Administrativ og personaldokumentasjon i helse og omsorgssektoren Johanne

Administrativ og personaldokumentasjon i helse og omsorgssektoren Johanne Lunga – Bibliotek og byarkiv, Tromsø kommune 1

Tromsø kommune – offentlig virksomhet, stort samfunnsansvar Finans – og næring s komité Helse og omsorgskomité Utdanning , kultur og idrettskomité Byutviklingskomité Kommunestyret Ordfører: Jens Johan Hjort (H) Varaordfører: Anni Skogman (Fr. P ) Klageutvalg Forretningsutvalg Kontrollutvalg Byrådet Byrådleders kontor Byrådsavdeling for finans Byrådavdeling for utdanning Byrådsavdeling for helse og omsorg Byrådsavdeling for næring, kultur og idrett Byrådsavdeling for byutvikling Byrådsleder: Øyvind Hilmarsen (H) Byråd for finans Jonas Stein (V) Byråd for utdanning Anna Amdal Fyhn (H) Byråd for helse og omsorg: Kristoffer Kanestrøm (Fr. P) Byråd for næring, kultur og idrett: Vanja Terentieff (H) Byråd for byutvikling: Britt Hege Alvarstein (H) Kommunaldirektør : Oddgeir Albertsen Kommunaldirektør: Kari Henriksen Kommunaldirektør: Eva T. Olsen Kommunaldirektør: Stein Vidar Loftås Kommunaldirektør: Øystein Nermo Kommunaldirektør: Per Limstrand Kommuneadvokaten Utbyggingstjenesten Arkiv- og dokumenttjenesten Budsjett og finanstjenesten Regnskapstjenesten Innkjøp- og fakturatjenesten IT-tjenesten Personaltjenesten Arbeidsmiljøtjenesten Kemneren Fagrent Byggforvaltning Skoler 27 enheter Skole og barnehage 8 enheter Barnehager - 6 områder Barneverntjenesten Pedagogisk-psykologisk tjeneste Forebyggende helsetjenester Voksenopplæringen Flyktningetjenesten Hjemmebaserte tjenester (6 områdeenheter) Sykehjem (5 enheter) Allmennlegetjenesten Rehabiliteringstjenesten Rus- og psykiatritjenesten Boligkontoret Sosiale tjenester i NAV Tromsø Tildelingskontoret Mortensnes sentralkjøkken Byutvikling Bydrift Brann og redning Vann og avløp Bibliotek og byarkiv Kultur og idrett Kulturskolen Kulturhuset Servicetorget Kirkelig fellesråd Tromsø Havn KF 2

Journalpliktig dokumentasjon Presist formulert i arkivforskriften Arkivpliktig dokumentasjon Arkiv som skal bevares i begrenset tid • Virksomhetskritisk informasjon • Informasjon som kan gjenbrukes • Dokumentasjon av andres interesser Bevaringspliktig dokumentasjon Eks: Bilder, kart og tegninger, grunnlagsmateriale til prosjekter mv.

Hva skal administrativ og personaldokumentasjon i helse og omsorgssektoren dokumentere? • Virksomhetsdokumentasjon – Møteprotokoller, årsmeldinger, organisering, instrukser, arkivordning, foto og så videre • Journal og sakarkiv – Brevjournal, kopibok, saksordnet arkiv • Personalmapper – Dokumentere arbeidsforhold, utvikling, rettigheter for ansatt og for arbeidsgiver Rettighetsdokumentasjon for ansatte – stadig mer aktuelt 4

Dokumentasjonskrav i forandring Tromsø gamlehjem Forhandlingsprotokoller for styret 3099 1937 -1964 Styrets korrespondanse 1725 1937 -1940 Klientprotokoller 1726 1902 -1922 1726 1921 -1938 1726 1923 -1943 Fra foredraget: «Ansvar og organisering av MRSA-arbeid i kommunehelsetjenesten» av Regional smittevernlege Kirsten Gravningen Gamle oppgaver forsvinner…. og nye oppstår En gang mye av helse og omsorg ivaretatt i hjemmene. Offentlige tilbud var beregnet på fattiglemmer og enslige. Den gang var det tilstrekkelig å dokumentere tjenestens eksistens og økonomiforvaltning. I dag er helse- og omsorgstjenestene et av våre mest gjennomregulerte samfunnsområder med høye krav til tjenester, behandling, kompetanse og dokumentasjon. 5

Personaldokumentasjon • Arbeidsmiljøloven med forskrifter • Helsepersonelloven med forskrifter • Lignings- og regnskapslover Det finnes ingen fast mal! Lov og regelverk stiller noen minstekrav og gir veiledende retningslinjer. Fast mal må utformes på grunnlag av kartlegging og arkivplan. 6

Forskjellen på arkivdanning og dokumenthåndtering 7

Informasjonssikkerhet – for hvem? Informasjonssikkerhet skal sikre juridisk gyldig dokumentasjon for kommunens transaksjoner Interne behov • • • Organisasjonen overfor omverden Organisasjonens eget behov Ledelsen overfor organisasjon/ansatte Enkeltansattes behov Vern om sensitiv informasjon Eksterne behov • • Sikre samfunnsdokumentasjon Sikre rettighetsdokumentasjon Transparens i forvaltning Vern om sensitiv informasjon 8

Informasjonssikkerhet – et organisasjonsspørsmål Kartlagt dokumentasjonsbehov Dokumentoversikt, arkivplan Organisasjonsstruktur Ansvar (roller), rutiner, kontroll Datasikkerhet i langtidslagring? Sakarkivstruktur Oppsett I ESA eller arkiv og arkivrom Ansattes kunnskap og bruk avarkivsystemet 9

Perspektiver for datakvalitet Finnes duplikater? Konsistent Korrekthet Gjenspeiler dataene virkeligheten? Fullstendighet (Er alt med? ) Datakvalitet Integritet ·PU mellom enheter? ·Attributter? Konsistent Tilgjengelig (tilgjengelig til rett tid? Utdatert? ) Gyldighet (kommer alle verdier fra dokumenterte verdier? ) 10

Lovkrav • Arkivloven med forskrift – Skal sikre samfunnsdokumentasjon gjennom at arkiver blir produsert og at de ivaretas på en forsvarlig måte • Forvaltningsloven med forskrift – Setter opp rammeverk for hvordan stat, fylkeskommuner og kommuner skal arbeide • Personopplysningsloven med forskrift – Skal sikre enkeltpersoner vern om sensitive opplysninger • Offentlighetsloven med forskrift – Skal sikre samfunnet åpenhet og transparens forvaltningen gjennom å sikre innsyn i saksbehandling og beslutningsprosesser • En rekke særlover, forskrifter, regelverk og direktiv som gir bestemmelser for saksbehandling og dokumenthåndtering på de enkelte fagområder 11

Spesifikt for intern tilgangsstyring Opplysninger som er unntatt offentlighet og ikke inngår i den enkelte tjenestemanns oppgave, skal tjenestemannen ikke ha tilgang til. Dette er regulert i : • Personopplysningsloven § 13 første ledd som lovfester krav om systematiske tiltak for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger, • Forvaltningsloven § 13 som omhandler taushetsplikt • Forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 2 og nr. 3 som regulerer innsyn som er nødvendig for at den enkelte tjenestemann skal kunne utføre sitt arbeid. 12

Vår arkivdanning - basert på Mennesker ESA/arkivrom Kartlagt informasjonsbehov Organisasjonsstruktur • Kompetanse • Faktisk bruk • Tekniske muligheter og brukergrensesnitt • strukturoppsett • Oppdatert, kartlagt dokumentasjonsbehov • Dokumentoversikt i arkivplan • Roller, regelverk, rutiner og kontrolltiltak 13

Periodisering, deponering og avlevering • Periodisere i faste bolker, og ved endringer • Deponering –i praksis bare e-arkiv for enheter lokalisert utenfor rådhuset • Avlevering – to depot: Personsensitivt klientmateriale til IKA Troms Sakarkiv og personalarkiv til byarkivet Ta alltid kontakt i god tid før ordning og avlevering 14

Har vi sikret dokumentasjon av virksomhet og rettigheter? 15