Allmte USIT 18 oktober 2012 Saksliste Internt handlingsrom

Allmøte USIT 18. oktober 2012

Saksliste • Internt handlingsrom (IHR) • USIT 3. 0

IHR • Roller og ansvar • Organisering og standardisering av Ui. Os ITvirksomhet • Bilagslønn • Studieadministrasjon

Roller og ansvar • Tre hovedmodeller – Nærhetsmodellen – Dagens modell – Sentralisert modell • Skille strategi og drift • Servicesenter

Organisasjonsutviklingsprosjekter SA 5 og TA • • Hvilke oppgaver må ligge sentralt og ha en sterk grad av standardisering Hvilke oppgaver bor ligge sentralt fordi det oppnås vesentlige stordriftsfordeler eller krever utstrakt grad av spesialkompetanse? Hvilke oppgaver kan desentraliseres, men som med fordel bor vare gjenstand for stor grad av standardisering? Hvilke oppgaver kan desentraliseres uten at det sentrale nivået trenger a involveres eller at oppgavene må standardiseres? Hvilke oppgaver kan bortfalle? Hva må styrkes for a nå målsettingene i Strategi 2020? Hvordan håndtere fagansvar ved en desentralisert modell, herunder vurdering av behov for standardisering og kontroll/oppfølging? Hvilke effekter vil tiltakene medføre?

USIT og roller og ansvar • «I tillegg har det over en lengre tidsperiode vart gjennomført et organisasjonsprosjekt i USIT (USIT 3. 0). Dette arbeidet ble midlertidig stanset i påvente av arbeidet med roller og ansvar. I prosjektet standardisering av IT-virksomheten er det fra en egen plangruppe foreslått en arbeidsdeling mellom USIT og fakultetene/instituttene. Det vedtak som Universitetsstyret fatter i denne sammenheng vil bli lagt til grunn for gjennomføringen av ny funksjons- og oppgavefordeling mellom USIT og fakultetene/instituttene. Ny organisasjonsstruktur vil være på plass på nyåret. Universitetsdirektøren har avtalt forhandlings/drøftingsmøte med organisasjonene i etterkant av styremøtet 23. oktober 2012. »

Forslag til vedtak • • • Organiseringen av universitetets administrative tjenester skal følge en desentral I de tilfeller det kan påvises stordriftsfordeler med gode effektiviseringsgevinster, eller der oppgavene krever særlig kompetanse, skal det velges sentraliserte og/eller standardiserte losninger. Universitetsdirektøren viderefører arbeidet med a detaljere organiseringen av Ui. Os administrative portefølje. Som et ledd i dette arbeidet skal det gjennomføres en konsekvens- og risikoanalyse Etablering av egen enhet for tjenesteleveranser: – Tjenesteleveranser som lønn, regnskap og arkiv skilles ut i en egen – I det videre arbeidet med organisering av de administrative tjenestene skal det vurderes • Universitetsdirektøren legger frem en plan for a styrke Ui. Os strategiske kraft nasjonalt og internasjonalt.

Organisering og standardisering av Ui. Os IT-virksomhet • Tiltak for tydeligere grunnlag for beslutninger på IT-området • Standardisering prosesser, tjenester og teknikk • Klargjøring av ansvar- og oppgavedeling

Høringer • 17 høringssvar • Veldig mye positivt!

Forslag til vedtak - I • Organisering og standardisering av Ui. Os ITvirksomhet skal følge innstillingen fra plangruppen for administrative IT-tjenester. Følgende omrader må imidlertid utredes nærmere: – Felles brukerstøttesenter – Normkravene til lokale IT-ledere og – tilsatte – Forholdet mellom USIT som tjenesteleverandør og USIT som premissgiver

Forslag til vedtak - II • For a sikre god kommunikasjon mellom lokal-IT og USIT må alle fakulteter etablere en organisering av sin IT-virksomhet som sikrer ett formalisert kontaktpunkt inn mot USIT. Personen som ivaretar bindeleddet mellom fakultet og USIT må vare oppdatert på fakultetets strategi og satsinger. • Universitetsdirektøren skal i samarbeid med ledelsen ved fakulteter og institutter etablere en modell for prioritering og styring av l. T-utviklingstiltak som ikke faller inn under kategorien administrativ IT

Forslag til vedtak - III • Universitetsdirektøren skal i samarbeid med ledelsen ved fakulteter og institutter utarbeide forslag til: – Strategi for universitetets IT-virksomhet – Arkitektur og integrasjonsrammeverk – Tjenestekatalog • Det lages en fremdriftsplan for dette.

Forslag til vedtak - IV • Universitetsdirektøren skal i samarbeid med ledelsen ved fakulteter og institutter fremme forslag til Universitetsstyret om hvordan støtte til IT i undervisning og forskning skal organiseres ved Ui. O. • Universitetsdirektøren gjennomfører tiltak for a bedre kommunikasjonen og legge til rette for bedre samhandling mellom USIT og den øvrige organisasjonen.

Bilagslønn • Forslag – Standardisering av prosessen – Standardisering av roller og ansvar – Innføre systemstøtte • Grunndata behandles bare en gang • Tilrettelegging for elektronisk saksflyt • Enklere tildeling og oppfølging av BDM • Hensikten med tiltakene er a øke kvaliteten og redusere ressursbruken innenfor omradet gjennom a fjerne overflødige ledd i prosessene, redusere dobbeltarbeid og heve den faglige kompetansen til brukermiljøene.

Studieadministrasjon • Lokalopptak • Studentmobilitet: Inn- og utreisende studenter • Studentmobilitet: Innpassing/godkjenning

USIT 3. 0 • Prosess: • Styremøtet • Forhandlingsmøtet med fagorganisasjonene – Funksjonsplan • Drøftingsmøte med fagorganisasjonene – Bemanningsplan

Bemanningsplan • Funksjonsplan • Beskrive organisasjonen • Stillinger

USIT 3. 0 organisering • USIT 3. 0 er mer enn organisasjonsbokser • Ambisjoner • Endringer – Endringskompetanse • IHR – Organisering og standardisering av IT ved Ui. O • Vi MÅ komme i mål nå!