Administration et paramtrage de Kdcole Module 8 1

Administration et paramétrage de K-d’école Module 8 1. Gestion de l’annuaire 2. Autres outils

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs |

Module 8 2. Autres outils d’administration de l’annuaire 7

Module 8 3. Gestion des services Emploi du temps 15

Module 8 4. Gestion de la page d’accueil 21

Module 8 5. Gestion des quotas, Journal des évènements et Indicateurs 23

Module 8 6. Gestion de l’emploi du temps 30

Module 8 7. L’emploi du temps à la semaine Emploi du temps 39

Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année

Module 8 8. Import automatisé de l’emploi du temps Emploi du temps 51

Administration et paramétrage : synthèse • L’annuaire : création, modification et suppression de comptes

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Administration et paramétrage de K-d’école Module 8 1. Gestion de l’annuaire 2. Autres outils d’administration de l’annuaire 3. Gestion des services internes et externes : configuration et droits d’accès 4. Gestion du service Page d’accueil 5. Quotas, Evènements et Indicateurs 6. Gestion de l’emploi du temps 7. Emploi du temps à la semaine 8. Import automatisé 9. Changement d’année 1

Module 8 1. Gestion de l’annuaire 2

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 1. 1 L’annuaire selon l’administrateur Tous les utilisateurs peuvent • Consulter la fiche annuaire d’un individu Les actions de l’administrateur : • Modifier l’utilisateur : • S’il s’agit d’un compte institutionnel, lui rajouter des groupes, régénérer son mot de passe ou son login , le supprimer lorsque c’est un compte invité • S’il s’agit d’un compte invité, tout sera modifiable, à l’exception de son profil • Rapprocher deux comptes : (uniquement des parents ) lorsque la fédération d’identité n’est pas activée ) • Réinitialiser son mot de passe : (uniquement des comptes invités lorsque la fédération d’identité est activée ) • L’administrateur recevra le nouveau dans sa boite mail, et l’usager aussi s’il dispose d’une adresse externe • Supprimer un compte invité 3

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 1. Message d’information indiquant le nombre de réponses 1. 2 Les actions sur les comptes 1 2. Tableau des résultats en dessous du formulaire 3. Possibilité de sélectionner les résultats pour export, création d’un groupe ou encore suppression de compte 4. Voir la fiche : informations sur l’utilisateur 3 5. Modifier le compte 2 6. Modifier le login 7. Régénérer le mot de passe 8. Rapprocher le compte ( uniquement les comptes parents ) ( attention action irréversible ) 4 5 6 8 9 9. Visualiser les rubriques de l’utilisateur 4

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 1. 3 Modification d’un login et délégation de ce droit 2 possibilités : • Modifier son propre identifiant : si la personne possède le droit « Modifier mon identifiant» sur le service des préférences, elle peut modifier son propre identifiant. • Modifier l' identifiant d’une autre personne : ce cas est soumis au droit « Modifier l'identifiant des personnes du site » sur le service annuaire. Proposition de logins : • 5 autres logins sont proposés selon un modèle de construction/déduction KOSMOS 5

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 1. 4 Création d’un compte groupe 1. Obligatoire dans le cas d’une cité scolaire 1 2 3 4 5 2. Si limité à l’année scolaire, le groupe sera supprimé au changement d’année 3. Obligatoire et conditionne l’affichage dans les résultats de recherche 4. Ajout d’un utilisateur comme gestionnaire. Possible d’en désigner plusieurs 3. Possibilité d’ajouter les gestionnaires comme membres du groupe 6

Module 8 2. Autres outils d’administration de l’annuaire 7

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 2. 2 Les rapports de cohérence Recherche de groupes vides Identifier des groupes vides inutiles et faire remonter l’information à la scolarité lorsqu’il s’agit de groupes institutionnels Recherche d’anciens comptes Identifier des comptes qui existent dans l’ENT, par date de création Recherche d’élèves/tuteurs sans rattachements Identifier des données inutiles : élèves sans parents, parents sans enfants et ainsi faire remonter l’information à la scolarité lorsqu’il s’agit de comptes institutionnels 9

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 2. 3 Fichiers des identifiants • Contient les logins et mots de passe des comptes créés automatiquement (annuaire fédérateur ou import CSV) • Format téléchargeable 2 1. Création d’un fichier avec choix de la date 2. Suppression d’un fichier 3 3. Téléchargement au format Excel 1 10

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 2. 4 Exemple de Fichiers des identifiants • Les « {SHA} » signifient que l’usager s’est connecté au moins une fois 11

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 2. 6 Import et export CSV : importer des comptes • Création par lot de comptes invités dans un établissement • Compléter les imports de l’annuaire fédérateur 1. Outil de chargement du fichier tableur contenant les comptes à importer 2. Type d’import 1 2 3. Téléchargement de tous les comptes locaux à l’établissement 3 4 5 • Import complet : ensemble des comptes institutionnels locaux à l'établissement 4. fait autorité sur les comptes locaux déjà présents dans l'annuaire de l'établissement • Import partiel : simple mise à jour des comptes institutionnels locaux à l'établissement • Délai de traitement : la nuit suivante 5. cet import partiel ne concerne les comptes générés par l'annuaire fédérateur K-d’école – Décembre 2009

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 2. 7 Le fichier d’import CSV • Modèle mis à disposition sur l’aide en ligne : o Règles de saisie des champs dans le premier onglet o Exemples de donnée dans le second • Test du fichier d’import : vérifier la conformité du format de saisie des données 2 1 1. Affichage des statuts : OK, ATTENTION, KO 2. Constat effectué, utile surtout pour les champs KO 3. Proposition de continuer l’import 3 K-d’école – Décembre 2009

Module 8 3. Gestion des services Emploi du temps 15

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 3. 1 L’administration des services tiers Services actifs dans la barre des services définis par les administrateurs. Services internes sont pré-configurés par défaut. Les accès de l’administrateur : • La liste des services déclarés dans son établissement (services internes et tiers) • L'interface pour ajouter un service • La liste des connecteurs supportés par K-d'école Fonctionnement : Toutes les modifications dans les services ne sont prises en compte qu'après une déconnexion et un reconnexion à l'ENT. 16

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 3. 2 Tableau des services 1. code du service 2. Dénomination 3. connecteur sélectionné pour intégrer le service sans authentification supplémentaire 4. ordre d'apparition du service dans la barre horizontale 1 2 3 4 5 6 7 5. accessibilité du service au public 6. le service fait partie du produit K-d'école 7. Modifier 17

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 3. 3 Ajout d’un service 1. Obligatoire en majuscule et sans caractères spéciaux 9 2. Obligatoire. Donne son nom au service 1 2 3 4 3. Obligatoire. A sélectionner dans la liste déroulante 4. Déjà définie si service interne 6 5. Ordonner le service dans la barre 6. Sélectionné parmi la liste des marqueurs de statistiques proposée 5 7 8 7. Renseigner le service 8. Permet de charger une icône (bouton d’accès) 9 DEMONSTRATION 9. Service anonyme ou accès population et utilisateur 18

Module 8 4. Gestion de la page d’accueil 21

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 4. 1 Pousser de l’information : des accès profilés sur les rubriques • Transmettre des informations, partager des éléments d’actualité • Services blog et agenda • Possibilité de placer des rubriques sur les portails de collectivité avec accès restreints à des établissements et/ou profils • Rubriques sur les portails d’établissements • Les rubriques étant sources de flux, elles alimenteront les abonnements qui auront été souscrits 22

Module 8 5. Gestion des quotas, Journal des évènements et Indicateurs 23

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 5. 1 Principaux quotas (valeurs par défaut) xxx Espace physique alloué à l'établissement en Koctets. Cet espace permet d'identifier le % de consommation d'espace de l'établissement. Sa valeur est propre à chaque établissement en fonction de ce qui a été commandé par sa collectivité de rattachement. 50 Mo Taille maximale d'un fichier publié (document connexe à un article à télécharger par ex) 20 Mo Taille maximale d'un fichier déposé dans l'espace de stockage personnel 200 Mo Espace de stockage de ressources pédagogiques 200 Mo Classeur pédagogique 200 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil enseignant 100 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil élève 0 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil parent 50 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil personnel 25 Mo Espace de stockage personnel automatiquement alloué pour un profil autre 300 Mo Rubrique standard 30 Mo Rubrique de classe 24

Module 8 6. Gestion de l’emploi du temps 30

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 6. 1 Terminologie La matière C’est la matière dispensée dans un établissement. Ex : Mathématiques Le service d’enseignement C’est une matière dispensée par un (ou plusieurs) enseignants sur une classe ou un groupe. Ex : Mme Martin enseigne les mathématiques aux Seconde B Le cours C’est la ventilation du service d’enseignement sur l’année. Ex : cours de mathématiques de Mme Martin avec les seconde B tous les lundi de 14 h à 15 h La séance C’est un cours à une date. Ex séance de mathématiques avec Mme Martin pour les seconde B du 2 avril 2013 31

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 6. 2 Assistant d’initialisation (1/2) Outil permettant à l’administrateur d’être guidé pas à pas dans l’import des données de vie scolaire en fonction du logiciel d’emploi du temps. Ce message apparait lors de chaque déploiement et à chaque début d’année pour initialiser les emplois du temps. Autres questions : tableaux suivants 32

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 6. 3 Assistant d’initialisation (2/2) 1. Logiciels EDT ou UDT ou pas de logiciel et versions 1 2 3 2. Établissements agricoles fonctionnent différemment sans groupes d’option dans leur base de données 4 3. Les groupes les plus à jour peuvent être dans l’AAF ou dans EDT 4. Les groupes peuvent être peuplés ou non dans EDT selon l’option d’EDT ( option VS) 33

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 6. 4 Assistant d’initialisation (3/6) Rapprochement des comptes deux bases sur : nom, prénom et date de naissance. Si correspondance ne se fait pas alors les cours de l’enseignant concerné ne s’afficheront pas dans l’ENT 1. Nom, prénom, date de naissance des enseignants du logiciel d’emploi du temps non reconnus dans l’ENT 2 1 2. Action de recherche de l’enseignant dans l’ENT Plusieurs causes à ces non correspondances : enseignants à la retraite, mariés, divorcés, nom, prénom mal orthographiés, prénoms de naissance…. . 34

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 6. 5 La gestion du service Vie scolaire Synthèse des données de vie scolaire 1. Affichage du périmètre de la recherche 2. Liens qui permettent d’accéder au service 3. Statut des données : pour générer des séances tous les statuts doivent être OK 1 2 3 4 4. Messages d’information sur les données qui permettent le cas échéant de corriger des données 35

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 6. 6 La génération de séances 1 1. La génération de séance permet de remplir les cahiers de textes de l'ENT de l'établissement à partir de l'ensemble des données de vie scolaire importées visibles dans le tableau de synthèse 2 2. Génération des séances A l’initialisation du cahier de textes : le faire à partir du jour de la rentrée Pour toutes modifications : il est conseillé de générer à partir de la date en cours ou d’une date future 3 3. Barre d’avancement Le lancement de la génération peut prendre plus ou moins de temps selon la simultanéité des lancement en cours 36

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 6. 7 Inspection • Pour rappel : • Concerne le cahier de textes de l’inspecteur et de l’enseignant • L’inspection est déclarée par le chef d’établissement qui a la possibilité de déléguer auprès de l’administrateur • L’inspecteur doit faire partie du groupe des inspecteurs • Ce groupe doit avoir le rôle Inspecteur sur le cahier de textes • Nécessité que la déclaration soit conforme aux dates (dans le cas contraire, aucune possibilité de modification) 37

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 6. 8 Créer un remplacement Dans le cas où un remplacement a lieu, l’administrateur ou le CPE indique à l’ENT les caractéristiques du remplacement En parcourant l’annuaire, l’administrateur sélectionne le nom de l’enseignant remplaçant et remplacé, ainsi que les dates de début et de fin de la période de remplacement. Le remplaçant pourra alors consulter et compléter le cahier de textes des classes associées au remplacé, et participer aux classes comme le titulaire 38

Module 8 7. L’emploi du temps à la semaine Emploi du temps 39

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 7. 1 Exemple d’un cas d’usage de l’emploi du temps à la semaine Voici la liste des modifications de l’emploi du temps de la semaine du 18 au 22 Mars 2013 Modification 1 - saisie d’une absence de l’enseignant d’E. P. S L’enseignant d’E. P. S de 3ème A et 4ème. B, M. Etienne Dupuy, ne pourra pas assurer ses cours du lundi 18 au vendredi 22 Mars Modification 2 - saisie d’une absence avec remplacement L’enseignant de musique de 3ème A, M. Moulin, sera remplacé toute la semaine Modification 3 - saisie d’une séance exceptionnelle Un brevet blanc de Mathématiques est programmé le jeudi 21 après midi avec les élèves de 3ème A ce qui implique l’annulation du cours avec les 6ème A de Melle Anouk Vasseur et de celui de Mme Jacquet jeudi après midi. Modification 4 – Changement de salle La séance du vendredi après midi 14 de mathématiques est déplacée dans la salle 202 Modification 5 - Saisie d’une absence de classe La classe de 6ème A part en classe de neige toute la semaine K-d’école 3. 5 40

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 7. 2 Prérequis La fonctionnalité d’import d’emploi du temps est disponible pour les logiciels de vie scolaire EDT et UDT (ces deux logiciels couvrant plus de 90% des établissements). L’automatisation de l’import est disponible sous forme de module optionnel K+ pour tous ces logiciels. Le scénario présenté dans ce document utilise la fonction d’ Emploi du Temps à la Semaine » proposée par le logiciel E. D. T d’Index Education. Les écrans avec le logo représentent des copies d’écran de ce logiciel. K-d’école 3. 5 41

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 7. 6 Vue chef d’établissement de l’emploi du temps de la semaine du 18 Mars modifié après import 1 1. Séance d’E. P. S annulée de M. Dupuy 2. Séance avec un remplacement 3. Séance exceptionnelle avec étiquette pour le brevet blanc et annulation des cours originels 5 4 2 4. Nouvelle séance avec étiquette pour changement de salle 5. Pop in qui détaille la nouvelle séance 3 1 K-d’école 3. 5 45

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 7. 9 Vue de l’enseignant Thibault Bourgeois de l’emploi du temps de la classe de 3 me A après Import 1 1. Séance d’E. P. S annulée de M. Dupuy 2. Séance avec un remplacement 3. Séance exceptionnelle avec étiquette pour le brevet blanc et annulation des cours originels 2 4 4. Nouvelle séance avec étiquette pour changement de salle 3 1 K-d’école 3. 5 48

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 7. 11 Vue de l’élève Alexandre Bonnet de l’emploi du temps de la classe de 3 me A après Import 1 1. Séance d’E. P. S annulée de M. Dupuy 2. Séance avec un remplacement 3. Séance exceptionnelle avec étiquette pour le brevet blanc et annulation des cours originels 2 4 4. Nouvelle séance avec étiquette pour changement de salle 3 1 K-d’école 3. 5 50

Module 8 8. Import automatisé de l’emploi du temps Emploi du temps 51

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 8. 1 Présentation Module qui permet d’automatiser la chaine entière d’import d’emploi du temps. Automatisation du processus d’import selon 5 étapes : • Prise en charge automatique du fichier extrait du logiciel d’emploi du temps • Validation du fichier • Vérification de seuils posés sur des contrôles pour assurer l’intégrité des données contenues dans le fichier • Création des groupes • Génération des séances Service opérationnel après un import manuel qui aura permis d’initialiser les données de vie scolaire. Service activé sur la décision du projet ENT. A charge de l’établissement de lancer un premier import et de configurer les éléments pour qu’il soit opérationnel. K-d’école 3. 5 52

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 8. 2 Seuils et contrôles : liste et pourcentages par défaut 1. Liste des seuils 2. Valeur par défaut modifiable par l’utilisateur 3. Coché, le seuil est déclaré comme étant bloquant 4 4. ? Permet d’afficher une information complémentaire dans une pop-in 1 2 3 K-d’école 3. 5 53

Module 8 9. Changement d’année 54

M 8 Annuaire | Services | Page d’accueil | Quotas| Evènements | Indicateurs | Changement d’année | Emploi du temps 9. 1 Un processus en 5 étapes ( processus qui sera spécifié par une note de cadrage chaque fin d’année ) 1. Purge de la corbeille Etablissement 2. Archivage de fin d'année N 3. Suppression des données obsolètes de l'année N (annuaire et vie scolaire) 4. Initialisation de l'annuaire (année N+1) 5. Initialisation de la vie scolaire (année N+1) 55

Administration et paramétrage : synthèse • L’annuaire : création, modification et suppression de comptes utilisateurs ou groupes si issus de l’ENT • Des outils d’administration permettant de gérer les données annuaires avec les rapports d’alimentation et de cohérence • Un fichier des identifiants • La gestion de la vie scolaire, pivot pour l’import des emplois du temps avec un outil d’aide à la décision qui accompagne l’utilisateur dans sa procédure pour l’import manuel. Sans oublier la gestion des remplacements et des inspections dans l’établissement. • Service d’import automatisé depuis l’export du fichier d’emploi du temps jusqu’à la génération de séances • Les services tiers qui ouvrent l’ENT vers d’autres outils, avec une configuration et une gestion des accès spécifique à chacun. • Les quotas, selon le paramétrage du projet. • Le journal des évènements informe sur les activités dans le portail de l’ENT. 56 • Des indicateurs donnent des informations quantitatives.