Administrator sustava e Spis u sudu Sutkinja Ivanievi

Administrator sustava e. Spis u sudu Sutkinja Ivanišević Mostovac Upraviteljica Melisanda Živanić

Administrator sustava e. Spis u sudu: • Osoba određena godišnjim rasporedom poslova zadužena i odgovorna za: - Dodjeljivanje i ukidanje korisničkih imena, lozinki, uloga i ovlaštenja za pristup sustavu na sudu; - Unos podataka iz godišnjeg rasporeda poslova suda u administratorsku aplikaciju sustava e. Spis (članak 7 stavak 1 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis)

Dužnosti administratora sustava e. Spis u sudu: • • • Osigurati za svakog novog suca i sudskog službenika korisničko ime i lozinku za korištenje aplikacije sustava e. Spis i učilice e. Spis sustava; Unijeti u sustav godišnji raspored poslova za slijedeću godinu, te svaku izmjenu godišnjeg rasporeda poslova odmah po njegovom primitku, a najkasnije u roku od jednog radnog dana; Obavijestiti predsjednika suda o potrebi poduzimanja mjera vezanih uz gašenje referade, preraspodjelu spisa u referadi i opoziv poslovnog certifikata rješavatelja; Ažurno postupati po nalogu predsjednika suda posebno prilikom razrješenja ovlasti određene osobe za rad u sustavu e. Spis; Ažurno unijeti u sustave e. Spis postotak oslobođenja i osnovu oslobođenja iz godišnjeg rasporeda poslova te svaku opravdanu odsutnost suca; Obavljati i ostale poslove u sustavu e. Spis po nalogu predsjednika suda te sukladno uputama ustrojstvene jedinice ministarstva nadležnog za poslove pravosuđa u čiji djelokrug rada ulaze poslovi vezani uz sustav e. Spis (članak 7 stavak 2 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis)

Korisnici sustava e. Spis • Osoba ovlaštena za unos podataka i upravljanje predmetima u okviru dodijeljene uloge i ovlaštenja. • Korisnici sustava e. Spis: 1. predsjednik suda i sudski službenik u uredu predsjednika; 2. sudac, sudski savjetnik (rješavatelj) i sudski službenik u referadi; 3. službenik sudske pisarnice; 4. ključni korisnik; 5. službenik sudskog arhiva; 6. druga osoba koju odredi predsjednik suda; (članak 8 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis)

Korisnici sustava: • Dužni su prilikom unosa podataka u sustav e. Spis koristiti isključivo korisničko ime i lozinku koji su mu dodijeljeni te čuvati njihovu tajnost; • Ažurno, točno i potpuno unositi podatke u sustav e. Spis; • Pravovremeno obavijestiti nadležnu osobu u sudu o svakoj odsutnosti koja ima utjecaja na rad u sustavu e. Spis; Članak 9 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

Ključni korisnik: Osoba određena godišnjim rasporedom poslova (sudac, sudski službenik – ovlaštena osoba) sukladno ovlastima i dužnostima: 1. sudjeluje u analizi poslovnih procesa te razvoju internih edukacijskih sadržaja, 2. prikuplja detaljna znanja o funkcionalnostima i mogućnostima e. Spisa, 3. pomaže u razjašnjenju utjecaja e. Spisa na promjene postupanja i surađuje s projektnim timom u nadziranju utjecaja, 4. redovito educira korisnike vezano za korištenje novih funkcionalnosti u sustavu espis, 5. pohađa edukacije za edukatore, 6. aktivno sudjeluje u edukaciji krajnjih korisnika, 7. predstavlja prvu razinu e. Spis podrške u svojoj okolini te kontaktira korisničku službu u slučaju potrebe, (članak 16 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis)

Popis naselja rješavanja - općinski sudovi • Karte dostupnosti su vidljive u admin aplikaciji i na portalu MPRH • https: //pravosudje. gov. hr/istaknuteteme/reorganizacija/popis-naselja-rjesavanjaopcinski-sudovi/8578 Napomena: izmjene od 1. 1. 2019.

Godišnji raspored poslova • Unosi se najkasnije do 31. prosinca tekuće godine – Podaci o vrstama predmeta koje rješava pojedini rješavatelj – Postotak oslobođenja pojedinog rješavatelja i osnov članak 25 Pravilnika i članak 23 stavak 5 do 7 i članak 26 Sudskog poslovnika • Izmjene GRP se unose odmah bez odgode (po zaprimanju) – članak 26 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

Odabir rješavatelja: • Upisničar unosi podatke - na temelju akta kojim se pokreće postupak; • Algoritam – na temelju podataka u Admin aplikaciji – određuje se zona u koju pripada predmet; • Odabir rješavatelja – algoritam na temelju podataka u Admin aplikaciji te na temelju opterećenja i strukture predmeta;

… • Algoritam automatski odabire sve rješavatelje u sudu koji su GRP određeni za rješavanje određene vrste predmeta unutar određene zone • Između rješavatelja odabire se 5 rješavatelja s najmanjim normiranim opterećenjem (u trenutku dodjele predmeta) • Rješavatelju kojemu je predmet dodijeljen, automatizmom se uvećava opterećenje u skladu s težinom dodijeljenog predmeta; članak 42 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

… • Osim vrste spora, važno je i naselje predmeta; • Zona se određuje automatski; • Automatski odabir (specijalizacija, dostupnost, usklađivanje težine s okvirnim mjerilima); • Oslobođenje • Izostanci – ne utječu na dodjelu predmeta, samo na normu; • Isključivanje – uključivanje u dodjelu – zatražiti usklađenje opterećenja rješavatelja prije uključivanja;

Automatska dodjela: • Odabir rješavatelja po vrsti predmeta ili vrsti spora; • Nasumični odabir po opterećenjima rješavatelja (uzima u obzir radne dane i oslobođenja); • Kružna dodjela – pritvori, privremene mjere – nasumični odabir po vrstama predmeta, ne uzima u obzir opterećenje, radne dane i oslobođenja; - članak 45 Pravilnika

Novi rješavatelj na sudu: • Preuzimanje postojeće referade: – Preuzima isto opterećenje; • Formiranje nove referade – Preraspodjela predmeta – Ujednačavanje sa ostalim rješavateljima iste specijalizacije – Ujednačena daljnja dodjela

. • Isključivanjem iz dodjele, te naknadno uključivanje ne sprječava pretjeranu dodjelu određenom rješavatelju, • Opterećenje rješavatelja nije jednako broju predmeta koji taj rješavatelj ima u radu • Preraspodjela predmeta iz ranijih godina utječe na opterećenje rješavatelja • Oduzimanje predmeta iz ranijih godina ne smanjuje opterećenje (početkom godine) članak 38 stavak 2 Pravilnika o radu u sustavu e. Spis

… • Radi utvrđivanja ravnomjerne radne opterećenosti, sudski administrator sustava dužan je predsjedniku suda dostavljati izvješće o radnoj opterećenosti svakog pojedinog suca i to kvartalno (do 15 -og idućeg mjeseca po kvartalu) članak 26 stavak 4 Sudskog poslovnika

Raspored • Raspored odjela • Referade – formiranje/dodavanje • Stalne službe - uređivanje

Zaduženja po referadama • Unos upisnika • Unos vrste spora • Ukoliko se unutar zone ne pronalazi rješavatelj na određenoj vrsti spora, sustav proširuje dodjelu na rješavatelje po upisniku;

Unos podataka za službene osobe • Ime i prezime te korisničko ime • OIB – obavezan unos radi korištenja JRO u e. Spisu; • Vrsta službene osobe – sudski službenik; savjetnik; sudac; • Razrješenje – unosi se kada rješavatelj potpuno prestaje sa radom na sudu, u protivnom se unese završetak datuma postavljanja „datum razrješenja po pojedinim zaduženjima”

Unos podataka • Unos izostanaka rješavatelja – bez odgode, unijeti početak i završetak razdoblja te razlog odsutnosti; članak 26 stavak 7 i 8 Sudskog poslovnika; članak 40 stavak 3 Sudskog poslovnika, članak 138 Sudskog poslovnika • Oslobođenje od dodjele i norme – unosi se sukladno GRP te Izmjenama, uz točno navođenje perioda;

Administriranje podataka - Unos izostanaka i oslobođenja:

Unos izostanka • Unos izostanka s razlogom odsutnosti „godišnji odmor” ne ulazi u umanjenje broja radnih dana i ne ulazi u normu, međutim bitan je zbog kružne dodjele; • Unos izostanka s razlogom odsutnosti „ostali razlozi” je bitno ažurno unositi jer isti utječu na izračun sudačke norme

Unos oslobođenja od dodjele/norme:

Promjena podataka predmeta – Promjena statusa predmeta • Sustav omogućava administratoru u sudu promijeniti status predmeta, primjerice iz „riješen” u „u rješavanju”, međutim, valja voditi brigu o periodu od kada je predmet riješen, da li ulazi u ranije obračunskostatističko razdoblje; • O istome sačiniti napomenu

Promjene podataka predmeta Promjena statusa predmeta:

Promjene podataka predmeta Promjena sadržaja dokumenta: • Prilikom promjene podataka predmeta – sadržaja, prethodno utvrditi koji otpravak je uručen strankama u postupku, odnosno da li su ostvareni uvjeti za izmjenu odluke; odnosno, da li je radi omaške odabrana pogrešna odluka ili se radi izmjene podataka u postojećoj (što ne bi bio opravdani razlog); • Navesti decidirane razloge promjene u administratorskoj aplikaciji i po čijem nalogu;

Promjene podataka predmeta Promjena sadržaja dokumenta:

Promjena lokacije predmeta: • U situacijama kada se iz određenih razloga spis pošalje na viši sud ili drugom sudu, sustav nudi mogućnost promjene lokacije predmeta, uz navođenje razloga promjene lokacije, a što ostaje vidljivo u sustavu,

Zamjenski zapisničar: • Administrator je dužan osigurati korisničko ime i lozinku, odnosno ovlaštenje za pristup referadi, a po nalogu za obavljanje zamjene, a što se realizira opcijom „zamjenski zapisničar” • Aplikacija nudi odabir više zapisničara, ukoliko je na takav način organiziran rad u referadi, odabirom više korisnika – zapisničara koji će se izmjenjivat tokom dana, za ročišta i rad u referadi;

Zamjenski zapisničar

Zamjenski zapisničar

Hvala na pažnji!.