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Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Programme d’Audit 2007 Résultats Comité Consultatif - 27 février 2008 Bert Matthijs Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Programme d’audit 2007 • Trois piliers d’activités ont été déterminés pour établir le programme d’audit Pilier 1 Manuel de qualité ISO Pilier 2 Pilier 3 Les activités principales de l’AFSCA Réglement 882/2004 Autres activités (B&B, Logistique, IT, Service Juridique…) Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 1 : ISO 9001: programme Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 1 : ISO 9001: constatations • En général: fonctionnement OK (les collaborateurs connaissent les tâches, collaboration, …) • Différentes recommandations en vue d’améliorer le fonctionnement/la procédure – Documentation (organigramme, procédures, enregistrements, accords avec les clients, …) – Formaliser et mesurer les objectifs qualité – Exécuter revue de direction Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 1 : ISO 17025 : programme • Dans tous les labos: – Audits du système: 8 audits – Audits techniques: 9 audits (méthodes d’analyse) • Principalement par l’équipe Q labos – parfois avec l’assistance d’un collaborateur de la cellule d’audit interne • Constatations surtout techniques / en relation avec l’ISO 17025 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 2 : activités principales: programme Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 2 : constatations (1) • Générales UPC – Bonne communication interne au sein des services audités. – Bonne organisation des inspections et respect du plan d’inspection et d’échantillonnage. – Bonne connaissance des agents de contrôle de la législation en vigueur et bonne exécution du travail d’inspection conformément aux procédures. – Utilisation de check-listes : • L’utilisation de check-listes est répendue de manière générale et est également généralement acceptée. • Les check-listes offrent une certaine garantie d’uniformité des contrôles. Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 2 : constatations (2) • Générales UPC Le système peut être amélioré en s’attelant à davantage/de meilleures procédures internes documentées concernant l’organisation, la répartition et l’exécution des tâches ainsi que le rapportage et le contrôle interne: • La mesure de l’application de contrôles internes dépend beaucoup du service audité et demeure dans une série de cas trop informelle • La communication orale est insuffisamment formalisée • Les responsabilités sont partagées mais pas formalisées Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 2 : constatations (3) • Générales : Administration centrale – Communication : • On constate plus souvent des problèmes dans des thèmes pour lesquels différentes entités sont impliquées. • Le système de communication entre l’Administration centrale – les services extérieurs dépend beaucoup des entités / services impliqués. • La communication s’opère par différents canaux, de telle sorte qu’il est parfois difficile de conserver l’aperçu général. – Les instructions internes, notes de services, check-listes contiennent parfois des imprécisions ou ne sont pas assez explicites. Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 3 : Programme • Amendes administratives : 1 audit Entité auditée Scope Date d’exécution planifiée Date d’exécution effective Service juridique Fonctionnement du Commissariat pour le traitement des amendes administratives 13 au 20 septembre Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Pilier 3 : constatations • Amendes administratives : – Système qui fonctionne bien, mais avec une série de règles qui ne sont pas formalisées. – Jurisprudence propre développée en vue d’uniformiser l’attribution des montants des amendes. – Bonne collaboration avec les parquets. – Le rapportage dans le rapport annuel peut être amélioré. – Bonne et vaste répartition des tâches, mais un gain d’efficacité semble envisageable en ce qui concerne le processus décisionnel. Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Evaluation procédures Audit Interne • Etablissement du programme d’audit – La procédure permet d’obtenir un programme intégré. – L’analyse des risques demeure limitée. – Encore une vue insuffisante sur comment répondre au critère EU concernant “une couverture suffisante sur une période de 5 ans” la question a été posée au FVO. Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Evaluation procédures Audit Interne • Exécution des audits – – Bonne collaboration + esprit ouvert des audités. Bon soutien du top management. La collaboration avec l’UNIC se passe de mieux en mieux. La préparation et le rapportage exigent plus de travail que prévu. Néanmoins, les délais sont en grande partie respectés. – La soumission d’un projet de rapport pour commentaires est appréciée. – Le système des plans d’action est lancé. – Jusqu’à présent, focalisation surtout sur la mise en place d’un système ex-labos. Arriver petit à une plus grande intégration avec les systèmes labos. Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire