Advisor Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn Samarbeidsavtale

Advisor Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn Samarbeidsavtale med NARF og DNA Trykk Page. Up og Page. Down for å bla opp og ned 1

Hvorfor investere i Advisor? • • Medvirker til bedre struktur Forenkler tilgangen til informasjon og erfaringer Øker kvaliteten på klientrelaterte oppgaver Øker kvaliteten på interne gjøremål Frigjør tid Øker inntjeningen langt utover investeringen Gjør kontoret mer interessant som arbeidsgiver Øker verdien på advokatfirmaet 2

Advisor optimaliserer kontorrutinene Bibliotek Dokumentoversikt E-post Journaloversikt Gjøremål dokumenter, oppgaver og saker Saksoversikt Klientoversikt Navnkartotek og CRM Fakturering Timer, erfaringssøk, fritekstsøk, metodikk, rapportering 3

Saksbehandling = oppdragsgjennomføring • • • • Søk i kontaktregisteret ved nytt klientforhold Erfaringssøk innenfor rettsområder Opprettelse av klientkort Opprettelse av sakskort Opprettelse av oppdragsavtale og andre dokumenter Opprettelse av motpart Postjournal for inn- og utgående dokumenter og e-post Journalføringer av utsagn, uttalelser m. m. Journalføringer av kvittering for mottak av saksdokumenter Opprettelse av relasjoner til andre involverte i saken Registrering av timer og utlegg Fakturering Avslutning og fjernarkivering av saksdokumenter 4

Advisor • Forenkler timeregistrering og saksbehandling • Fleksibel fakturering • Fokuserer på drift- og organisasjonsutvikling –Arkivfunksjoner for gjenfinning av dokumenter og informasjon –Funksjoner for gjenbruk av dokumenter og informasjon –Inngående post og skanning –E-post –Journalføringer –Standardisering av saksbehandling med sjekklister 5

Det finnes to kunnskapsdatabaser § Eksterne kunnskapsdatabaser; Lovdata m. fl. § Allemannseie, gir ikke individuelle konkurransefortrinn § Egen kunnskapsdatabase § Gir individuelle konkurransefortrinn § § Stadig flere advokater ser verdien å strukturere egen kunnskap Jo lenger man utsetter prosessen, jo mer går man glipp av Mange advokatkontorer legger mye ressurser i utvikling Forutsetningen for å lykkes er viljen til å § Planlegge § Strukturere § Gjennomføre 6

Kunnskapshåndtering § Informasjonsdatabase § § Erfaringsdatabase § § Må genereres som en del av den ordinære saksbehandlingen Kvalitetssikring § § § Må genereres og vedlikeholdes som en del av den ordinære saksbehandlingen Egne prosedyrer må justeres med erfaringer fra saksbehandlingen Gjenbruk av kvalitetsikret kunnskap og informasjon Inntjening § Gjenbruk gir tidsbesparelse § § Informasjon Dokumenter Kunnskap Prosedyrer og metodikk 7

Skisse Advisor 8

Beskrivelse av navnkartoteket • • • Navnkartoteket (som består av objekter) kan importeres og vedlikeholdes fra eksterne databaser Hensikten med kartoteket er at alle navnopplysninger kun skal legges inn en gang og vedlikeholdes fra ett sentralt sted. Dette øker kvaliteten og gir tidsbesparelser når man senere skal fylle inn opplysninger på klientkort og sakskort, for eksempel opplysninger om motparter, motparters advokat, vitner, sakkyndige m. m. Videre øker dette kvaliteten og gir tidsbesparelser ved dokumentbehandlingen. Av oversikten fremkommer det om objektet er eller har vært klient. Videre fremkommer det om objektet har eller hatt noe forhold til en eller flere av kontorets saker (konfliktsøk). • • • Et slikt forholdet til en sak kan være en rolle som klient, part, motpart eller motpartens advokat. Andre roller som sakkyndig, vitne, konkurskreditor m. m. vil fremkomme på navnkortet. På navnkortet kan det i tillegg til navnopplysninger legges inn tilknytning til andre objekter. På navnkortet fremkommer også oversikt over dokumenter hvor objektet står som avsender (inngående post) eller mottaker av dokumentet (utgående post). Navnkartoteket gjør det mulig å søke fram saker både via klient, part, motpart og motpartens advokat 9

Egen navndatabase Dokumentoversikt Opprette sakskort E-post Journalføring Utvalg for CRM Opprette dokument Ikonene markerer at objektet er klient og at det er opprettet sakskort (gult) Opprette klientkort Ikonene markerer at objektet har et motpartsforhold til en sak (rødt) 10

Navnkortet inneholder diverse opplysninger for konfliktvurdering Oversikt over inngående og utgående dokumenter Roller som kan innebære innhabilitet Oversikt over journalføringer knyttet til saker og klienter 11

Dokumenter til og fra objektet Oversikt over inngående og utgående dokumenter 12

Erfaringssøk for gjenbruk av erfaringer • Med erfaringsarkivet kan det enkelt og fleksibelt søkes etter erfaringer knyttet til klienter, saker og dokumenter. • Kriteriene i søket er delt inn i tre grupper; klient, sak og dokument. • I søk etter dokumenter kan alle kriteriene benyttes, dvs. kriterier som er knyttet til både dokument, sak og klient. • I søk etter saker kan to av gruppene benyttes, dvs. kriterier som er knyttet til sak og klient. • Resultatet av søkene presenteres i egne oversikter, en for dokumenter og en for saker. • Søkene startes med egne funksjonsknapper, en for dokumenter og en for saker. • I resultatoversiktene kan dokumenter, dokumentinformasjon og sakskort åpnes. Både dokumenter og saker kan markeres for videre oppfølging i gjøremålsboksen (det kan opprettes oppgaver og/eller legges inn frister) 13

Erfaringssøk med søkeord kjemisk avfall De grønne feltene er fri-tekst Søkeord kjemisk avfall Alle feltene for kunde, oppdrag og dokument hvor det er lagt inn verdier blir hensyntatt i dokument-søket 14

Resultat søk dokumenter; stikkord kjemisk avfall Resultat erfarings-søk dokumenter Åpne/lese dokumentet umiddelbart 15

Opprette ny klient og ny sak • • • Pek på navnet (objektet) og benytt Ny klient-knappen. Legg inn opplysninger i de feltene som fremkommer; hvilken advokat er ansvarlig for klienten, bransje, type, distrikt m. m. (dette kan skaleres). Navnopplysninger på navnkortet overføres nå til et nytt klientkort. Dette gir kvalitet og tidsbesparelser. Hvis navnkort mangler må dette opprettes for å kunne opprette klientkort. Senere navn- og adresseendringer på navnkortet vil automatisk bli overført til klientkortet og til de sakskortene som objektet er knyttet til. Pek på navnet (objektet) og opprett ny sak med Ny sak-knappen. Legg inn opplysninger i de feltene som fremkommer; er objektet oppdragsgiver eller part i saken, beskrivelse av saken, hvilken advokat er ansvarlig for saken, hoved- og undergruppe m. m. (dette kan skaleres). 16

Opprette nytt klientkort Utføre konfliktsøk Mangler klientikon! Utføre konfliktsøk 17

Opprette nytt sakskort Er objektet part eller klient? Nytt sakskort Mangler saksikon! 18

Åpne sakskortet via forskjellige portaler Både klientikon og saksikon! Åpne totalt saksoversikt for deretter å åpne sakskortet Åpne total klientoversikt for deretter å åpne klientkortet og sakskortet Åpne saksoversikten for objektet, for deretter å åpne sakskortet Åpne klientkortet for objektet for deretter å åpne sakskortet 19

Sakskortet er åpnet for å opprette dokument f. eks oppdragsavtale Dokumentoversikt Opprettelse av oppdragsavtale Registrering av motparter og andre involverte i saken 20

Informasjon knyttet til dokumentet Valg dokumenttype benyttes både til sortering av maler og til sortering av det ferdige dokumentet Dokumentbeskrivelse Maler som er koblet opp mot dokumenttype Dokumentmottaker 21

Oppdragsavtale 22

Oppdatert dokumentoversikt på sakskortet Totaloversikt over dokumentene som vedrører denne saken Hente inn eksisterende dokumenter 23

Klientkortet som viser flere saker Innlegging av kontaktpersoner som daglig leder, styreleder, aksjonærer, revisor m. m. Opprette nytt sakskort Total dokumentoversikt for alle saker 24

Oversikt over motparter på sakskortet Dokument stiles til objektet Objekter som er hentet fra og knyttet til navnkartoteket 25

Navnopplysninger motpart og motpartens advokat Andre objekter som er hentet ned fra og knyttet til navnkartoteket 26

Registrere andre som er involvert i saken; konkurskreditorer, arvinger, vitner m. m. Dokumenter stiles til objektet Objekter som er hentet fra og knyttet til navnkartoteket 27

Timeoversikt pr. dag Valg av dato Ny time Kopier dagens timer til neste dag Utskrift av dagens timer Sak og aktivitet Kort tekst og lang tekst 28

Registrere timer pr. dag via klient Tidsur Kan velges bort i fakturavedlegget Søkeknapp. Alternativt benyttes tabulator. Gå forbi feltene for klientnummer og aktivitet (uten å registrere nummer) og søketabell fremkommer automatisk. 29

Timeregistrering direkte på sakskortet Timer og utlegg 30

Timeoversikt på sakskort Timer på en sak, fakturerte og ikke fakturert Timer og utlegg 31

Timeregistrering fra sakskortet Da klient og sak er kjent, gjenstår det å registrere aktivitet, timer og tekst 32

Timeregistrering via dokumentoversikt (enkelt/tilgjengelig/huskeliste) Da klient og sak er kjent (er registrert som dokumentinformasjon), gjenstår det å registrere aktivitet, timer og tekst 33

Oversikt fremdrift fakturering 4) Utskrift av vedlegg faktura og kreditnota 3) Utskrift og oppdatering av faktura og kreditnota 2) Justere faktura, opprette forskuddsfaktura og kreditnota 1) Veiviser fakturering. Alternativet er å benytte importert under fil 34

Fakturering av en eller flere saker Benytt veiviser Begrense perioden for timeutvalget Velge en eller flere saker Velge alle saker hvor det er registrert ikke fakturerte timer Timevedlegg fakturakladd 35 Generere fakturakladd

Oversikt genererte fakturakladder Åpne for endringer Visning av faktura til skjerm og utskrift Oversikt med sammenligning beløpsavtaler m. m. 36

Fakturakladd før eventuell justering 37

Kontrollere og eventuelt endre fakturakladd Åpne for å endre tekst og beløp Utsette eller nullstille timer og beløp Fordele beløp mellom advokater Splitte beløp mellom flere klienter 38