Advisor Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn Samarbeidsavtale

Advisor Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn Samarbeidsavtale med NARF og DNA Trykk Page. Up og Page. Down for å bla opp og ned

Hvorfor investere i Advisor? • • Medvirker til bedre struktur Forenkler tilgangen til informasjon og erfaringer Øker kvaliteten på kunderelaterte oppgaver Øker kvaliteten på interne gjøremål Frigjør tid Øker inntjeningen langt utover investeringen Gjør byrået mer interessant som arbeidsgiver Øker verdien på regnskapsbyrået 2

Advisor optimaliserer kontorrutinene Bibliotek Dokumentoversikt E-post Journaloversikt Gjøremål dokumenter, oppgaver og oppdrag Oppdragsoversikt Kundeoversikt Navnkartotek og CRM Fakturering Timer, erfaringssøk, fritekstsøk, metodikk, rapportering 3

Oppdragsgjennomføring! • • • • Habilitetssøk i kontaktregister ved kundeforespørsel Database for kompetansevurdering Opprettelse av kundekort med relasjoner til revisor, myndigheter Opprettelse av oppdragskort med oppgaver (metodikker) Opprettelse av oppdragsavtale og arbeidspapirer Opprettelse av motpart ved konflikter (skatt, mva, bank) Postjournal for inn- og utgående dokumenter og e-post Journalføringer for mottak og utlevering av regnskapsmateriell KS-håndbok med rutinebeskrivelser for kunder og eget kontor Gjennomføring og oppfølging av oppgaver med frister Registrering av timer og utlegg Fakturering og rapportering av økonomisk bidrag Gjøremål ved opphør av ansettelses- og kundeforhold 4

Kvalitetssikring gir fordeler • Øker inntjeningen • • kvalitetssikring av eget byrået øker inntjeningen salg av denne erfaringen kan ytterligere øke inntjeningen • • Ekspertene fokuserer på kvalitetssikring og konkurranse • • kunnskapsmengden en fare i seg selv iflg. prof. Petter Gottschalk Regnskapsbransjens fortrinn i konkurransen om konsulenttimer • • kunnskapsforvaltning er et satsningsområde for konsulenter regnskapskontorer har fortrinn på dette området slike arbeidsoppgaver vil øke rekrutteringen til regnskapsbransjen faste kunder regelmessig kontakt med kunden faglig kompetanse Faglige kompetanse • • • har reel erfaring fra kvalitetssikring av eget byrå kan mer enn de fleste om økonomirapportering kan fremstå som en totalleverandør av administrative tjenester 5

Kvalitetssikring og kunnskapshåndtering • Registrering og videreforedling av informasjon • • • informasjon vedr. forretningsforbindelser og kontakter • kategorier, relasjoner, kommunikasjon m. m. kundeinformasjon • kategorier, ansvar, relasjoner, kommunikasjon m. m. oppdragsinformasjon • kategorier, ansvar, frister, relasjoner, kommunikasjon, produksjon, fakturering m. m. • • journalføring av dokumenter og annen informasjonsutveksling dokumentgjennomføring • • • oppgavegjennomføring • • • inngående og utgående e-post inngående dokumenter og skanning arbeidspapirer utgående dokumenter frister/oppfølging/flyt/oppfølging versjonshåndtering ansvarlig person og utførende person erfaringssøk beskrivelse frister/oppfølging/flyt/oppfølging ansvarlig person og utførende person evaluering erfaringssøk 6

Skisse Advisor 7

Beskrivelse av navnkartoteket • • • Navnkartoteket (som består av objekter) kan importeres og vedlikeholdes fra eksterne databaser. Hensikten med kartoteket er at alle navnopplysninger skal legges inn og vedlikeholdes fra ett sentralt sted. Dette øker kvaliteten og gir tidsbesparelser når man senere skal fylle inn opplysninger på kundekort og oppdragskort, for eksempel opplysninger om styremedlemmer, daglig leder, aksjonærer, oppdragkyndige m. m. Videre øker dette kvaliteten og gir tidsbesparelser ved dokumentbehandlingen. Objektene kan kategoriseres slik at kartoteket kan benyttes til CRM, DM og annen kommunikasjon. På navnkortet fremkommer oversikt over dokumenter hvor objektet står som avsender (inngående post) eller mottaker av dokumentet (utgående post). På navnkortet fremkommer en tilsvarende oversikt over journalføringer hvor objektet er involvert. Av oversikten fremkommer det om objektet er eller har vært kunde. Videre fremkommer det om objektet har eller hatt noe forhold til en eller flere av kontorets oppdrag: • roller som oppdragkyndig, motpart, samarbeidspartner, leverandør, konkurskreditor, vitne m. m. 8

Egen navndatabase Dokumentoversikt Opprette oppdrag E-post Journalføring Utvalg for CRM Opprette dokument Ikonene markerer at objektet er kunde og at det er opprettet oppdrag (gult) Opprette kunde Ikonene markerer at objektet har et motpartsforhold til et oppdrag (rødt) 9

Kontakter og relasjoner Relasjonsoversikter som er viktige ved konfliktsøk og habilitetsvurderinger 10

Navnkortet; andre opplysninger Kategorier som kan benyttes til å opprette utvalg som igjen kan benyttes til fletting av dokumenter og til CRM-funksjoner Ajourhold av e-postadresser er viktig for å få til en rasjonell behandling av e-post i postloggen 11

Inngående- og utgående post på navnkortet Oversikt over og tilgang til inn- og utgående post 12

Opprette kundekort fra navnkartoteket Hvis navnet ikke er registrert i navnkartoteket må det gjøres først. Deretter markeres navnet og Ny kunde knapp benyttes. Ansvarlig person, type og bransje bør legges inn. Opplysningen overføres deretter til regnskapet. 13

Legge inn relasjoner på kundekortet Objektet hentes fra navnkartoteket og tildeles rolle. På navnkortet til objektet fremkommer alle relasjonene som er knyttet til objektet 14

Erfaringsarkiv Søk etter kunnskap og tidligere erfaringer 15

Kompetanseoversikt Alle kurs legges inn i egen database og kategoriseres 16

Opprette nytt oppdragskort fra kundekortet Opprette (ev. kopier) nytt oppdrag for regnskapsføring 2005 Oppdrag for tidligere år 17

Legge inn opplysninger om oppdraget 18

Opprette oppdragsavtale (ev. åpne og ajourhold eksisterende avtale) Velg arkiv og mal NARF 19

Vedlegg til oppdragsavtale fra metodikk 20

Oppdragskort med dokumentoversikt Dokumentene kan filtreres etter arkivkode 21

Postlogg inngående post (skannet) og e-post I tillegg til tradisjonell korrespondanse skal e-post også inngå i postloggen 23

Journalføring av mottak av bilag Mottak og utlevering av bilag skal journalføres og kvittering utleveres til kunde 24

Bibliotek/KS-Håndboka til NARF Rutiner som er hentet fra KS-håndboken til NARF og tilpasset kontoret Elektronisk arkivering av kurs og rundskriv 25

Sjekkliste gjennom året, Excel-versjonen • Fra et excel-ark kan det ikke genereres rapporter! • I Advisor er oppgavene overført til metodikker hvor det kan kjøres ut rapporter. 26

Metodikker som kan overføres til oppdrag 27

Fremdrift oppgaver for ansvarlig og utførende Diverse utvalgskriterier 28

Fremdrift dokumenter for ansvarlig og utførende Diverse utvalgskriterier 29

Fremdrift oppdrag for ansvarlig Diverse utvalgskriterier 30

Oppgavestatus for et enkelt oppdrag Totaloversikt over oppgavene på de forskjellige områdene 31

Rapport som viser oppgavestatus på et oppdrag Ikke utført oppgave Utført oppgave 32

Timeoversikt på oppdragskortet Utdypende tekst øker faktureringsgraden 33

Dagens timeliste Mertid, overtid, avspassering og ferie (variable timer) overføres til timebank 34

Import av timer og utlegg til fakturakladd Plukke enkelte oppdrag eller alle oppdrag hvor det har påløpt timer siden forrige fakturering 35

Fakturakontroll mot budsjett og fjorårets tall Totalt fakturert inklusive dette fakturaforslaget Fakturert på fjorårets oppdrag Avtalt/budsjettert honorar fordelt på medarbeider og ansvarlig 36

Utjevningstimer i fakturakladd Timer kan legges til og trekkes ifra når man står i fakturaen Beskrivende tekst kan endres når man står i fakturaen 37

Eksempel på tekst i faktura Kan erstattes av timeaktiviteter 38

Eksempel på fakturavedlegg Spesifikasjon av tekstlinjene i fakturaen 39

Eks. på rapport; faktureringsgrad Faktureringsgraden isolert sett har liten informasjonsverdi Faktureringsgraden må leses sammen med disponeringen av totaltiden og økonomisk bidrag (timesats fakturerte timer) 40

Innhenting av aktive fullmakter Hente frem aktive fullmakter ved opphør av kundeforhold 41

Administrasjon av selvangivelser 42