AGENTIA NATIONALA DE INTEGRITATE STRATEGIA DE COMUNICARE www

AGENTIA NATIONALA DE INTEGRITATE STRATEGIA DE COMUNICARE www. integritate. eu

Preambul Realizarea principalelor atributii ale Agentiei Nationale de Integritate in conditii de maxima eficienta se afla in stransa legatura cu activitatea de comunicare, fie ea interna, externa sau internationala. Procesul de comunicare in cadrul Agentiei se doreste a fi un ansamblu complex de obiective, instrumente si canale de transmitere a informatiei. Acest proces va avea un caracter bilateral, presupunand atat transmiterea ordinelor, informatiei si sfaturilor la un centru de decizie (persoanele investite cu responsabilitatea de a lua decizii), cat si transmiterea deciziilor luate de la acesst centru in alte parti ale institutiei. Prin intermediul strategiei, canalele si instrumentele de comunicare folosite pana la acest moment vor fi reevaluate si imbunatatite. De asemenea, strategia prezinta elemente de noutate in materie de obiective sau „unelte” prin care comunicarea la nivel intern, extern sau international va fi realizata. Implementarea directiilor strategice reliefate in Strategia de comunicare si de imagine a Agentiei va beneficia de un sistem eficient de evaluare a efectelor comunicarii pe toate palierele.

Metodologie de lucru Cercetarea prealabila si colectarea bunelor practici în materie de comunicare Evaluarea strategiei Identificarea obiectivelor si a scopurilor Agentiei Implementarea strategiei Elaborarea analizei SWOT Identificarea, segmentarea si re-evaluarea grupurilor – tinta Crearea mesajului principal

Principii generale de actiune • capacitatea de a raspunde intr-un timp adecvat la semnalele venite atat din mediul extern, cat si din cel intern. • utilizarea optima a resurselor in vederea atingerii impactului maxim • activitatile Agentiei Nationale de Integritate vor gravita in jurul realizarii interesului public • capacitatea de a furniza informatii complete, obiective si corecte despre activitatile desfasurate FLEXIBILITATE TRANSPARENTA EFICIENTA SI RASPUNDERE PUBLICA COOPERAREA TRANSPARTINICA • • abordarea relatiilor cu institutiile statului si cu partidele politice intr -o maniera impartiala, democratica

Scopul si obiectivele strategiei SCOPUL STRATEGIEI DE COMUNICARE: Strategia isi propune sa identifice si sa dezvolte un mesaj coerent, specializat pe fiecare din compenentele vizate (interna, externa si internationala), diseminat publicului intr-un timp adecvat. In plan intern (la nivelul angajatilor) • dezvoltarea unei culturi organizationale solide • cresterea gradului de colaborare intre angajatii Agentiei • diseminarea in randurile angajatilor a informatiilor de pe agenda publica ce au legatura cu activitatea Agentiei Nationale de Integritate • imbunatatirea informarii publice cu privire la cazurile In plan extern (in relatiile cu alte institutii, mass-media, societate civila, asociatii profesionale, persoane care se supun prevederilor Legii 176 /2010 10 etc. ) 176/20 verificate de Agentia Nationala de integritate • asigurarea transparentei prin publicarea si transmiterea mesajelor sau a informatiilor de interes public in timp util • intelegerea corecta de catre cetateni sau de catre persoanele care intra sub incidenta legii A. N. I. a obiectului de activitate al Agentiei si modalitatile de realizare a acestuia. • cresterea gradului de incredere a opiniei publice in activitatea Agentiei Nationale de Integritate • continuarea furnizarii de expertiza, precum si de In plan international materiale de promovare a activitatii desfasurate de A. N. I. catre factorii externi • mentinerea relatiilor de colaborare in materie de bune practici cu institutii cu rol in asigurarea functiilor publice in conditii de integritate si transparenta, din mediul international.

Ce vom comunica? Principalele informatii comunicate Plan intern Plan extern Plan international Evenimente in care Agentia este implicata Rezultatele activitatii desfasurate de Agentia Nationala de Integritate intr-o perioada determinata de timp Eforturile Agentiei in indeplinirea obiectivelor si a angajamentelor asumate in contextul Mecanismului de Cooperare si Verificare Reflectarea activitatii Agentiei Nationale de Integritate in mass-media Parcursul cazurilor verificate de A. N. I. in care s-a emis un act de constatare Atributiile Agentiei si rezultatele acesteia in contextul combaterii coruptiei prin mijloace administrative, informatii furnizate institutiilor cu competente asemenatoare Agentiei Decizii si hotarari interne / Modificari legislative etc. Studii, analize, statistici privind declaratiile de avere, declaratiile de interese, precum si cu privire la verificarea acestora Cadrul legislativ national cu privire la evaluarea averilor, potentialelor coflicte de interese, sau a cazurilor de incompatibilitate Opinii ale personalului cu privire la imbunatatirea si eficientizarea activitatii institutionale Alte informatii furnizate, prevazute de cadrul legislativ privind informatiile de Alte evenimente sau activitati care ar putea contribui la promovarea unei imagini exacte si cuprinzatoare a Agentiei

Instrumente pentru atingerea obiectivelor INSTRUMENTE DE COMUNICARE INTERNA (I) Nr. Crt. Denumirea instrumentului Descriere 1. Elaborarea si distribuirea unui buletin informativ (in limbile engleza si romana), referitor la practicile institutionale Agentiei sau la activitatile in care institutia este implicata. Trimestrial, vor fi editate si publicate buletine informative, distribuite atat in plan intern, cat si extern, si care vor cuprinde: -Materiale privind practica institutionala a Agentiei - Opinii ale expertilor interni cu privire la anumite subiecte de interes public - Informatii cu privire la modificarile legislative in domeniu - Decizii si hotarari ale managementului Agentiei - Informatii privind evenimentele nationale si internationale in care Agentia este implicata etc. Toate compartimentele Agentiei Dezvoltarea comunicarii manageriale in grup si a comunicarii interpersonale Organizarea de intalniri periodice intre categorii de angajati ai Agentiei, pe diferite teme de interes, cu scopul de a sprijini procesul de implementare a deciziilor sau a schimbarilor Organizarea de intrevederi pe niveluri ierarhice diferite, intre angajatii A. A. N. I. , in situatii de evaluare a performanţei şi Toate compartimentele Agentiei 2. Group target O. N. G. -uri Societate civila Reprezentanta Comisiei Europene la Bucuresti Misiunile diplomatice in Romania Institutii publice Mass-media Etc. Responsabili implementare Compartimentul Relatii Publice si Comunicare din cadrul Directiei Juridice, Control, Relatii Publice si Comunicare Conducerea Agentiei Sefii de compartimente Termen implementare Trimestrial, incepand cu anul 2010 Permanent

Instrumente pentru atingerea obiectivelor INSTRUMENTE DE COMUNICARE INTERNA (II) Nr. Crt. Denumirea instrumentului Descriere 3. Distribuirea materialului de revista a presei inspectorilor de integritate Sursa importanta de informatii si modalitate prevazuta de legea de functionare a institutiei privind sesizarea din oficiu, articolele de presa relevante vor fi distribuite Inspectiei de Integritate. Inspectia de Integritate Compartimentul Relatii Publice si Comunicare 4. Integrarea componentei de OSINT (monitorizare a surselor deschise) in modulul informatic de mass-media pentru Sistemul Informatic de Management Integrat al Declaratiilor de Avere si Interese. Componenta de "opensource" (OSINT) va permite cautari elaborate în mediul virtual, relevante activitatii operative, dar si activitatii de monitorizare si realizare a statisticilor in cazul materialelor de presa (audio, video, tiparite, online etc. ) ce au relevanta asupra activitatii Agentiei. Inspectia de Integritate Agentia Nationala de Integritate Compartimentul Relatii Publice si Comunicare Furnizorul de servicii IT Implementarea sistemului de management pentru aplicatiile software operate de departamentele administrative ale Agentiei. Sistemul de management pentru aplicatiile IT operate de departamentele administrative ale Agentiei vor avea in vedere indeplinirea eficienta a activitatii desfasurate, precum si optimizarea comunicarii inter-departamentale Pentru realizarea acestui obiectiv se are in vedere Toate compartimentele Agentiei Serviciul de Tehnologia Informatiei 5. Group target Responsabili implementare Partener extern Termen implementare Permanent Implementarea modulului OSINT cuprins in proiectul „Servicii publice eficiente prin simplificarea procedurii de completare, arhivare şi analiza a documentelor in cadrul Agenti ei Nat Agentiei Nationale de Integritate si facilitarea accesului electronic la informatiii de interes public” se va realiza in perioada 2011 - 2013 Trimestrul I al anului 2011

Instrumente pentru atingerea obiectivelor INSTRUMENTE DE COMUNICARE EXTERNA (I) Nr. Crt. 1. 2. Denumirea instrumentului Descriere Group target Consolidarea comunicarii cu institutiile mass-media de la nivel national si local Continuarea si imbunatatirea permanenta a relatiilor cu mass-media prin: -pastrarea ritmicitatii de emitere a materialelor de presa (comunicate, precizari, informari etc. ) -organizarea de conferinte de presa, cel putin o data la 3 luni - utilizarea discutiilor “fata in fata”, a conversatiilor telefonice pentru eficientizarea transmiterii mesajului - elaborarea unei baze de date cu datele de contact ale jurnalistilor de la nivel central, cat si regional Mass-media Informarea opiniei publice cu privire la progresele inregistrate de Agentie in materie de evaluare a declaratiilor de avere si de interese Publicarea rapoartelor de activitate ale Agentiei trimestrial sau ori de cate ori este nevoie Mass-media, ONG-uri, persoane interesate etc. Responsabili implementare Termen implementare Managementul Agentiei Permanent Compartimentul Relatii publice si Comunicare Permanent

Instrumente pentru atingerea obiectivelor INSTRUMENTE DE COMUNICARE EXTERNA (II) Nr. Crt. 3. 4. Denumirea instrumentului Cresterea notorietatii Agentiei Nationale de Integritate prin intermediul instrumentelor “New Media” Diseminarea in timp util a informatiilor ce tin de evolutia dosarelor Inspectiei de integritate, modificari legislative precum si alte documente relevante Descriere Group target Responsabili implementare Termen implementare Dezvoltarea institutionala a Agentiei trebuie sa tina seama de noile modalitati de diseminare a informatiilor in spatiul virtual. Astfel, informatii generale privind obiectele de activitate, rezultatele obtinute, precum si alte informatii utile vor fi transmise prin canalele New Media (Wikipedia, Youtube, fluxuri RSS, Facebook etc. ) Forta de munca (functionari publici, demnitari, personal contractual etc. ) cu varsta sub 35 de ani. Compartimentul Relatii Publice si Comunicare Trimestrul I al anului 2011 Publicarea saptamanala a stadiului dosarelor aflate pe rolul instantei Persoanele care au obligatia de completare si depunere a declaratiilor de avere si de interese Compartimentul Relatii Publice si Comunicare Permanent Publicarea deciziilor instantelor judecatoresti, precum si a celor emise de Comisiile de disciplina Elaborarea si publicarea de ghiduri informative, sectiuni de intrebari frecvente (F. A. Q. ) etc. Mass-media, ONG-uri, persoane interesate etc. Alte categorii de public interesate.

Instrumente pentru atingerea obiectivelor INSTRUMENTE DE COMUNICARE EXTERNA (III) Nr. Crt. Denumirea instrumentului Descriere 5. Facilitarea accesului public la declaratiile de avere si de interese prin intermediul Portalului declaratiilor de avere si de interese http: //declaratii. integritat e. eu Cel mai eficient instrument de asigurare a transparentei declaratiilor de avere si de interese – Portalul public al declaratiilor de avere si de interese - contine facilitati de cautare avansata: categorie institutie, subcategorie institutie, institutie standard, categorie functie, subcategorie functie, functie standard, localitate, judet, tip declaratie, an, nume si prenume. Group target Mass-media ONG-uri Persoane interesate Responsabili implementare Termen implementare Serviciul de Tehnologia Informaţiei Actualizare permanenta

Instrumente pentru atingerea obiectivelor INSTRUMENTE DE COMUNICARE INTERNATIONALA (I) Nr. Crt. Denumirea instrumentului 1. Cooperarea cu institutiile europene si cu cele nationale. in vederea respectarii angajamentelor asumate in contextul Mecanismului de Cooperare si Verificare – Conditionalitatea nr. 2 Elaborarea si transmiterea Planurilor de actiune si a Rapoartelor de progrese in contextul MCV pe palierul Conditionalitatii nr. 2. Acordarea de sprijin statelor din Uniunea Europeana sau non-EU care solicita informatii si schimb de bune practici in materia sistemului de declarare si verificare a continutului declaratiilor de avere si de interese Implementarea acestui instrument presupune organizarea de intalniri bilaterale, vizite de studiu, precum si semnarea protocoalelor de colaborare pe diferite paliere de activitate. 2. Descriere Cooperarea cu entitatile angrenate in Mecanismul de Cooperare si Verificare Acest instrument se doreste o intensificare a activitatii de cooperare internationala dezvoltata pana la acest Group target Comisia Europeana Responsabili implementare Termen implementare Compartimentul Relatii Publice si Comunicare Permanent Grupul de State impotriva Coruptiei al Consiliului Europei Statele din Uniunea Europeana Statele din spatiul non-EU

Instrumente pentru atingerea obiectivelor INSTRUMENTE DE COMUNICARE INTERNATIONALA (II) Nr. Crt. Denumirea instrumentului Descriere 3. Colaborarea cu entitati internationale in vederea promovarii obiectului de activitate al Agentiei Acest instrument presupune distribuirea de rapoarte de activitate, manuale de bune practici in instrumentarea declaratiilor de avere si de interese, evolutii legislative etc. Group target Responsabili implementare Termen implementare OECD Retele de cooperare ONG-uri din mediul international etc. Compartimentul Relatii Publice si Comunicare Permanent

Analiza S. W. O. T. – Activitatea de comunicare a Agentiei Nationale de Integritate S W O T - Puncte forte - - Puncte slabe - - Oportunitati - - Amenintari - TRANSPARENTA Publicarea curenta a materialelor de presa privind activitatea de evaluare (verificare) (verificare PROMPTITUDINE Reactii prompte in cazul dezbaterilor generate de opinia publica IMAGINE BUNA IN PLAN EXTERN Cooperarea continua cu institutii similare din spatiul E. U. si non-E. U SUPORTUL COMISIEI EUROPENE Reflectarea pozitiva a activitatii institutionale de catre Comisia Europeana PIONIERAT INSTITUTIONAL Statutul de noutate al institutiei in cadrul administratiei publice PERSONAL CALIFICAT Personalul structurilor de comunicare studii de specialitate şi experienţa în domeniul comunicarii şi relaţiilor publice. EXPERIENTA INSUFICIENTA in contextul adoptarii Legii nr. 176/2010 COOPERAREA SISTEMATICA CU INSTITUTIILE MASS-MEDIA ATACURI MEDIA ACCESAREA FONDURILOR EUROPENE pentru indeplinirea eficienta a atributiilor FACTORUL POLITIC RESTRANGERI BUGETARE PROMOVAREA INSTRUMENTELOR ONLINE de combatere a coruptiei CONSOLIDAREA RELATIEI CU PERSOANELE DIN INSTITUTII PUBLICE DESEMNATE cu implementarea prevederilor privind declararea averilor si a intereselor LIMITELE LEGALE in ceea ce priveste accesul la informatiile privind activitatea operativa a Agentiei RESTRANGERILE DE PERSONAL operate ca urmare a masurilor de austeritate bugetara pot fi compensate de buna procedurare a activitatii , precum si prin eficientizarea timpilor de lucru, ca urmare a implementarii solutiilor informatice integrate ATACURI INFORMATICE SCURGERI DE INFORMATII avand in vedere fluxul documentelor stabilit intre agentie si institutiile / autoritatile publice carora li se solicita / transmit informatii

Mesaj principal În cadrul activitatii de relatii publice, desfasurata într-o institutie publica, mesajul transmis opiniei publice reprezinta cel mai important pilon al comunicarii. De cele mai multe ori, mesajul organizatiilor aflate în slujba cetateanului sunt complicate, structurate eronat si transmise pe cale birocratica. Unul din scopurile secundare ale prezentei strategii este de a facilita transmiterea si întelegerea mesajului institutional de catre publicul larg, jurnalisti, actori implicati în procesul de lupta împotriva coruptiei etc. Pentru acest lucru, a fost luat în considerare instrumentul de „formatare a mesajului”, prin care se urmareste elaborarea unui mesaj unic ce înglobeaza implicit sau explicit toate palierele surprinse de analiza S. W. O. T. , dar si obiectivele / experienta institutiei acumulata pâna în prezent. Structura „mesajului formatat” este bazata pe cuvinte cheie, formulate în termeni accesibili pentru publicul larg. Astfel, formatul prezentat mai jos este doar unul preliminar ce va fi reevaluat si completat ori de câte ori va fi nevoie. q OBIECTIVITATE / NEUTRALITATE: toate persoanele supuse evaluarii Inspectorilor de integritate sunt tratate in mod egal, in spiritul obiectivitatii si al echidistantei; q INDEPENDENTĂ OPERATIONALĂ: potrivit legii, presedintele, vicepreşedintele şi inspectorii de integritate nu vor solicita sau primi dispozitii referitoare la evaluarile privind averea persoanelor, conflictele de interese şi incompatibilităţile de la nicio autoritate publica, instituţie sau persoana; q CARACTERUL DE UNICITATE: Agentia este singura institutie din România cu rol în evaluarea averilor, conflictelor de interese sau a incompatibilitatilor, motiv pentru care rolul acesteia în contextul luptei împotriva coruptiei este extrem de important si nu poate fi asumat de nicio alta institutie; q PROFESIONALISM: Persoanele care lucreaza în cadrul Agentiei sunt buni specialisti pe domeniul lor de activitate, beneficiind de perfectionare profesionala continua; q PIONIERAT INSTITUTIONAL: La nivelul Uniunii Europene, dar si la nivel mondial, Agentia Nationala de Integritate începe sa devina cunoscuta si apreciata. În contextul în care tot mai multe state solicita schimbul de experienta si bune practici, acest rol de pionierat trebuie asumat si sprijinit de factorii de decizie; q EFICIENTĂ: În conditiile adoptarii masurilor de austeritate bugetara si de reducere a personalului, Agentia trebuie sa functioneze în conditii de eficienta si flexibilitate; q UTILIZAREA SOLUTIILOR INFORMATICE: Pentru atingerea eficientei institutionale, fluxul de lucru privind activitatea de evaluare se desfasoara în baza solutiilor informatice integrate, de procesare si analiza a declaratiilor de avere si de interese; q COOPERARE si AWARENESS: Agentia este oricând disponibila încheia parteneriate cu organizatiile societatii civile, institutii nationale si internationale, institutii mass-media etc. , cu rolul de a consolida fenomene privind awareness-ul în spatiul public.

Grupuri tinta (Target Group) Mass media Persoane care au obligatia completarii si depunerii declaratiilor de avere si de interese Persoane desemnate cu implementarea prevederilor Legii nr. 176/2010 O. N. G. -uri Presa internationala Publicul larg Institutii si autoritati publice

Segmentare grup-tinta: Mass-media Mass–media este cel mai important grup-tinta expus în prezenta strategie. Pentru eficientizarea activitatii de colaborare si informare a canalelor de presa, acest grup - tinta necesita o segmentare a conceptului, pe palierul directiilor generale de actiune, a tipurilor de media angrenate în proces. Directii de actiune în privinta cooperarii cu jurnalistii • Informare • Explicare • Schimbarea atitudinii / perceptiei • Motivare / constientizare Tipuri de media vizate de activitatea de informare • Agentii de presa • Cotidiene cu acoperire nationala • Posturi de televiziune • Posturi de radio cu acoperire nationala si locala • Presa scrisa – nivel local • Media on-line (Bloguri, forumuri, ziare electronice etc. ) • Reviste • Presa internationala • Publicatii specializate pe anumite domenii profesionale (reviste de profil) Posibile activitati în relatia A. N. I. – mass-media • Comunicate de presa (cel mai eficient mijloc de informare in timp real a institutiilor mass-media) • Interventiile de presa (pot oferi interventii punctuale pe anumite aspecte. Utilizate in format audio sau video, interventiile se bucura de un important impact mediatic) • Interviurile explicative (acestea pot furniza publicului larg informatii de o mare acuratete, deoarece sunt expuse asa cum sunt exprimate, fara a mai trece prin filtrul editorial al jurnalistului) • Conferintele de presa (pot fi organizate in contextul unor crize institutionale sau de comunicare si au rolul de a informa opinia publica cu privire la activitatea Inspectiei de Integritate sau in legatura cu orice alt domeniu de interes pentru publicul larg; de asemenea, conferintele de presa se bucura de un larg impact mediatic) • Precizari (reprezinta reactiile Agentiei cu rolul de a corecta o stire / informatie sau de a aduce explicatii suplimentare subiectului abordat de jurnalist) • Mese rotunde (organizarea meselor rotunde constitutie un excelent instrument informal de discutie si colaborare cu jurnalistii, prin care acestia îsi pot exprima dificultatile cu care se confrunta la nivelul comunicarii cu Agentia, dar si sugera metode îmbunatatire a relatiei de cooperare. De asemenea, Agentia poate creste nivelul de constientizare al jurnalistilor, in ideea in care o mare parte din evaluarile Agentiei sunt demarate ca urmare a sesizarilor din presa)

Evaluarea activitatii de comunicare din cadrul Agentiei, desfasurata in baza prezentei strategii, va fi inclusa in: q. Rapoartele semestriale de activitate ale managementului Agentiei; q Rapoartele anuale de evaluare a activitatii de comunicare. Rapoartele de evaluare / rapoartele semestriale de activitate ale managementului A. N. I. vor contine: üDate si informatii privind activitatea de distribuire a informatiilor de interes public; ü Statistici privind referirea cantitativa si calitativa a actiunilor A. N. I. în mass-media; ü Date statistice privind accesarea paginii de Internet a Agentiei; ü Informarea publicului cu privire la activitatea operativa etc.