Agenda de trabajo Actividad Responsable Registro Horario 09
Agenda de trabajo Actividad Responsable Registro Horario 09: 30 – 10: 00 Bienvenida contextualización Vicerrectoría Ejecutiva 10: 00 – 10: 30 Sistema de gestión financiera (contabilidad gubernamental) • Modelo conceptual • Catálogos contables (aprobados) Dirección de Finanzas 10: 30 – 11: 00 Cronograma P 3 e COPLADI 11: 00 – 11: 15 Modificaciones al SIIAU WEB P 3 e COPLADI y CGTI 11: 15 – 11: 45 Consideraciones para la integración de los COPLADI proyectos 11: 45 – 12: 00
…Agenda de trabajo Actividad Responsable Horario Preguntas y respuestas 12: 00 – 12: 30 Receso 12: 30 -12: 45 Comprobación financiera Asuntos varios Cierre de la sesión Contraloría General 12: 45 – 13: 00 – 14: 00
Bienvenida Contextualización
Consideraciones generales Ø Se han integrado los catálogos armonizados al sistema P 3 e para que la planeación y la programación proporcionen los datos requeridos para elaborar los informes que requiere la LGCG a inicios del 2012. En el 2013 se tendrá un sistema simplificado integrado a la contabilidad en tiempo real. Ø Se elaboraron nuevos reportes que permiten organizar los montos programados por línea estratégica, programa, objetivo, estrategia, fondo y objeto de gasto. Ø Se incluyen algunas recomendaciones para la integración de los proyectos en la primera fase del modelo sistémico de evaluación, es decir, la evaluación de entrada (ex ante). Además se retoma la evaluación de salida (ex - post) a través del registro en sistema del avance de las metas de los proyectos para obtener del sistema el informe de gestión financiera.
Continuación Ø Para el año 2012 la asignación para el subsidio ordinario será del 80% sobre la base del 100% del ejercicio 2010. Para la AG y a los CU con ese recurso tendrán que considerar atender gasto operativo más contratos. Ø Es importante atender los tiempos establecidos para el cierre del ejercicio 2011 a efecto de poder iniciar las operaciones del ejercicio 2012 conforme lo requiere la LGCG.
Sistema de Gestión Financiera (SGF) - Contabilidad gubernamental
Modelo conceptual Administración de la plantilla Administración de catálogos Planeación y programación Pensiones y jubilaciones Patrimonio Contabilidad institucional Administración de la nómina Financiamiento Evaluación Sist ema de G esti ón F inan cier 8 Ejercicio presupuestal a Transparencia
Modelo conceptual 9
Módulos Entrada - Salida Administración de catálogos Transparencia 10
Módulos que alimentan al SGF Administración de plantilla 11 Pensiones y jubilaciones
Módulos que integran el SGF Planeación y programación 12 Patrimonio Administración de la nómina
…Módulos que integran el SGF Contabilidad institucional Ejercicio presupuestal • Objetivo Dar cumplimiento a la aplicación y registro de los momentos contables establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental a través de los procedimientos identificados y de acuerdo a las operaciones que se llevan a cabo en las diferentes dependencias de la Red Universitaria, para contar con información contable integrada en tiempo real mediante herramientas tecnológicas que permitan la consolidación del registro contable. • Responsable Dirección de Finanzas • Alcance Desde la integración, formulación y aprobación del presupuesto de egresos, hasta la ejecución del pago realizado por la Unidad Responsable de Gasto en el ejercicio de una partida específica. 13 Financiamiento
…Módulos que integran el SGF Evaluación 14
Catálogos contables Catálogo Administrador de Catálogo Clasificador Administrativo Clasificador Económico Catálogo de Bienes Muebles Plan de Cuentas Catálogo de Cuentas Bancarias Catálogo de Eventos Catálogo de Fondos Catálogo de Clientes Catálogo de Proveedores Catálogo de Proyectos Códigos de Trabajadores Catálogo de Pólizas Secretaria General Dirección de Finanzas Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Dirección de finanzas Dirección de Finanzas Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Coordinación General de Patrimonio Dirección de Finanzas Dirección de Finanzas Coordinación General Administrativa Vicerrectoría Ejecutiva Coordinación General de Recursos Humanos Dirección de Finanzas Catálogos de Aranceles (conceptos) Dirección de Finanzas Catálogos de Referencias Dirección de Finanzas Clasificador Funcional del Gasto Clasificador por Objeto del Gasto Clasificador por Tipo de Gasto Clasificador por Rubro de Ingresos Clasificador Programático 15
Aprobados por el Grupo de Armonización Contable Concepto Responsable Clasificador Administrativo Secretaría General Catálogo de Fondos Dirección de finanzas Clasificador por Objeto del Gasto Dirección de Finanzas Clasificador Funcional del Gasto Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Dirección de Finanzas Clasificador por Rubro de Ingresos Clasificador Programático Clasificador por Tipo de Gasto 16 Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Dirección de Finanzas
Responsabilidades y atribuciones del administrador de catálogo • Nombrar al Responsable del Mantenimiento de Catálogo quién deberá: ü Realizar altas, bajas y edición de cuentas del catálogo del cual son administradores • La baja de cuentas solo aplicará para aquellas que no tengan registros contables • Una vez realizada la actualización se deberá registrar en sistema ü Proponer modificaciones de la información contenida excepto en las cuentas del CONAC. ü Realizar el mantenimiento dentro del plazo establecido. ü Notificar la actualización de cuentas a los responsables de catálogos que se vinculen. 1) ü Notificar el cambio a los usuarios del catálogo. Notas: 1) El sistema automáticamente lo realiza una vez que el validador realizó la pre-validación del catálogo con vinculación. El formato de aprobación de catálogos será utilizado únicamente para nuevos catálogos. 17
Responsabilidades y atribuciones del: Administrador del módulo ü Realizar altas, bajas y edición de cuentas emitidas por el CONAC de todos los catálogos que integren el módulo Validador ü Aceptar o rechazar las modificaciones realizadas por el administrador de catálogo ü Dar seguimiento a la actualización de cuentas en el caso de catálogos vinculados Nota: El formato de aprobación de catálogos será utilizado únicamente para nuevos catálogos. 18
Vinculación 19
Formato “Aprobación de Catálogo” 20
Cronograma P 3 e
Cronograma para el proceso de elaboración de proyectos P 3 e, integración del presupuesto inicial 2012 y evaluación de los proyectos P 3 e 2011
Cronograma para el proceso de elaboración de proyectos P 3 e, integración del presupuesto inicial 2012 y evaluación de los proyectos P 3 e 2011 Como parte del proceso de evaluación, las entidades que conforman la Red realizarán el registro de avance de las metas de los proyectos de manera semestral.
Niveles de integración de los proyectos Integración Período Centros Universitarios Nivel III Dictamen: Consejo de Centro Cierre: Centro Universitario Nivel II Acta: Consejo Divisional Cierre: Divisiones y Secretarías Nivel I Acta: Colegio Departamental Cierre: Departamentos y URES de las Secretarías Fin del período de captura Cierre: URG dependientes de los departamentos SUV Oficio al Rector General notificando los proyectos aprobados. Cierre: SUV SEMS Dictamen: Consejo de Educación Media Superior Cierre: SEMS Administración General Oficio al Rector General notificando los proyectos aprobados del subsistema. (Vicerrectoría, Secretaría General) Cierre: Subsistemas de la AG Cierre: Direcciones Acta: Consejo de escuela Cierre: Escuelas preparatorias Cierre: Coordinaciones Generales y equivalentes Cierre: Coordinaciones Captura normal Cierre: Unidades y equivalentes Captura normal
Modificaciones al SIIAU WEB P 3 e
Carátula Modificaciones a la carátula de proyectos 2012. Fondo LGCG Clasificador Funcional de Gasto 26 P 3 e 2012
…Carátula Fondo armonizado con la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG). Cuando se elige el Fondo, automáticamente se carga el fondo LGCG. 27 P 3 e 2012
…Carátula Clasificador Funcional del Gasto. Clasificador funcional 28 P 3 e 2012
Recurso Tipo de gasto, se carga de forma automática cuando se elige la cuenta de gasto. Tipo de Gasto 29 P 3 e 2012
…Recursos de fondo 1102 (Ingresos Propios). Se debe de seleccionar el Fondo LGCG. 30 P 3 e 2012
Contrato Se muestra el fondo seleccionado en la caratula. Fondo LGCG 31 P 3 e 2012
…Contratos de fondo 1102 (Ingresos Propios). Se debe de seleccionar el Fondo LGCG. 32 P 3 e 2012
Reportes Se incluyen nuevos reportes. Nuevos Reportes 33 P 3 e 2012
…Reportes Se elige un reporte y se consulta la información por entidad y año. Reportes Entidad Año 34 P 3 e 2012
…Reportes 35 P 3 e 2012
…Reportes 36 P 3 e 2012
…Reportes 37 P 3 e 2012
…Reportes 38 P 3 e 2012
Criterios • Contratos laborales (criterios para la programación) • Asignación de recursos fondo 1101 (1. 1. 1. ) – subsidio ordinario 2012, 80% según la base del ejercicio 2010
Consideraciones para la integración de los proyectos P 3 e (Evaluación ex – ante, evaluación al desempeño)
Plan de desarrollo Institucional Visión 2030 Dimensión transversal de evaluación La evaluación se entiende como el proceso continuo, integral y participativo que permite identificar una problemática, y analizarla y explicarla mediante información relevante. Como resultado proporciona juicios de valor que sustentan la consecuente toma de decisiones… En el caso específico de la Universidad de Guadalajara, la evaluación es el proceso de carácter institucional que permite brindar información oportuna y pertinente para la toma de decisiones en los niveles directivos de la Red Universitaria, a fin de contar con los elementos suficientes para consolidar las políticas, planes y programas y conducir a la Red hacia el logro de su misión, visión, objetivos y metas. La evaluación tiene como fin determinar sistemática y objetivamente la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de todas las actividades, a la luz de sus objetivos. Se trata de un proceso organizativo para mejorar de manera continua las actividades y ayudar a la administración en la planeación, programación y toma de decisiones futuras. … Fuente: Plan de Desarrollo Institucional, Visión 2030, páginas 42 y 43
La ASF y la Ley General de Contabilidad Gubernamental La evaluación es una tendencia de carácter generalizado en el ámbito nacional, principalmente a través de un organismo (Auditoría Superior de la Federación - ASF) y por medio de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. La ASF realiza una serie de auditorías con carácter anual a las cuentas públicas, esto con el fin de fiscalizar la gestión financiera y comprobar que el ejercicio, registro y control de los recursos federales se ajustaron a las disposiciones legales y normativas aplicables. La cuenta 2009 de la Ude. G fue auditada por este organismo. La LGCG aplicará a todos los organismos o instituciones que reciben recursos de origen público. Esta ley entrará en vigor a partir del primero de enero del año 2012, implicando un proceso complejo de armonización contable y para el cual ya se está trabajando.
El CONAC y la LGCG El Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) es el órgano de coordinación para la armonización de la contabilidad gubernamental, este tiene por objeto la emisión de las normas contables y lineamientos para la generación de información financiera. Los instrumentos normativos, contables, económicos y financieros emitidos por la CONAC deben ser implementados por los entes públicos a través de las adiciones, modificaciones y reformas a su marco jurídico. Para cumplir con los requerimientos de la CONAC y por tanto de la LGCG, la Ude. G está siendo asesorada por INDETEC, asistiéndose al mismo tiempo a los congresos y talleres de la AMEREIAF.
La LGCG y la evaluación al desempeño Artículo 54. - La información presupuestaria y programática que forme parte de la cuenta pública deberá relacionarse, en lo conducente, con los objetivos y prioridades de la planeación del desarrollo. Asimismo, deberá incluir los resultados de la evaluación del desempeño de los programas federales, de las entidades federativas, municipales y de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal, respectivamente, así como los vinculados al ejercicio de los recursos federales que les hayan sido transferidos. Para ello, deberán utilizar indicadores que permitan determinar el cumplimiento de las metas y objetivos de cada uno de los programas, así como vincular los mismos con la planeación del desarrollo.
ASF: la auditoría al desempeño de la Ude. G La importancia de contar con procesos de evaluación permanentes y a partir de los compromisos institucionales, se ve acentuada a partir de las observaciones realizadas por la Auditoría Superior de la Federación en la Auditoría de Desempeño: 09 -4 -99024 -07 -0255*, realizada a la Universidad de Guadalajara para el ejercicio fiscal 2009 y que forma parte del Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 (Febrero 2011). El objetivo de dicha auditoría fue: Fiscalizar el desempeño de la universidad, mediante sus indicadores de capacidad, competitividad e innovación académica y de gestión institucional, para verificar que se avanzó en la consecución de los objetivos de fortalecer la planeación estratégica; de mejorar la calidad de la educación superior, la calidad de sus programas educativos y sus procesos de gestión; de fomentar el aprendizaje efectivo de los estudiantes y procesos de autoevaluación y evaluación externa, así como de cerrar brechas de calidad dentro de las Dependencias de la Educación Superior, mediante el Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. * http: //www. asf. gob. mx/Trans/Informes/IR 2009 i/Tomos/Tomo 4/2009_0255_aa. pdf
La evaluación al desempeño representa la revisión de una entidad a la luz de factores de desempeño que se consideran críticos para cumplir con su misión, en los términos de la visión que para ella se haya adoptado Este tipo de evaluación atiende con mayor énfasis al concepto de eficacia, es decir, se enfoca a evaluar los factores (acciones, recursos, procesos, etc. ) de los cuales depende fundamentalmente el logro de los objetivos del ente y, por consecuencia, de la misión y visión. Por otra parte, tiene el propósito fundamental de determinar si las dependencias y entidades cumplen, no sólo con la normatividad, programas y metas establecidos, sino también con las expectativas de la población que recibe sus bienes y servicios, y si los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos utilizados para producirlos u otorgarlos son razonables, debiendo evaluar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron creadas.
Compromisos institucionales y evaluación de proyectos No es posible cumplir de manera total los compromisos institucionales si no se lleva a cabo el seguimiento de los mismos, estos es, verificar en qué medida las acciones que se desarrollan permitirán alcanzar los objetivos establecidos y en su caso aplicar medidas correctivas. En este sentido, uno de los principales referentes para cualquier proceso de evaluación continua que se realice en el ámbito institucional debe ser los proyectos cargados en el sistema P 3 e, ya que estos vienen a ser los instrumentos mediante los cuales la Universidad trata de alcanzar sus finalidades institucionales. La evaluación de estos proyectos debe realizarse mediante el modelo CIPP ya que este hace énfasis en la mejora, orientándose además al fortalecimiento de la toma de decisiones. Este modelo fue aprobado por el Consejo de Rectores.
Modelo de evaluación sistémico P 3 e Aprobado por el Consejo de Rectores en 2004 EVALUACIÓN DEL CONTEXTO INSTITUCIONAL-PDI LÍNEAS ESTRATÉGICAS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INDICADORES ESTRATÉGICOS ANÁLISIS DEL INTERNO Y DEL ENTORNO ENTIDADES DE LA RED - PER METAS EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS (PDI) POLÍTICAS INSTITUCIONALES LÍNEAS ESTRATÉGICAS OBJETIVOS PER INDICADORES PER METAS Programas Operativos Anuales en base a proyectos MISIÓN y VISIÓN EVALUACIÓN Ex - post EVALUACIÓN Durante EVALUACIÓN Ex - ante CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS REGISTRO DE AVANCE DE LOS PROYECTOS, INFORMES DE GESTIÓN FINANCIERA ALINEACIÓN, PERTINENCIA Y CONSISTENCIA DE LOS PROYECTOS
Modelo de evaluación sistémico P 3 e Línea de tiempo y ejercicios fiscales Octubre 2011 Noviembre 2011 Ejercicio 2013 Febrero - Octubre 2012 Noviembr e 2012 Enero 2013 Evaluació n “ex post” Ejercicio 2011 Ejercicio 2012 Enero 2012 Evaluación “ex - ante” Evaluación “Durante” (julio) Evaluación “ex - post” Evaluació n “ex - ante”
Recomendaciones para la evaluación de entrada (ex-ante) de los proyectos P 3 e 2012
Recomendaciones para la evaluación de entrada (ex-ante) de los proyectos P 3 e 2012 Criterio: ALINEACIÓN La alineación del proyecto (bajo qué eje, objetivo y estrategia operará, tiene coincidencia o aporta para su logro) debe ser lógica y evidenciarse en la justificación y en los objetivos del proyecto. Ø¿Hay correspondencia entre el proyecto y las políticas institucionales del PDI? Ø¿Hay correspondencia entre el proyecto y la línea estratégica del PDI en el cual se le inscribió? Ø¿En lo enunciado en la justificación y objetivos del proyecto es clara la alineación con relación a la línea, objetivo o estrategia del PDI que se seleccionaron para ubicar al proyecto? Ø¿En lo enunciado en la justificación y objetivos del proyecto es clara la alineación con relación a la línea, objetivo o estrategia del PER que se seleccionaron para ubicar al proyecto?
Recomendaciones para la evaluación de entrada (ex-ante) de los proyectos P 3 e 2012 Criterio: PERTINENCIA Este criterio observa que la realización de los proyectos sea oportuna, adecuada y conveniente, tanto en el marco de la dependencia que los propone como de los planes y programas de desarrollo de la instancia superior y de la institución. Ø¿El proyecto está orientado a reducir algún rezago y/o asimetría (programa educativo, servicios académicos, administración-gestión, etc. )? Ø¿El proyecto tiene que ver o impacta directamente con la función (sustantiva y/o adjetiva) de la Ures donde se origina? Ø¿El proyecto hace un aporte sustancial al objetivo del PER/PDI de la entidad a la cuál pertenece la Ures que lo elaboró?
Recomendaciones para la evaluación de entrada (ex-ante) de los proyectos P 3 e 2012 Criterio: COHERENCIA INTERNA Cada una de las partes de los proyectos (justificación, objetivos, metas, actividades etc. ) deberán tener relación entre sí. De acuerdo a este criterio debe revisarse la estructura del proyecto para verificar el orden de los elementos y la relación lógica que existe en cuanto al contenido. Ø¿Las partes redactadas del proyecto (justificación, objetivos, metas y actividades) se expresan de manera clara y concisa? Ø¿Cada uno de los apartados del proyecto se articula entre sí y se advierte coherencia interna entre sus partes? ØLa justificación enuncia con claridad el por qué es importante realizar el proyecto a nivel de Ures o Entidad. Ø¿El objetivo general Indica claramente cuáles son los resultados esperados? Ø¿Los objetivos particulares especifican qué es lo que se espera obtener o se pretende alcanzar? ¿Están secuenciados y son suficientes para el logro del objetivo general? Ø¿Los indicadores están bien construidos? ¿Permiten medir el avance del objetivo que se pretende alcanzar? ØLos recursos materiales son los adecuados para la realización de las actividades?
Recomendaciones para la evaluación de entrada (ex-ante) de los proyectos P 3 e 2012 Criterio: CONSISTENCIA Este criterio es básicamente para revisar que la información contenida en el proyecto sea real y susceptible de comprobarse. Se deberá considerar que la información técnica como objeto de gasto, fondos, estructura programática, etcétera, sea la correcta y acorde con las normas y políticas del presupuesto de ingresos y egresos. Ø¿La información programática -presupuestal del proyecto (actividades, fondo, tipo de recursos y cuentas por objeto de gasto) es acorde con las normas y políticas del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Universidad de Guadalajara? Ø¿La información referente a programa, fondo, recursos y cuentas por objeto de gasto es correcta y acorde con las actividades enunciadas en el proyecto? Ø¿La información programática -presupuestal del proyecto (actividades, fondo, tipo de recursos y cuentas por objeto de gasto) respeta lo establecido en el Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios? Ø¿La información programática -presupuestal del proyecto (actividades, fondo, tipo de recursos y cuentas por objeto de gasto), de ser el caso, respeta lo establecido en el Reglamento de Obras y Servicios Relacionados con las mismas de la Universidad de Guadalajara? Ø¿Las actividades del proyecto referentes a consumos y gastos por concepto de combustibles, lubricantes, refacciones, reparaciones, servicios y mantenimiento de los vehículos oficiales, es correcta y acorde con el acuerdo vigente emitido por el C. Rector General, relacionado con los “Lineamientos para Vehículos Oficiales de la Universidad de Guadalajara”? Ø¿Hay rubros o costos en alguna(s) actividad(es) del proyecto que sugiere usted sean revisados?
Recomendaciones para la evaluación de entrada (ex-ante) de los proyectos P 3 e 2012 Resultado de la evaluación del proyecto. Ø¿De acuerdo a los respuestas obtenidas en los criterios, vistos como un conjunto, el proyecto debe ser: aprobado, modificado, rechazado? Ø¿Qué observaciones son de carácter general al conjunto de los proyectos de las URG de la Entidad presupuestal?
Recomendaciones para la elaboración de actas en el contexto de la evaluación de proyectos Si bien existe una serie de elementos normados jurídicamente en cuanto a la elaboración de actas relativas a los órganos de gobierno institucionales, es deseable que aquellas que se refieran específicamente a la aprobación de proyectos P 3 e compartan una serie de elementos que faciliten su evaluación en el corto y mediano plazo. En este sentido resulta de importancia fundamental el trabajo, en cada nivel de aprobación, de los órganos colegiados ya que ellos tienen la responsabilidad y compromiso de asegurar la congruencia y pertinencia de los proyectos. Estas son las recomendaciones para el trabajo: • Desglose detallado de los proyectos y montos por línea estratégica y objetivo PER. • Un análisis de cómo impactarán los proyectos en los indicadores de los objetivos PER y en los indicadores del objetivo relacionado del PDI. • Descripción de la forma en que se consideraron en los proyectos las políticas generales, las políticas de las líneas estratégicas y las dimensiones transversales del Plan de Desarrollo Institucional Visión 2030.
Comprobación financiera
Avances en comprobación financiera de saldos vencidos Nota. Información con aplicación de comprobaciones recibidas en la Dirección de Finanzas, al 31 de octubre de 2011.
Asuntos varios
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