ANALISIS DATA DAN INFORMASI SWOT ANALYSIS ROOT CAUSE

ANALISIS DATA DAN INFORMASI SWOT ANALYSIS ROOT CAUSE ANALYSIS FORCE FIELD ANALYSIS BENCHMARKING GAP ANALYSIS KESIMPULAN RENCANA PENGEMBANGAN ANALISIS SITUASI

EVALUASI-DIRI UNTUK AKREDITASI DAN PHK AKREDITASI KELAYAKAN MENYELENGGARAKAN PROGRAM SWOT EVALUASIDIRI DOKUMEN AKREDITASI UMUM LAPORAN E-D RCA PHK FFA GA RCA = Root Cause Analysis FFA = Force Field Analysis GA = Gap Analysis KELAYAKAN MEMPEROLEH HIBAH SPESIFIK PROPOSAL PHK

Analisis Situasi Saat Ini KKPA Analisis Situasi Posisi Kekuatan …………. Peluang …………. Evaluasi – diri Kesimpilan Kelemahan. ……………. Ancaman ……………. Akreditasi Perencanaan Strategis – (global) Perencanaan Operasional – (rinci) PHK Analisis Akar Masalah Pernyataan Masalah ………………………………. . . Daya Penghambat Analisis Medan Daya Pendorong Pengembangan ALUR ANALISIS SITUASI (DIKTI, 2003)

INFORMASI UNTUK EVALUASI-DIRI q INFORMASI YANG DIJARING DALAM EVALUASI-DIRI TERKAIT DENGAN MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DENGAN MEMPERHATIKAN UNSUR MASUKAN, PROSES, DAN KELUARAN q UNSUR-UNSUR MASUKAN, PROSES DAN KELUARAN DIIDENTIFIKASI MELALUI ANALISIS SISTEM q INDIKATOR UTAMA MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DINYATAKAN DENGAN RAISE

ANALISIS DATA DAN INFORMASI ANALISIS KKPA ANALISIS AKAR MASALAH ANALISIS MEDAN DAYA PEMBAKUAN MUTU ANALISIS KESENJANGAN KESIMPULAN RENCANA PENGEMBANGAN ANALISIS SITUASI

SWOT/KKPA Strengths (Kekuatan) Weaknesses (Kelemahan) Opportunities (Peluang) Threats (Ancaman) Dwatmadji

Data untuk Analisis KKPA/SWOT v Data dan informasi: keadaan sebenarnya. v Data pendukung (dapat menggunakan format tabel pada borang akreditasi). v Deskripsi SWOT (setiap komponen). v Analisis SWOT (antarkomponen). v Rumusan strategi pengembangan program.

IDENTIFIKASI W & T YANG MENDESAK IDENTIFIKASI S & O YANG RELEVAN SWOT PRODI MASUKKAN WT & SO KE ANALISIS SWOT DALAM POLA ANALISIS RENCANA PENGEMBANGAN PERUMUSAN STRATEGI PENANGAN W & T SKALA PRIORITAS PENANGANAN LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SWOT

POLA ANALISIS KKPA [SWOT] Internal Kekuatan [S] Kelemahan [W] Kekuatan/Peluang Memilih keuntungan Kelemahan/Peluang Memanfaatkan peluang Eksternal Peluang [O] Strategi Pemecahan Masalah Perbaikan & Pengembangan Ancaman [T] Mengerahkan kekuatan Kekuatan/Ancaman Mengendalikan ancaman Kelemahan/Ancaman

SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgen untuk diatasi secara umum pada semua komponen. Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1. Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran.

DESKRIPSI KKPA [SWOT] KEKUATAN (S) KELEMAHAN (W) PELUANG (O) ANCAMAN (T)

Langkah … (lanjutan) Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut. Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan. Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.

Analisis KKPA (SWOT Analysis) Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman Faktor Internal lingkungan internal organisasi Faktor Eksternal lingkungan eksternal organisasi Dwatmadji

Lingkungan Eksternal • SISTEM PENDIDIKAN • KEBIJAKAN KEUANGAN • SISTEM PEMERINTAHAN Pemerintah Masyarakat lokal Lulusan SLTA Industri Jurusan/ Departemen/ Prodi Pasar Kerja Stakeholders Eksternal Stakeholders Internasl • PELAYANAN AKADEMIK • KEBIJAKAN PENGEMB. KARIR • KETERLIBATAN SEMUA ELEMEN • KOMPETENSI LULUSAN • GLOBALISASI • STRATEGY PENGEMBANGAN Pesaing • AKUNTABILITAS PUBLIK • SUPPORT EXTERNAL • RECOGNITION Dwatmadji

Analisis KKPA S>W O>T S<W O<T Perluasan Konsolidasi Dwatmadji

ANALISIS KKPA [SWOT] Faktor Internal Faktor Eksternal Peluang [O] Ancaman [T] Kekuatan [S] Kelemahan [W] Strategi SO -------------Gunakan “S” untuk memanfaatkan “O” Strategi WO --------------Menghilangkan “W” dan memanfaatkan “O” Perluasan Konsolidasi Strategi ST ------------Gunakan “S” untuk Menghindarkan “T” Strategi WT -------------Minimalkan “W” untuk Menghindarkan “T”

Root Cause Analysis • Root Cause Analysis (RCA) teknik analisis yang bertahap dan terfokus untuk menemukan akar masalah suatu problem, dan bukan hanya melihat gejala dari suatu masalah. • Tujuan RCA adalah menemukan: – Apa yang sebenarnya telah terjadi ? – Mengapa masalah tersebut bisa terjadi ? Mengapa dan Megapa ? – Apa yang bisa dilakukan untuk menghindari masalah tersebut untuk tidak terjadi lagi di masa depan?

IPK baik, lama studi panjang, skripsi tepat waktu Gejala Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Penyebab Peraturan Akadedmik: Nilai terbaik yang digunakan dalam perhitungan IPK Akar Permasalahan Akibatnya: Beban dosen meningkat Beban praktikum meningkat Kapasitas ruangan kurang memadai dsb. Solusi: Ubah Peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan dalam perhitungan IPK CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003)

Root-Cause Analysis Beban Dosen Tinggi Masa Studi Lama Kehadiran Dosen Rendah Waktu Tunggu Tinggi IPK Baik/ Tinggi Skripsi Tepat Waktu Ruang Dosen Luas Keketatan Persaingan Rendah NEM Rendah Bhs Inggris Mhs Rendah Masalah 1 Masalah 2 Masalah 3 ………. . .

Contoh Root Cause Analysis (DIKTI, 2003) • IPK baik • Lama studi panjang • Skripsi tepat waktu Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Peraturan Akademik : Nilai terbaik yang digunakan dalam perhitungan IPK Gejala Penyebab Akar Permasalahan Beban dosen meningkat • Beban praktikum meningkat • Kapasitas ruangan kurang memadai dsb Akibat Ubah peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan dalam perhitungan IPK Solusi

Gejala masalah dan akar masalah yang berhasil diidentifikasi dan isu-isu strategis Rangkuman masalah 2 yg telah berhasil di identifikasi dan Solusi dari masalah tsb Gejala/fenomena/symptoms X XX XX X X XXX X Diisi dengan : • XXX = sangat terkait • XX = kurang terkait • X = tidak terkait X XXX

Faktor Penghambat Faktor Pendorong 4 Pelanggan membutuhkan ketepatan asnalisis 2 Meningkatkan kecepatan analisis Kehilangan kerja lembur laboran 4 Kekhawatiran staf pada teknologi baru 2 Rencana: 3 Meningkatkan volume analisis 1 Ongkos perawatan yang lebih murah Introduksi peralatan laboratorium baru Dampak lingkungan akibat alat baru 1 Tambahan biaya untuk membeli alat baru 3 Gangguan proses analisis lab dengan alat baru 1 TOTAL = 10 CONTOH PENGGAMBARAN FORCE FIELD ANALYSIS (FFA) TOTAL = 11

Faktor Pendorong 4 2 Faktor Penghambat Kehilangan kerja lembur laboran Pelanggan Membutuhkan Ketepatan analisa Meningkatkan kecepatan analisa Kekhawatiran staf Introduksi pada teknologi baru 3 1 Peralatan 3 Meningkatkan volume analisis Lab. Baru Dampak lingkungan akibat alat baru 1 Alternatif Solusi: • Sosialisasi teknologi baru • Lokakarya. Ongkos perawatan yang 1 Total = 10 lebih murah Biaya untuk membeli alat baru 3 Gangguan proses analisa lab dengan alat baru 1 Total = 9

BENCHMARK DAN BENCHMARKING Benchmark adalah suatu tingkat mutu kinerja yang diakui sebagai standar kesempurnaan untuk suatu praktek usaha atau program tertentu (termasuk pendidikan tinggi) yang merupakan hasil kerja bermutu tinggi dan diperoleh melalui proses kinerja yang sempurna (“the best practices”) serta menjadi suatu rujukan pengukuran standar untuk perbandingan. Benchmarking adalah suatu proses pembandingan, identifikasi, dan belajar dari praktek yang paling baik di mana pun di seluruh dunia sebagai cara untuk mencapai perbaikan institusi yang berkelanjutan melalui proses pengukuran sistematik dan berkelanjutan pula. Benchmarking digunakan pula untuk memberikan arahan manajemen dalam pemanfaatan sumberdaya manusia, sosial, dan teknis.

BENCHMARK [NASIONAL/INTERNASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/KOMPETENSI PALING BAIK PADA TINGKAT NASIONAL/INTERNASIONAL MUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ THRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ YANG DIPERLIHATKAN INSTITUSI KOMPETENSI MINIMAL PADA TINGKATOLEH NASIONAL THRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ MUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ MINIMAL PADA TINGKAT NASIONAL KOMPETENSI YANG DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSI

GAP ANALYSIS q Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi perbedaan antara posisi organisasi saat ini dengan posisi organisasi yang diinginkan atau dicita-citakan pada masa depan. q Gap Analysis berakibat pada pengembangan strategi yang spesifik dan alokasi sumberdaya untuk menutup adanya gap (kesenjangan) tersebut. q Dalam Gap Analysis perlu diperhatikan tuntutan minimum yang harus dipenuhi (minimum neccessary requirement atau MNR) untuk suatu institusi. q MNR dikenakan kepada setiap komponen (input-process- output-outcome-impact) evaluasi-diri untuk menjamin keberhasilan program studi. q Keberhasilan program sangat dipengaruhi oleh NMR.

Gap Analysis Beberapa contoh MNR: • Luas ruang laboratorium minimum 1, 5 m 2/orang • Jumlah dosen program studi minimum 4 orang S 1 plus 2 orang S 2 (6 dosen) • Beban tugas dosen (EWMP) minimum 12 SKS

KONSEP-KONSEP ORGANISASI YANG IDEAL LANDASAN KONSEPTUAL YANG REALISTIS POSISI ORGANISASI YANG DIINGINKAN DI MASA DEPAN LATAR BELAKANG SOSIAL BUDAYA POSISI ORGANISASI SAAT INI KENDALAM LINGKUNGAN KESENJANGAN YANG MUNGKIN DITANGANI ORGANISASI REALISTIS YANG DIUPAYAKAN MODEL PENGEMBANGAN BERDASARKAN ANALISIS KESENJANGAN UJI LAPANGAN REKOMENDASI: POSISI ORGANISASI YANG TERUJI

Force Field Analysis (FFA) • teknik yang sangat bermanfaat untuk melihat semua faktor pendorong (driving forces) dan faktor penghambat (restraining forces) suatu keputusan • memperkuat faktor pendorong, dan pada saat yang sama memberikan alternatif untuk mengurangi/meniadakan faktor penghambat.

Benchmarking – Seberapa bagus apa yang kita kerjakan dibanding institusi lain ? – Kita ingin menjadi seperti apa? – Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ? – Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut? – Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita? – Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik dibanding mereka ?

MEMBUAT KESIMPULAN q Dalam setiap poin bahasan ED (input-process-output- outcome-impact) harus ada “kesimpulan-kesimpulan kecil” yang dapat memberikan gambaran kemampuan kita dalam melihat dan menginterpretasikan suatu data. q Perlu ada saling keterkaitan antar “kesimpulan- kesimpulan kecil” tersebut, sehingga terlihat dengan jelas pesan apa yang ingin disampaikan, dikaitkan dengan akar masalah yang telah ditemukan. q Perlu ada alternatif solusi yang berbasiskan pada akar masalah yang telah ditemukan.

MASUKAN (INPUT) PROSES (PROCESS) SIMPULAN SEMENTARA BERBAGAI KELUARAN KOMPONEN (OUTPUT) ANALISIS KESIMPULAN: KETERKAITAN ALTERNATIF AKAR POKOK ANTAR SOLUSI MASALAH KOMPONEN HASIL TERAPAN OUTCOME DAMPAK (IMPACT) MENYUSUN KESIMPULAN DAN ALTERNATIF SOLUSI