Agence fdrale pour la Scurit de la Chane

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire L’audit interne à l’AFSCA Comité consultatif – octobre 2007 Bert Matthijs Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Contenu • • • Pourquoi un audit interne ? Approche au sein de l’AFSCA Définition de l’audit interne Scope de l’audit interne Les acteurs de l’audit interne Documents de base Élaboration du programme d’audit Audits sur demande Réalisation d’un audit interne Audits pilotes Programme d’audit 2007 2 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 2

Pourquoi un audit interne ? • Règlement CE (882/2004), article 4, paragraphe 6 • Décision (2006/677/UE) du 29 sept 2006 • Exigences ISO 9001, 17020 et 17025 • Business plan 2004 – 2008 : contrôle qualité comme but stratégique • Audit interne est un élément essentiel d’une organisation (autorité) moderne 3 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 3

Approche au sein de l’AFSCA • Opérationalisation de l’audit interne – Reprise et développée dans la phase 3 (analyse) de food@work – Reportée après la crise de la grippe aviaire – Reprise en septembre 2006 4 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 4

Définition de l’audit interne (AFSCA) • Outil soutenant le management de l'AFSCA afin d'améliorer le fonctionnement de l'AFSCA • Une activité indépendante et objective – Service Staff de l’Administrateur délégué – Rapporte au Comité de direction et au Comité d’audit • Approche systématique – Charte de l’audit interne (mission, terrain, acteurs, responsabilités, compétences et rapportage) – Code de déontologie de l’auditeur – Procédures de travail fixes 5 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 5

Mise en place de l’audit interne Définition de l’audit interne (2) (AFSCA) • Un audit se concentre sur le système – N’évalue pas les personnes – N’est pas répressif, mais constructif – Permet l'identification des bonnes pratiques • Exemples : Constatation: le contrôleur ne sait que faire dans certaines situations Cause possible: directives absentes ou imprécises, manque de circulation des informations, manque de formation, … • Un audit se concentre sur l’évaluation et l’amélioration – Le rapport d’audit mentionne les points positifs, les points névralgiques et les recommandations – Établissement d’un plan d’action 6 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 6

Scope de l’audit interne (1) • Scope = Univers de l’audit = Tous les services et activités de l’AFSCA (Direction générale, UPC, laboratoires, éventuellement d’autres entités si mentionnées dans la législation, protocoles…) • Le Comité de direction de l’AFSCA délègue toute la responsabilité en matière d’activités d’audit au service d’Audit Interne, qui rapportera à ce sujet, au Comité d’audit et au Comité de direction. Tous les audits internes de l’Agence sous la coordination du service Audit Interne 7 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 7

Scope de l’audit interne (2) • On distingue 3 piliers d’activités : Pilier 1 Manuel de qualité ISO Pilier 2 Les activités principales de l’AFSCA Réglement 882/2004 Pilier 3 Autres activités (B&B, Logistique, IT, Service Juridique…) • 3 catégories d’audit – ‘Nouveaux’ audits programmés – ‘Audits de suivi’ programmés (suite aux constatations des audits précédents) – Audits sur demande non programmés Font partie du programme d’audit Procédure spécifique 8 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 8

Acteurs de l’audit interne • Comité d’audit • Service audit interne, qualité et prévention (AIQP), cellule audit interne • Pool d’auditeurs 9 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 9

Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (1) • Comité d'audit à indépendance ! – Cadre • base légale = AR du 16 mai 2001 • composé de 5 personnes cf. AM • charte + règlement d’ordre intérieur – Mission • “assister l’administrateur délégué et le comité de direction de l’Agence en surveillant le fonctionnement de l’AFSCA ” – Tâches • Évaluation annuelle du programme d’audit, des demandes d’audit intermédiaires et des révisions trimestrielles du plan d’audit annuel. • Avoir une vue globale de tous les audits, tant ceux effectués par les internes que par les externes ; • Évaluation des audits effectués ; • Traitement de toutes les données dans un rapport annuel. 10 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 10

Acteurs de l’audit interne: Le comité d’audit (2) § Composé de : § Une personne désignée par l'Administrateur délégué, qui assure également la présidence : Herman Diricks § Deux personnes désignées par l’Administrateur délégué sur proposition du Comité consultatif : Yvan Dejaegher (APFACA) et Robert Rémy (Test-Achats) § Une personne désignée par le Ministre § Un expert externe du domaine de l’audit et de l’assurance qualité, désigné par l’Administrateur délégué sur la proposition des quatre membres susmentionnés du comité : Peter Maes (directeur ‘Quality Coaching’) 11 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 11

Acteurs de l’audit interne: Le service AIQP (1) • Est composé de : l’audit interne, la médiation, la qualité, prévention et protection sur le lieu de travail – Incorporé dans les services d’encadrement de l’administrateur délégué – 2 auditeurs à temps plein (NL + FR) – Le chef de service peut également exécuter des audits 12 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 12

Acteurs de l’audit interne Le pool d’auditeurs • Pool d’auditeurs – Beaucoup d'expérience en matière d'audit au sein de l'AFSCA body shopping – Assure l'expertise technique correcte – Augmente l'acceptation & réduit l'image répressive • Constitution – Collaborateurs UNIC qui exécutent des évaluations – Q-team des DG Labo – A long terme : autres auditeurs • Auditeurs externes : uniquement pour des activités spécialisées (ICT, finances…) 14 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 14

Documents de base • La charte de l’audit interne • Le code déontologique de l’auditeur interne • Règlement d’ordre intérieur du Comité d’audit • Les 3 procédures de l’audit interne: – Élaboration du programme d’audit – Demande d’audit – Réaliser un audit Ces documents ont été validés par le comité de direction et le comité d’audit. 15 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 15

Élaboration du programme d’audit (1) • Étapes et timing : Programme annuel d’audit interne Demande: 1 septembre Deadline: 30 septembre Identification ‘Bottom up’ des audits potentiels par les DG pour les 3 piliers d’activités Deadline: 30 octobre Modèle standard pour le programme annuel Modèle standard (domaines critiques, argumentation et classification) Projet de Programme intégré d’audit Mise au point avec le comité d’audit Deadline: 2ème semaine de novembre Validation par le Comité de direction Deadline: 4ème semaine de novembre 16 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 16

Demande d’audit • Les audits qui ne sont pas compris dans le programme • Peuvent être demandés par : - Le Ministre ou son cabinet - l’Administrateur délégué de l’AFSCA - Un directeur général de l’ AFSCA - Un membre du Comité d’audit - Le directeur du service AIQP • Demande motivée par formulaire standard • Approbation par le Comité de direction 18 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 18

Auditeur(s) Réaliser un audit Axe du temps : SEMAINES Annonce mission X: • Description de la mission • Ordre du jour • Questionnaire Projet de rapport Exécution mission X -4 -3 -2 -1 1 2 Rapport final 3 4 • Questionnaire Audité renvoyé à l’auditeur • Réaction au projet de rapport • Cycle ‘Annonce – Rapport final’: 2 mois • Durée d’un audit: maximum 1 semaine 19 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 19

Audits pilotes exécutés • Un par pilier : – ISO (Pilier 1) : Gestion des documents (+ analyse nitrofuranes) (Gentbrugge), en collaboration avec Q-team DG Labo. – FVO-scope (Pilier 2) : Contrôles dans les boulangeries (Brabant Wallon), en collaboration avec l’UNIC – Autres activités (Pilier 3) : procédure d’achat 20 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 20

Programme d’audit 2007 (1) • Pour le 2ème semestre: 1 juillet 31 décembre 2007 • Pilier 1: – ISO 9001: en fonction de la certification • • Guides sectoriels Service Médiation BIRB, inclus les CDM Formation Législation Sécurité IT Direction – ISO 17025: 13 audits management + 12 audits techniques 21 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 21

Programme d’audit 2007 (2) • Pilier 2 (FVO – 882/2004) : 6 audits – “Propreté de la peau/toison des animaux présentés à l’abattage” + “Beltrace” : 2 audits (UPC Flandre occidentale + UPC Hainaut) – “Qualité du lait cru” : 2 audits (UPC Limburg + UPC Luxembourg) – Transport de viande de porc : 2 audits (UPC Flandre orientale + UPC Namur) • Pilier 3 : 1 audit (amendes administratives) 22 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 22

Audit : A profession that serves the whole organization Yvan le terrible Dik Browne Ça ne serait pas mieux d’essayer la porte de derrière ? ? 23 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 23