapatkan informasi, seperti hotel, tempat pariwisata, pertokoan, dll. o Sistem layanan akademis berbasis Web. o Sistem pertukaran data elektronis (Electronic Data Interchange atau EDI). o E-government atau sistem informasi layanan pemerintahan yang berbasis Internet.

Peran Dasar Sistem Informasi Dalam Bisnis Mendukung proses dan operasi bisnis. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

Perangkat Sistem Informasi 1. HARDWARE: komputer, printer, dan teknologi jaringan. 2. SOFTWARE • OPERATING SYSTEM: Windows, Linux, Novell Netware, dll. • APLIKASI: Ms. Office, GL, Corel Draw, dll. • UTILITY: anti virus, Norton Utility, Disk Doctor, dll. • BAHASA PEMROGRAMAN: VB, Foxpro, C++, Pascal, dll.

3. BRAINWARE: o CLERICAL PERSONNEL o FIRST LEVEL MANAGER o STAFF SPECIALIST o MANAGEMENT 4. DATA: dokumen bukti transaksi, nota, kuitansi, dsb. 5. PROSEDUR: Manual book, prosedur sistem pengendalian intern.

6. PENGERTIAN SISTEM ANALIS Sistem analis merupakan individu kunci dalam proses pengembangan sistem. Sistem Analis mempelajari masalah dan kebutuhan dari organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Seorang sistem analis juga merupakan orang yang paling bertanggung jawab pada proses analisa dan perancangan sistem informasi. Ada yang mendefinisikan Sistem Analis sebagai : Seorang yang menggunakan pengetahuan aplikasi komputer yang dimilikinya untuk memecahkan masalah-masalah bisnis, dibawah petunjuk Manajer Sistem. Seorang yang bertanggung jawab menterjemahkan kebutuhan-kebutuhan si pemakai sistem (user) ke dalam spesifikasi teknik

Pengertian sistem analis ini dapat digambarkan sebagai berikut :

7. FUNGSI SISTEM ANALIS Fungsi Sistem Analis adalah 1. Mengidentifikasikan masalah-masalah dari user 2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user 3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah 4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user

Latihan Pandanglah universitas anda sebagai suatu sistem. Identifikasi komponen-komponen apa saja yang menyusun sistem tersebut dan jelaskan peranan-peranan masing-masing komponen tersebut. Bagaimana masing komponen tersebut bekerja untuk mendukung tujuan utama organisasi.