ADQUISICIN DE RECURSOS COMPUTACIONALES Ernesto Canchola Francisco Martnez

ADQUISICIÓN DE RECURSOS COMPUTACIONALES Ernesto Canchola Francisco Martínez Eduardo López

INTRODUCCIÓN Este capítulo destaca: El proceso de innovación tecnológica de recursos computacionales. • Determinación de requerimientos. • Evaluación técnica de las propuestas. • Evaluación financiera de las propuestas. • Actividades posteriores a la firma del contrato.

EL PROCESO DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA DE RECURSOS COMPUTACIONALES Concepto Costos de los departamentos de informática % del presupuesto Sueldo y compensaciones 30 Compra o renta de hardware 18 Mantenimiento de hardware 7 Software (Licencias, desarrollo) 9 Comunicaciones (inversión y operación) 7 Papelería y accesorios 5 Viajes 5 Capacitación y entrenamiento 5 Planta física, equipo de oficina y servicios 5 Asesorías externas 4 Teléfono 4 Miembros y suscripciones especializadas 1 Total 100%

Factores para la adquisición de recursos computacionales: • Tecnológicos • Financieros No obstante, no existen procedimientos infalibles que guíen durante todo el proceso

Normalmente hay apoyo en: • Los departamentos de soporte técnico, operaciones y/o desarrollo de sistemas • Los usuarios de la diferentes áreas que integran la empresa

Departamento de apoyos Usuarios • Ventas • Producción • Recursos humanos • Soporte técnico de sistemas Responsable del proyecto de cambio de equipo • Administración y finanzas • Análisis y desarrollo de sistemas • Operación de sistemas • Nuevos proyectos Modelo sugerido para el cambio de equipo

Síntomas que se observan en las organizaciones: Problemas de servicio con el proveedor actual • El equipo computacional actual es obsoleto • Saturación y falta de capacidad del equipo computacional • Necesidad de incorporar nuevos sistemas de aplicación a la organización

• Equivocada decisión durante el proceso de selección de equipo actual • Existen requerimientos de competitividad que no pueden ser logrados con la tecnología actual • Existe la necesidad de cambiar la filosofía de operación de los sistemas actuales

Determinación de requerimientos Etapas del proceso de innovación tecnológica de recursos computacionales Evaluación técnica de las propuestas Evaluación financiera de las propuestas Actividades posteriores a la firma del contrato

DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Para transmitir las necesidades de manera clara a los proveedores

ACTIVIDADES PREVIAS A LA DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Conocimiento de la organización Implica conocer el plan estratégico Plan de desarrollo de aplicaciones Corto, mediano y largo plazo

Filosofía de operación o tipo de solución requerida Debe incluir los aspectos tecnológicos requeridos Se requiere un análisis de la solución que se implantará con el equipo

MODELO PROPUESTO PARA ESTIMAR LOS REQUERIMIENTOS DE EQUIPO Los recursos que deben estimarse en esta fase del proceso son: • Capacidad de cómputo expresada • Capacidad de almacenamiento en memoria principal expresada

• Capacidad de almacenamiento secundario expresada • Capacidad total de impresión requerida expresada • Cantidad de terminales requeridas para la captura o consulta de información • Infraestructura de redes

REQUERIMIENTOS OBLIGATORIOS Es el conjunto de características que deben estar presentes en el equipo • Costo total del equipo o presupuesto máximo autorizado • Tiempo máximo de entrega del equipo requerido

• Compatibilidad con el lenguaje computacional actual • Apoyo del proveedor durante la conversión de las aplicaciones • Características mínimas requeridas de rendimiento de las computadoras

REQUERIMIENTOS OPCIONALES Características que son de gran ayuda y utilidad si se encuentran presentes en el equipo • Existencia de usuarios configuraciones similares a la que se está proponiendo • Disponibilidad de algún sistema de aplicación o paquete ya desarrollado para asegurar una implantación rápida y exitosa • Alto grado de satisfacción de los usuarios actuales

REQUERIMIENTOS FUTUROS DE LAS APLICACIONES ACTUALES (RFA) Se requiere proyectar la utilización de los recursos actuales durante el horizonte de planeación del equipo Este cálculo no considera las siguientes situaciones: • Crecimiento del negocio por arriba o por debajo del porcentaje estimado • Fusiones o compra de nuevos negocios • Rediseño o cambios importantes de las aplicaciones actuales

REQUERIMIENTOS FUTUROS DE LAS NUEVAS APLICACIONES (RFN) Se calculan los requerimientos que tendrá cada uno de los recursos que están siendo estimados, considerando las aplicaciones que se desarrollará • Hay que conocer las aplicaciones que se van a desarrollar • Para cada uno de las aplicaciones se elabora un prediseño estimado de los volúmenes requeridos de cada uno de los recursos

Conocer el plan general del negocio Conocer el porcentaje de crecimiento del negocio Conocer el plan de desarrollo de aplicaciones nuevas Estimar los requerimientos futuros de las aplicaciones actuales (RFA) Estimar los requerimientos futuros de las aplicaciones nuevas (RFN) RFA + RFN Requerimientos totales del nuevo equipo

EJEMPLO Se desea estimar el área en disco para el nuevo equipo. • Las aplicaciones actuales ocupan 792 Mb. • Crecimiento estimado 10% anual en un horizonte de planeación de 5 años.

RFA = RAA * (1 + PC/100)HP = (792) * (1 + 10/100)5 = 792 * (1. 1)5 =1 275. 5 Mb • Se estima que los requerimientos futuros de las aplicaciones nuevas serán de 214 Mb. = RFA + RFN =1 275. 5 + 214 = 1 489. 5 Mb

Evaluación Técnica de las Propuestas • Elaboración de RFP • Introducción • Requerimientos del sist. computacional • Formato de la propuesta • Abrir concurso de proveedores • Descartar propuestas • Factores que deben de evaluares • Métodos de evaluación técnica de las propuestas

EVALUACION TECNICA ELABORAR EL RFP ABRIR CONCURSO DE PROVEDORES Y RECIBIR PROPUESTAS DESCARTAR PROPUESTAS Evaluación Técnica DEFINIR FACTORES QUE DEBE EVALUARSE SELECCIONAR LOS METODOS DE EVALUACION

Evaluación técnica de las propuestas. Es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de cambio de equipo define y evalúa las características y los factores Técnicos de los equipos disponibles. El resultado de esta evaluación técnica, sumada al resultado de la evaluación económica y financiera, constituyen la plataforma de decisión del equipo y de la solución a adquirir.

Elaboración del RFP (Requisición de Propuesta) Es un documento que define los requerimientos de la organización sobre el equipo o la red requerida. Tiene varias funciones en las cuales se incluyen. • Sirve como una propuesta del sistema que invita a los proveedores a participar en el concurso. • Establece los primeros puntos de evaluación y negociación entre los proveedores de soluciones computacionales y la organización. • Obliga al administrador del proyecto de cambio de equipo a formalizar el proceso de determinación de los requerimientos de equipo.

• Constituye un documento que describe claramente las prioridades tecnicas Introducción • Datos generales del responsable del proyecto • Fecha límite para recibir la propuesta por parte del proveedor de equipo Computacional que desea concursar • Fecha límite para realizar por parte del proveedor las presentaciones y/o demostraciones del equipo propuesto

Bases y lineamientos generales que serán utilizados para comparar los diferentes equipos. Breve descripción de la situación actual de la compañía y de la función de informática dentro de la misma.

Requerimientos del sistema computacional. • Requerimientos de equipo actual vs. el equipo propuesto • Requerimientos obligatorios y opcionales, tales como se sugiere en la sección 13. 3 de este capitulo • Información más detallada de las pruebas de benchmark o pruebas de rendimiento que serán efectuadas a las soluciones propuestas que están concursando En términos generales, deberá incluirse toda la información relevante descrita en la sección de los requerimientos.

Formato de la propuesta que se recibirá de los proveedores concursantes. Es importante definir estándares de las propuestas, se incluye un listado de parámetros que pueden ser incluidos en las propuestas que entregan los proveedores Sistema o solución configurada. Por lo genreal , este aspecto es presentado con un adecuado nivel de detalle por la mayoría de los proveedores

Requerimientos de Instalación Pueden modificar una decisión determinada, ya que afecta el costo total de la solución. Algunos son los Siguientes: • Espacio físico que ocupa el equipo. • Instalaciones eléctricas y equipos reguladores de voltaje • Temperatura ambiental y equipos de refrigeración • Requerimientos especiales tales como piso falso, equipo de control de humedad

Soporte del Proveedor Este aspecto es tan importante como el producto dentro del cuadro global • Soporte para el entrenamiento del personal en el nuevo equipo y calendario de cursos, incluyendo costos. • Personal de soporte para hardwar, sotfware y , en general para el mantenimiento del equipo • Inventario de equipos de respaldo compatibles con el equipo configurado en la propuesta • Apoyo y experiencia para convertir las aplicaciones y los programas de aplicación al nuevo equipo computacional.

Información de costos. Deben de incluirse toda la información económinca y financiera de las propuestas de equipo computacional Condiciones del contrato Se especifican en formatos fijos que el proveedor anexa en la mayoría de las propuestas son elaboradas por el departamento legal de la compañia

Nivel de grado de cumplimiento de los requerimientos obligatorios y opcionales del cliente que tienen la solución presentada por el proveedor. En este punto es importante insistir a los proveedores que esta información debe de incluirse en la propuesta entregada en forma expresa y por separado. Abrir concurso de proveedores Una vez que se elaboró el RFP, es necesario abrir formalmente el concurso de los proveedores que deciden concursar o competir por el contrato, lo cual puede observarse en la figura 13. 5

Descartar propuestas El siguiente paso es descartar todas las propuestas que no cumplen con los requerimientos obligatorios Factores que deben evaluarse En términos generales, los factores que deben de considerarse durante la evaluación técnica de las propuestas se clasifican en factores de hardware, de software y de proveedor. Factores de hardware. Sus indicadores más representativos están relacionados con la capacidad y velocidad de los diferentes componentes. Estos componentes incluyen procesador , memoria RAM, discos, terminales e impresora.

Factores de software. Se refiere a el software interno de sistemas, el cual se compone de programas de control, lo cual incluye el sistema operativo, software de comunicación y administrador de base de datos. En la mayoría de los casos el tiempo de vida útil del software de aplicación es superior al tiempo de vida útil de las plataformas de hardware. Factores de Proveedor. Un aspecto importante que debe de considerarse es la tendencia a que mientras mas tiempo permanezca un cliente con un mismo proveedor, especialmente si no existen compras importantes, el servicio y soporte del proveedor se deteriora

Generalidades del proveedor. • Representación mundial y regional del proveedor. • Tiempo de entrega del equipo y futuras aplicaciones. • Profesionalismo y preparación de los vendedores. • Su situación económica y financiera. • Calidad de la documentación y manuales disponibles.

Apoyo a la capacitación. • Capacitación al personal de las áreas de investigación y soporte técnico. • Capacitación en el area de análisis y programación • Capacitación a operadores. • Capacitación a usuarios

Mantenimiento de hardware y software • Calidad y Cantidad de personal capacitado de tiempo completo disponible en hardware y software. • Tiempo promedio que tarda el proveedor en atender fallas reportadas. • Tiempo o porcentaje de sistema funcionando, que es el tiempo que trabaja el sistema sin que ocurra algún problema. • Tiempo promedio que el sistema permanece caído durante cada falla. • Existencia de una bodega cercana con partes y repuestos para responder con mayor oportunidad a fallas. • Existencia de horario extendido, siete días a la semana y 24 horas diarias para atender fallas.

Equipos de respaldo. • Cantidad de equipo de respaldo existente • Facilidad de trasladar procesos a los equipos de respaldo. • Grado de satisfacción de estos usuarios en relación con el proveedor. Apoyo durante la conversión de aplicaciones. • Los antecedentes que tiene el proveedor en el apoyo a otros clientes en conversiones similares a las requeridas. • Facilidad de iniciar la conversión de aplicaciones antes de la llegada del equipo, a fin de reducir el tiempo y costo de la operación paralela de ambos equipos.

Métodos de evaluación Técnica de las propuestas El responsable del proyecto de innovación tecnología deberá contar con herramientas y procedimientos bien definidos para hacer la evaluación de los factores antes expuestos.

Método de mezcla de instrucciones. Ventajas • Fácil de Calcular • Fácil de entender y comunicar. Desventajas. • Solo se mide la velocidad del procesador, no se toma en cuenta espacio en disco, memoria RAM. • La frecuencia en el uso de las instrucciones en los programas puede variar • Las instrucciones A, B y C pueden no hacer exactamente lo mismo en los diferentes equipos.

EQUIPO 1 INSTRUCCIÓN TIEMPO DE DE PESO EJECUCION A 10 0. 10 B 20 C 15 Promedio Ponderado 0. 2055 EQUIPO 2 INSTRUCCIÓN PESO EJECUCION A 10 0. 20 0. 30 B 20 0. 25 0. 15 C 15 0. 10 Promedio Ponderado 0. 1888

Método de Kernel. Un kernel es un problema simple y representativo de las aplicaciones típicas a computarizar por el nuevo equipo, midiéndose el tiempo que emplea en ejecutar esta aplicación cada uno de los equipos que se comparan. • Es más completo que el método anterior, ya que se utilizan más instrucciones. • Se toma un problema real y representativo del usuario Desventajas. • El kernel escogido puede no ser representativo del resto de las aplicaciones del usuario. • Es necesario generar una version del kernel para que corra en cada equipo que se desea comprar, lo cual puede resultar lento y costoso

Método de Simulación Consiste en hacer uno o varios programas utilizando técnicas y lenguajes de simulación con el fin de imitar el funcionamiento de un sistema computacional. Sin embargo, existen pocas referencias recientes respecto al uso de este método, por las desventajas que presenta, entre las cuales se pueden mencionar • El costo y tiempo de desarrollar o adquirir el modelo de simulación. • Los tiempos de ejecución y los resultados no son reales • Los resultados dependen de gran medida de los algoritmos de simulación que se usen.

Método de benchmark. Ha sido empleado con frecuencia en los ultimo años para comparar el rendimiento de un programa de aplicación en diferentes plataformas de hardware, o, bien, comparar diferentes programs de aplicación que pueden correr en una misma plataforma. Desventaja: Principal del método es el esfuerzo en tiempo y recursos económicos que conlleva a la conversión de una aplicación del usuario a las diferentes plataformas de hardware propuesta por los proveedores

Método de factores ponderados. Se útiliza mucho en la práctica. Consiste en asignar un peso a cada uno de los factores de hardware, software y del proveedor descritos en el punto anterior y calificara a cada equipo propuesto de acuerdo con la medida en que cumple con el factor considerado. El equipo o la propuesta que obtiene el mayor puntaje se considera el ganadar. (Ver Figura 13. 7)

Equipo 1 Equipo 2 PESO Clasificacion A 30 10 8 B 20 8 10 C 50 9 9 910 790 Factor Puntos totales

EVALUACION FINANCIERA DE LAS PROPUESTAS Es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de cambio de equipo define y evalúa las características y los factores económicos de los equipos que debe considerar la empresa. El resultado de esta evaluación, sumado al resultado de la evaluación técnica, constituyen la plataforma de decisión del equipo y de la solución que se adquirirá. En esta sección se analizan las diferentes alternativas de adquisición y financiamiento del equipo que se encuentran disponibles para el administrador de la información de informática. Además, se establecen las bases para desarrollar la evaluación económica de las propuestas y los criterios para la toma final de la decisión.

ALTERNATIVAS DE ADQUISICION Y FINANCIAMIENTO A continuación se analizaran las diferentes alternativas de adquisición de quipo computacional que pueden utilizarse con mas frecuencia: renta de equipo, compra y arrendamiento financiero. Renta. La renta es el proceso por el cual el usuario toma en renta el quipo del proveedor por un periodo definido como obligatorio, al termino del cual suelen presentarse tres alternativas: o Cancelar el contrato y devolver el equipo al proveedor Renovar el periodo de renta, en cuyo caso es posible negociar con el proveedor de equipo de descuento sustancial. El monto del descuento depende de la duración del periodo anterior d renta y del nuevo que se negocia. Ejercer la opción de compra del equipo. De hecho, en esta alternativa un porcentaje de las rentas pagadas al proveedor pueden aplicarse al pago al ejercer la opción de compra. o o

La renta de computadoras tiene algunas ventajas con respecto a la adquisición del equipo. Algunas de estas ventajas se presenta a continuación: No implican un desembolso inicial de dinero, lo que facilita la operación desde un punto de vista financiero. Bajo esta alternativa se puede esperar un mejor servicio del proveedor. La opción de renta puede ser ventajosa en aquellos casos en los que no se tenga una completa seguridad sobre el equipo o solución requerida. No existe un compromiso a largo plazo. Se otorga una ventaja fiscal.

EVALUACION ECONOMICA DE LAS PROPUESTAS Es el proceso mediante el cual se valoran financieramente cada una de las alternativas que presentan los proveedores. El modelo que se explica a continuación, llamado flujo de efectivos descontados, puede utilizarse para desarrollar un análisis costo/beneficio de las diferentes estrategias de adquisición: N VPN = -So + ∑St/(1 + i)t t=1 Donde: VNP = Valor presente neto de los flujos netos del proyecto de inversión. So = Inversión inicial total del proyecto. St = Flujo neto del periodo t. para el calculo de este flujo se requiere considerar el efecto del impuesto en el proyecto de inversión y de ser posible también, considerar el beneficio económico de la adquisición, lo cual se reflejara como flujos positivos. i = Costo del dinero para la empresa que desea adquirir el equipo de computo. Ejemplo: 15% se expresa como 0. 15. N = Horizonte de plantación del proyecto. Ejemplo: cinco años

Compra. Esta opción se generaliza cada vez mas entre los usuarios que adquieren soluciones no propietarias de varios proveedores. Ventajas Es mas barato cuando se requiere a largos periodos No existen incrementos de los pagos ni devaluaciones de la moneda no afectan los flujos del negocio Tiene un valor de recuperación. Desventajas Es la obsolescencia El método mas caro Genera problemas de financiamiento Caigan en desuso total Una visión a largo plazo Inadecuada Depreciación

Arrendamiento financiero. Es una alternativa viable para disponer de equipo computacional en la mayoría de los países. La operación se realiza a través de un tecero-la arrendadora-, la cual paga el equipo al proveedor y retiene la propiedad del equipo hasta que el usuario le liquide cada uno de los pagos.

Por lo general, los flujos positivos que pueden considerarse dentro de la evaluación del proyecto incluyen, entre otros: Beneficios económicos que se derivan del proyecto, tales como disminución de mano de obra, ahorro en inventarios, disminución de la cartera, etcétera. Valor de rescate del equipo al final del horizonte de plantación del proyecto. Beneficios fiscales, tales como depreciación, deducibilidad directa en resultados, etcétera. Por otro lado, los flujos negativos que pueden considerarse dentro de la evaluación del proyecto incluyen, entre otros: Pagos de renta Gasto de conversión de las aplicaciones actuales. Mantenimiento de equipo Seguros y finanzas. Gastos de capacitación. Acondicionamiento del local.

El método consiste en seleccionar la alternativa cuya sumatoria se flujos negativos se menor o cuya sumatoria de flujos netos sea mayor. Para ilustrar la aplicación de este método, considere el siguiente ejemplo. Se desea calcular el VPN de dos alternativas y se cuenta con la siguiente información: CONCEPTO ALTERNATIVA A ALTERNATIVA B Inversion inicial (So) 15, 0000 dlls. 125, 000 dlls. Horizonte de planeacion (N) 5 años Costo del dinero (i) 15% Año 1 (St 1) -30, 000 dlls. 10, 000 dlls. Año 2 (St 2) 15, 000 dlls. -12, 000 dlls. Año 3 (St 3) 40, 000 dlls. 20, 000 dlls. Año 4 (St 4) -35, 000 dlls. -5, 000 dlls. Año 5 (St 5) 20, 000 dlls. 12, 000 dlls. VPN -148, 512 dlls. -109, 120. 4 dlls.

El calculo del VPN para cada alternativa se hace de la siguiente manera: VPN A = -150, 000 + (-300/1. 15) + 15, 000/1. 152 + 40, 000/1. 153 + (- 35, 000/1. 154) + 20, 000/1. 155 VPN A = -150, 000 -26086. 9 + 11, 342. 1 + 26, 300. 0 – 20, 011. 3 + 9, 943. 5 VPN A = -148, 512 VNP B = -125, 000 + 10, 000/1. 15 + (-12, 000/1. 152) + 20, 000/1. 153 + (-5, 000/1. 154) + 12, 000/1. 155 VPN B = -125, 000 + 8695. 6 – 9, 073. 7 + 13, 150. 3 – 2, 858. 7 + 5, 966. 1 VNP B = -109, 120. 4

Según la metodología y los cálculos realizados, la opción mas conveniente es la alternativa B, ya que la suma de sus flujos es la menos negativa, lo que significa que su precio y los costos que implica son menos que los de la alternativa A. Con frecuencia, el método presentado se utiliza para evaluar proyectos de inversión.

CRITERIOS DE DECISIÓN Y NEGACION FINAL La decision final es un proceso que requiere de mucho cuidado y depende del esquema o linea de pensamiento del responsable del proyecto. Existen tomadores de desiciones que esten dispuestos a asumir riesgos y, en el otro extremo, los conservadores. En cualquier caso, la decision debe ser la consecuencia de un equilibrio entre la evaluacion tecnica y la evaluacion financiera puesta sobre la balanza. Son embargo, se debe destacar que no siempre la alternativa mas barata es la mejor. Se requiere que el administrador o responsable del proyecto recomiende en forma correcta alguna de las alternativas consideradas, paro, dada la trascendencia del proyecto, es posible involucrar a la Direccion General o aun al Consejo de Administracion de la empresa durante la decision final. Finalmente, despues que la decision ha sido tomada, culminan las negociaciones con el proveedor y la firma del contrato, el cual se recomienda que sea revisado por el area legal de la empresa.

ACTIVIDADES POSTERIORES A LA FIRMA DEL CONTRATO Las actividades que deben desarrollarse después de la negociación y firma del contrato incluyen: Acondicionamiento local Capacitación y cursos Conversión de programas Traslado de información al nuevo equipo

ACONDICIONAMIENTO DEL LOCAL Las actividades que deben realizarse como parte de la plantación de la infraestructura de la sala de computo incluyen: Plantación del espacio físico Colocación del piso falso en caso necesario Reguladores de corriente eléctrica Equipos de aire acondicionado Accesorios adicionales

CAPACITACIÓN Y CURSOS Deben llevarse a cabo antes de la llegada del nuevo equipo computacional. Al personal del área de soporte técnico o los del resto del personal de la empresa. A los analistas y programadores de aplicaciones. Al personal del área de operaciones. A los usuarios.

CONVERSIÓN DE PROGRAMAS Es el proceso mediante el cual las aplicaciones que corren en un equipo computacional son convertidas para que puedan correr en otro. Obviamente, el proceso de cambio de equipo computacional trae consigo, en la mayoría de los casos, la problemática de convertir los programas para que puedan ejecutarse en el nuevo equipo. Al primero y mas sencillo nivel de conversión se le llamara nivel A. El segundo nivel, que se le llamara B. El nivel C. El ultimo nivel de conversión, el D.

Es muy recomendable realizar las siguientes actividades previas al proceso de conversión de programas: Hacer un inventario de todos los programas fuente a convertir y estar seguro la versión de todos los programas localizados corresponden al los programas objeto que se encuentran en funcionamiento. Revisar que toda la documentación de las aplicaciones este disponible para efectos de que los programadores que participan en la conversión puedan utilizarla. Diseño del procedimiento y estándares de conversión para controlar y dar seguimiento al proceso de conversión. Elaborar el plan de conversión, el cual debe incluir cuando menos la secuencia de programas a convertir, personas asignadas y fechas de liberación simultanea de sistemas que requieran datos entre si, lo cual debe incluirse de cuerdo con el nivel de conversión y esfuerzo que se haya escogido.