Agenda Inledning Linda Huljebrant p Sankt Kors arkiv

Agenda • Inledning • Linda Huljebrant på Sankt Kors arkiv och dokumenthanteringsplan • Dan Malmsten berättar om tillämpningsanvisningar för digital långtidsarkivering • Barbro Bengtsson berättar om projektanställd arkivarie för Tekniska verken med flera bolag • Fika och mingel • Nyheter från stadsarkivet Frågestund Maria Dalbark, kommunarkivarie

Säkerhetsklassning av dokument • Öppen (allmän handling) • Hemlig (sekretess) • Kvalificerat hemlig – rikets säkerhet • Internt (arbetsmaterial – ej allmän handling om det inte tagits om hand för arkivering)

Hemlig handling • Hänvisning till sekretessparagraf • Hemlig vid något tillfälle, färskvara • Kan förses med enkel ram, det ska stå hemligt och inte konfidentiellt eller liknande

Kvalificerad hemligstämpling • tydlig markering på en handling ”som är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet” (enligt TF). Den får inte lämnas ut om inte en bestämd myndighet medger det. Det är ett undantag från huvudregeln att varje myndighet som ”förvarar” en handling, om så bara på korttidslån, är skyldig att pröva en begäran om utlämnande och inte kan hänvisa till någon annan. • En kvalificerat hemlig handling ska enligt OSL förses med en särskild hemligstämpel (i praktiken en stämpel med dubbel röd ram) som anger den myndighet som ska pröva fråga om utlämnande. Källa: NE

Informationsklassning Informationsklass Skyddsvärde Mycket höga krav Mycket allvarlig skada för kommunen eller enskild person om informationen röjs. Hit räknas all information som hänför sig till säkerhetsskyddslagen Höga krav Allvarlig skada för verksamheten eller enskild person om informationen röjs. Hit räknas all sekretessbelagd information. Normala krav Lindrig skada för verksamheten eller enskild person om informationen röjs. Hit räknas t. ex. arbetsmaterial som ännu inte är allmän handling men som kommer att bli det när arbetet är slutfört. Grundkrav Öppen information Källa: Christian Carlsson på kommunens säkerhetsavdelning 2008

Nya föreskrifter • Handlingar rörande Bygg- och anläggningsprojekt (fastighet) • Upphandling • Skicka ut på remiss • Antas 1 juni 2015

Tillåtelse att publicera i Klara arkivsök • Levererat material som finns på stadsarkivet • Förtecknade men ej levererat?

Inköp av arkivvårdsmaterial • Upphandlat avtal finns med Kontorab gällande arkivboxar (svensk standard) och aktomslag för egna inköp. • Vissa mindre kvantiteter finns hos stadsarkivet. • Mer information med artikelnummer på stadsarkivets hemsida.

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum

Behöver ni hjälp med att arkivera? • Stadsarkivet kan förmedla kontakt för uppordningsarbete. • Ni anställer – vi hjälper till med handledning i arkivuppgiften! Handlingar ska inte bäras ned i källare och ställas på hög 15 2020 -09 -16 Handlingarna ska tas om hand och stå säkert

Arkivbeskrivning Beskrivning av myndighetens organisation och verksamhet, för att underlätta sökandet i arkivet Informationsträffar hölls 2015. Personlig genomgång med de som är klara. Skriv förslag och bolla med Maria! Li. SA-F 2012: 4 är den föreskrift som förklarar vad arkivbeskrivningen ska innehålla Inlämnade till stadsarkivet 30/6 2015 (nytt datum)! 16 2020 -09 -16 Arkivinformation - bolag

Arkivnätverk på hemsidan www. linkoping. se/Omkommunen/Stadsarkivet/Arkivinformation-till-offentligforvaltning/Arkivnatverk/ Reportage från förra träffen Kontaktlista – uppdatera Nästa träff i november – hos vem?