Administracin del Tiempo y del Territorio Curso Gerencia

“Administración del Tiempo y del Territorio” Curso “Gerencia de Ventas” Profesor: MSC, Rodolfo Sánchez Alvarado, MBA Realizado por: Jorge Frutos N. Kenneth Córdoba Alexánder Murillo G. Eduardo Hidalgo San José, Costa Rica, 06 de Setiembre del 2013

Administración de Ventas “Las estrategias de admiración del territorio ayuda a los gerentes de ventas a determinar que cuentas se debe de visitar, cuando y con que frecuencia “

Territorio de Ventas “Es un área geográfica específica que contiene a clientes actuales, potenciales y que se asigna a un vendedor particular”.

Razones para dividir los territorios de Ventas • • • Mejoran la cobertura del mercado. Minimizan los costos de ventas. Refuerzan la relaciones con los clientes. Desarrollan una fuerza más efectiva. Evalúan mejor las ventas. Coordinan las ventas con otras funciones del Marketing.

Clasificación de la Estructura de Ventas Por Territorio Por Producto Por Clientes A cada vendedor se le asigna una Zona Geográfica exclusiva para comercializar toda la línea de productos. Los vendedores se especializan en la venta de un grupo de productos o línea de la empresa. La fuerza de ventas se divide por tipo de clientes o rubros.

Razones para NO tener Territorios de Ventas • Pequeñas empresas con poco personal de ventas, que venden en un mercado local. • Ventas por medio de referidos (contactos sociales o de amistades personales)

CRM y Territorios de Ventas Se puede administrar las ventas por medio de las características del clientes más que en la geográfica. • • Factores que influyen: Confianza. Clientes “AAA”. Clientes con perfil muy similar.

Cómo establecer Territorios de Ventas? 1) Seleccionar una unidad geográfica de control. Provincias, Cantones, áreas de comercio, cuentas importantes o una combinación. 2) Hacer un análisis de la cuenta. El propósito es identificar a los clientes y prospectos y determinar el potencial de ventas de cada uno.

3) Análisis de la carga de trabajo de un vendedor. Es una estimación del tiempo y del esfuerzo requerido para cubrir cada unidad geográfica. • Este análisis contempla: Ø Numero de cuentas asignadas. Ø Frecuencia de visitas. Ø Duración de cada visita. Ø Tiempo de viaje Ø Tiempo requerido NO dedicado a las ventas.

Análisis de la Cartera Alta Baja Fuerte Débil Atractivo: Cuentas muy atractivas, alto grado de oportunidad y la organización tiene una posición “fuerte”. Atractivo: Cuentas potencialmente atractivas, con un alto grado de oportunidad, pero la organización tiene una posición “débil”. Estrategia de Visitas: Visitas de ventas frecuentes. Estrategia de visitas: Visitas de ventas frecuentes para reforzar la posición. Atractivo: Cuentas atractivas hasta cierto punto, con oportunidades futuras limitadas, la organización tiene una posición “fuerte. ” Atractivo: Cuentas son muy poco atractivas, debido a que ofrecen muy poca oportunidad, la organización tiene una posición “débil”. Estrategia de Visitas: frecuencia moderada para mantener la posición actual. Estrategia de Visitas: Visitas mínimas, comunicación por teléfono o Internet.

4) Combinar unidades geográficas en los territorios. • Se asigna el mejor personal a territorios con alto potencial de ventas. • A los vendedores más nuevos o menos efectivos se les asigna los territorios de segunda o tercera categoría.

5) Asignar personal de ventas a los territorios. Se analizan a los vendedores por su: Ø Capacidad física. Ø Iniciativa. Ø Efectividad. Ø Conocimiento del producto y de la industria. Ø Habilidad persuasiva y verbal. Ø Carga de trabajo asignada a cada uno. Ø Características de cada cliente. Ø Tradiciones del mercado. Ø Influencias sociales.

Revisión de los territorios Ø Cuando el territorio es muy nuevo, estos no se segmentan con mucha precisión. Ø Territorios se vuelven muy obsoletos debido a las condiciones cambiantes del mercado. Ø Invasión de vendedores en el territorio de otros.

Impacto Negativo en la Revisión del Territorio Ø A los vendedores les desagrada el cambio. Ø Puede desmotivar al personal de ventas. Ø Puede disminuir el ingreso de los vendedores. Ø Se pueden perder cuentas claves de clientes potenciales.

Administración del Tiempo “La utilización eficaz y eficiente del tiempo es crucial para el desempeño exitoso, tanto de los gerentes de venta como de los vendedores”.

A que dedica el tiempo el personal de ventas Actividad Porcentaje ideal ¿Cómo invierte su tiempo? Buscando prospectos 20% ? Con clientes 60% ? Tareas administrativas 5% ? Esperando/viajando 15% ? Total 100% ?

Conceptos Importantes en la Administración del Tiempo 1) Combinación optima de eficacia y eficiencia • Eficacia: Orientada a resultados y se enfoca al logro de metas de ventas. • Eficiencia: Orientada al costo y se enfoca a la utilización optima del tiempo y esfuerzos del personal de ventas. Eficacia + Eficiencia = Éxito en las ventas

2) Medición del rendimiento sobre el tiempo invertido: “Concepto financiero que ayuda a los vendedores a pasar más tiempo con los prospectos y clientes de forma más rentable”.

• Determinación de prioridades: • Se deben de relacionar con objetivos específicos que se tienen que lograr en determinado tiempo ( 1 año, semestre, trimestre o mes)

• Ley de Parkinson “Teoría en la que el trabajo tiende a extenderse para llenar el tiempo asignado para su terminación” • Principio de Concentración Regla (80 -20): Creencia de que la mayor parte de las ventas, los costos y las utilidades de un vendedor provienen de una proporción relativamente pequeña de clientes y productos.

Administración del tiempo Se debe de optimizar el tiempo del vendedor por medio de: Ø Decidir cuales cuentas se deben visitar. Ø Dividir el tiempo entre ventas y papeleo. Ø Asignar el tiempo entre clientes actuales, prospectos y visitas de servicio. Ø Evitar las trampas del tiempo (Ver cuadro) Ø Establecer metas diarias, semanales y mensuales

Administración del tiempo Visitar prospectos no calificados o rentables No establecer prioridades en el trabajo Una planeación insuficiente de las rutas territoriales y los viajes Postergar los proyectos mas importantes Hacer planes ineficientes de rutas Un maneo ineficiente del papeleo Hacer uso deficiente del tiempo de espera entre las citas. Terminar la jornada de trabajo una hora antes, en especial los viernes Tomarse demasiadas horas para comer o No desglosar los proyectos grandes a L. P, tomar café en tares mas pequeñas. No utilizar tecnología (laptop, Tableta, Celular, entre otros Organizar juntas o hacer visitas o llamadas innecesarias Realizar tareas administrativas, que las puede hacer el asistente Uso de internet y de redes sociales, en horas laborales.

Plan de visitas Hora Tarea Objetivo 8: 00 -9: 00 Trabajo de oficina Preparar pedidos, expedientes, llamadas, entre otros 9: 00 -10: 00 Visita a cliente actual Seguimiento a nuevos negocios 10: 00 -11: 00 Visita a cliente nuevo Presentación de servicios 11: 00 -12: 00 Prospectar clientes Buscar nuevos clientes 12: 00 -1: 00 Almuerzo 1: 00 -2: 00 Visita a cliente nuevo Presentación de servicios 2: 00 -3: 00 Visita a cliente actual Seguimiento a nuevos negocios 3: 00 -4: 00 Seguimiento a cliente nuevo Seguimiento de cierre de ventas 4: 00 -5: 00 Seguimiento a cliente nuevo Seguimiento de cierre de ventas 5: 00 -6: 00 Trabajo de oficina Preparar pedidos, expedientes, llamadas, entre otros

Reportes de visitas

Diseño de Rutas “Es un plan o patrón de viaje que se debe utilizar cuando se hacen visitas de ventas”. • Un sistema de rutas debe de tener: Ø Reducción de tiempo de viaje y de costos. Ø Mejorar la cobertura del territorio. Ø Mejorar la comunicación entre los vendedores y el gerente de ventas.

Muchas gracias Consultas