Aktuaalset finantsvallas 17 10 2012 Tanel Keres Monika

Aktuaalset finantsvallas 17. 10. 2012 Tanel Keres Monika Jänes

Teemad • Lisaeelarve • Toidupäevade tabel • Ostuarvete elektroonne menetlemine • Eelnevalt saadetud küsimused

Lisaeelarve • Linnavolikogu menetluses on Tallinna 2012. aasta II lisaeelarve • Lisaeelarve vastuvõtmine on kavandatud 01. 11. 2012 • Lisaeelarve sisu: • Omatulude muudatused • Täiendavad vahendid, sh • Toidusoodustuseks • Kommunaalkuludeks

Toidupäevade tabel (1) • Toidupäevade tabeli ettevalmistamist alustati juba 2010 aastal. • Testimist koostöös FIS-iga alustati juunis 2012. • Tabeli kasutamise lihtsustamiseks on loodud võimalus toidupäevi sisestada rühmade kaupa. (Tabeli sisestamisel palume vahepeal andmeid salvestada). • Andmete sisestajal ja tabeli kinnitajal on erinevad õigused, mistõttu sisestaja parooliga ei saa tabelit kinnitada. • Kui toidupäeva lahter on tühi tabelit kinnitada ei saa. Kõik lahtrid peavad olema täidetud. (kas 0 või sellest suurem number).

Toidupäevade tabel (2) • Kogu informatsioon laste liikumisest (lasteaeda vastuvõtmine, väljaarvamine jne) peab olema edastatud raamatupidamisele enne toidupäevade tabeli sisestamist. • Andmekogu ja toidupäevade tabel kuupäeva lõpu seisuga peavad olema identsed. • Lapse lahkumisel lasteaiast palume koheselt esitada andmed raamatupidamisele arve tegemiseks ja mitte oodata kuu lõppu. • Juhime tähelepanu, et võlgnevus ei saa olla takistuseks lapse lasteaiast väljaarvamisel.

Toidupäevade tabel (3) • Toidupäevade tabeli andmete paremaks töötlemiseks asutuses on võimalus tabel viia Excelisse. • Septembrikuus kasutas 100 lasteaeda võimalust edastada toidupäevade tabel sapveebi vahendusel. • Alates jaanuarist 2013 toimub toidupäevade tabeli edastamine ainult elektroonselt läbi sapveebi.

Ostuarved (1) • Seoses 2002. a. alanud Tallinna finantsjuhtimise mudeli juurutamisega, on järkjärgult ümber korraldatud linna finantsjuhtimise organisatsiooni ja protsesse. • Tingituna raamatupidamis-arvestuse teostamise füüsilise asukoha jätkuvast eemaldumisest linna asutustest, on dokumendiringluse efektiivsem korraldamine muutunud üha olulisemaks.

Ostuarved (2) • Olukorras, kus ostuarvete ja nendega seotud raamatupidamise algdokumentide elektroonseks menetlemiseks vajalik võimekus Eestis on piisavalt hea pidas Tallinna finantsteenistus otstarbekaks algatada e-arveldusele üleminekut. • Projekti raames võetakse kasutusele ostuarvete vastuvõtmise, digitaliseerimise, edastamise ja elektroonse menetlemise (sh arhiveerimise) teenus

Ostuarved (3) • Ostuarvete elektroonne menetlemine aitab oluliselt vähendada arvete kinnitusringis tekkivaid vigu, kiirendada arvete kinnitamise protsessi ning vähendada tööjõukulusid arvete menetlemisel, transpordil ja arhiveerimisel. • Ühtne süsteem ja tööprotsessid tagavad arvete menetlemise läbipaistvuse ja ühtse teenuse taseme. • E-arvetele ülemineku testimist haridusameti haldusalas alustatakse veel sellel aastal.

Juhtide küsimused (1) Millised korrad tuleb asutusel kehtestada • Raamatupidamise sisekorra kohaselt tuleb asutuse juhil kehtestada oma asutuse siseselt: • Varude (toiduladu, varad, mille kohta peetakse arvestust asutuses jne. ) arvestamise kord, mis peab sisaldama varude soetamist, kuludesse kandmist, aruandlust jne.

Juhtide küsimused (2) • Sularaha käitlemise kord, mis peab sisaldama sularaha kogumise, hoidmise ja panka inkasseerimise tingimusi. • Tulude arvelevõtmise ja nõuete haldamise kord. Haridusameti haldusala põhiselt on tulude ja nõuete haldamine ära reguleeritud raamatupidamise sisekorras (punkt 3. 4 ja 6).

Juhtide küsimused (3) Millised isikud tuleb asutuse juhil oma käskkirjaga määrata • Raamatupidamise sisekorra kohaselt tuleb asutuse juhil oma käskkirjaga määrata: • Varade ja varude eest vastutavad töötajad • Töötajad kellel on õigus saada majanduskulude avanssi ja kes on kohustatud esitama majanduskulude aruande

Juhtide küsimused (4) • Töötajad kelle kohustus on esitada müügiarvete koostajale vajalikku informatsiooni (nimekirjad, lepingud jne. ) • Sõlmib sularaha toimingutega seotud töötajaga varalise vastutuse lepingu. • Tallinna Haridusameti juhataja käskkirja 11. 02. 2009 nr. 1 -2/30 kohaselt tuleb asutuse juhil määrata lepingute täitmise või täitmise järelvalve eest vastutav isik. (koopia käskkirjast tuleb edastada raamatupidamisele) • Asutuse juhi taotluse alusel kinnitab haridusameti juhataja oma käskkirjaga teenused ja teenuste hinnad ning nende muudatused. Arved koostatakse kehtestatud hindade alusel.

Juhtide küsimused (5) • Allkirja tuvastamiseks paberkandjal edastatakse raamatupidamisele allkirja näidis eelarve vastutava täitja või selleks volitatud isiku kohta (sh. ajutise asendamise ajal ameti juhataja käskkirjaga määratud isik)

Lõpetuseks • Palume mitte ära unustada Haridusameti kodulehekülge www. haridus. ee, kust leiate endale vajalikku infot. • Kodulehel on olemas Teie tööks vajalikud vormid ja blanketid, mida vastavalt vajadusele uuendatakse.