Agoran XMLiltapiv Tiedekunnan esittelylistojen ja pytkirjojen tuottaminen ja

< Agoran XML-iltapäivä /> Tiedekunnan esittelylistojen ja pöytäkirjojen tuottaminen ja julkaisu XML-kieltä ja Info. Path-sovellusta hyödyntäen Sanna Hirvola, IT tiedekunta Eliisa Jauhiainen, Tag 2 IT-projekti JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO l UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 1

Lähtökohta • Tiedekunnan toimisto tuottaa vuosittain suuren määrän tiedekuntaneuvoston kokousten esittelylistoja ja pöytäkirjoja. • Esittelylistoissa ja pöytäkirjoissa toistuu jatkuvasti sama rakenne. • Ongelma 1: Dokumenttien kokoaminen on työlästä ja virhealtista. • Ongelma 2: Dokumenttien jakaminen sähköisesti on vaikeaa. JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO l UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 2

Tag 2 IT- projekti • Projektin tehtävänä oli kehittää tiedekunnan esittelylistojen ja pöytäkirjojen laatimis- ja jakeluprosessia ja siinä käytettäviä työvälineitä. • Tavoitteena oli tehdä laatimisprosessi kevyemmäksi automatisoimalla laatimisprosessia hyödyntäen dokumenttien rakenteisuutta. • Projektiryhmä: Antti, Eliisa, Jouni, Jussi ja Tuomo • Projektin kesto: 4. 10. 2004 – 15. 3. 2005 • Projekti kartoitti dokumenttien laatimisprosessin nyky- ja tavoitetilat, joiden avulla lähdettiin suunnittelemaan dokumenttien rakenteistamista. • Toimiston kokousasiakirjoja siirrettiin XML-muotoon, mikä yhdenmukaisti asiakirjojen rakennetta. JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO l UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 3

XML-ratkaisu • Rakenteistaminen aloitettiin RASKE-menetelmän asiakirja-analyysilla • Kokousasiakirjojen osille laadittiin DTD määritykset, jotka määrittelivät asiakirjojen loogiset rakenteet. • MS Word -> MS Info. Path • Info. Path lomake saadaan tallennettua XMLmuodossa JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO l UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 4

Hankkeen onnistuneisuus? • Projekti kartoitti nyky- ja tavoitetilan, suunnitteli ja toteutti asiakkaalle järjestelmän, joka koostui Info. Path-lomakkeista. Lomakkeiden tietomalli perustui DTD(skeema)-määrityksiin. • Lomakkeiden sisältö tallentuu XML–muotoiseksi. Tiedostot muokattiin edelleen tyyli- ja muunnostiedostojen avulla tarvittavaan muotoon. • Jatkokehitys: XML-tiedostojen koostaminen valmiiksi kokousasiakirjaksi, web-julkaisun mahdollistaminen sekä “tekstipankki”. JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO l UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 5

Mitä opittiin? • Projektiryhmä oppi projektin hallintaa ja projektissa työskentelyä sekä yhdistämään opittua teoriaa käytännön projektityöskentelyyn. • Kiinteä yhteistyö asiakkaan kanssa luo edellytyksen onnistuneelle projektille. • XML-kielen käyttäminen oikean ongelman ratkaisussa sekä Info. Path-ohjelman oppiminen. JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO l UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ 6