Amalar Asndan Kongre Turizminin Snflandrlmas Katlmc Says Asndan

Amaçları Açısından Kongre Turizminin Sınıflandırılması Katılımcı Sayısı Açısından Sınıflandırma ÖĞR. GÖR. AYŞEN GÖNÜL EKŞİOĞLU

� İnsanlar çeşitli sebeplerle bir araya gelmekte, çeşitli etkinliklerde bulunmakta veya etkinlikleri organize etmektedirler. � Söz konusu etkinlikler olduğunda bu bir araya gelme ve ortak bir amacı paylaşma nedeni çok çeşitlilik göstermektedir. � Örneğin insanlar bilgi paylaşımı amacıyla kongrelere gitmekte, festivallere katılarak kültür-sanat ve eğlence ihtiyaçlarını karşılamakta, rekabet ve heyecan duygularını tatmin etmek amacıyla spor etkinliklerini izlemekte, firmalar ürünlerinin pazarlama ve tanıtımımı yapabilmek için fuarlara katılmakta ve çalışanlar kurumsal amaçlarla düzenlenen toplantı ve sosyal faaliyetler gibi etkinliklere katılmaktadırlar. � Diğer taraftan bu etkinlikler çok çeşitli büyüklüklerde de olabilmektedir. � Örneğin, bir firmanın çalışanları için düzenlenen piknik organizasyonu da Olimpiyat Oyunları gibi uluslararası bir organizasyon da etkinlik kapsamında değerlendirilmektedir. � Bu sebeple, içerik ve amaç açısından farklılaştıkları gibi büyüklükleri bakımından da etkinlikler, çok kapsamlıdır. � Bu nedenle etkinliklerden söz ederken çeşitli büyüklüklerde, çeşitli sebeplerle düzenlenen ve çeşitli türlerde olaylardan söz edilmektedir.

� � � Bu kapsamda çeşitlilik gösteren etkinliklerin organizasyonu, planlaması ve yönetimi ise bir uzmanlık alanı olup bu sürecin yönetimine “etkinlik yönetimi” adı verilmektedir Kendi içinde çeşitlilik gösteren etkinlikler bir kurumun, bir politika sürecinin ve bir akademik disiplinin konusu olabilmektedir. Bir kurum için etkinlikler, hedef kitlelerle iletişim kurmanın ve bu doğrultuda itibar kazanmanın bir yolu iken bir ülke, kent ve destinasyon düzeyinde ya bir mega etkinlik veya bir araya gelen etkinliklerin oluşturduğu bir karma ile markalaşma sürecinin lokomotifi olmaktadır. İster kurum isterse de ülke, kent veya destinasyon için düzenlensin etkinlikler hem uygulamacıların hem de araştırmacıların ilgisini çeken hem ekonomik hem de sosyal alana önemli katkı sağlayan olaylar olarak görülmektedir. Etkinliklere ve etkinlik yönetimine yönelik ayrıntılı bilgi edinmek için öncelikle etkinlik kavramının, etkinlik türlerinin ve başlıca etkinlik türlerine ilişkin açıklamaların yapılması gerekmektedir Bu doğrultuda bu bölümde etkinlik kavramı, etkinlik deneyimi, etkinliklerin türleri incelenmekte ve başlıca etkinlik türleri açıklanmaktadır.

� Toplantı, belirli amaçlarla bir araya gelmiş bir grup insan için kullanılabilecek en kapsayıcı kavram olarak tanımlanmaktadır (Getz, 1997, s. 9). � Toplantı kapsamında konferans, sempozyum, kongre, kurultay, forum, seminer gibi çeşitli etkinlik türlerinden söz edilebilmektedir. � Toplantılar; amaçlarına, konularına, düzenlendikleri yere, katılımcı sayısına ve düzenlenme sıklığına bağlı olarak sınıflandırılabilir. � Ülkemizde kongre kavramı, tüm toplantıları kapsayan bir kavram gibi kullanılsa da kongre, yalnızca çok sayıda kişinin bir araya geldiği ve turizm potansiyeli yaratan bir toplantı türüdür.

Toplantı: Birden fazla insanın ortak amaçlarla bir araya gelmeleridir. � Tarih boyunca toplantılar, iletişim kurmak, öğrenmek, tartışmak, oylamak ve karara varmak gibi farklı amaçlarla düzenlenmekte ve günümüzde herbiri kongre, konferans, seminer gibi farklı isimler altında sınıflandırılmaktadır. � Teknik açıdan bakıldığında bu sınıflamaların birebir aynı olmadığı, birbirinden küçük farklarla ayrıldığı görülmekte, ancak amacı ve kapsamı ne olursa olsun toplanma ihtiyacı oluşturarak insanların yer değiştirmelerini sağlamaları ortak noktaları olmaktadır. � Literatür incelendiğinde sınıflandırma olarak birbirinden ayrılan bu toplantı türlerinin pek çok kaynakta birbirlerinin yerine kullanıldığını, çoğu zaman da kongre kelimesinin tüm bu türleri kapsayacak şekilde kullanılmakta olduğunu görmekteyiz. �

� Amacına Göre : Politik, bilgi alışverişi, eğitim, ekonomi amaçlı toplantılar � Konu: Bibliyografi, doküman, basın, din, etik, sosyal bilimler, hümanist çalışmalar; uluslararası ilişkiler, politika, hukuk, kamu idaresi, sosyal yaşam seviyesi, meslekler, işverenler, ekonomi, finans, ticaret, sanayi, tarım, ulaşım, seyahat; teknoloji, ilim; sağlık, eğitim, sanat, radyo, sinema, spor, eğlence konulu toplantılar � Düzenlendikleri yer: Uluslararası toplantılar, ulusal toplantılar, bölgesel toplantılar

Katılımcı Sayısı � 0 -50 arası: Seminerler, kolokyumlar, çalışma grup toplantıları, tartışmalar, komisyon toplantıları, yuvarlak masa toplantıları � 50 -300 arası: Konferanslar, sempozyumlar, kolokyumlar � 300 ve yukarı: Kongreler, genel kurullar � Düzenlenme Sıklığı: Olağan toplantılar, yıllık toplantılar, iki yıllık toplantılar, üç yıllık toplantılar, olağandışı (düzensiz) toplantılar � Görüldüğü gibi toplantılar, farklı amaçlarla, çok çeşitli konularda düzenlenebilmekte, uluslararası, ulusal ve bölgesel düzeyde gerçekleşebilmekte, küçük gruplardan kitlelere çok farklı katılımcı sayılarını kapsayabilmekte, yıllık, iki yıllık gibi düzenli aralıklarla veya olağandışı gerçekleşebilmektedir. �

� Kongreler hacim ve içerik açısından daha büyük ve uzun olmasına rağmen, yine de diğer toplantı türleri ile arasındaki fark kesin hatlarla belirlenmiş değildir. � Bunun sonucu olarak, meeting, konferans, konvansiyon ve kongre kavramları çoğu yerde iç içe, birbirlerinin yerine kullanılmaktadır. � Bu sebeple bu çalışmada, kongre turizminin kapsamını oluşturan diger toplantı türlerine de yer verilecektir. � Toplantı türlerinin başlıcaları şöyle açıklanmıştır.

� Teknik, bilimsel yada ticari alanlarda yapılan ve düzenli bir periyot göstermeyen toplantılar için kullanılır. Soru-cevap bölümüyle takip edilen, bir veya birkaç uzman tarafından verilen sunumdur. � Konferanslarda belirli bir alanda uzman pek çok kişi bir araya gelir ve bir-iki günlük bir program çerçevesinde bilgi ve deneyimlerini diğerleri ile paylaşır. � Bu doğrultuda konferanslarda eylem yerine bilgi ön plandadır. � Diğer taraftan konferansların etkileşim olanağı azdır. � Bu tür toplantılar, belli bir amaca ulaşma yolunda kolektif katılımı teşvik eder.

� Genellikle 30 veya daha az kişiden olusan küçük grupların, belirli bir alanda yaptığı yüzze bilgi ve deneyimin paylaşımıdır. � Grubun tartışmaları, konusunda uzman bir yönetici tarafından yönetilir. � Genellikle tek bir oturum veya birkaç oturum içerir. � Burada amaç, uzman kişinin diğerlerine bilgi ve deneyimlerini aktarmasıdır. � 20 -50 arasında kişinin katıldığı seminerler, belirli bir konuda uzmanlığı artırmak, mesleki ve teknik bilgiyi aktarmak veya motivasyon amacıyla gerçekleştirilebilmektedir.

� Genel toplantılar içerisinde spesifik bir problem ve konu üzerine yapılan, konu veya durumun analiz edilmesi, fikirlerin sentezlenmesi için tasarlanmış küçük grup toplantılarıdır.

� Bir konunun, karşıt görüşlere sahip uzmanlar tarafından bir yönetici başkanlığında tartışıldışı toplantılardır. Dinleyiciler katılımda serbesttir ve konuşmacıların amacı birbirlerinden çok, dinleyicilere hitap etmektir. � Forumlarda tarafların konuşmalarından sonra oturum yöneticisi konuyu özetler ve sonra tartışma başlatılır.

� Birçok uzmanın bir konu ile ilgili bildiriler sunduğu toplantılardır. � Foruma kıyasla dinleyici katılımı daha azdır.

İki ya da daha fazla konuşmacının uzmanlık alanlarında görüşlerini savunduğu toplantılardır. � Paneller, konuşmacıların yanı sıra dinleyicilerin de tartışmasına açık olan ve bu tartışmaların bir panel yöneticisi tarafından yönetildiği toplantılardır. �

�Akademisyenlerin bilimsel bir konu üzerinde açıklama yaptıkları ve ilgili soruları cevaplandırdıkları, öğretim ve tartışma odaklı küçük grup toplantılarıdır.

� Çoğunlukla bir yasa hazırlamak veya bir konu üzerinde anlaşma sağlamak için yapılan olağanüstü toplantılar.

� � � Uzmanlık gerektiren bir alanda bilgi ve görüslerin resmi alışverisini kolaylaştıran, genellikle sorunları çözme amaçlı, yıllık veya periyodik aralıklarla düzenlenen genel oturumlardır. Kongrelere uluslararası katılım olabilir ve bu tür toplantılarda katılımcı sayısı yüksektir. Daha önceden de belirtildiği gibi, kongre kavramı sadece kongre tipi toplantıları kapsamamakta, diger türleri de içine alacak sekilde bir kullanım göstermektedir. Buna baglı olarak, kongre turizmi de yalnızca kongre tipi toplantıların yarattıgı seyahat olgusunu degil, seminer, sempozyum, konferans vb. türlerin de neden olduğu turizm hareketini kapsadığından “kongre turizmi” yerine “toplantı turizmi” kavramı da kullanılabilmektedir. Ancak ülkemiz ve dünya literatüründe daha sık rastlanması nedeniyle bu çalışmada da “kongre turizmi” kavramı kullanılacaktır. Kongre turizmi içerisinde yer alan toplantı türleri için çok farklı sınıflandırmalar bulunmaktadır.

� Bu sınıflandırmaya göre toplantılar 4 gruba ayrılır. � a) Ulusal ve Uluslararası Kongreler: Bilgi alışverişi amaçlıdır. � b) Seminerler ve Kurslar: Okul içi ve sonrası eğitim amaçlıdır. � c) Ürün Tanıtma Toplantısı: Satış ve pazarlama tekniklerini gösterme amaçlıdır. � d) Özendirme Toplantısı: Satış aktivitesinin arttırılmasını teşvik etme amaçlıdır.

� Katılan kişi sayıları göz önünde bulundurularak yapılan bir sınıflandırma aşağıdaki tablo'da gösterilmiştir. Katılımcı Sayısı- 50 Delegeye Kadar Seminer Kolokyum Çalıştay ( Works shop) Panel Komisyon toplantıları Denetim kurulu toplantıları 50 -300 Delege Genel Kurullar Konferanslar Sempozyumlar Zirve 300 Delege Üzeri Kongreler Genel Kurullar

� Kongrelerin sınırları kongrenin türüne, amacına, katılan delegelere vs. göre değişebilmektedir. � Bu özelliklere göre kongrelerin ulusal, sayısal ve zaman sınırları belirlenmektedir. � Zaman Sınırları � Ulusal Sınırları � Sayısal Sınırlar

� Kongrelerin süreleri genellikle 4 -5 gün ile sınırlıdır. � Ancak daha uzun ve daha kısa süreli kongreler de yapılmaktadır. 1 -2 gün süren kongreler yapılabildiği gibi çok nadir de olsa bu süre 6 günün üzerinde 14 güne kadar uzayabilmektedir. � Daha uzun süreli kongrelerin amaç ve kalitesinden uzaklaştığı düşünülmektedir. � Bunun sebebi, katılımcıların bu uzun süre içerisinde sıkılmaları, toplantılar üzerinde yoğunlaşamamaları gibi nedenlerle zamanın ve kaynakların boşa harcanması olarak gösterilmektedir.

� Kongreler, katılan delegelerin temsil ettiği uluslara göre ulusal yada uluslararası olarak sınırlandırılırlar. � Ulusal kongrelerde, kongreye katılan delegelerin büyük çoğunluğu kongrenin yapıldığı ülkenin vatandaşıdır. � Bu tür kongreler, uluslararası kongrelere kıyasla daha kısa süreli (1 ile 3 gün arası), daha az zahmetli ve daha az masraflıdır. � Ulusal kongrelere katılan delegelerin harcamalarının tamamı veya bir kısmı delegelerin bağlı oldukları kurum tarafından ya da kongreyi düzenleyen kuruluşlar tarafından ödenir. � Konaklama için genellikle orta sınıf düzeyi (2 -3 -4 yıldız) oteller tercih edilir.

Uluslararası kongrelerde ise en az üç ulusa ait temsilcilerin bulunması gerekir. Bu tür kongreler daha uzun bir süreyi (4 ila 7 gün arası) kapsamakta, genellikle pazartesi günü başlayıp, cuma akşamı sona ermektedir. � Uluslararası kongreler, organizasyon yapısı olarak daha karmaşık yapıdadır. � Konaklama, yemeiçme hizmetleri için çoğunlukla üst sınıf düzeyinde yerler tercih edilir. � Ayrıca, kongreyi düzenleyenler, farklı bir bölgeye gelen delegeler ve refakatçiler için değişik imkanlar yaratmayı, sözgelimi kongrenin düzenlendiği yer veya yakın çevresine geziler düzenlemeyi göz önünde bulundurmalıdırlar. � Ulusal bir toplantının kendi ülkesi dışında toplanması ise “yabancı bir grubun kongresi” olarak adlandırılır �

� Delege sayısı ne olursa olsun, en küçük boyuttaki kongrelerin bile turistik ve ekonomik katkıları göz ardı edilemez. � Bununla birlikte bazı literatürde ve pazar analizi araştırmalarında kongrelerde katılımcıların alt sınırı 15 -20 -25 kişi olarak kabul edilmektedir

� Mustafazade N. (2015), Kongre Turizmi Ve Önemi, Yüksek Lisans Bitirme Tezi, Azerbaycan Devlet İktisat Üniversitesi, Bakü