ADMINISTRACION DE BODEGA Y CONTROL DE INVENTARIOS DOCENTE

ADMINISTRACION DE BODEGA Y CONTROL DE INVENTARIOS DOCENTE: EDUARDO ALBERTO ESPINOZA CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO

Gestión de Operaciones

Objetivos Describir la importancia de la administración de la Cadena de Abastecimiento para Manufactura y Servicios Explorar la influencia de las funciones de Compras y Distribución en su diseño y ejecución Analizar diferentes dinámicas y efectos entre cadenas de suministro Definir índices de monitoreo de la operación y su consecuencia financiera

Administración de la Cadena de Abastecimiento Propósito sincronizar las funciones de una empresa con las de sus proveedores a fin de acoplar el flujo de: materiales servicios información con la demanda del Cliente

Administración de la Cadena de Abastecimiento Consecuencias Estratégicas Satisfacer Prioridades Competitivas Implica la coordinación de las funciones clave de la Organización marketing finanzas ingeniería IT operaciones logística

Creación del Inventario Flujo de entrada Nivel de inventario final= Nivel de inventario inicial +flujo de entrada -flujo de salida -flujo de pérdida Flujo de salida Flujo de pérdida 6

Administración de Materiales Materias Primas Trabajo en Proceso - P. Terminado Centro de Distribución Proveedores Planta de Manufactura Minorista

Administración de Materiales Decisiones Compra de materiales y servicios Niveles de inventario Capacitación del Personal Programas de Trabajo Distribución 8

Estructura Organizacional de Administración de Materiales Estructura Segmentada: división de la responsabilidad en tres departamentos: Compras Planeamiento y Control de Producción Distribución Estructura Integrada Gerencia de Materiales Gerencia de Logística Coordinación Marketing: estimaciones Administración / Finanzas: gestión de pagos, facturación

Responsabilidades en la Administración de Materiales Responsabilidad de Compras Responsabilidad de Planeamiento y Control de Producción Responsabilidad de Distribución CD 1 PT Proceso Proveedores PT PT Almacenamiento Trabajo en Proceso Almacenamiento Proveedor de Transporte CD 2 Centros de Distribución

Cadena de abastecimiento en manufactura nivel 3 Proveedor Materiales Proveedor Servicios nivel 2 Integración Vertical nivel 1 Fabricante Centro de Distribución Cliente

Cadena abastecimiento en provisión energía eléctrica Transformadores Mantenimiento Eléctricos Instalación Servicios Conserjería Servicios Programación Energía de respaldo Suministros Oficina Compañía de suministro de energía eléctrica Clientes Particulares Clientes Comerciales Otras empresas de servicio eléctrico Abastecimiento Combustible

Grado de Control en Proveedores Compra de Acciones asegurar su prioridad en el proveedor mayor peso en decisiones eficiencia productividad Limitaciones requerimientos de capital reduce flexibilidad ante bajas de demanda Acuerdos con proveedores de primer nivel responsabilidad respectivos suministros

Cadenas de abastecimiento: grados de integración Entidades Independientes PROVEEDORES COMPRAS Integración Interna: Dpto administración de Materiales PROVEEDORES Integración de la cadena de abastecimiento COMPRAS CONTROL DE PRODUCCION CADENA PROVEEDORES ABAST INTERNA DISTRI BUCION CLIENTES

Fase 1: entidades independientes Proveedores y Clientes independientes de la Empresa Relaciones formales Información y costos de operación se comparten muy poco Compras, control de producción y distribución trabajan en forma independiente Optimización por área de responsabilidades Cada unidad controla sus propios inventarios Sistemas y procedimientos de control incompatibles con proveedores y clientes

Fase 2: Integración Interna Ø Flujo ininterrumpido de información y control de materiales l l de distribución a compras integrando marketing, administración y finanzas y operaciones Ø Mayor interés en eficiencia y enlaces electrónicos con clientes y proveedores Ø Enfoque táctico más que estratégico

Fase 3: integración de la cadena de abastecimiento Ø Ø Ø Abarca a proveedores y clientes De centrada en el producto a => centrada en el cliente Identificación de prioridades competitivas para cada segmento Trabajo conjunto compartiendo beneficios de mejorar el flujo de materiales y servicios Mejor comprensión de proveedores l l l Ø organización capacidades fortalezas y debilidades Participación temprana en el diseño

Función COMPRAS Administración del proceso de adquisiciones Satisfacción de necesidades y respaldo a las capacidades Su eficiencia determina el rendimiento de la cadena de suministro Proceso de adquisición Ø Ø 1. 2. 3. 4. 5. Planeamiento de las necesidades Selección de fuentes de abastecimiento Emisión del pedido al proveedor Seguimiento del pedido Recepción del pedido

Compras electrónicas EDI (electronic data interchange) Ø Intercambio de documentos via telefónica Ø Software para comunicaciones Ø Documentos Ø l Ø Proceso l l l Ø pedidos – facturas - órdenes de pago Cliente: “clik” en catálogo electrónico Proveedor: verificación de crédito y disponibilidad del artículo Proveedor: notificación electrónica a almacén y embarque Proveedor: envío electrónico de factura Cliente: recepción y transferencia electrónica bancaria Facilitar EDI a través de Internet

Selección de Proveedores Ø Criterios a partir de las prioridades competitivas Calidad Precio Servicio Velocidad Puntualidad Volúmenes Localizaciones

Certificación de Proveedores Comprobación de capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo a las necesidades del cliente Ø Proceso de evaluación profunda de aptitudes Ø l l costo calidad entrega flexibilidad Análisis de procesos Ø Revisión de documentación para verificar integridad y precisión Ø Certificación

Compras centralizadas Ventajas Ø Incremento del poder de compra Ø Ahorros importantes Ø Garantía de disponibilidad Limitaciones Ø Necesidad de conocimiento de legislaciones de cada pais en adquisiciones globalizadas Ø Artículos exclusivos de una localización Ø Insumos estrechamente vinculados al programa de producción Ø Plazos de entrega en general mayores

Análisis del Valor Ø Ø Ø Esfuerzo sistemático para reducir costos o aumentar rendimientos sin afectar los requerimientos del cliente Equipos inter empresa e interfuncionales Análisis de materiales, procesos, sistemas de información y flujos de materiales Participación temprana del proveedor Base de análisis Función Costo Requerimiento

Distribución Responsable del flujo de salida de materiales Ø Desde el fabricante al cliente a través de la red de distribución, incluyendo el almacenamiento y transporte Ø Agrega el valor tiempo-lugar Ø Decisiones: Ø l l localización del inventario formas de transporte programación diseño de rutas selección de transportistas

Localización del inventario Colocación hacia delante: l l l cercano al cliente velocidad de respuesta reducir costos de transporte Centros de distribución en ciudades estratégicas Ø Reducción de costos de embarque hacia centros de distribución con respecto a entregas directas a clientes Ø Entregas a clientes con volúmenes acreedores de descuentos en tarifas Colocación hacia atrás: Ø Stock en planta o inexistencia de producto terminado Ø Variaciones estacionales compensadas con stock manteniendo actividad constante en planta: consolidación de inventarios Ø

Selección de la forma de transporte Ø Carretera Ø Ferrocarril Ø Marítima Ø Aérea Ø Tubería 26

Criterios de selección de transporte y rutas Ø Costos Ø Volúmenes Ø Tiempos de respuesta Ø Variaciones en tiempo Ø Flexibilidad Ø Posibilidad de llegada 27

Mediciones de rendimiento de la cadena de abastecimiento Ø Valor promedio del inventario Ø Dias de stocks l Ø D. s. = Valor promedio del inventario / Ventas diarias Rotación del inventario l RI=Ventas anuales / Valor promedio del inventario

Medición de rendimiento y consecuencias financieras Medida de la operación Medición financiera Valor del inventario Activos actuales Dias de stock Capital de trabajo Rotación inventario Capital de Trabajo Costos produc y materiales Margen de contribución % Defectos Margen de contribución % Entregas a Tiempo Ingresos Tiempo desarrollo Ingresos Tiempo entrega proveedor Capital de trabajo

Cadenas de abastecimiento: ambientes apropiados Factores de Mercado Cadenas de abastecimiento Cadenas con sensibilidad eficaces de respuesta Demanda Previsible Imprevisible Prioridades Competitivas Bajo costo calidad consistente entrega a tiempo Velocidad personalización flexibilidad volumen calidad de alto rendimiento Introducción de nuevos productos Infrecuente Frecuente Márgenes de contribución Bajos Altos Variedad de productos Baja Alta

Diseño de Cadenas de Abastecimiento Factor de diseño Cadenas de abastecimiento eficaces Cadenas con sensibilidad de respuesta Estrategia de flujo Línea; alto volumen, productos/ servicios estandar Flexibles e intermedios, variedad de prod y serv “Colchón de capacidad” Bajo Alto Inversión en Inventario Baja, permite una alta rotación Lo requerido para permitir velocidad de entrega Tiempo de entrega Se acorta sin incrementar los costos Se acorta drásticamente Selección de proveedores Interés en precios bajos, calidad consistente y entrega a tiempo Interés en velocidad, personalización, flexibilidad a volumen y calidad de alto rendimiento

Dinámica de la cadena de abastecimiento Ø Efectos por causas externas l l Ø cambios en el volumen cambios en la mezcla productos/servicios entregas tardías embarques incompletos Efectos por causas internas l l l escasez de recursos cambios en ingeniería introducción de nuevos productos promociones errores de información

SITEMAS DE CONTABILIZACION DE MATERIALES ENVIADOS A LA PRODUCCION E INVENTARIO FINAL SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO SE UTILIZAN CUENTAS DISTINTAS PARA EL INVENTARIO Y LAS COMPRAS “INVENTARIO INICIAL DE MATERIAS PRIMAS” Y “COMPRA DE MATERIAS PRIMAS” Inventario inicial de materiales (+)Compra de materiales (=)Disponible para usar (-)Inventario final (=)Costo de materiales utilizados xx xx xx SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO SE UTILIZA UNA MISMA CUENTA PARA EL INVENTARIO INICIAL Y LAS COMPRAS DE MATERIALES “INVENTARIO DE MATERIALES” Y OTRA PARA EL USO COMO “INVENTARIO DE TRABAJO EN PROCESO"

SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO El Sistema de Inventario Perpetuo es el que se utiliza en la mayor parte de las Empresas Manufactureras medianas y grandes; ya que este sistema suministra mejor control y mayor información que un sistema de Inventario Periódico

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL El inventario es compra de materias primas y la aplicación de mano de obra y Cif para obtener art. terminados La reducción del inventario se origina por su uso normal La inversión óptima en inventario se basa en técnicas cuantitativas para minimizar el costo (compra eficiente) Los pronósticos acertados En que momento se ordenan los materiales Juicios de personas idóneas de acuerdo a los procesos CONCEPTOS EN UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL EL PEDIDO CICLICO (Revisión de Inventario cada 30 días) EL METODO MINIMO – MAXIMO (Estadística para generar nuevos pedidos al monto máximo) DE DOBLE COMPARTIMIENTO (materiales económicos y/o no esenciales) EL SISTEMA DE PEDIDO AUTOMATICO (Sistema informático) EL PLAN ABC Gran cantidad de Itemes individuales (Participan los anteriores) LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL MAS UTILIZADOS SON

Conclusiones Ø El diseño de la Cadena de Abastecimiento es el proceso de concepción del desarrollo de las capacidades diferenciales, Ø a través de la administración del flujo de l l l materiales, recursos e información clave 37