AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006 Contrats de

AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006 Contrats de maintenance - Cahier des charges-type - J. C. Francastel 1

AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006 Maître Sylvain Martin - Avocat en droit des affaires e-mail : sylvain. martin@noos. fr Jean-Claude Francastel - AFIM e-mail : francasjc@wanadoo. fr J. C. Francastel 2

Sujet de l’exposé z Présentation du cahier des charges-type du GT Afim/CQM/FFIE/SERCE z Analyses complémentaires et exemples z Conseils pour réussir un « bon contrat » pour les deux parties J. C. Francastel 3

Plan de l’exposé 1. Rappel des fonctionnalités et des enjeux spécifiques à la maintenance 2. Préparer (ou se préparer à recevoir) un cahier des charges de marché de maintenance. Savoir faire des choix (ex: entre obligation de moyens ou engagement de résultats) 3. Assurer la prestation et contrôler les performances 4. Garantir la bonne exécution du contrat et prévenir le contentieux par une bonne gestion juridique J. C. Francastel 4

Journée d’information et de débats Club Automation Mardi 13 juin 2006 Première partie : Rappel des fonctionnalités et des enjeux spécifiques à la maintenance J. C. Francastel 5

1. 1. Les fonctionnalités essentielles de maintenance : A/ La sûreté de fonctionnement J. C. Francastel 6

1. 1 Les fonctions essentielles de maintenance B/ Le management de la maintenance Interface avec SGED Interfaces Paie Interfaces Comptabilité Données de base Améliorations Modifications Stratégie Plan de maintenance Ordonnancement Lancement Réalisation des Travaux Gestion des Matériels Pièces de Rechange & Outillages Données de Fonctionnement Retour d'expérience Banque de données Indicateurs et tableaux de bord J. C. Francastel 7

1. 1 Les fonctions essentielles de maintenance C/ Le cycle de vie J. C. Francastel 8

1. 1 Les fonctions essentielles de maintenance D/ Les performances attendues z Les performances quantitatives - La disponibilité du bien confié (indisponibilité coûts indirects) - La productivité des moyens mis en œuvre (unités d'œuvre prévues / réelles) z Les performances qualitatives - La sécurité des personnes et la protection de l'environnement - Accidents (TF – TG) - Incidents" ("presque accidents") - La qualité des services procurés - Gestion des « anomalies » - Plans de progrès J. C. Francastel 9

1. 1 Les fonctions essentielles de maintenance E/ Le compromis permanent coût / performances J. C. Francastel 10

1. 2 Les nouveaux acteurs contractuels A/ L’évolution des relations : de la relation traditionnelle… J. C. Francastel 11

1. 2 Les nouveaux acteurs contractuels B/ L’évolution des relations : … à la relation « évoluée » J. C. Francastel 12

L’évolution du marché de la maintenance industrielle = Valeur ajoutée (méthodologique) : D Qualité – Sécurité Disponibilité - Productivité Retour d’expérience Données de l’Observatoire BIPE/AFIM Marché global (France) J. C. Francastel 13

1. 3 Les contours formels de la relation A/ Les logiques de base *La protection de l'homme (cf. Code civil Article 16) *Relation triangulaire préjudiciable à l’employé = Délit de « marchandage » *Flexibilité Précarité de l’emploi *Règles de protection sociale ( « Travail clandestin » ) *Le contractant (Spécialiste) a une obligation de conseil et de mise en garde (Réciprocité) *La concurrence : Règles nationales (CMP) et internationales (Europe, OMC) = à chacun les mêmes chances d'accès à un marché mondialisé S. Martin 14

AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006 Deuxième partie : - Préparer (ou se préparer à recevoir) un cahier des charges de marché de maintenance - Savoir faire des choix (ex: choisir entre obligations de moyens et engagement de résultat(s) J. C. Francastel 15

2. 1 Expression / Connaissance des besoins : Une étape déterminante z Les enjeux respectifs z Convergence des intérêts des "parties" z La démarche pré-contractuelle : y Inventaire - Diagnostic y Expression des besoins y Identification - Présélection (connaissance) des candidats z Les prestations et performances souhaitées z Les contraintes : réglementaires, normatives, d’exploitation… z Engagements de résultats ou obligation de moyens ? z Les écueils à surmonter - Précautions élémentaires - Le « bon contrat » J. C. Francastel 16

2. 1 Expression / Connaissance du besoin A/ Les enjeux du donneur d’ordres Réduction des coûts indirects Sûreté de fonctionnement Disponibilité du patrimoine Qualité des services procurés Sécurité (Biens, personnes, environnement) Réduction des coûts directs Interventions "juste à temps" Méthodologies et réactivité adaptées Productivité des moyens mis en œuvre « Juste coût » (cadre professionnel et flexible) Réduire les coûts fixes Structurels Peu flexibles - Réputés incompressibles (sinon drastiques et douloureux) Modulation des coûts variables Flexibles Maintenance « juste à temps » Gisements d’économies (conjoncturelles) J. C. Francastel 17

2. 1 Expression / Connaissance du besoin B/ Les enjeux du prestataire *Sa part de marché *Sa marge = Frais généraux + Profit *Son image de marque *La durabilité de ses relations contractuelles J. C. Francastel 18

2. 1 Expression / Connaissance du besoin C/ La convergence des intérêts des parties Les solutions (offre de maintenance) : *Participation aux risques (recherche de l’optimum coût / performances) *Engagements de résultats *Disponibilité du bien confié *Qualité du service rendu *Productivité des moyens mis en œuvre (prix de revient) *Sécurité – Hygiène - Protection de l’environnement J. C. Francastel 19

2. 1 Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D 1. La situation de départ ê Le bien existant ê Les données d’exploitation ê Les données de maintenance ê Le personnel organique et ses fonctions ê Les moyens internes matériels ê Les coûts directs de maintenance (budget) ê Les coûts d'exploitation (indirects = non maintenance) ê Durée de vie des équipements (prévisionnelle) J. C. Francastel 20

2. 1 Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D 2. Les Prestations souhaitées ê Le bien à maintenir ê La nature des prestations attendues ê La complémentarité de compétences ê Les performances attendues (explicites et implicites) ê Le périmètre limitatif (Limites ou exclusions ? ) J. C. Francastel 21

2. 2 Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D 3. Les contraintes z. Réglementaires ê Etablissement classé ê Equipements soumis (sous pression, corrosion, environnement, manutention, véhicules …) z. Normatives êDirectives européennes êNormes spécifiques z. Contraintes d’exploitation ê Hygiène / Sécurité / Environnement ê Les états du bien J. C. Francastel 22

2. 2 Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D 4. Moyens ? Résultat(s) ? z Questions : Apporter le meilleur soin à la prestation ? (1) Ou Atteindre un résultat ? (2) Ou Atteindre des résultats ? (3) (1) (2) (3) Obligation de moyens Obligation de résultat Engagement de résultats La charge de la preuve : (1) Donneur d’ordres (2) Prestataire (3) MO & Prestataire S. Martin 23

2. 2 Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D 4. Moyens ? Résultat(s) ? z. Obligation de moyens Le donneur d’ordres doit faire la preuve de la faute du Prestataire si le résultat n’est pas atteint z. Engagement de résultats Le Prestataire doit faire la preuve que s’il n’a pas atteint le(s) résultat(s) c’est pour des raisons qui lui sont étrangères (faute d’utilisation, force majeure …) S. Martin 24

2. 3 Les écueils à surmonter êConservatisme des donneurs d’ordre êIncertitudes du cahier des charges êOffre mal identifiée et conservatrice êDépendance du Client êInvestissements immatériels insuffisants J. C. Francastel 25

2. 4 Les qualités d’un « bon contrat » Acte formel Acceptable et accepté bilatéralement Contrat Outil d'organisation et de gestion (≠ préparation au contentieux) Contrat cohérent Avec politiques et stratégies deux entreprises (complémentarité des parties) Information, communication, conseil, prudence, diligence Obligations réciproques Valeur ajoutée du prestataire de service Structures, aptitudes, compétences et expériences Donneur d’ordres Doit se garder d'ingérence et d'interventionnisme Le contrat ne peut être conclu que dans le respect des Lois en vigueur S. Martin 26

2. 5 z z z z Le cahier des charges-type Afim / CQM / FFIE / SERCE Les sources : La norme XP ENV 13269 Un avant-propos Une introduction Les qualités d’un « bon contrat » Une rédaction-type Les commentaires de l’Afnor Les commentaires et conseils du GT Afim/CQM/FFIE/SERCE J. C. Francastel 27

2. 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Le cahier des charges-type Afim / CQM / FFIE / SERCE Page de garde Préambule – Objet du contrat Définitions contractuelles Etendue des opérations de maintenance Clauses techniques Clauses commerciales Clauses d’organisation Clauses juridiques Annexes-type J. C. Francastel - S. Martin 28

AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006 Troisième partie : Assurer la prestation et contrôler les performances J. C. Francastel 29

3. 1 La mise en œuvre A/ L’organisation du prestataire ≠ Suivant Obligation de moyens Engagement de résultats Le choix du chargé d’affaire La structure du prestataire Le transfert des pouvoirs L'apprentissage du site L'intégration des co et ss-traitants La mise en confiance du client J. C. Francastel 30

3. 1 La mise en œuvre B/ L'organisation des interfaces Interfaces techniques (opérationnelles) Interfaces commerciales Recours aux services fonctionnels Le dialogue client / prestataire J. C. Francastel 31

3. 1 La mise en œuvre C/ L’apprentissage du site La documentation générale La hiérarchisation des équipements Les historiques Les procédures d'exploitation Les procédures d'intervention La gestion des pièces de rechange Les contraintes extra - contractuelles J. C. Francastel 32

3. 2 Evaluation des prestations z Contrôle des prestations Ø Obligations de moyens Ø Engagement de résultats z Réception des prestations Ø (Exécution fautive - Charge de la preuve) Ø Indicateurs de performance Ø Pénalités / intéressement Ø Base de données maintenance z Optimisation Ø La démarche de progrès Ø Les méthodologies d'aide au progrès § Retour d’expérience § Analyse de la valeur J. C. Francastel 33

3. 2 Evaluation des prestations z. La revue de contrat : un nouveau métier ? z. Les clauses contractuelles sont-elles respectées ? z. Les clauses contractuelles sont-elles pertinentes ? z. Analyse fonctionnelle z. Analyse de la valeur J. C. Francastel 34

AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006 Quatrième partie : Garantir la bonne exécution du contrat et prévenir le contentieux par une bonne gestion juridique S. Martin 35

RESPONSABILITE ET PENALITES Responsabilité : 3 conditions à remplir pour être indemnisé Preuve d’une FAUTE p. ex. manquement aux règles de l’art Preuve d’un LIEN DE CAUSALITE Preuve d’un DOMMAGE p. ex. perte de production Réparation du dommage Pénalité : 1 condition à remplir pour être indemnisé • OBJECTIF NON ATTEINT • RETARD Preuve du simple manquement contractuel S. Martin PENALITES FORFAITAIRE 36

LA GESTION PAR LA SUSPENSION DES 0 BLIGATIONS L’exception d’inexécution Ø Principe : suspension de l’obligation d’une partie tant que l’autre partie n’a pas satisfait à son obligation Ø Dans la relation EDF / Prestataire : EDF peut suspendre les paiements si réception avec réserves majeures Ø Dans la relation Prestataire/ sous-traitant : le prestataire peut répercuter l’attitude de EDF si réserves dues au sous -traitant Ø Ø Risque : mauvaise foi de la partie opposant l’exception Conseil pour gérer ce risque : - coté fournisseur : éviter toute suspension brutale de la fourniture (faire relance, puis mise en garde, puis mise en demeure) - coté client : mails puis lettres de contestation dûment motivé(e)s, puis mise en demeure avant de suspendre le paiement S. Martin 37

REVERSIBILITE Ø Informations transférées (savoir-faire) Ø Eléments à transférer (pièces de rechanges) Ø Plan de mise en œuvre (Modalités opérationnelles, figurant au PAQ) Ø Assistance administrative (Transfert des autorisations, des contrats …) Ø Assistance technique (machines restituées) Ø Dispositions financières (gratuit pour rupture du contrat aux torts du prestataire) S. Martin 38

Conclusions Le cahier des charges-type : ØUn outil pré-contractuel (client / prestataire) ØA vocation contractuelle ØSupport de consultation ØSupport d’offre ØIncitation des donneurs d’ordres ØOffre spontanée J. C. Francastel 39

Bibliographie z AFIM - Guide national de la maintenance - 2004 z Daniel Bachelier - Contrats de maintenance - Conseils et rédaction - Ed. d. Organisation - 2004 z Danièle Véret - 100 questions pour comprendre et agir - L’externalisation de la maintenance - Ed. Afnor - 2003 z Jean-Claude Francastel - Externalisation de la maintenance - Stratégies - Méthodes et Contrats - Dunod - 2001 (2ème édition - 2005) z Sylvain Martin – Réglementation de la maintenance in Les Référentiels - Dunod z Claude Mousny - Référentiel Dunod : Pratique de la maintenance industrielle - Sous-chapitre 2. 6. 5 - Maintenance et marchés publics z Le contrat-type de prestations de maintenance AFIM (www. afim. asso. fr) -CQM (www. club-maintenance. org) FFIE (www. ffie. fr) - SERSE (www. serce. fr) J. C. Francastel 40

Normes Afnor et CEN z XP ENV 13269 - Guide de préparation des contrats de maintenance - 2001 (continuité des normes FD X-008 - Projet d’externalisation de la maintenance ; XP X 60 -105 - Relations contractuelles - 1996) z z z z FDX 60 -090 / 1995 - Choix des types de contrats FDX 60 -151 / 1995 - Application des normes iso 9000 FDX 60 -100 / 1981 - Inventaire de départ FDX 60 -101 / 1981 - Règles d ’appel d’offres (privées) FDX 60 -150 / 94 - Evaluation des prestataires de maintenance EN 13 -306 / 2001 - Terminologie de maintenance FDX 60 -000 / 2002 - Fonctions et concepts de maintenance J. C. Francastel 41