ANALISA DESAIN SISTEM INFORMASI WAWANCARA Oleh Sri Herawati

ANALISA DESAIN SISTEM INFORMASI WAWANCARA Oleh : Sri Herawati, S. Kom D 3 MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS TRUNOJOYO

Sub Topik • • Format Pertanyaan Teknik Wawancara Merekam Wawancara JAD (Joint Application Design)

Wawancara • Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana. • Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar tujuan-tujuan, perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informal dalam wawancaradengan para pembuat keputusan organisasional.

Langkah Persiapan Wawancara • Membaca materi latar belakang bacalah informasi tentang orang yg diwawancarai dan organisasinya. Spt : Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya

Langkah Persiapan Wawancara • Menetapkan Tujuan berdasarkan latar belakang • Memutuskan siapa yang diwawancarai • Menyiapkan orang yang diwawancarai mengatur waktu dgn menelpon mereka atau mengirim email. Biasanya wawancara dilakukan selama 45 mnt atau 1 jam

Langkah Persiapan Wawancara • Menentukan Jenis dan Struktur Pertanyaan

Jenis-jenis Pertanyaan • Pertanyaan Terbuka (Open-Ended) • Pertanyaan Tertutup (Close-Ended)

Pertanyaan Terbuka • Menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons.

Pertanyaan Terbuka Contoh Pertanyaan : • Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di perusahaan Anda ? • Apa tujuan terpenting departemen Anda ? • Sekali data diajukan lewat website bagaimana data -data tersebut akhirnya diproses ? • Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ? • Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?

Pertanyaan Tertutup • Membatasi respon orang yg diwawancarai dgn memberikan beberapa pilihan jawaban

Pertanyaan Tertutup Contoh Pertanyaan : • Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui? • Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ? • Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda ? - Formulir keluhan konsumen - Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website - Interaksi tatap muka dengan konsumen - Barang yang dikembalikan konsumen • Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi. • Siapa yang menerima masukan ini ?

Pertanyaan Tertutup • Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi vendor ? • Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman? • Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan?

Struktur Wawancara • Struktur Piramid • Struktur Funnel • Struktur Diamod

Struktur Pyramid • Dimulai dengan pertanyaan tertutup dan selanjutnya dengan pertanyaan terbuka • Contoh : Apakah Anda mempertimbangkan metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ? Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ? Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingya akses internet ?

Struktur Funnel • Dimulai dengan pertanyaan terbuka dan selanjutnya dengan pertanyaan tertutup • Contoh : - Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru? - Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ? - Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ? - Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

Struktur Diamond • Dimulai dengan pertanyaan tertutup, selanjutnya terbuka dan ditutup dengan pertanyaan tertutup • Contoh : - Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan website secara gratis seperti yang Anda gunakan. - Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di website untuk layanan ini. - Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster. - Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini. - Apakah “cookies” merupakan suatu cara yang lebih baik untuk mengukur penggunaan tampilan situs ?

Kelebihan Wawancara • Pewawancara dpt memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan. • Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang. • Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai. • Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kekurangan Wawancara • Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal. • Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara. • Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai. • Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

Merekam Wawancara • Wawancara dapat direkam dengan tape recorder atau buku catatan • Rekaman audio harus minta ijin dan menjamin kerahasiaan

Kelebihan rekaman audio – Menampilkan rekaman yang akurat dari setiap perkatanan orang yang diwawancarai – Membebaskan penanya mendengarkan apapun yang dikatakan sekaligus meresponnya pada saat itu juga – Memungkinkan kontak mata yang lebih baik serta pengembangan hubungan lebih baik antara penanya dan orang yang dianalisis – Wawancaranya bisa didengarkan ulang untuk aanggota tim yang lain

Kekurangan rekaman audio – Orang yang diwawancara kemungkinan agak tertekan dan tidak bisa bebas meresponnya – Penanya kemungkinan mendengar dengan mudah karena semuanya sudah direkam – Sult menempatkan bagian yang dianggap penting selama perekaman – Biaya pengumpulan data menjadi meningkat karena membutuhkan pentranskripsian tape

Kelebihan rekaman catatan • Membuat penanya tetap siaga • Menambah ingtan akan pertanyaan 2 penting • Membantu ingatan akan kecenderungan wawancara terpenting • Menunjukkan ketertarikan penanya dengan wawancara • Mendemonstrasikan kesiapan penanya

Kekurangan rekaman catatan • Hilangnya kontak mata yang vital • Hilangnya rentetan percakapan • Membuat orang yang diwawancarai ragu untuk bicara saat penanya menulis • Menimbulkan perhatian yang berlebihan terhadap fakta justru mengurangi perhatian terhadap perasaan dan pendapat orang yang diwawancarai

Sebelum melakukan wawancara • Kontak orang yang akan diwawancara dan topik wawancara • Berbusana sesuai • Datang lebih awal • Konfirmasikan dengan orang yang akan diwawancarai bahwa Anda sudah tiba dan siap memulai wawancara

Memulai wawancara • • Berjabat tangan Sebutkan nama dan tujuan Anda Ambil buku catatan, tape recorder Pastikan tape recorder bekerja dengan baik

Pertanyaan pembuka • Mulai dengan pembicaraan ringan , pertanyaan terbuka • Simak untuk mendapatkan respon • Lihat perubahan yang terjadi

Selama wawancara • Wawancara tidak lebih dari 45 sampai 1 jam • Pastikan Anda memahami apa yang disampaikan interviewee • Tanya tentang definisi bila perlu • Gunakan pertanyaan kemungkinan

Menutup wawncara • Tanyakan “ apa ada hal lain yang Anda ingin tambahkan? ” • Buat kesimpulan dan berharap ada respon • Tanyakan dengan siapa Anda harus melakukan wawancara untuk selanjutnya • Tentukan waktu wawancra selanjutnya • Berterima kasih atas waktu mereka dan berjabat tanganlah

Laporan wawancara • Buat laporan sesegera mungkin setelah wawancara • Buat pokok 2 kesimpulan wawancara kemudian detailkan • Review laporan dengan responden

Joint Application Design (JAD) • Joint Application Design (JAD) dapat melakukan wawancara bersama dengan komunitas user • JAD adalah teknik untuk menganalisis syarat-syarat dan untuk merancang antarmuka pengguna bersama-sama dengan para pengguna dalam suatu kelompok

Joint Application Design (JAD) Latar Belakang • menyingkat waktu (sekaligus biaya) • meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh • menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem • informasi baru sebagai hasil proses-proses yang partisipatif.

Partisipan dalam JAD • Penganalisis • Pengguna • Pihak Eksekutif (departemen pelatihan utk memimpin sesi) • Pengamat • Notulen

Keuntungan JAD – Menghemat waktu, wawancara tradisional empat mata – Perkembangan sistem yang cepat – Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi sebagai penganalisis – Pemgembangan desain yang kreatif

Kekurangan JAD – Membutuhkan komitmen anatara 18 sampai dengan 20 partisipan – Bila persiapan JAD tidak memadai atau bila laporan tindak lanjut tidak lengkap – Keahlian 2 organisasional dan budaya organisasional yang diperlukan tidak cukup bisa dikembangkan