ALCALDIA MUNICIPAL DE CHAPARRAL SECRETARIA DE GENERAL Y

ALCALDIA MUNICIPAL DE CHAPARRAL SECRETARIA DE GENERAL Y DE GOBIERNO GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL COMITÉ DE ARCHIVO MUNICIPAL Comité de Archivo es un órgano interno de la Administración Municipal, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos. El Comité de Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

GESTIÓN DOCUMENTAL CREACION COMITÉ DE ARCHIVO Decreto N° 000081 del 24 de noviembre de 2008 por medio del cual se designa la nueva composición del Comité Archivo General Alcaldía de Chaparral Tolima INTEGRANTES DEL COMITÉ DE ARCHIVO El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: Alcalde Secretario de Gobierno Asesor Jurídico Secretario de Planeación Control Interno Coordinador de Archivo

GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión Documental se define como el: "Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación“.

GESTIÓN DOCUMENTAL Programa de Gestión Documental PGD se entiende como el: "Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos". Se presenta el PGD de la Alcaldía Municipal de Chaparral, como una herramienta que consolida las acciones de tipo legal, administrativo, tecnológico y económico que se deben aplicar en cumplimiento de los procesos documentales internos.

GESTIÓN DOCUMENTAL POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL (Decreto 2609 de 2012) Artículo 6°. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes. a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.

GESTIÓN DOCUMENTAL POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL (Decreto 2609 de 2012) c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE RECICLAJE Y DISMINUCIÓN DEL CONSUMO DE PAPEL Consejos prácticos para reciclar papel en la oficina: Del mismo modo que el cartón, el papel representa el 18% de los residuos que generamos día a día. Recuerde que por cada tonelada de papel reciclado se salvan una media de 18 árboles en el mundo. ¿Qué podemos hacer para reducir el consumo de papel? ¡A continuación te damos algunos consejos prácticos! Empiece por lo más sencillo: reducir el consumo de papel siempre que sea posible. ¿De verdad necesita imprimir todos los documentos?

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE RECICLAJE Y DISMINUCIÓN DEL CONSUMO DE PAPEL En la oficina: imprimir en el reverso de las hojas cuando sea posible. Usar papel reciclado. En el mercado existen numerosas marcas que ofrecen papel que ha sido reciclado de forma industrial. Usar medios electrónicos. Los formatos digitales no sólo son más ágiles, sino que también contribuyen a una menor producción de papel y, por lo tanto, a la reducción de la tala de bosques.

GESTIÓN DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION ¿Qué son las Tablas de Retención Documental? Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización. En el semestre B/2018 se hizo la actualización de la TRD en las dependencias de la Alcaldía Municipal de Chaparral y se creo la de Desarrollo Rural que a la fecha no tenia Tabla de Retención Documental TRD.

GESTIÓN DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION

GESTIÓN DOCUMENTAL archivochaparral@gmail. com LOGO Y EMAIL DE GESTION DOCUMENTAL EN LA PAGINA WEB

GESTIÓN DOCUMENTAL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de Clasificación Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la entidades y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias

GESTIÓN DOCUMENTAL CUADRO DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMADOR DE ACTIVIDADES

GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE INVENTARIO

GESTIÓN DOCUMENTAL PLANILLA DE CONTROL

GESTIÓN DOCUMENTAL NORMATIVIDAD GESTION DOCUMENTAL EN LA PAGINA WEB http: //www. chaparral-tolima. gov. co/Transparencia/Paginas/Gestion-Documental. aspx • • • Acuerdo 023 2010: Creación Archivo General Decreto 082 2010 : Aprobación TRD Resolución 01730 2010 : Adoptan e implementa las TRD Resolución 01199 2012 : Aprueban las TVD Decreto 076 2012: Comité Evaluador Documentos

GESTIÓN DOCUMENTAL NORMATIVIDAD GESTION DOCUMENTAL EN LA PAGINA WEB http: //www. chaparral-tolima. gov. co/Transparencia/Paginas/Gestion-Documental. aspx • • Decreto 087 2012: Adoptan, implementan y aplican las TVD Resolución 0452 2016: Aprueba el Diagnostico Integral de Archivo Resolución 0653 2016: aprueban el PGD Resolución 0654 2016: Aprobación Sistema Integrado Conservación

GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS DE CONSULTA GESTION DOCUMENTAL EN LA PAGINA WEB http: //www. chaparral-tolima. gov. co/Transparencia/Paginas/Gestion-Documental. aspx • • • Programa de Gestión Documental Diagnostico Integrado de Archivo Sistema Integrado de Conservación Tablas de Retención Documental Actas de Reuniones Inventarios y Transferencias

GESTIÓN DOCUMENTAL APOYO A LAS DEPENDENCIAS

GESTIÓN DOCUMENTAL APOYO A LAS DEPENDENCIAS

GESTIÓN DOCUMENTAL GRACIAS Si respetas la importancia de tu trabajo, éste te devolverá, probablemente, el favor.