AKTIVITAS AUDIT PERTEMUAN 11 Dr Noor Yulia MM

AKTIVITAS AUDIT PERTEMUAN 11 Dr. Noor Yulia MM PRODI ILMU KESEHATAN & FAKULTAS RMIK

AKTIVITAS AUDIT KEGIATAN APA SAJA YANG DILAKUKAN OLEH SEORANG AUDITOR KETIKA MELAKUKAN AUDIT

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN • Mahasiswa mampu menguraikan kegiatan utama yang dilakukan auditor • Mahasiswa mampu menguraikan manfaat audit bagi semua pelaku kegiatan

3 KEGIATAN UTAMA YANG DILAKUKAN AUDITOR 1. Memastikan : – Melakukan konfirmasi dan verifikasi 2. Menilai : – Mengevaluasi dan mengukur 3. Merekomendasikan : – Memberikan saran / masukan • Dalam proses audit seorang auditor dapat melakukan berbagai macam kegiatan relevan yang diarahkan untuk mendapatkan data secukup mungkin untuk diolah menjadi informasi signifikan

Tahapan audit secara formal • Biasanya dirancang dalam 3 tahap yaitu : 1. Rapat pembukaan – – Pertemuan dengan pimpinan dan beberapa staf unit yang akan diperiksa Auditor menjelaskan program audit yang telah direncanakan , tujuan audit Memperkenalkan anggota tim audit bila lebih dari seorang auditor Menjelaskan mekanisme audit , pengaturan waktu audit dsb 2. Pelaksanaan audit – – Adalah proses interaksi auditor dengan auditee Dalam bentuk kegiatan – kegiatan 3. Rapat penutupan audit – – – Adalah pertemuan auditor dengan auditee diakhir audit Untuk menyampaikan dan mendiskusikan temuan auditor Membahas mengenai batas waktu penyelesaian tindakan korektif

Kegiatan yang biasa dilakukan seorang auditor • • • Melakukan telaah dokumen Melakukan observasi Meminta penjelasan dari auditee Meminta peragaan dilakukan oleh auditee Membandingkan suatu kenyataan dengan standar atau kriteria Meminta bukti atas suatu kegiatan Melakukan pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas Melakukan pemeriksaan silang (cross check) Mengakses data yang disimpan auditee Mewawancarai auditee Menyampaikan angket survey Menganalisa data

Melakukan telaah dokumen • Desk study • Auditor mempelajari dokumen – dokumen relevan yang ada pada unit yang diperiksa

Melakukan observasi • Auditor mengamati secara langsung berbagai aktifitas kerja atau kondisi lingkungan kerja. Sarana kerja , sistim administrasi , kearsipan diunit yang diperiksa

Meminta penjelasan dari auditee • Auditor meminta penjelasan mengenai apa saja yang dipandang relevan dan perlu untuk mendapatkan data / informasi yang diperlukan • Menanyakan auditee dengan tehnik – tehnik pertanyaan terbuka • Misal : bagaimana , mengapa dll

Meminta peragaan dilakukan oleh auditee • Dalam keadaan tertentu auditor boleh meminta auditee untuk memperagakan suatu kegiatan yang menjadi perhatiannya

Membandingkan suatu kenyataan dengan standar atau kriteria • Auditor membandingkan kenyataan dengan kriteria standar yang diatur dalam sistem • Misal : – Standar pelayanan medis – Standar operasional prosedur – Standar yang ditentukan oleh perusahaan

Meminta bukti atas suatu kegiatan • Setiap kali menemukan suatu kondisi yang patut dianggap sebagai temuan audit , auditor perlu mengumpulkan bukti – bukti objektif yang cukup

Melakukan pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas • Auditor dapat melakukan pemeriksaan fasilitas secara fisik terhadap berbagai fasilitas atau kondisi

Melakukan pemeriksaan silang (cross check) • Informasi yang diperoleh dalam suatu unit dibandingkan dengan fakta – fakta yang ada pada unit lainnya untuk melihat apakah ada kesamaan atau bertentangan sehingga perlu diklarifikasi lebih jauh

Mengakses data yang disimpan auditee • Auditor dapat mengakses data dan mempelajari catatan – catatan yang ada pada sistem kearsipan pada unit yang diperiksa dan membandingkannya dengan penjelasan auditee

Mewawancarai auditee • Auditor mewawancarai karyawan tertentu pada unit yang sedang di audit untuk meminta penjelasan , menanyakan dan menguji kemampuan , dsb

Menyampaikan angket survey • Auditor dapat meminta auditee untuk mengisi angket survey yang telah disiapkan

Menganalisa data • Auditor mengolah data yang diperoleh • Menilai atau membandingkannya dengan kriteria yang berlaku

Manfaat audit • Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan • Salah satu manfaat audit yang paling sentral adalah : – Sebagai dasar untuk mengambil keputusan – Melakukan perbaikan – Meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi

• Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan akan memungkinkan pimpinan unit operasi atau komite medik melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi , efektifitas maupun produktifitas usaha secara lebih terarah • Melalui proses audit terjadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk kegiatan operasional serta permasalahan yang dihadapinya.

Manfaat Audit mutu bagi pucuk pimpinan • Hasil laporan audit dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil /merubah kebijakan sehingga pengelolaan dapat lebih sesuai dengan perusahaan jangka panjang • Informasi dan rekomendasi memberikan kesempatan kepada pimpinan perusahaan untuk meninjau kembali berbagai kebijakan perusahaan yang berlaku sesuai dengan tuntutan perkembangan kegiatan organisasi • Peran auditor juga dapat diposisikan sebagai perpanjangan mata dan telinga pucuk pimpinn untuk memastikan semua kebijakan yang berlaku dan masih relevan dipastikan dilaksanakan secara efektif.

Manfaat audit mutu untuk unit – unit operasi • Membantu para pimpinan unit – unit operasi untuk mengidentifi kasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan secara keseluruhan maupun secara spesifik yang dihadapi oleh unit operasi dilihat dari perspektif mutu produk maupun kualitas sistim jaminan mutu dalam setiap proses yang dijalankan. • Setiap pimpinan unit dapat mengambil langkah – langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi auditor • Misal : ditemukan tidak ada pembagian tugas , tanggung jawab dan kewenangan dalam kegiatan sehari – hari yang tidak lancar , banyak hambatan karena pengaturan struktur organisasi tidak jelas • Karena masalah terungkap oleh auditor dan diberikan rekomendasi pemecahannya -> menimbulkan dampak psikologis pimpinan unit untuk secepatnya menyelesaikan permasalahan tsb

Manfaat audit mutu bagi unit pengelola mutu • Bagi pimpinan unit pengelola mutu = quality assurance = quality control , bermanfaat untuk membantu dalam pengendalian mekanisme jaminan mutu baik dalam tahap input , tahap proses maupun tahap output, Untuk in flow maupun out flow baik barang maupun jasa

Manfaat audit mutu bagi karyawan • Audit mutu dapat dipandang sebagai proses pembelajar an dan pertumbuhan serta pembangunan budaya perusahaan • Misal : budaya mutu , budaya disiplin , budaya taat prosedur , budaya perbaikan , budaya kerja sistematik • Dalam proses tindak lanjut hasil audit berdampak pada proses perbaikan kompetensi dan kesadaran karyawan untuk menjalankan visi dan misi perusahaan • Hasil audit harus dapat menciptakan dampak psikologis dan motivasional untuk mengembangkan kompetensi individu dan memacu prestasi secara lebih terarah sesuai masukan objektif dari auditor

Manfaat audit mutu bagi auditor • Merupakan proses pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak ternilai harganya • Interaksi auditor dengan auditee pada berbagai fungsi dan kegiatan • Pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan proses pengkaderan dan pematangan auditor sebagai tenaga profesional

Manfaat audit mutu bagi pelanggan • Audit mutu pelayanan memberi banyak manfaat kepada pelanggan karena fokus manajemen mutu adalah memberikan kepuasan kepada pelanggan • Audit mutu adalah : proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan dilanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dapat benar – benar tercapai

Manfaat audit mutu bagi pemasok • Dengan adanya kegiatan audit pada aspek terkait dengan kegiatan pemasok dapat memberikan umpan balik terhadap kinerja pemasok dari sudut pandang perusahaan yang berkepentingan dalam menjamin barang yang dipasok memenuhi semua persyaratan

Penekanan audit mutu • Audit mutu tidak selalu untuk mencari pelanggaran atau ketidak sesuaian • Secara konseptual dibedakan menjadi 3 tingkatan penekanan pada audit mutu yaitu ; – Audit ketaatan azas ; compliance audit – Audit kesehatan azas : checking health audit – Audit inovasi ; innovative audit

compliance audit • Audit ketaatan azas ditekankan untuk memeriksa apakah telah terjadi penyimpangan dari azas-azas atau kriteria yang berlaku • Misal mendeteksi apakah terjadi penyimpangan dari kebijakan , prinsip , prosedur , perencanaan kerja , target – target , peraturan perundang – undangan dsb • Bila penyimpangan dianggap signifikan maka hal tsb didiskusikan dengan auditee dan bila terbukti terjadi penyimpangan maka dapat diangkat sebagai temuan

checking health audit • Selain untuk mendeteksi penyimpangan • Auditor dapat juga menilai apakah azas atau kriteria yang dijadikan acuan telah cukup baik dan sesuai dengan tujuan dan rancangan pengembangan organisasi dimasa depan. • Audit kesehatan azas menilai ketepatan dan relevansi azas atau kriteria yang berlaku. • Pengertian azas yaitu ; – srategi. Kebijakan, prosedur, metode standar – standar kriteria atau prinsip – prinsip • Auditor memberikan penilaian dengan memberikan argumentasi alasan mengapa suatu azas tidak relevan lagi dengan tuntutan zaman dan kebutuhan perusahaan • Auditor dapat membandingkan azas-azas yang sama pada organisasi lain yang lebih baik

Audit innovasi • Adalah audit untuk mencari terobosan dan tantangan baru. • Auditor memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk menggali potensi nilai, memotivasi auditee memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan / inovasi

Pelaksanaan audit mutu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mengamati proses Meminta penjelasan materi Meminta penjelasan Meminta peragaan Menelaah dokumen Memeriksa dengan daftar periksa

Tindak lanjut hasil audit • Yang harus dilakukan mencakup kegiatan ; 1. Menerima laporan hasil audit 2. Mempelajari laporan hasil audit 3. Membuat perencanaan perbaikan 4. Melaksanakan perbaikan dan pencegahan 5. Melakukan evaluasi hasil perbaikan dan pencegahan 6. Melaporkan hasil perbaikan

KESIMPULAN • Siklus Audit – Ada 6 langkah : 1. Pemilihan topik audit 2. Penetapan kriteria dan standar 3. pengumpulan data 4. Analisis data 5. Menetapkan perubahan 6. Re audit • Siklus ini selalu berulang dan tiap kali re audit harus ada penilaian pencapaian yang lebih baik dari pelaksanaan audit sebelumnya

1. Pemilihan topik • Merupakan langkah awal yang penting dalam audit medis • Pemilihan topik medis ditentukan dari rapat komite medis , rapat komite medis dengan direksi rumah sakit • Ciri- ciri pemilihan topik biasanya mengacu pada : – High risk – High cost – High volume – Rawan complain – Adanya data penyimpangan – dll

• Topik audit selain merupakan diagnosa juga prosedur tertentu • Audit medis juga dapat dipakai untuk menilai clinical pathway • Setelah topik audit ditentukan komite medis membuat tim audit untuk melaksanakan audit • Susunan tim sebaiknya : – Ketua : adalah Subkomite Mutu , – Anggota antara lain : • dokter – dokter dengan reputasi baik di rumah sakit tersebut • Perekam medis ( untuk mengumpulkan data yang bersumber dari Rekam medis)

2. Penetapan kriteria dan standar • Kriteria adalah bukti – bukti yang diperlukan untuk suatu tindakan • Standar adalah baku nilai yang menjelaskan kriteria • Penetapan kriteria dan standar pada pelayanan medis dapat mengacu kepada dokumen : Standar pelayanan medis ( clinical pathway ) • Kriteria audit mencakup prosedur diagnosis , proses terapi , manajemen kondisi klinis tertentu, pengukuran out put / luaran pasien. • Contoh Kasus demam dengue akan dilakukan audit medis : – buat kriteria penegakan diagnosa berupa • pemeriksaan suhu (temperatur tubuh ), • pemeriksaan Rumple leede , • pemeriksaan darah rutin , • kriteria proses pemberian terapi : antipiretika yang adekuat , pemberian cairan rumatan , kriteria luaran : bebas panas 24 jam pada hari ke tujuh

3. Pengumpulan data • Pengumpulan data dapat : – Retrospektif ( dari rekam medis ) maupun – Prospektif ( pengamatan langsung ). • Data tidak akan menjadi informasi bila data tersebut tidak bisa menjawab secara spesifik permasalahan yang terjadi • Untuk memudahkan rekapitulasi data dibuat tabel spreadsheet

4. Analisis data • Analisis data merupakan bagian yang cukup rumit dan krusial dalam audit medis • Untuk ketepatan data perlu dilakukan pemeriksaan silang /analisis penyimpangan. • Analisis harus memastikan bahwa penyimpangan yang dicatat petugas adalah benar penyimpangan dan bukan sekedar salah pencatatan

5. Menetapkan perubahan • Bagian terpenting dalam audit medis adalah sesuai dengan tujuan audit yaitu implementasi perubahan menuju peningkatan mutu klinis • Cara implementasi : – Analisa data yang telah disimpulkan dijadikan dasar membuat rencana tindak lanjut 6. Re audit • Reaudit dilakukan setelah implementasi perubahan dilakukan.

LANJUT KULIAH MENDATANG