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Améliorer son classement et préparer l’archivage I. Le classement Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013

Public visé et Objectifs Agents de gestion administrative, secrétaires ou assistants amenés à classer des documents produits par le service. Objectifs - Repérer et mettre en œuvre un classement adapté, efficace, accessible et fiable. - Concevoir une organisation de classement simple et évolutive quelle que soit la modalité technique choisie (classement papier ou informatique). - Identifier comment préparer les archives dans son service. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 2

Vincent BOGAERS Etudes : Master RH à l'IGS Paris et MBA à l'ESG Parcours : 12 ans d’expérience dans la formation - Entreprise de support technique (hotline) : norme qualité - Mairie : Marianne et démarche Qualité - Public (Formation & recrutement…) : 7 ans en collectivité Consultant formateur en Ressources Humaines, Management et Qualité (Marianne, Qualiville, Iso, …) « SAV » : Skype : soi. conseil vbogaers@soi-conseil. com Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 3

Caractéristiques Le point de vue adopté se situe au moment de la création du document (papier ou électronique). Le document créé est un document d’archives, c’est-àdire qu’il doit être complet et exact et rendre compte de l’activité qui l’a produit. Le document sera soumis à des règles de conservation et de consultation. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013

Audit de votre classement et archivage Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 5

La gestion physique des documents : • Les types de dossiers : commun ou par spécialité ? • Les types de classement classé ? • Les durées de conservation sont-elles respectées ? • Les procédures de versement, de tri et de destruction sont-elles connues et pratiquées ? Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013

Le système informatique : 4 Les archives sont-elles intégrées dans les procédures informatiques ? Les dossiers électroniques : 4 Les archives physiques sont-elles intégrées dans la gestion des dossiers électroniques ? 4 Existence de données communes ou de documents communs ? Les documents et les courriers électroniques : 4 Les documents numériques : photos, radios, documents externes, etc. 4 Le courrier électronique Il devient le moyen de communication le plus important. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013

Comment est réalisé le classement ? • Les documents physiques ü Dossiers en pochette ou en carton ü Dossiers courants et définitifs ü Dossiers dans les services ü Dossiers administratifs • Les documents électroniques ü Interface au Système d’Information ü Interface aux logiciels de dossiers patients • Le courrier électronique et les documents associés Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013

LES LOCAUX D’ARCHIVES • Localisation des locaux : ü Proches des services ou éloignés ü Capacité en nombre de dossiers ü Capacité en durée d’archivage ü Dossiers administratifs • Les procédures ü Communications de dossiers ü Tris et éliminations • Gestion manuelle ou informatique Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013

Pour le stockage, la prise en compte : • Type de mobilier : fixe ou mobile ? • Type de classement : en continu, par date de naissance, par service, etc. ? • Les sites : proches des services ou éloignés; avec ou sans sous-traitance ? • Les dossiers: en pochette Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 ou en carton ?

Le récolement : • Reprise ou pas. • Si reprise, quelle ampleur ? • Les moyens humains et techniques. Les tris et éliminations : • Procédure agréée. • Moyens humains compétents. • Responsabilité. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013

Présentations des différentes techniques de classement Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 12

On ne classe par pour conserver, on classe pour retrouver facilement. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 13

Un bon classement doit être : • simple – pour permettre de trouver et replacer facilement un document • rapide – pour trouver et replacer rapidement un document • sûr – pour être certain que tous les documents sont à leur place et qu’aucun ne manque • extensible – pour permettre d’ajouter des documents ultérieurement. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 14

Un « bon classement » : critères d’efficacité du classement Le « bon classement » n’existe pas dans l’absolu. Caractéristiques d’un bon classement • Accessible le classement est basé sur une méthode ; les dossiers sont bien identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode • à jour la corbeille « classement en attente » est vide. • Simple • fiable il est « sans bruit » . Un bruit est un document qui n’a rien à faire dans le classement (le double, le brouillon, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc. ). Le classement est sans « silence » c’est-à-dire qu’il ne manque pas de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par un « fantôme » , c’est-à-dire, une feuille de papier qui comportera : le nom du document ou du dossier, le nom de l’emprunteur, la date d’emprunt. Le matériel utilisé par le classement doit faire gagner du temps et de la fiabilité. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 15

Quelques règles • un classement ne doit pas comporter une arborescence de plus de 4 niveaux. • il ne faut pas que le classement implique plus de 4 ou 5 gestes • au-delà de 3 ou 4 les couleurs ont plus tendance à nous perturber qu'à nous aider • s'interdire de créer une rubrique "divers" Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 16

Un circuit sans retours Transmission Classement Une copie ? Document Trier entrant Original Traiter TRI TROP Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 17

Le mobilier de classement • Armoires à portes battantes ou coulissantes • Classeurs multi-tiroirs • Bibliothèques • Etagères • caissons mobiles A l’intérieur de ce mobilier, placez les accessoires les plus appropriés. • • • corbeilles superposables en format A 4 ou même A 3 (pratique pour les plans) classeurs à levier dossiers suspendus ranges-revues intercalaires protège-documents chemises onglets et index marque-pages caisses à archives Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 18

Trucs et Astuces : code couleur • Utiliser des pochettes de couleur qui correspondent à l'aiguillage du document : – une pochette rouge pour ce qui doit être signé en urgence, – une verte pour ce qui peut attendre une semaine par exemple, – une noire pour ce qui doit être directement classé. On peut aussi utiliser des pastilles adhésives colorées pour remplacer ce système : • une pastille rouge est apposée pour traitement, • une noire pour indiquer que le traitement est effectué. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 19

De l'art de savoir. . . supprimer • L'une des causes majeures de mauvais classement concerne l'accumulation de documents inutiles. • Par précaution, on a souvent tendance à garder plutôt qu'à jeter. • Il est donc nécessaire de se demander quel document garder, et pendant combien de temps. indiquer dès sa réception, la période de validité d'un document. Exemple, un catalogue fournisseur sera valable une année au maximum et ira rejoindre une boîte de classement « annuelle » avant destruction, alors qu'un document comptable devra rester disponible au moins pendant l'exercice en cours, avant d'être archivé pour toujours. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 20

Prendre le temps de classer • Plutôt que de classer une fois par mois, réservez-vous une heure par semaine. • Avec l’habitude, ce ne sera plus qu’une question de 20 à 30 minutes, pas davantage. Attention à ne pas céder aux tentations de report dans le genre « je ferai ça la semaine prochaine » . La tâche épreuve n’en sera que plus difficile ! Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 21

Construire son classement Les besoins des utilisateurs Un classement efficace répond aux demandes, à l’utilisation qu’on en a. QQOQCP Qui ? Qui utilise les dossiers ? Quoi ? Quels documents composent les dossiers ? Où sont rangés les dossiers ? Où les consulte-t-on ? Quand utilise-t-on les dossiers ? (fréquence d’utilisation pour déterminer si le dossier est « vivant » ) Combien ? Combien de dossiers ? Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 Pourquoi ? Pour quelle raison ? 22

Les trois zones + 1 Zone 4 Zone 3 Zone 2 Zone 1 A portée de main Quotidiennement Dans le bureau Fréquemment Proche / couloir Régulièrement Dans les archives Obligation de conserver Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 23

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Classement et Informatique • Utiliser les mots clés (tags) – Fichier / propriété / mots clés – Mots clés = clé principal puis clé secondaire puis sujet • Arborescence : – la même que pour son classement papier – Code couleur des dossiers Microsoft : idem que son classement papier – Code couleur dossiers Outlook : idem que son classement papier Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 25

Retrouver rapidement les fichiers a usage fréquent Sans doute avez-vous l'habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous tilisez fréquemment. L'ennui de cette technique, c'est que ces raccourcis finissent par encombrer le bureau. Il existe pourtant une autre alternative : épingler les fichiers dans leur logiciel d'origine. En d'autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts. Pour cela : • ouvrez votre fichier avec votre application Office ; • activez le bouton MS Office (version 2007) ou Fichier (version 2010 et plus) ; • cliquez sur l'option Récent ; • le nom du fichier ouvert apparaît dans la liste des documents ouverts les plus récemment ; • cliquez sur l'épingle blanche située face au nom de fichier ; • l'icone devient bleue et le fichier est désormais "épinglé". Vous y accéderez par le biais de l'option Fichier - Récent. • Si vous n'utilisez plus un fichier épinglé, cliquez simplement sur l'icone bleue en face de son nom. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 26

Classement et GED • Démarche – – GED : Gestion Electronique des Documents Scanner Gérer le fichier de suivi des documents scannés Transmettre de façon dématérialisée Associer des mots clés aux documents scannés (cf. recherche ultérieure) • But : – Gain de temps • Impératifs : – Logiciel + scanners + ressources du réseau informatique • Management : – Habitudes de travail et « habilité » informatique Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil. com - 2013 27