Administracin del TIEMPO Estoy haciendo lo que debera

Administración del TIEMPO

¿Estoy haciendo lo que debería? Antes de iniciar esta lectura, haga una reflexión. Suponga que se acabó su vida laboral y que revisa los resultados. Mire hacia atrás y evalúe lo que hizo. ¿Está satisfecho? Hizo lo mejor posible y muy cercano a sus expectativas … o No está satisfecho, está muy lejos de sus expectativas. ¿Aún hay muchas cosas importantes que se quedaron sin hacer? . ¡Todo tiene arreglo! Para eso es la Administración del Tiempo.

Todo el tiempo del mundo Cada día tiene 24 horas y cada hora tiene 60 minutos. Día = 24 horas Eso es válido para todos y cada uno de nosotros. Nadie tiene más, nadie tiene menos. Hora = 60 minutos

¿Entonces, donde está el problema? ? Si se considera que el tiempo transcurre a un ritmo constante, de 24 horas por día y 60 minutos por hora para todos por igual, entonces, cuando a alguien “no le alcanza el tiempo”, debería examinar la posibilidad de que el problema no esté en el tiempo, sino en sí mismo.

Ahora que todos tenemos reloj, nadie tiene tiempo » El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. No podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir, organizarnos inteligentemente.

Mejore el uso que hace de su tiempo 1 2 3 El uso del tiempo Ladrones de tiempo Herramientas de Gestión Estrategias de administración del tiempo

1 El uso del tiempo Diseñar, organizar y colaborar

ADMINISTRANDOSE UNO MISMO El tiempo es nuestro, como nuestra es la vida que tenemos, somos dueños de nosotros mismos, el tiempo lleva en nuestra vida un sello permanente de cambio y de evolución. Tenemos tiempo para todo, tiempo para el trabajo, para el reposo y tiempo libre; la correcta utilización de cada uno, genera el éxito y eficiencia, contribuyendo esto a un saber llevar una vida feliz.

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que saber queremos estar claros en varios puntos. Tenemos lograr en nuestra rutina de vida y para El uso del tiempo Saber lo que se quiere hacer ello una de las cosas más importantes a considerar es el orden, ya que este es una virtud decisiva para la eficacia de cualquier trabajo. Tener orden en las ideas, en las decisiones y en la actuación facilita la organización del trabajo. Flexibilidad, sin perder el norte Decidir a donde quieres ir Ejecutar lo decidido Pararse a pensar Asignar prioridades Listado de tareas pendientes Saber lo que se quiere hacer

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que saber queremos estar claros en varios puntos. Tenemos lograr en nuestra rutina de vida y para El uso del tiempo Saber lo que se quiere hacer Si no sabes a donde quieres ir, lo mejor es que te pares antes de seguir avanzando. Puede suceder Flexibilidad, que por sin momentos has corrido fuera del camino. Existe la perderpero el norte trampa de ir muy rápido sin saber hacia dónde se va. Ejecutar lo decidido Asignar prioridades ello una de las cosas más importantes a considerar es el orden, ya que este es una virtud decisiva para la eficacia de cualquier trabajo. Tener orden en las ideas, en las decisiones y en la actuación facilita la organización del trabajo. Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Decidir a donde quieres ir

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. El uso del tiempo Saber lo que se quiere hacer Si no sabes a donde quieres ir, lo mejor es que te pares antes de seguir avanzando. Puede suceder que por momentos has corrido pero fuera del camino. Existe la Flexibilidad, sin trampa de ir muy rápido sin saber hacia dónde perder el nortese va. Se trata de pensar para diferenciar lo que es importante de lo que no lo es; de saber lo que es urgente y lo que puede esperar. Esto implica Ejecutar lo la actividad hay que antes de comenzar pararsedecidido a pensar para asignar prioridades, sabiendo que la eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos que hacer en cada momento. Asignar prioridades Decidir a donde quieres ir Pararse a pensar Listado de tareas pendientes Pararse a pensar

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. El uso del tiempo Saber lo que se quiere hacer Flexibilidad, sin perder el norte Decidir a donde quieres ir Se trata de pensar para diferenciar lo que es importante de lo que no lo es; de saber lo que es urgente y lo que puede esperar. Esto implica Ejecutar lo la actividad hay que antes de comenzar pararsedecidido a pensar para asignar prioridades, sabiendo que la eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos que hacer en cada momento. Asignar prioridades Una vez pensada la planificación de las actividades, lo correcto es realizar un listado de tareas pendientes. Esta lista de tarea debe ser los más amplia posible y no importa si los asuntos los tenemos que abordar dentro de algunos meses. Pararse a pensar Listado de tareas pendientes

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. El uso del tiempo Saber lo que se quiere hacer Flexibilidad, sin perder el norte Decidir a donde quieres ir Ejecutar lo decidido Pararse a pensar Una vez pensada la planificación de las actividades, lo correcto es Una vez terminada la lista, el siguiente realizar un listado de tareas paso es repasar los asuntos pendientes ypendientes. Esta lista de tarea debe ser los más amplia posible y no asignar prioridades a esas tareas. Hay importa si los asuntos los tenemos que precisar los asuntos para hoy para que abordar dentro de algunos esta semana, para el mes, entre otros. meses. Asignar prioridades Listado de tareas pendientes Asignar prioridades

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. El uso del tiempo Saber lo que se quiere hacer Una vez realizado el esfuerzo de pararse a pensar, de programar asignando prioridades, el siguiente paso es ejecutar lo decidido. Hay que ser realistas y saber que la vida no se puede meter en un papel y mucho menos en una lista de tareas pendientes. Flexibilidad, sin perder el norte Decidir a donde quieres ir Una vez terminada la lista, el siguiente paso es repasar los asuntos pendientes y Ejecutarasignar lo prioridades a esas tareas. Hay que precisar los asuntos para hoy para Pararse decidido esta semana, para el mes, entre otros. Asignar prioridades a pensar Listado de tareas pendientes Ejecutar lo decidido

Para poder gestionarse uno mismo tenemos que estar claros en varios puntos. Es importante una mentalidad de gran flexibilidad y saber cambiar cuantas veces sea necesario. Procurar no perder Saber lo que el norte. El uso del tiempo se quiere hacer Una vez realizado el esfuerzo de pararse a pensar, de programar asignando prioridades, el siguiente paso es ejecutar lo decidido. Hay que ser realistas y saber que la vida no se puede meter en un papel y mucho menos en una lista de tareas pendientes. Flexibilidad, sin perder el norte Decidir a donde quieres ir Ejecutar lo decidido Pararse a pensar Asignar prioridades Listado de tareas pendientes Flexibilidad, sin perder el norte

2 Ladrones de tiempo Ladrones del tiempo ¿Por qué no puedo terminar en el tiempo previsto?

Herramientas de gestión del tiempo Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos. Éstos son los más destacados: Ø Visitas inesperadas. Ø Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar ceñirse a ellos. Ø Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. Ø Desorden. Destinar unos pocos minutos cada día a archivar. Ø Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo. Ø Escasa disciplina personal.

Causas de malversación del tiempo a nivel personal • Falta de organización personal • Confusión de prioridades • Escasa delegación en nuestros colaboradores • Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo • Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio • Poca puntualidad y control de horario • Posponer las decisiones importantes • Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Causas de malversación del tiempo a nivel laboral • • • Falta de información Comunicaciones lentas y absurdas. Interrupciones constantes Desorganización de los colaboradores Exceso de urgencias Llamadas telefónicas Exceso de burocracia Errores de terceros Visitas al exterior Salidas para resolver problemas Exceso de reuniones Incompetencia de los jefes.

No importante Importante Urgente y/o importante I • Crisis • Problemas apremiantes • Proyectos con fecha de vencimiento cercana III • Interrupciones • Llamadas • Correo • Algunas reuniones • Compromisos sociales Urgente II • Planeación estratégica • Prevención • Construir relaciones • Nuevas oportunidades • Planificación IV • Trivialidades • Algunas cartas • Algunas llamadas No urgente

3 Herramientas de gestión Cómo nos ayudamos en nuestra organización

Herramientas de gestión del tiempo Checklist Planning o agenda

Herramientas de gestión del tiempo Diagrama de gantt Tiempo Actividades Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Herramientas de gestión del tiempo Flujograma de procesos

Planificar: Plan de trabajo Se trata de realizar una lista de actividades u objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora.

Priorizar: Plan de trabajo Tiene que ver con la jerarquización de las actividades y/o los objetivos. Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista. Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo, sino que ganamos en eficiencia.

Agendar: Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades. Plan de trabajo

Seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo. Plan de trabajo

Decálogo del uso del tiempo v DECIDE A DONDE QUIERES IR, es decir, tus objetivos v PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí v ASIGNA A CADA UNA SOLO EL TIEMPO JUSTO v COMIENZA POR LA MÁS IMPORTANTE v SIGUE TU PROGRAMA, salvo que surja algo más importante. v HAZLO YA, no lo dejes para luego v CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO v ACABA LO QUE COMIENCES v HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO v TOMATE TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate, disfruta, vive.

No que perder EShay TUtiempo MOMENTO

No hay tiempo que perder