AGENDA 1 HISTORIQUE 2 EVOLUTION DE LA REGLEMENTATION

AGENDA • 1 – HISTORIQUE • 2 – EVOLUTION DE LA REGLEMENTATION • 3 – SITUATION ACTUELLE • 5 – MOUVEMENTS INFORMATISES – PROPOSITION • 6 – MOUVEMENTS ‘MANUELS’ - PROPOSITION • 7 – DISCUSSION Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 1 09/03/2003

1 - 1 SITUATION GEOGRAPHIQUE Deux sites de part et d’autre de la frontière reliés par un tunnel permettant le passage des marchandises. Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 2 09/03/2003

1 -2 – SOURCES DE LA REGLEMENTATION Documents officiels • • • Voie de passage (tunnel) reliant les différentes parties du domaine du CERN – Réglement concernant les mouvements de matériel, FI-M/84/6260, Mars 1985 The tunnel linking the CERN sites, Use of the tunnel, CERN/DSU-DO/RF/8200. May 1998 Information note on the Rules for use of the Tunnel linking the CERN sites, CERN/DSU-DO/RH/8201, May 1998 The tunnel linking the CERN sites : new rules for use, CERN/DSU-DO/RH/8297, June 1998 Memorandum relating the conditions for using the Tunnel pending issue or renewal of Swiss and/or French legitimation documents, DSU-DO/RF/10360, 18 April 2001 Passage par le “Tunnel” dans l’attente de l’établissement de documents de légitimation suisse et/pu français Réf. CERN/DSU-DO/RH/11131 (17 octobre 2002) Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 3 09/03/2003

1 -3 REGLES D’UTILISATION L’utilisation du “tunnel” est limitée aux catégories de matériel cidessous : • Matériel standardisé disponible aux magasins du CERN • Matériel déjà mis à la consommation et appartenant aux différents Divisions/Départements ou aux groupes Visiteurs Document d’accompagnement requis : • Document ‘Fiche de transfert’ établi en 2 exemplaires minimum et signé par un membre du personnel de l’Organisation Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 4 09/03/2003

2 -1 EXTENSION D’UTILISATION A partir de 1984 (cf FI-M/84/6260), sont notamment autorisés en lieu et place de la fiche de transfert officielle, les documents suivants : • Demande de matériel Magasins • Retour de matériel Magasins • Fiche de livraison Magasins Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 5 09/03/2003

2 -2 EXTENSIONS TOLEREES Au cours des années, les autorités douanìères, dans le but de faciliter les opérations, ont toléré les documents supplémentaires suivants : • Demande d’expédion ou de transport (Sce Import/export) • Unpacking List (Réception des marchandises) • Bulletin de livraison pour arrivage nominatif (Réception des marchandises) Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 6 09/03/2003

3. 1 INFORMATISATION DU TRANSPORT ET DE LA DISTRIBUTION INTERNES Depuis novembre 2002, les services transport et distribution internes sont informatisés. Ces services assurent les fonctions suivantes : • Transport et/ou manutention de matériel sur les différents sites du CERN • Livraison du matériel des magasins aux utilisateurs • Enlèvement des retours de matériel aux magasins • Livraison des arrivages réceptionnés (liés à une commande officielle ou nominatifs) • Enlèvement des expéditions jusqu’au point d’emballage Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 7 09/03/2003

3. 2 – IMPACT DE CETTE INFORMATISATION • Transport et distribution internes utilisent le même système informatique les services achats et import/export -> Intégration renforcée • Chaque transport interne (sauf effectué directement par l’utilisateur) – Fait l’objet d’une demande électronique spécifique saisie par l’utilisateur et validée par une signature électronique – Ou est initié par une autre application informatique (magasins, achat, import/export)) mais résulte également d’une demande electronique initiale (demande d’expédition, demande d’achat interne, demande de matériel) Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 8 09/03/2003

3. 3 –SCHEMA DES FLUX D’INFORMATION EDH DEMANDE DE MATERIEL Système de gestion électroniques de documents DEMANDE DE TRANSPORT INTERNE DEMANDE D’ACHAT INTERNE DEMANDE DÉXPEDITION Système de gestion achats/import-export Système de gestion des magasins Système de gestion Transport interne/Distribution Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 9 09/03/2003

3. 4 - SITUATION ACTUELLE (Types de transport interne) TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT INTERNE Entierement informatisé Traçabilité totale Objet d’une demande EDH Validé par signature électronique TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR L’UTILISATEUR Aucune saisie de l’information Pas de traçabilité Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 10 09/03/2003

3. 5 - SITUATION ACTUELLE (Documents produits si passage tunnel) TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT INTERNE FICHE DE TRANSFERT PAPIER TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR L’UTILISATEUR Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 11 09/03/2003

4. 1 BESOINS DES UTILISATEURS L’informatisation de la distribution interne permet de satisfaire les besoins exprimés par les utilisateurs dans le domaine de la logistique : • Suivi des composants LHC • Traçabilité INB • Statistiques de transport, contrôle des coûts, suivi des contrats de service • Vision globale des différents flux logistiques (voir schéma dans le slide suivant) Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 12 09/03/2003

4. 2 - FLUX LOGISTIQUES Saisie demande exp/transport, DAI web EDH Distribution interne Transport Passage tunnel Fabrication Stockage Tests Traçabilité WEB INTERFACE Assemblage Fiche de transfert informatisée- Projet Montage exp. Slide no 13 09/03/2003

4. 3 – DISPONIBILITE DE L’INFORMATION Tous les mouvements (à l’exception des transferts de matériel effectués par l’utilisateur lui-même) sont maintenant gérés informatiquement , donc • Disponibilité des informations correspondantes dans la base de données • Accessibilité à la source (document EDH initial, créateur, approbateur) • Possibilité de produire listes, statistiques, regroupements en vue de satisfaire tout contrôle éventuel Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 14 09/03/2003

5. 1– MOUVEMENTS INFORMATISES PROPOSITION • Remplacement de la fiche de transfert ‘papier’ par un document informatisé (cf modèle slide 17) • Génération automatique de ce document si le mouvement rentre dans les catégories autorisées pour le passage du tunnel • Plus de signature manuscrite mais référence à une procédure générale à définir entre le CERN et les autorités douanières Suisses et Françaises Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 15 09/03/2003

5. 2 – MOUVEMENTS INFORMATISES PROCEDURE A DEFINIR • Réactualisation du document FI/M/84 -6260 • Pas de modification dans la réglementation de base, uniquement sur des points de détail (signature, documents autorisés, …) • Deux documents autorisés pour le franchissement du tunnel : – Fiche de transfert électronique (transport et distribution internes) – Fiche de transfert papier (transports effectués par les utilisateurs) Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 16 09/03/2003

5. 3 - FICHE DE TRANSFERT ELECTRONIQUE PROTOTYPE Référence à la procédure LE CERN CERTIFIE QUE LE MATERIEL OBJET DE CE DOCUMENT RENTRE DANS LE CADRE DE LA PROCEDURE XX-NN DU JJ/MM/YYY Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 17 09/03/2003

5 -4 SIGNATURE ELECTRONIQUE VS SIGNATURE MANUSCRITE • AVANT : Signature manuscrite: – i. MPLIQUE une intervention manuelle sur chaque document – NECESSITE la disponibilié d’un membre de l’organisation • MAINTENANT : Plus de signature manuscrite – Validité du document garantie par mention de la procédure sur la fiche de transfert – Disponibilité des informations relatives à l’approbation du document EDH initial (voir slide suivant) • Créateur • Approbateur (donc signature électronique initiale) Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 18 09/03/2003

5 -5 – SIGNATURE ELECTRONIQUE Détail des informations Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 19 09/03/2003

5 -6 AVANTAGES • Production automatique de la fiche de transfert • Identification individuelle de chaque mouvement • Respect de la réglementation garanti par le système • Possibilité de trâcer chaque mouvement (créateur, approbateur, historique, etc…) • Génération de listes périodiques pour faciliter les contrôles douaniers éventuels • Facilitation de la procédure actuelle de contrôle des fiches de transfert Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 20 09/03/2003

6 -1 MOUVEMENTS MANUELS - PROPOSITION • Pousser les utilisateurs à saisir l’information dans EDH dans le cas où ils transportent eux-mêmes la marchandise • En contre-partie, leur offrir la possibilité d’imprimer une fiche de transfert à partir d’un bouton dans l’écran EDH • Avantages : – Mouvements intégrés dans le système – Traçabilité assurée – Contrôles éventuels facilités Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 21 09/03/2003