Al abrir el Access aparece una ventana para
Al abrir el Access aparece una ventana para crear una base en blanco, con la ayuda de un asistente o abrir una existente. Al principio optamos por la primera opción, luego abriremos nuestra base creada desde el archivo existente.
Abrir una base de datos existente: la elegimos de la lista de bases que se encuentran debajo, si no está ahí, se hace click en “cancelar” y luego se hace click en el botón “abrir” de la barra de herramientas o se selecciona la opción “abrir” del menú “archivo”. Esta es la opción que utilizaremos habitualmente después de crearla. Crear una base de datos en blanco: crea la base y luego se debe definir por separado cada uno de los elementos de la base. Esta es la opción que elegiremos por primera vez, para crearla. Crear una base de datos utilizando un asistente: usa bases de datos ejemplos donde todos los elementos de la base son creados por el asistente, dando lugar a modificaciones limitadas. No usaremos esta opción.
Al crearla, Access solicita el nombre y el lugar dónde almacenar la base, es un archivo con extensión. mdb.
Aparece la ventana de la base de datos con el menú de objetos para ir creándolos (Nuevo), ejecutarlo o verlos (Abrir) o abrirlos para hacer alguna corrección (Diseño)
Ventana de la Base de Datos Este abre la vista diseño de los objetos, esto se utiliza cuando se los crea o se modifica su estructura. Este crea un objeto nuevo según tipo de objeto seleccionado. Este botón muestra los datos o resultados en los diferentes objetos: da la vista hoja de datos de las tablas y consulta de esta selección, (como los verá los Con opción muestra se diseña el objeto paso elporusuario) paso, se formularios, informe y páginas y ejecuta las utilizando macros, un asistente, es controla totalmente la creación objeto. Aquí sedeldiseña el objeto consultas avanzadas ydecir, módulos. cajas de diálogo que guían en la creación, luego se puede realizar modificaciones. Esta opción crea el objeto mediante el ingreso de datos, no la usaremos.
Creación de una tabla (vista diseño) La vista diseño muestra una ventana dónde se visualizan dos áreas bien definidas. En esta área se ingresa el nombre, tipo y descripción de cada campo En esta se encuentran las propiedades de cada campo separadas en dos fichas: “General” y “Búsqueda”.
Area de definición de campos Aquí se ingresa el nombre del campo; la longitud máxima para el nombre es 64 caracteres, combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales excepto los siguientes: el punto, el acento grave, el signo de admiración y los corchetes. Se deben usar nombres cortos porque internamente el sistema los utiliza Aquí se ingresa alguna aclaración para referente su código. al campo, la Uno de los campos se lo debe definir llave o clave Aquí, a través de una lista desplegable, seen selecciona el tipo de datos misma aparecerá la “barra de estado” de losque principal, este será el dato que identificará almacenará ese campo: “Texto” (cuando es un donde texto corto), “Numérico” formularios o informes se utilice la tabla. (cuando Guía al el unívocamente es decir con solo citar, (cuando en dato intervendrá un en registro, algún cálculo), el sistema usuario“Autonumérico” en el momento de cargadeseo de losque datos. esteuncaso, el IDEmpresa, será genere número, como es elque caso de un las número, claves oelllaves principales). Si tenemos traerá registro de la empresa, elsistema cursor en estaelárea y apretamos la teclapor F 1 ejemplo, aparecerá la ayuda referente a los “Las Marías”; no puedo señalar nombre de tipos de datos el aceptados porla. Access. empresa como llave porque podría haber varias empresas llamadas de la misma manera. Para asignar un campo como llave principal se lo debe seleccionar y luego hacer click en el botón que tiene una llavecita en la barra de herramientas.
Area de propiedades del campo A través de la listas desplegable se selecciona la forma en que se mostrará el dato en los formularios e informes. Aquí se selecciona el tamaño del campo según el tipo de dato del mismo. Tener en cuenta que el sistema otorga un tamaño fijo para el campo, por eso hay que tratar de optimizar espacio asignado.
Area de propiedades del campo (ficha General) Aquí se define el título del campo, este aparecerá en los formularios e informes, en caso de que se obvie se mostrará el nombre del campo. Aquí se define la forma en que se ingresará el dato: p. e. en el caso de datos de tipo fecha: __/__/__ Aquí se ingresa el mensaje que se activará cuando se ingrese un dato que no cumple con reglapuede de validación. Aquí se define un campo como índice. El la índice acelerar la búsqueda y consultas en grandes volúmenes de datos pero hace lenta la carga de datos porque el sistema tiene que Aquí se define si es obligatorio o actualizar todos los índices cada vez que se ingrese no el ingreso del dato. un dato. Sólo mantendremos indexado los campos que contendrán las llaves principales. Si al campo no se le ingresa datos, tomará el valor que se estipule aquí. Aquí se solicita la cantidad de decimales en el caso de datos de este tipo. Aquí se señala las condiciones que debe cumplir el dato: p. e. mayor a cero (>0)
Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda) El control determina la forma en que se ingresará el dato al campo, puede ser: cuadro combinado (lista desplegable de opciones pero se puede ingresar un valor que no se encuentre en esa lista), cuadro de texto (cuadro en blanco), cuadro de lista (lista desplegable de opciones obligatorias).
Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda) Aquí se determina de dónde saldrán los datos para el control seleccionado anteriormente. En este caso se ingresará una “lista de valores”, también podrán obtenerse de una tabla, una consulta o de una lista de campos.
Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda) Aquí se detalla los datos que conformarán la lista de valores anteriormente seleccionada. Este ingreso es utilizado cuando los datos son fijos. Es decir se encuentran entre un rango o grupo de valores.
Finalmente queda la tabla con todos los campos definidos y sus propiedades establecidas.
Vista Hoja de Datos A través de estos botones se puede navegar entre los registros de la tabla. Estos también estarán en los formularios. Cada fila es un registro y las columnas son los campos. En esta vista se ingresan los datos. También para la carga de datos se usan los formularios.
Cuando cerramos la tabla después de crearla o de cargarles los datos, esta aparece junto a otras en la ficha Tablas, lo mismo sucederá con los otros objetos de la base. El sistema los muestra en lista en su ficha correspondiente, para volver a acceder a ellos.
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