Analisis dan Manajemen Stakeholder SI 301 Analisis Bisnis

Analisis dan Manajemen Stakeholder SI 301 Analisis Bisnis dan Informasi Pertemuan #5

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda dapat melakukan investigasi situasi serta analisis dan manajemen stakeholder dalam rangka pengumpulan data.

Topik bahasan 1) 2) 3) 4) Identifikasi stakeholder Analisis stakeholder Strategi manajemen stakeholder Pengelolaan stakeholder

Analis Bisnis harus: – Tahu siapa saja stakeholder, dan – Paham apa yang para stakeholder harapkan dari proyek dan solusi yang didapatkan. Jadi stakeholder harus dilibatkan agar mendapat dukungan dari mereka. Biasanya proyek analisis bisnis gagal karena pengelolaan stakeholder yang buruk. Bila stakeholder dapat diidentifikasi dan dikelola dengan benar, halangan 2 dapat dihilangkan.

Manajemen stakeholder dalam siklus hidup proyek (project lifecycle)

Tanggung jawab mengelola stakeholder dipegang oleh project manager atau bersama dengan senior business analyst. Namun, semua anggota tim punya peran penting untuk: – Mengidentifikasi stakeholder, – Membantu memahami kebutuhan mereka, – Membantu mengelola harapan mereka terhadap proyek.

IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Dalam setiap proyek sangat penting untuk melakukan identifikasi stakeholder selengkap mungkin. Mengapa? Karena tidak mungkin mengembangkan dan mengimplementasi strategi manajemen stakeholder yang efektif bila tidak diketahui siapa saja stakeholder proyek tersebut.

Stakeholder adalah ‘siapa saja yang memiliki kepentingan, atau mungkin dapat terpengaruh oleh, isu/masalah yang sedang menjadi perhatian’. Artinya, kurang lebih, siapa saja yang terpengaruh oleh proyek atau siapa saja yang mengkin dalam posisi untuk mempengaruhi proyek.

Kategori stakeholder yang umum digunakan:

Customer Mereka adalah orang 2 atau organisasi yang menggunakan produk atau layanan organisasi kita. Partner Mereka adalah organisasi yang bekerja dengan organisasi kita, misalnya untuk menjual atau mengirimkan produk buatan pabrik kita.

Supplier Mereka yang menyediakan barang 2 dan jasa kebutuhan yang kita gunakan, misalnya peralatan kantor. Competitor Mereka yang bersaing dengan kita untuk berbisnis dengan customer, sehingga mereka memiliki kepentingan dengan perubahan yang dilakukan organisasi kita.

Regulator Beberapa organisasi saat ini harus patuh pada peraturan atau kebijakan tertentu. Owner Mereka adalah orang 2 yang secara langsung memiliki organisasi.

Employee Orang 2 yang bekerja di dalam organisasi sudah jelas memiliki kepentingan terhadap jalannya bisnis organisasi dan perubahan yang dibuat. Manager Manajer profesional di sebuah organisasi, adalah mereka yang dipercaya untuk menentukan arah organisasi.

Masih dimungkinkan adanya stakeholder lain. Contoh: – Pihak asuransi organisasi mungkin tertarik pada area yang mempengaruhi resiko yang ditanggung. – Polisi mungkin tertarik pada implikasi hukum dan peraturan dari tindakan organisasi.

ANALISIS STAKEHOLDER

Setelah mengidentifikasi stakeholder, langkah selanjutnya adalah melakukan penilaian (assessment) untuk menetukan bobot yang harus diberikan kepada mereka. Caranya? Semua stakeholder harus diperhatikan namun dengan pendekatan yang berbeda tergantung: a) Tingkat kepentingan (interest) dalam proyek, b) Tingkat kekuasaan (power) atau pengaruh (influence) terhadap proyek.

Teknik untuk melakukan analisis stakeholder adalah power/interest grid.

Perhatikan saat mengisi power/interest grid, tempatkan stakeholder pada posisi mereka saat ini, bukan dimana mereka harus berada atau dimana kita ingin mereka berada. Selanjutnya kita dapat menentukan strategi untuk mengelola mereka sesuai dengan posisinya, atau mungkin, untuk memindahkan mereka ke posisi lain yang lebih menguntungkan untuk keberhasilan proyek.

STRATEGI MANAJEMEN STAKEHOLDER

Strategi dasar manajemen stakeholder

POSISI TINDAKAN No atau low interest dan no atau low power/influence Abaikan – ignore Some atau high interest namun no atau low power/influence Beri kabar – keep informed No atau low hingga high interest namun some power/influence Terus didekati – keep onside No atau low interest namun high power/influence Diamati – watched Some interest dan high power/influence Terus dipuaskan – keep satisfied High interest dan high power/influence Aktif dikelola – constant active management

CATATAN ! Customer individu sebagai stakeholder kelihatannya tidak penting pengaruhnya bagi organisasi. Namun bila mereka menulis komentar negatif di social media, koran, majalah, mengajukan petisi atau keluhan kelembaga konsumen, MAKA mereka akan menjadi sangat berbahaya.

PENGELOLAAN STAKEHOLDER

Menentukan keterlibatan stakeholder RACI chart – disebut juga ‘linear responsibility matrix’ – berisi daftar hasil kerja (product/deliverable) utama di sisi kiri dan berbagai stakeholder terkait di sisi atas. Di titik perpotongan antara stakeholder dengan hasil kerja, kita tandai keterlibatan mereka menggunakan salah satu kategori RACI: – – Responsible Accountable Consulted Informed

RASCI chart menggunakan pendekatan yang serupa namun ada tambahan kategori S untuk ‘support’. Orang (atau peran) ini menyediakan bantuan dukungan, dan terkadang sumberdaya, untuk siapa saja yang bertugas melakukan hasil kerja (product/deliverable).

Memahami sudut pandang (perspektif) stakeholder Penting untuk memahami apa yang dipikirkan oleh stakeholder, atau apa sudut pandang (perspective) bisnis mereka? Misalnya, di organisasi komersil, ada seorang stakeholder yang merasa semua tindakan dibenarkan asal tidak illegal, Disisi lain ada stakeholder yang merasa bahwa organisasi punya tanggung jawab kepada masyarakat sehingga beberapa tindakan dianggap tidak etis dan harus dihindari.

Soft Systems Methodology SSM adalah cara untuk memahami situasi dunia nyata (real-world) yang rumit. Prinsip dasar SSM adalah bahwa situasi real -world jarang yang sederhana dan biasanya sangat rumit. Saat menginvestigasi situasi bisnis, biasanya para stakeholder punya pandangan berbeda-beda mengenai ‘problem’ yang dihadapi dan apa yang harus dilakukan.

Lakukan analisis perspectives – CATWOE: • W = Weltanschauung atau Worldview, yaitu simpulan keyakinan stakeholder mengenai organisasi atau sistem bisnis, • T = Transformation, adalah aktifitas bisnis yang utama dari sistem bisnis, • C = Customer, para stakeholder dapat berbeda pandangan mengenai siapa yang seharusnya menjadi customer organisasi,

• A = Actor, adalah orang 2 yang melakukan transformation, • O = Owner, yang memiliki pandangan terhadap sistem bisnis, • E = Environment, semua organisasi beroperasi dalam batasan 2 yang ditentukan oleh lingkungan (environment).

DISKUSI & PENUTUP