ANALISIS KONTEKSTUAL ORGANISASI Faktor Kontekstual Organisasi Strategi Lingkungan

ANALISIS KONTEKSTUAL ORGANISASI Faktor Kontekstual Organisasi : ªStrategi ªLingkungan ªTeknologi ªStruktur awal (100 perusahaan USA) Sentralistis diversifikasi Desentralistis otonomi Lingkungan : Persaingan : Divisional Berubah cepat efisiensi Desentra. Sentralistis

DEFINISI ORGANISASI • Org adalah lembaga sosial dari sekumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan • Dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu, sehingga terbentuk kreasi sosial yang memerlukan aturan dan kerjasama • Secara sadar dikoordinasikan disusun melalui kegiatan-kegiatan yang dibedakan menurut berbagai pola yang logis, dengan pembagian wewenang. 2

ORGANISASI PERUSAHAAN • Suatu sub sistem dari lingkungan yang lebih luas • Terdiri dari orang-orang yang berorientasi pd tujuan • Suatu sub sistem teknik, dimana orang menggunakan pengetahuan, teknik , peralatan dan fasilitas • Suatu sub sistem struktural, bekerja bersama, terpadu • Sub sistem psiko sosial, orang-orang terlibat dalam hubungan sosial • Sub sistem manajerial, yang merencanakan dan mengendalikan semua usaha 3

GOALS : Operative, Societal, Output, Systems, Product, Derived Dimensi dasar suatu organisasi External Env: STRUCTURE : Ekonomi, Sosial, Politik, Teknologi Functional, Product, Matrix TEKNOLOGI : Long linked Mediating Intensive OUTCOMES: Profit, Efisiensi, Growth, Satisf, Adaptability INTERNAL ENV. 4

CIRI ORGANISASI YANG BAIK , MENGGAMBARKAN DENGAN JELAS : • Pembagian tugas dan aktivitas yang harus dilakukan • Hubungan antar berbagai fungsi dan aktivitas • Tingkat spesialisasi tiap aktivitas • Hierarkhi jabatan • Hubungan pelaporan antar fungsi 5

STRATEGI USAHA – Stabilitas dan efisiensi – Segmen Pasar sempit – Pesaing dihalangi oleh mutu /harga – Kurang tertqarik pada penjajagan produk baru – Fokus pada biaya dan efisiensi FUNGSIONAL • DEFENDER 6

STRATEGI USAHA – Upaya mencari peluang produk baru, pasar baru – Inovasi lebih dipentingkan dari produktivitas – Produksi berubah-ubah – Formalisasi rendah DESENTRALISASI ORGANISASI ADAPTIF • PROSPEKTOR 7

STRATEGI USAHA – Kombinasi defender& prospektor – Minimasi resiko/maksim peluang (pemanfaatan prospek bisnis) – Produk : peniruan – Teknologi : Follower KOMBINASI : Standard & adaptive • ANALYZER 8

STRATEGI USAHA – Serba salah, strategi sering salah duga – Tanggapan tidak tepat /terlambat – Bisa efisiensi, prospektif atau kombinasi ? ? • REACTOR 9

LINGKUNGAN • TOFFLER : – FISIK : Populasi meningkat, sumber turun, polusi meningkat – SOSIAL : Banyak interest group terlibat – INFORMASI : Semakin berkembang capat – POLITIK : Pemerintah semakin peduli , kebijakan semakin mudah berubah – MORAL : Etika semakin diperhatikan 10

Lingkungan (Nasbitt) Sosio Kultur Pelanggan Social Organization Economical Internal Environ. Supp- Organization lier Kompetitor Political Pem. Saham Technological Legal 11

SOSIO KULTUR Uncert avoid. • Collectivisme – individualisme (6/7 ISRAEL GUATEMA dari 50) LA • Power distance (43 -44) • Weak –strong c uncertainty avoidance (12/13) DENMARK SINGAPORE • Femininitymaskulinity (22) Power distance 12

• Perubahan dari masyarakat industri ke informasi (pekerjaan bid. inf : 60 % di AS) • Teknologi semakin maju (depersonalizing diredam dengan touch human : 9. 00 break) • Ekonomi nasional menjadi ekonomi global (internasionalisasi AS dipengaruhi Jepang) • SHORT TERM - LONG TERM) • Sentralisasi -- desentralisasi • Representative - participative democracy • Hierarkhi -> networking formal informal , vertikal horizontal > 1 boss, open room, informal 13

TIPOLOGI LINGKUNGAN • Placid randomized – Perubahan dapat diperkirakan – Dilakukan dgn cara trial and error – Terjadi seperti dalam pasar klasik • Placid - Clustered – Taksiran probabilistik – Hubungan sebabakibat – Perubahan yang terjadi tidak cepat 14

TIPOLOGI LINGKUNGAN • Disturbed Reactive • Turbulent Field – Karakter dominan – Strategi thd pasar dan thd saingan – Tindakan dijamin tidak diambil yang lain – Perubahan cepat dalam bid. usaha – Banyak tergantung pada hasil R&D – Berubah setiap saat 15

SISTEM MANAJEMEN ORGANIK MEKANISTIK Orientasi • Lingkup • Kewenangan • Komunikasi • Cara • Sifat • Kondisi Lingkungan • Efisiensi Spesifik Sentralistis Vertikal Formal Instruksi Stabil • • Efektivitas General Desentralisasi Horizontal Informative Tidak Stabil 16

KELAS TEKNOLOGI (Woodward) • Produksi Uniter : Satuan /Small Batch • Produksi Massa : Large Batch/ Mass Prod • Produksi proses : Kontinu(padat , cair , gas) Organik Mekanist - Span ? - Komunikasi ? - Proses Bisnis Makin Kompleks Organik 17

Proses Bisnis • Uniter : • Massa : • Proses Kontinu : 18

Proses Bisnis • Uniter : • Massa : Mark Produksi Design Produksi Mark Design • Proses Kontinu : Design Produksi Mark 19

KAITAN PROSES, KESULITAN Kontinu Massa Uniter Design Produksi Marketing 20

Diagram Alur Pikir Pengembangan Organisasi VISI PERUSAHAAN MISI PERUSAHAAN STRATEGI USAHA SASARAN ORGANISASI DAN SDM STRATEGI PENGEMBANGAN ORGANISASI DAN SDM Organisasi saat ini Organisasi Peralihan Kualitas & Kuantitas SDM Organisasi Divisional Organisasi SBU Anak Perusahaan 21

DIMENSI STRUKTURAL • • Span of control Who makes decision ? Level of management Lean organization Tall, flat structure Formal, informal Line, staff • • 2, 3, >>> Sentral, desentral. 3, 4, 5 >> << Level >>, span >> Communication Directive, supportive 22

STRUKTUR ORGANISASI - EFISISIEN - KOMPETENSI TEKNIS - KOORDINASI - KURANG EFEKTIF, LAMBAN - EFEKTIF - MENDORONG MOTIVASI - UKURAN OUTPUT JELAS - KOORDINASI SUKAR 23

STRUKTUR ORGANISASI PDAM KABUPATEN SERANG (Argumentasi) Fungsi Umum perlu dikembangkan dengan fungsi usaha (bisnis) untuk menangkap peluang usaha dan peluang memperoleh profit Pelayanan langganan bukan saja melayani pe nagduan, tetapi aktif mencari pelanggan baru melalui pemasaran Perencanaan dan pengembangan merupakan satu fungsi teknokrasi, yang membenatu Tek & Operasi CABANG v IKK CABANG PDAM Cabang. IKK dan PDAm merupakan cabang-cabang yang harus dilayani oleh PDAM sebagai bagian dari pelayanan umum SBU Fungsi distribusi dan pemeliharaan harus digabungkan dengan produksi untuk menjamin integrasi sistem operasi. Ketiganya dibawah satu kesatuan perintah dari Dir Teknik dan Operasi SBU =Strategic Business Unit , yaitu unit cabang PDAM atau IKK yang diberi kemandirian oleh pimpinan PDAM untuk menjalankan usaha di unit yb. Unit merupakan unit profit center

Sistem Bisnis Operasi/Pemasaran/Pelayanan Kebijakan pengembangan Rencana produksi, pembangunan/ instalsi, Kebutuhan pelanggan Koordinasi pemasaran/ pelayanan Kuantitas supply air minum Kebutuhan/ demand Pengaduan atas pelayanan CABANG v IKK CABANG PDAM PELANGGAN/MASYARAKAT Kebutuhan jaringan distribusi/transmisi SBU Kebutuhan jadual, , jenis dan kualitas pemeliharaan sistem produksi/distribusi Catatan : Unit organisasi yang digambarkan hanya yang terlibat dalam sistem ybs

Sistem Bisnis Keuangan/Personalia/Bisnis Peluang Usaha , pasar, kemampuan internal Kelayakan usaha, prioritas pengemb. Pemeriksaan performance operasi/bisnis/keuangan Rencana pengembangan Usaha (Business Dev. ) Penggajian, pencatatan , pelaporan Kebutuhan biaya Peningkatan kualitas, pengemb. karir Penigkatan kemampuan Pengendalian Biaya Performance Usaha Sumber daya/dana Pencatatan , perhitungan rekening (income) CABANG v IKK CABANG PDAM Pelayanan umum dan ketata usahaan Gambar Versi 1 SBU Catatan : Unit organisasi yang digambarkan hanya yang terlibat dalam sistem ybs

BENTUK UMUM STRUKTUR ORGANISASI DIVISIONAL PENGARAHAN & POLICY STRATEGI KORPORASI, ISSUES EXTERNAL PEMIKIR, PERANCANG PENGELOLA SUMBER INTERNAL PENYELENGGARA BISNIS, KELELUASAAN SECARA OPERASIONAL TANGGUNG JAWAB PERFORMANCE DENGAN INDIKATOR USAHA (DILENGKAPI DENGAN SEMUA KELENGKAPAN FUNGSIONAL) 27

STRUKTUR ORGANISASI (DIVISIONAL) 1) PT DAHANA 28

LIMA FUNGSI UTAMA ORGANISASI 1) TOP APEX : KOORDINATOR SELURUH PROGRAM 2) MIDDLE LINE : KEPANJANGAN TOP APEX 3) TEKNOSTRUKTUR : PEMIKIR/PERANCANG SISTEM 2 4) SUPPORTING UNIT : UNIT KORPORASI PENDUKUNG BISNIS 5) OPERATING CORE : PELAKSANA OPERASIONAL KECENDERUNGAN ORGANISASI : 1) RAMPING DAN/ ATAU FLAT 2) DESENTRALISASI DALAM KEPUTUSAN 3) SANGAT FLEKSIBEL 29

LIMA BENTUK STRUKTUR 30

LIMA BENTUK STRUKTUR 31

ADHOCRACY 32

ORGANISASI LAINNYA : PROYEK MANAJEMEN PROYEK DEPARTEMENTAL MANAJEMEN PROYEK LINE AND STAFF 33

Organisasi Matriks MANAJER PROYEK A MANAJER PROYEK B MANAJER PROYEK C 34

Organisasi NETWORK ? ? ? MANAJER PROYEK A MANAJER PROYEK B MANAJER PROYEK C 35

ORGANISASI HIBRID Fungsional DIVISION HEAD Divisional ANAK PERUSAHAAN SBU 36

JAWABAN • Lingkungan : Disturbed Reactive, organisasi tidak saja mempertimbangkan lingkungan usaha yang berubah-ubah tetapi juga kemungkinan strategi yang dilakukan oleh pesaing • Sistem Manajemen : Organik (Tidak banyak aturan) Plus : Minus : • Kelas Teknologi : Produksi massa-uniter (kaisar) • Departemenisasi : Fungsional • Koordinasi : Unit Koordinasi, proyek/matriks/team Organisasi : berbagai alternatif 37