Agenda Sistema de Gestin Integral Gestin estratgica Gestion

Agenda Sistema de Gestión Integral ü Gestión estratégica ü Gestion de procesos ü Gestión de la cultura Sistema de Gestión de Calidad Norma ISO 9000 Versión 2000 Camino hacia la excelencia

Sistema de Gestión Integral

Estructura de la Gestión Organizacional de Gestión Estratégica: Es. COOMEVA una concepción amplia de gerencia para manejar el cambio y ser partícipes activos de él, logrando así, una mayor competitividad. Orientar la Organización de manera ordenada hacia el futuro Gestión Estratégica Gestión Procesos Gerenciar las actividades repetitivas que representan más del 95% de la rutina Gestión de Procesos Desarro llo Integral Armónic o Gestión de la Cultura Gestión de la cultura • Consolidacion de los valores distintivos de la organización. • Liderazgo mediante el ejemplo.

Gestión Estratégica

UNIDAD DE TECNOLOGÍA VISTA DESDE LA ESTRATEGIA FACTORES VISIÓN VI= Ver SIÓN=Tierra Prometida Razón de Ser MISIÓ N AÑO 2006: Planes AÑO 2008: de Acción: Estrategias Resultados implementada Concretos s AÑO 2010: Lograr la Visión TIEMPO

Tecnología Informática COOMEVA Misión: Proveer y administrar productos y servicios de tecnología informática e ingeniería organizacional, para las empresas y unidades de servicio de Coomeva, contribuyendo a la gestión del conocimiento, productividad, competitividad y generando sinergia empresarial. Visión: Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos servicios de tecnología informática y de ingeniería organizacional. y

Definición del elemento central de la visión Elemento central “Productividad”

VISION: Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos y servicios informáticos y de ingeniería organizacional. FINANCIERO Lograr la sostenibilidad de la unidad CLIENTES Lograr la fidelidad y satisfacción de los clientes Asegurar el crecimiento en Ventas PROCESOS Garantizar la disponibilidad y confiabilidad de la tecnologia Mantener y soportar eficientemente la infraestructura y los servicios APRENDIZAJE Contar con colaboradores comprometidos competentes y motivados Desarrollar un portafolio competitivo y flexible de productos y servicios

Cómo se construye el Tablero de Comando del BSC ? NIVEL ESTRATÉGICO B 1 NIVEL OPERATIVO Inductor Resultado B 2 Visión: Sueños que se hacen realidad a través de la acción Estrategias Prioritarias: Objetivos Son los KPI Gran grandes temas Estratégicos Indicador propósito que permiten Prioritarios: clave de Estratégic respaldar el desempeño: gran Propósito o: Estratégico. muy Permite Define de Es el específico al saber cómo manera global el cual se primer voy en el cómo se va a paso para llevar la Visión a quiere llegar cumplimient Inductor: Son las decisiones que inducen a que el resultado Meta: Es lo Iniciativa que mide el Estratégica: inductor. Plan de acción que permite desarrollar

Política de Calidad Comprometidos con el mejoramiento de la productividad, con soluciones informaticas fiables, practicas e innovadoras

Gestión de Procesos

Enfoque de Gestión Integral Gestión Estratégica Gestión de Procesos Desarrol lo Integral Armóni co METODO BASICO PARA LA GERENCIA DE LOS PROCESOS CICLO PHVA Documentación • Análisis y solución de problemas A • Planes de acción. ACTUAR Gestión de la Cultura de calidad integral Gestión de Procesos Gerenciar las actividades repetitivas que representan más del 95% de la rutina de procesos P Definir las Metas PLANEAR Definir Actuar los métodos Correctivamente que permitirán Es la concepción alcanzar las metas propuestas gerencial básica que Verificar los resultados de la tarea ejecutada V VERIFICAR Auditorías internas Educar y Entrenar Ejecutar la tarea y recoger los datos dinamiza la relación entre el hombre y los Procesos y entre los procesos y los resultados. H HACER Registro de anomalías

Qué es la Gestión de los Procesos del Día a Día? La gestión de los procesos rutinarios o del día a día, es la implementación de un conjunto de actividades, técnicas y herramientas, encaminada a lograr los objetivos asignados a cada proceso y a la perfección en el trabajo cotidiano de las personas. Establece la identificación, diseño y estandarización de los procesos, definiendo responsabilidades sobre los mismos, evaluando los resultados de los procesos en aras de lograr las metas planeadas, implementando las acciones correctivas necesarias para ofrecer efectiva y eficientemente un valor agregado al cliente. Mantener y mejorar los procesos repetitivos de una organización. Representa el 95% o más de la totalidad de los procesos.

Componentes de la Gestión de los procesos del día a día Análisis y evaluación de procesos Caracterización Indicadores Estandarización Componentes Plataforma Documental Tratamiento de problemas y anomalías Metodología de Análisis y Solución de Problemas

Definiciones básicas MACROPROCESO: Conjunto de procesos interrelacionados de la organización que permiten el logro de la misión y la estrategia, rotulados como una unidad por la relación que existe entre ellos. PROCESO: Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas (insumos) para el logro de un resultado (producto o servicio). ACTIVIDAD: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado. TAREA: Conjunto de acciones simples interrelacionadas para lograr una actividad PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Respuestas que suministra la Cadena de Valor Macroprocesos En dónde intervengo ? Procesos Qué actividades desarrollo ? Actividades Qué hago ? Tareas Cómo lo hago ?

9000 doc. para la administración de documentos y registros basado en las normas ISO 9000

Gestión de la Cultura

Gestión de la Cultura La personalidad es al individuo lo que la cultura es a la Organización Gestión Estratégica Gestión de Procesos Desarroll o Integral Armónic o Gestión de la Cultura Homologación de los valores corporativos y habilidades con el fin de traducirlos en conductas de los colaboradores - Cultura de calidad integral A Sistema de comunicación A Ejercicio de liderazgo de los directivos Competencias organizacionales

Administración del Talento Humano basado en Competencias ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Organigrama de la UTI DESCRIPCION DE CARGOS: Se cuenta con perfiles de los cargos que conforman la Unidad, dentro de los cuales se detallan: áreas de responsabilidad, actividades específicas por área de responsabilidad, indicadores de medición, ubicación organizacional, informes que presentan, perfil y competencias. MATRIZ DE COMPETENCIAS: Permite la verificación de cada uno de los cargos Vs las personas que los ocupan y validar su grado de competencia frente al perfil definido. PLAN MAESTRO DE CAPACITACIÓN: Plan en el cual se detallan las capacitaciones requeridas por cada persona para el cumplimiento de su competencia dentro del cargo que ocupan. Este plan se alimenta de: Matriz de Competencias, Direccionamiento Estratégico y Proyectos.

Enfoque de Gestión Integral Gestión Estratégica Gestión de Procesos Desarroll o Integral Armónic o Gestión de la Cultura HERRAMIENTAS QUE PERMITEN CONSOLIDAR LA CULTURA Cultura de calidad integral • Planificación: PHVA Medida y gestión: BSC Análisis: Comités (Calidad, Gestión, otros) Verificación: Auditorias Métodos de trabajo: 5´s

PROPOSITO ESTRATEGICO: Productividad VISION: Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos y servicios de tecnología informática y de ingeniería organizacional. GRANDES ESTRATEGIAS: Lealtad de los clientes Excelencia Operacional MISION: Proveer y administrar productos y servicios de tecnología informática e ingeniería organizacional, para las empresas y unidades de servicio de Coomeva, contribuyendo a la gestión del conocimiento, productividad, competitividad y generando sinergia empresarial. BALANCED SCORECARD CADENA DE VALOR OBJETIVOS ESTRATEGICOS : Ø Contar con colaboradores comprometidos competentes y motivados Ø Garantizar la disponibilidad y confiabilidad de la tecnología Ø Mantener y soportar eficientemente la infraestructura y los servicios Ø Desarrollar un portafolio competitivo y flexible de productos y servicios Ø Lograr la fidelidad y satisfacción de los clientes Ø Asegurar el crecimiento en Ventas Ø Lograr la sostenibilidad de la unidad Inductores Macroprocesos Gerenciales Gestión Gerencial y Estratégica Iniciativas Estratégicas Telecomunicaciones GESTIÓN ESTRATÉGICA Orientar la Organización de manera ordenada hacia el futuro POLITICA DE CALIDAD Comprometidos con el mejoramiento de la productividad, con soluciones informáticas fiables, prácticas e innovadoras Gestión Infraestructura Gestión Centro de Datos Macroprocesos Primarios Ingeniería Organizacional Gestión Sistemas Informac GESTION DE LOS PROCESOS Gestión Medios Virtuales Gestión Riesgo Tecnológico Macroprocesos de Apoyo Gerenciar las actividades repetitivas que representan más del 95% de la rutina Gestión Clienes Gestión de Servicios Administrativos y de apoyo ANÁLISIS Y EVALUACION DE PROCESOS • Caracterización • Indicadores DESARROLLO INTEGRAL Y ARMONICO GESTIÓN DE LA CULTURA Desarrollo de capacidades distintivas u Liderazgo mediante el ejemplo u Principios Cooperativos u Consolidación de los valores: ESTANDARIZACIÓN 9000 doc COMPONENTES TRATAMIENTO DE PROBLEMAS Y ANOMALIAS • Atentos • Metodología de Análisis y Solución de Problemas (MASP) Plataforma Documental • Flujogramas • Procedimiento • Instructivos • Anexos • Planes de control COMPETENCIAS Individuales – Grupal - Corporativa F Perfiles de cargo F Evaluación de competencias F Planes de formación HERRAMIENTAS Planificación: PHVA Medida y gestión: BSC Análisis: Comités (Calidad, Gestión, otros) Verificación: Auditorias Métodos de trabajo: 5´s Solidaridad – Honestidad – Igualdad – Equidad – Democracia – Ayuda Mutua

Sistema de Gestión de Calidad

Calidad • Aptitud de un producto o servicio para satisfacer de manera permanente las exigencias mas las expectativas de los clientes o usuarios. • Menor daño que un producto o servicio le hace a una comunidad.

Mejora continua del sistema de gestión de la calidad Compromiso de la dirección P Clientes Responsabilidad de la Dirección A Representante de la dirección Política de Calidad Objetivos de Calidad Clientes Auditorias Internas Ambiente Laboral P Gestión de los recursos Clima Organizacional Humanos Infraestructura Dinero Medición Análisis y mejora Entradas Satisfacción V Prestación de Servicios Requisitos Acciones Correctivas Acciones preventivas Producto no conforme Producto Salidas Realización del producto H Actividades que aportan valor Flujo de información Modelo de enfoque hacia los procesos

Roles dentro del Sistema

RESPONSABLE DEL SISTEMA DE CALIDAD y REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Diana Maria Monsalve V, Jefe Procesos y Productividad Nombramiento Realizado el 3 de octubre de 2005 y divulgado a través de circular de Gerencia (correo electrónico- 17 de enero de 2006) COMITÉ DE GESTIÓN Presentar y Monitorear los resultados de las actividades de cada una de los servicios de la Gerencia de Servicios Informáticos por medio del tablero de Gestión, los planes de Acción derivados del análisis de los problemas o inconvenientes presentados en el logro de los objetivos, y/o las contingencias necesarias para garantizar el cumplimiento de los compromisos. (Oficialmente constituido – Memorando de conformación) COMITÉ DE CALIDAD Monitorear todos los resultados relativos al funcionamiento del sistema de calidad, el desempeño de todos los procesos, seguimiento de los planes de acción orientados al mejoramiento continuo, a la solución de quejas y reclamos y situaciones por resolver dentro de los procesos, definición de políticas, planes y programas enfocados a garantizar la plena satisfacción de los clientes internos y externos, y en general, todos los aspectos relacionados al mejoramiento de la calidad de nuestros servicios. (Oficialmente constituido)

COMITÉ DE GESTION Y CALIDAD DE CADA MACROPROCESO Monitorear todos los resultados relativos al funcionamiento del sistema de calidad y seguimiento a la prestación de los servicios ofrecidos. LIDERES MACROPROCESOS Responsables por el mantenimiento del SGC al interior de su macroproceso, facilitando la mejora continua. LIDER 5’S Desarrollar la metodología necesaria para el planteamiento del programa, Brindar las capacitaciones sobre el programa a todos los colaboradores y llevar los registros de control de asistencia y evaluación de las Capacitaciones, Diseñar, Coordinar y Ejecutar Auditorias internas sobre este programa y llevar los registros necesarios para ello, coordinar y desarrollar el día del Descarte y llevar los registros, Mantenimiento y seguimiento del programa. PERSONAL UTI Personas que garantizan la implementación y mantenimiento del SGC

LAS NORMAS ISO 9000: 2000

QUÉ ES ISO? INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION ORGANIZACIÓN INTERNACION PARA LA NORMALIZACÓN Fundada en Ginebra (Suiza), en 1947 Está representada en ISO a través del Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC. MISIÓN: Diseñar, desarrollar, promover y mantener normas comunes a nivel mundial

Qué es ISO 9000? Una serie de normas internacionales que establecen los requisitos mínimos para garantizar que las operaciones de una organización sean confiables. Busca asegurar el nivel de calidad alcanzado en la empresa mediante el diseño, implementación, mantenimiento Y MEJORA CONTINUA de un modelo administrativo de gestión de la calidad.

Certificación de Sistemas de Gestión de la Calidad CERTIFICACIÓN Es una actividad que consiste en testificar que un sistema, producto o servicio se ajusta a determinadas especificaciones técnicas y/o normas, con la expedición de un acta en la que se da fe documental del cumplimiento de todos los requisitos exigidos en dichas especificaciones y/o normas.

La familia ISO 9000: 2000 ISO 9001 ISO 9004 ISO 19011 2000 2001 s nto e am gía nd o l u o F min r e T s ice ia) r t c c n e cie Dir Efi cia fica os isit qu Re (E Au di as í r to

Principios de Gestión de la Calidad 6. esidades c e n o s to n ie m ri Enfoque al cliente Satisfacción, Reque sito Liderazgo Unidad de propó los niveles s o d to l, a n o rs e p Participación del personal Todo el dos Enfoque basado en procesos Logro de resultado re ia c a h s o s e c Enfoque de sistema para la gestión Pro ficacia e y ia c n ie c fi e , Mejora continua o Desempeñ 7. Enfoque basado en hechos y datos para la toma 1. 2. 3. 4. 5. de decisiones Análisis de inform ación 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor gana a n a g s e n io c la re , Interdependencia

Contenido de la norma ISO 9001/2000 1. Objeto y Campo de Aplicación 2. Referencias Normativas 3. Términos y Definiciones 4. Sistema de Gestión de Calidad 5. Responsabilidad de la Dirección ISO 9001 2000 6. Gestión de los Recursos 7. Realización del Producto 8. Medición, Análisis y Mejora

Sistema de Gestión de Calidad Procedimientos Fundamentales NORMA ISO 9001 -2000 COOMEVA UTI & Control de documentos & Control de registros & Control de documentos y registros & Control producto no conforme & Acciones correctivas & Tratamiento de producto no conforme, acciones correctivas & Acciones preventivas & Auditoria de Calidad

Camino hacia la excelencia COOMEVA Y SUS EMPRESAS

Calidad de la Gestión Sistema integrado de la gestión y la organización Proyección para el desarrollo A P V H E MODELOS DE EXCELENCIA Reconocimientos a la Gestión ACREDITACION CERTIFICACION HABILITACION S T A Sistema de Gestión Pensamiento organizacional N Desarrollo integral armónico D A R Gestión de Procesos Gestión Estratégica Prácticas, técnicas y herramientas gerenciales Gestión de la Cultura E S Organización de Aprendizaje

Cuál es la real proyección para el desarrollo de la organización ? MODELOS DE EXCELENCIA Reconocimientos a la Gestión ACREDITACION CERTIFICACION (ISO y otras) HABILITACION 0 1 2 3 • Competitividad E Global S • Integralidad • Sostenibilidad • Resultado 5 A N • Resultado D • Proceso A • Proceso • Estructura 4 T Años R E S

Grupo Empresarial Coomeva Etapas para el camino hacia la excelencia § Turismo § Corporación § Olivos § CEM § Servicios Administrativos § UTI § Unidad de Ahorro y crédito § Solidaridad y Seguros § Medicina Prepagada § Fundación § EPS §Club Campestre Andes §Clínica Farallones §Multiactiva Premio Colombiano a la calidad de la gestión üPMI Acreditación Certificación ISO 9001 -2000 Habilitación ü CMMI- UTI

Plan del Camino hacia la excelencia Etapas necesarias Premio Colombiano a la calidad de la gestión Mejoramiento Acreditación Certificación ISO 9001 -2000 ü Nivel 1 Auditoria de Certificación ü Nivel 2 Auditoria de Seguimiento SGC ü Nivel 3 Auditoria de Seguimiento SGC ü Nivel 4 Auditoria de Seguimiento SGC üCMMI - UTI ü PMI Habilitación 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Tiempo